- 目錄
包括什么內容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司辦公區(qū)的日常管理，確保辦公環(huán)境整潔、高效、安全，主要內容包括：
1. 辦公區(qū)域的清潔與維護
2. 設施設備的管理和維修
3. 員工行為規(guī)范
4. 安全防范措施
5. 緊急情況應對預案
6. 文件及物品存儲管理
7. 訪客接待與管理
編制指南
1. 清潔與維護
- 每日定時清掃辦公區(qū)，保持地面無塵、無雜物。
- 定期對辦公家具、電器進行保養(yǎng)，確保設施正常運行。
- 綠化植物定期澆水、修剪，保持良好生長狀態(tài)。
2. 設施設備管理
- 設立設備登記制度，記錄設備型號、購買日期、保修期限等信息。
- 定期檢查設備運行狀況，及時維修故障，預防設備老化影響工作效率。
- 對高耗能設備實施節(jié)能管理，提倡環(huán)保辦公。
3. 員工行為規(guī)范
- 員工應保持辦公桌整潔，私人物品有序存放。
- 遵守公司作息時間，不得在辦公區(qū)內大聲喧嘩或進行非工作相關活動。
- 未經許可，不得擅自調整辦公設施位置。
4. 安全防范
- 定期進行消防演練，確保員工掌握應急疏散知識。
- 辦公區(qū)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，加強安全巡邏，防止盜竊事件發(fā)生。
- 嚴禁在辦公區(qū)內吸煙，防止火災隱患。
5. 緊急情況應對
- 制定應急預案，明確各類突發(fā)事件的處理流程。
- 定期檢查消防器材，確保其有效性。
- 提供急救培訓，提高員工面對突發(fā)情況的自救互救能力。
6. 文件及物品存儲
- 實行文件分類管理，確保文件的完整性和保密性。
- 辦公用品合理分配，避免浪費。
- 不常用的物品應存放在指定儲物間，保持辦公區(qū)整潔。
7. 訪客管理
- 訪客需在前臺登記，由接待人員引領進入。
- 對敏感區(qū)域的訪問實行權限控制，防止信息泄露。
復審規(guī)定
1. 本規(guī)程每年進行一次全面復審，由物業(yè)管理部門主導，各部門參與，確保規(guī)定與時俱進，滿足實際需求。
2. 在運營過程中，如遇特殊情況或法規(guī)變更，應及時修訂規(guī)程，確保其有效性和合法性。
3. 復審結果須經公司管理層審批后執(zhí)行，同時更新公示，確保所有員工知悉。
以上各項規(guī)定旨在提升物業(yè)管理公司的辦公環(huán)境質量，確保日常工作有序進行。請全體員工遵守，共同營造一個舒適、和諧的辦公環(huán)境。
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3. 0職責3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 2管理處經理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3. 3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3. 4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3. 5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施。
須申領或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務中心管理員應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O施及標識。
4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設備的使用。
常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1 電腦。
a)經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動與 的一般程序:--啟動電源插座開關;
--啟動穩(wěn)壓器開關;
--啟動電腦主機開關;
--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);
-- 電腦程序:首先在開始欄選擇 計算機對話框,用鼠標點擊 計算機,然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。
e)財務、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設置密碼。
4.2.2 打印機。
a)聯(lián)機。
一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機啟動與 的一般程序、--啟動打印機開關;
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進行打印操作;
-- 程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機應避免頻繁的開關機操作。
d)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。
e)打印文稿須經部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應進行校對。
一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經電腦修改后,再進行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3 復印機。
a)管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源:--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;
--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);
--復印機管理人員下午下班時 復印機開關;
-- 復印機電源插座;
--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。
b)復印程序:--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;
--復印頁數在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;
--復印人員做好登記以后,調定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數按開始鍵復印;
--復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;
--如果復印機出錯,應將報廢紙張數量予以登記。
c)復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4 傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。
正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真:--傳真機管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內;
--10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;
公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經理審批,內容包括:--傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內。
--傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
4.2.5 碎紙機:a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;
b)碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;
c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;
e)當碎紙機箱內的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。
4.2.6 電話:正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能。
b)除經理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應取消聲訊電話功能。
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。
e)個別部門因業(yè)務需要經經理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。
--到電信局打印電話費清單。
--逐項核對登記記錄。
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內,報行政人事部主管審核,內容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;
偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。
--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7 常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修:a)常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預防的事項。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設備應定期保養(yǎng)。
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。
發(fā)現(xiàn)問題,應由行政部主管處理,詳見《室內保潔標準作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。
發(fā)現(xiàn)問題,應由行政人事部處理,詳見《室內綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。
4. 3.2.1 行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉是否正常。
4.4.2保安部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關好電源及門窗。
4.4.4 客戶服務中心實行24小時服務制度,值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空調的 情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復印審批表》。
5.2《復印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長途電話登記表》。
6. 0相關支持文件
6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內清潔標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.6《物業(yè)管理處員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第2篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0職責
3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施。須申領或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務中心管理員應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O施及標識。
4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設備的使用。
常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1電腦。
a)經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動與關閉的一般程序:
--啟動電源插座開關;
--啟動穩(wěn)壓器開關;
--啟動電腦主機開關;
--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);
--關閉電腦程序:首先在開始欄選擇關閉計算機對話框,用鼠標點擊關閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。
e)財務、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設置密碼。
4.2.2打印機。
a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機啟動與關閉的一般程序、
--啟動打印機開關;
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進行打印操作;
--關閉程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機應避免頻繁的開關機操作。
d)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。
e)打印文稿須經部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經電腦修改后,再進行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復印機。
a)管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源:
--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;
--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);
--復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;
--關閉復印機電源插座;
--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。
b)復印程序:
--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;
--復印頁數在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;
--復印人員做好登記以后,調定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數按開始鍵復印;
--復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;
