有哪些
文件管理規(guī)程
文件管理是企業(yè)日常運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，它涉及文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和廢棄等多個環(huán)節(jié)。以下是文件管理規(guī)程的主要組成部分：
1. 文件分類：根據(jù)文件性質(zhì)和使用頻率，將文件分為永久性、臨時性和周期性三類，以便有效管理和利用資源。
2. 文件命名：制定統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，包括文件類型、創(chuàng)建日期、主要內(nèi)容等關(guān)鍵信息，確保文件易識別和檢索。
3. 文件審批流程：明確文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布權(quán)限，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
4. 文件存儲：設(shè)定電子和紙質(zhì)文件的存儲位置，規(guī)定備份頻率和期限，保障文件安全。
5. 文件版本控制：跟蹤文件的修改歷史，確保使用最新、最準(zhǔn)確的版本。
6. 文件訪問權(quán)限：根據(jù)員工職責(zé)分配文件訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。
7. 文件檢索：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，提高工作效率。
8. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件更新的觸發(fā)條件和廢棄流程，避免過時信息的誤導(dǎo)。
模板
文件管理模板
1. 文件分類模板：列出各類文件的定義、包含內(nèi)容和保存期限。
2. 文件審批流程圖：清晰展示從起草到發(fā)布的審批路徑和責(zé)任人。
3. 文件命名規(guī)范：提供標(biāo)準(zhǔn)格式，如“yyyy-mm-dd-部門-主題-版本號”。
4. 存儲方案模板：詳細(xì)說明電子和紙質(zhì)文件的存儲位置、備份方式和期限。
5. 權(quán)限矩陣：列出各部門和職位的文件訪問權(quán)限。
6. 版本控制表格：記錄每次修改的時間、原因和修改人，便于追溯。
7. 檢索指南：指導(dǎo)員工如何高效查找所需文件。
8. 更新與廢棄流程表：列明文件更新的步驟和廢棄的判定標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)
文件管理標(biāo)準(zhǔn)
1. 標(biāo)準(zhǔn)化：確保文件管理流程的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化，減少混亂和誤解。
2. 安全性：實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和泄露。
3. 可追溯性：所有文件操作應(yīng)有記錄，便于審計和問題追蹤。
4. 有效性：定期審查和更新文件，保證信息的時效性。
5. 用戶友好：簡化文件檢索和使用過程，提高員工滿意度。
6. 法規(guī)遵從：遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保文件管理的合法性。
7. 效率：通過優(yōu)化流程，提高文件管理的效率和響應(yīng)速度。
文件管理規(guī)程的成功執(zhí)行，不僅需要明確的規(guī)定，還需要全體員工的理解和配合。持續(xù)改進(jìn)和適應(yīng)變化是保持文件管理系統(tǒng)高效運(yùn)作的關(guān)鍵。
文件管理規(guī)程范文
第1篇 保潔中心文件資料管理規(guī)程
保潔中心文件資料管理規(guī)程
1.目的
完善資料留存及合同管理
2.范圍
適用于公司各類行文及合同
3.職責(zé)
由保潔中心文員負(fù)責(zé)執(zhí)行
4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
1、由保潔中心文員負(fù)責(zé)收、發(fā)文工作。
2、所有文件分類留存。
3、所有合同進(jìn)行編號留存,并填寫《合同統(tǒng)計表》。
4、年底對本年度的文件及合同進(jìn)行分類裝訂。
《合同統(tǒng)計表》
yz-zg/bbj-f01-01
第2篇 物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
第3篇 某購物中心部門文件資料管理規(guī)程
營運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門:營運(yùn)部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項(xiàng)目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責(zé)
3.1部門員工負(fù)責(zé)自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導(dǎo)下進(jìn)行資料整理工作,其主要職責(zé)是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進(jìn)行整理。定期對所有已歸檔的資料進(jìn)行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo),并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負(fù)有全部責(zé)任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進(jìn)行分類。
排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負(fù)責(zé)人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴(kuò)大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復(fù)制。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批方可摘錄和復(fù)制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進(jìn)行處罰。
4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認(rèn)無誤后在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準(zhǔn)銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當(dāng)說明。為了防止錯銷,對已批準(zhǔn)銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認(rèn)已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進(jìn)行相應(yīng)處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應(yīng)績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第4篇 a管理處文件資料管理工作規(guī)程
1 工作目標(biāo)
1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務(wù)性工作的正常開展。
1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復(fù)印控制工作。
2 工作職責(zé)
2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)實(shí)施文件資料管理工作規(guī)程。
2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實(shí)施人。
2.3管理處各員工應(yīng)積極支持、配合開展文件資料管理工作。
3 工作指引
3.1管理處發(fā)文
3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。
3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.1.3將文件復(fù)印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。
3.2管理處收文
3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經(jīng)理批閱。《收文登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見,將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。
3.2.3將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。
3.3檔案管理
3.3.1檔案分系統(tǒng)進(jìn)行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個檔案盒應(yīng)清楚標(biāo)明所存
檔案的名稱。
3.3.2每個檔案盒內(nèi)應(yīng)有一份卷內(nèi)目錄,并隨時根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。
3.3.3查閱檔案應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)認(rèn)真檢查所歸還的檔案,在確認(rèn)無任何損壞后方可接收,對有損壞現(xiàn)象的,需進(jìn)行修補(bǔ)。如無法補(bǔ)救的文件,上報管理處經(jīng)理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.4質(zhì)量手冊、程序文件的復(fù)印由申請人填寫《文件復(fù)印申請表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復(fù)印申請表》存檔?！顿|(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復(fù)印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。
3.3.6往來受控文件的復(fù)印由申請人填寫《文件復(fù)印申請表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印和下發(fā),并將《文件復(fù)印申請表》存檔?！段募?fù)印申請表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.7文件在實(shí)施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應(yīng)有有效的《文件更改申請單》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)號,妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實(shí)施更改?！段募耐ㄖ獑巍繁４嫫谙?0年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.8按照各類文件的保存期限,對超過保存期的文件應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進(jìn)行銷毀,并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場?！段募N毀申請單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.9作廢版本的文件應(yīng)予以銷毀,同時根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的,應(yīng)填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標(biāo)識,防止作廢文件的非預(yù)期使用。《文件留用申請單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。
