包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范商場物業(yè)部客服接待的工作流程，確保為顧客提供專業(yè)、高效的服務。主要內(nèi)容包括：
1. 前臺接待的基本禮儀與行為準則
2. 客戶咨詢與投訴的處理方式
3. 緊急情況下的應對措施
4. 客戶滿意度的跟蹤與提升策略
編制指南
1. 前臺接待：
- 保持微笑，友好地迎接每一位顧客，使用禮貌用語。
- 確保前臺整潔，展示商場品牌形象。
- 及時更新公告和宣傳資料，以便向顧客提供最新信息。
2. 客戶咨詢處理：
- 對顧客的問題耐心解答，提供準確的信息。
- 遇到復雜問題，需及時轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理，并告知顧客跟進情況。
3. 投訴處理：
- 保持冷靜，傾聽顧客的不滿，表示理解和道歉。
- 記錄投訴詳情，立即上報，協(xié)調(diào)解決。
- 跟進處理結(jié)果，確保顧客滿意。
4. 緊急情況：
- 掌握商場應急預案，遇緊急事件迅速啟動相應程序。
- 保持與安全人員的溝通，確保顧客安全。
- 后續(xù)向顧客通報處理進展，消除顧客擔憂。
5. 客戶滿意度提升：
- 定期收集顧客反饋，識別改進點。
- 開展服務培訓，提升員工服務質(zhì)量。
- 通過優(yōu)惠活動、會員制度等方式增強顧客粘性。
復審規(guī)定
1. 每季度進行一次規(guī)程復審，確保內(nèi)容的時效性和適用性。
2. 復審由物業(yè)部經(jīng)理負責，結(jié)合實際運營情況調(diào)整和完善規(guī)程。
3. 復審后的新版規(guī)程需經(jīng)過高層審批，確保符合商場整體戰(zhàn)略。
4. 員工需定期參加規(guī)程培訓，理解并執(zhí)行更新內(nèi)容。
請注意，本規(guī)程旨在提供指導，具體操作應結(jié)合實際情況靈活應用，不斷優(yōu)化客戶服務體驗。
某商場物業(yè)部客服接待作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 某商場物業(yè)部客服接待作業(yè)規(guī)程
商場物業(yè)部客服接待作業(yè)規(guī)程
1目的
通過規(guī)范客服接待服務工作,提高服務效率、質(zhì)量及顧客滿意度。
2適用范圍
適用于公司物業(yè)部客服接待工作。
3職責
3.1客服部負責人負責接待服務工作的具體實施。對超出職責范圍的訴求,須報物業(yè)經(jīng)理處理。
3.2各部門(班組)負責客服接待服務受理的來電、來訪、投訴、報修的具體落實
4作業(yè)要點
4.1客服部負責人指定管理員負責客戶服務的接待和受理。
4.2管理員接聽電話鈴聲不得超過三聲,顧客來訪時應起身相迎,面帶笑容,問明找哪一位,有什么事需要幫忙(具體參見《員工守則》行為規(guī)范相關(guān)規(guī)定)。
4.3管理員對所有來電來訪,應詳細登記在《物業(yè)接待記錄》表內(nèi),并注明時間、顧客姓名、聯(lián)系方式、具體來訪事由等。
4.4管理員對受理事宜進行分析,并及時責成相關(guān)責任部門落實完成。
4.5受理部門接到任務后作工作記錄并立即與顧客聯(lián)系,問清事由,顧客合理的要求或有效投訴應盡量滿足,對不能解決的問題,要做好解釋說明。
4.6受理部門對當日內(nèi)不能及時處理的服務需求應及時將信息反饋至管理員,由管理員向顧客做好解釋說明。并具體負責落實完畢時間。
4.7受理部門負責人對難以處理的服務需求和投訴或協(xié)調(diào)不成的應及時反饋至管理員,并報客服部負責人協(xié)調(diào)處理。
4.8管理員每日當班時對前一天的服務受理情況根據(jù)相關(guān)部門的服務單(如維修班反饋的《維修單》)及時組織電話或上門回訪,詢問顧客滿意情況;對發(fā)現(xiàn)服務不合格的應采取相應的糾正、預防和改進措施,并跟蹤回訪、直至合格為止,同時將結(jié)果填入《物業(yè)接待記錄》上。
4.9管理員對其他部門反饋的顧客服務需求的處理情況,也要根據(jù)各部門服務單(如維修班的《維修單》)及時組織回訪并予登記(物業(yè)內(nèi)部服務可不作回訪),回訪情況納入回訪率統(tǒng)計范圍。
客服服務基本流程簡圖
顧客來電來訪--管理員:登記、分析、處理、交辦--受理部門:記錄并聯(lián)系顧客,問清事由解釋處理--
否--反饋至客服接待由客服接待做好解釋說明工作并報客服負責人--客服部負責人協(xié)調(diào)處理
是--能否當日處理--管理員:組織回訪并統(tǒng)計分析上報--客服部--物業(yè)部經(jīng)理
4.10管理員接到相關(guān)部門的停電/水通知后,應及時通知相關(guān)部門和租戶。
4.11管理員每月末將服務需求和投訴情況的處理結(jié)果以《客服接待月報表》形式上報物業(yè)部,并對報表內(nèi)容情況作文字分析說明。
5工作記錄
5.1《物業(yè)接待記錄》
5.2《客服接待月報表》
第2篇 某商場物業(yè)部業(yè)務回訪管理規(guī)程
商場物業(yè)部業(yè)務回訪管理規(guī)程
1目的
確保對業(yè)戶投訴處理和需求服務效果的及時反饋。