--如果復印機出錯,應將報廢紙張數量予以登記。
c)復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真:
--傳真機管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內;
--10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經理審批,內容包括:
--傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內。
--傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
4.2.5碎紙機:
a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;
b)碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;
c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;
e)當碎紙機箱內的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機的程序按碎紙
機有關操作說明書進行操作。
4.2.6電話:正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能。
b)除經理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應取消聲訊電話功能。
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。
e)個別部門因業(yè)務需要經經理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。
--到電信局打印電話費清單。
--逐項核對登記記錄。
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內,報行政人事部主管審核,內容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。
--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修:
a)常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:
--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預防的事項。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設備應定期保養(yǎng)。
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應由行政部主管處理,詳見《室內保潔標準作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應由行政人事部處理,詳見《室內綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3.2.1行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉是否正常。
4.4.2保安部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關好電源及門窗。
4.4.4客戶服務中心實行24小時服務制度,值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:
a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空調的關閉情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復印審批表》。
5.2《復印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長途電話登記表》。
6.0相關支持文件
6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內清潔標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程2
物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)
1.0目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0職責
3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施。須申領或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。
4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。
4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務中心管理員應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O施及標識。
4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設備的使用。
常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。
4.2.1電腦。
a)經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
b)啟動與關閉的一般程序:
--啟動電源插座開關;
--啟動穩(wěn)壓器開關;
--啟動電腦主機開關;
--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);
--關閉電腦程序:首先在開始欄選擇關閉計算機對話框,用鼠標點擊關閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。
c)電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài)。
d)正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。
e)財務、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設置密碼。
4.2.2打印機。
a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。
b)打印機啟動與關閉的一般程序、
--啟動打印機開關;
--放好所需打印的紙張;
--在電腦對話框進行打印操作;
--關閉程序按啟動程序的反方向操作。
c)打印機應避免頻繁的開關機操作。
d)正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作。
e)打印文稿須經部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。
f)打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經電腦修改后,再進行打印。
g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復印機。
a)管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源:
--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;
--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);
--復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;
--關閉復印機電源插座;
--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。
b)復印程序:
--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;
--復印頁數在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;
--復印人員做好登記以后,調定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數按開始鍵復印;
--復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;
--如果復印機出錯,應將報廢紙張數量予以登記。
c)復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關。
d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。
4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
a)接收傳真:
--傳真機管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;
--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內;
--10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經理審批,內容包括:
--傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;
--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;
--文員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內。
--傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。
4.2.5碎紙機:
a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;
b)碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;
c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;
d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;
e)當碎紙機箱內的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
f)正確使用碎紙機的程序按碎紙
機有關操作說明書進行操作。
4.2.6電話:正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。
a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能。
b)除經理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。
c)公司所有電話均應取消聲訊電話功能。
d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。
e)個別部門因業(yè)務需要經經理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。
f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。
--到電信局打印電話費清單。
--逐項核對登記記錄。
--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內,報行政人事部主管審核,內容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。
--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。
g)電話接打技巧詳見《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修:
a)常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:
--防塵;
--防曬;
--防潮;
--防腐蝕;
--其他需要預防的事項。
b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設備應定期保養(yǎng)。
--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;
--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。
4.3環(huán)境管理。
4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應由行政部主管處理,詳見《室內保潔標準作業(yè)規(guī)程》。
a)行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;
b)各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。
4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應由行政人事部處理,詳見《室內綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3.2.1行政部應于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;
4.4安全管理。
4.4.1工程維修部應檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉是否正常。
4.4.2保安部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。
4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關好電源及門窗。
4.4.4客戶服務中心實行24小時服務制度,值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。
4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:
a)消防設施、配電房;
b)領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;
c)水源、空調的關閉情況;
d)加班情況。
5.0記錄
5.1《打印/復印審批表》。
5.2《復印記錄表》。
5.3《接收傳真登記表》。
5.4《發(fā)送傳真登記表》。
5.5《長途電話登記表》。
6.0相關支持文件
6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《室內清潔標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.5《公司員工服務管理標準作業(yè)規(guī)程》。