3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇?yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。
3.4質(zhì)量記錄
3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》。《質(zhì)量記錄清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。
3.4.2各模塊執(zhí)行人負(fù)責(zé)收集形成的質(zhì)量記錄,進(jìn)行分類編目、歸檔,并及時報給文件資料管業(yè)助理備案。
3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。
3.4.4合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意。《質(zhì)量記錄查閱申請單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。
3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。
3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對超過保存期的質(zhì)量記錄應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進(jìn)行銷毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。
4.質(zhì)量記錄
4.1《發(fā)文擬稿紙》
4.2《文件發(fā)放登記表》
4.3《收文處理專用紙》
4.4《收文登記表》
4.5《受控文件清單》
4.6《文件銷毀申請表》
4.7《文件留用申請表》
4.8《文件更改申請表》
4.9《文件復(fù)印申請表》
4.10《檔案借閱登記表》
4.11《質(zhì)量記錄清單》
4.12《質(zhì)量記錄查閱申請單》
4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》
4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》
5 參閱文件資料
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《程序文件》
5.3《文件和資料管理程序》
5.4《質(zhì)量記錄管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《糾正措施管理程序》
第5篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。
2.0適用范圍
適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。
3.0職責(zé)
品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。
4.0要點(diǎn)和實(shí)施
4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。
4.2質(zhì)量體系文件的使用。
4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。
4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。
4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。
4.3質(zhì)量體系文件的保管。
4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。
4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。
4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。
4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。
4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動,則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。
4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識。
4.4.3通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時,則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。
4.4.4問更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時,應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。
4.4.5文件更改的標(biāo)識和記錄
文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識、修改狀態(tài)標(biāo)識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。
4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;
(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時。
4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。
4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。
4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。
4.5.3作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。
4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。
4.6外來文件的管理。
4.6.1外來文件包括:
(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;
(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。
4.6.2屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。
4.6.3對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。
4.7文件的歸檔。
4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。
4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識和編號(外來文件除外)。
4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。
4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。
4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。
4.8文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.9質(zhì)量體系文件的借閱。
4.9.1公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一:
(1)是公司的服務(wù)對象;
(2)是公司的主管上級;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。
4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。
4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。
4.11公開文件的控制。
4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。
4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。
4.11.3負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。
4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。
4.12品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。
5.0記錄
5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:
6.0相關(guān)支持文件。
第6篇 z物業(yè)工程部文件交接管理規(guī)程
物業(yè)工程部文件交接管理規(guī)程
1.0目的:
保證工程部對外、對內(nèi)的信息準(zhǔn)確及時的處理。
2.0范圍:
工程部與其它部門之間聯(lián)系文件。
3.0職責(zé)
3.1資料員負(fù)責(zé)文件接收與發(fā)放、存檔工作。
3.2接收文件時根據(jù)文件內(nèi)容,轉(zhuǎn)發(fā)至各相關(guān)人員,做好記錄,并存檔。
4.0支持性工具:
《資料交接表》
編制:審核:批準(zhǔn):日期:
第7篇 某物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
1目的
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3.2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。
3.3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。
3.4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3.5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。
4實(shí)施程序
4.1文件的識別
4.1.1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。
4.1.2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。
4.2文件的轉(zhuǎn)換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4.3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《外來文件清單》
5.2《公文處理辦法》
5.3《文稿簽發(fā)單》
5.4《文件閱辦單》
5.5《發(fā)放文件登記表》
5.6《文件借閱登記表》