2適用范圍
適用于物業(yè)服務范圍內(nèi)投訴處理和服務效果的回訪。
3職責
3.1負責對任何信息產(chǎn)生之緣由追溯處理。
3.2物業(yè)客服部負責對業(yè)戶的回訪工作。
4工作程序
4.1回訪方式
業(yè)戶回訪一般可采用電話回訪和上門回訪。
4.2回訪分類
回訪一般分投訴回訪、接報修回訪、日常主動性回訪。
4.3、投訴回訪
4.3.1、無論何種方式收到投訴信息,應及時做好相關(guān)記錄。
4.3.2、客服管理員應客觀分析并調(diào)查投訴事件起因。
4.3.3、協(xié)調(diào)并落實相關(guān)部門拿出處理意見和結(jié)果。
4.3.4、聯(lián)絡投訴業(yè)戶并取得最終諒解。
4.4.5、回訪中應了解業(yè)戶對投訴處理的滿意情況,如不滿意應聯(lián)系有關(guān)人員進行處理并記錄處理結(jié)果,直到業(yè)戶滿意為止。
4.3.6、將結(jié)論及相關(guān)措施上報主管并備案,以利工作進步開展。
4.4接報修回訪
4.4.1接到維修服務需求信息及時做好相關(guān)記錄。
4.4.2通報維修部門。
4.4.3跟蹤落實維修,兩天內(nèi)未處理完畢及時通報客服主管,由主管跟進處理。
4.4.4對維修滿意度進行回訪,并做好相關(guān)記錄,一般由內(nèi)場安排回訪工作,外場負責回訪,回訪時間一般安排在返單后的第二天。
4.4.5對維修回訪內(nèi)容主要有:維修及時性、工作人員態(tài)度、維修質(zhì)量。
4.4.6業(yè)戶維修服務回訪率不得低于95%。
4.4.7對公共部位接報修應做好相關(guān)記錄,跟蹤處理結(jié)果,回訪事宜由報修人確認。
4.5日常性主動回訪。
4.5.1隨機選擇業(yè)戶進行回訪,做好相關(guān)記錄。
4.5.2將相關(guān)信息及時上報主管、經(jīng)理。
4.5.3日常性主動回訪主要參照業(yè)戶滿意度調(diào)查相關(guān)規(guī)定進行。
5工作記錄
接待記錄
投訴處理登記表
商鋪維修報修單
第3篇 _商場物業(yè)部鑰匙管理作業(yè)規(guī)程
商場物業(yè)部鑰匙管理作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范物業(yè)部所有鑰匙(辦公柜、屜鑰匙除外)的管理,保衛(wèi)商場安全,預防罪案發(fā)生。
2適用范圍
適用于本轄區(qū)物業(yè)。
3主要職責
3.1客服部負責備用鑰匙的管理。
3.2工程部負責工程鑰匙的管理及工程鑰匙箱的管理。
3.3保安部負責保安鑰匙的管理及保安鑰匙箱的管理。
4程序要點
4.1物業(yè)部所有鑰匙除管理部門留存一套供日常使用外,多余全部交客服部存留備用,備用鑰匙的借用須由借用部門主管級及以上人員同意,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》的鑰匙借用登記欄辦理借用登記手續(xù),。
4.2所有鑰匙不得外借,確因工作需要外借的,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理同意并由客服統(tǒng)一辦理。
4.3 消防控制中心及配電房均設鑰匙箱一個,作為保安工程鑰匙存放處。
4.4所有鑰匙要分類、分樓層編號、標識。
4.5 物業(yè)部所有鑰匙不得私自配制或帶離商場。
4.6鑰匙若發(fā)現(xiàn)遺失,鑰匙保管人須及時向部門主管匯報,在客服部《鑰匙領(lǐng)用登記表》上的鑰匙遺失和配制欄中做好報失確認登記,由部門主管簽字確認,客服部安排換鎖,其所需費用由遺失人承擔,并給予當事人紀律處分。
4.7所有鑰匙用后須及時歸還并做好歸還簽收工作,不得隔日或隔班(特殊情況下須使用部門主管人員說明原因并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》進行登記)。
4.8鑰匙領(lǐng)用人在離職時,須將領(lǐng)用的鑰匙如數(shù)交還,由其上一級管理者負責收回客服部,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上辦理注銷手續(xù),部門經(jīng)理/主管核實后在離職移交手續(xù)上簽字確認。
4.9若鑰匙箱鑰匙遺失,并有急事需鑰匙的,可打破鑰匙箱掛鎖,事后應寫書面報告說明上報客服部。
4.10工程部所有設備機房鑰匙均各留一把,列出鑰匙清單放在配電房鑰匙箱內(nèi),備用鑰匙箱的鑰匙,由工程部變配電當值人員負責保管和交接。
4.11保安部所有門、通道門、安全門的鑰匙均應放入監(jiān)控中心鑰匙箱內(nèi),個人手里不允許留存鑰匙,開店、閉店鑰匙的使用由當值保安部主管指定專人領(lǐng)取或由內(nèi)保當值領(lǐng)班領(lǐng)取,其它時段需主管級人員同意并簽字確認。
4.12 打開鑰匙箱,使用鑰匙時配電房/控制中心當值人員應在《鑰匙使用登記表》上登記辦理使用手續(xù),配電房/控制中心當值人員交接班應做好移交清點簽收。
5相關(guān)文件
6工作記錄
6.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》
6.2《鑰匙使用登記表》
