采購控制管理制度(6篇)

本《采購控制管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)采購流程，提高采購效率，降低運(yùn)營成本，保障公司利益。主要內(nèi)容涵蓋以下幾個(gè)方面：

1. 采購策略與計(jì)劃制定

2. 供應(yīng)商選擇與管理

3. 采購訂單與合同管理

4. 質(zhì)量控制與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

5. 庫存管理與成本控制

6. 采購審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理

7. 采購績效評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)

包括哪些方面

1. 采購策略與計(jì)劃制定：明確采購目標(biāo)，分析市場(chǎng)需求，預(yù)測(cè)物料需求，制定合理的采購計(jì)劃。

2. 供應(yīng)商選擇與管理：建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，進(jìn)行資質(zhì)審查，定期評(píng)估供應(yīng)商的性能和服務(wù)質(zhì)量。

3. 采購訂單與合同管理：規(guī)范訂單流程，確保合同條款公平合理，防止法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 質(zhì)量控制與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)立嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行驗(yàn)收程序，確保物料符合公司要求。

5. 庫存管理與成本控制：優(yōu)化庫存水平，防止過度庫存或缺貨，降低庫存成本。

6. 采購審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理：定期審計(jì)采購活動(dòng)，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，采取預(yù)防措施。

7. 采購績效評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)：通過量化指標(biāo)評(píng)估采購部門表現(xiàn)，不斷優(yōu)化采購流程。

重要性

采購控制管理對(duì)于企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要，它直接影響到公司的成本效益、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性以及市場(chǎng)競(jìng)爭力。有效的采購管理可以：

1. 降低采購成本，提升利潤空間。

2. 確保原材料質(zhì)量，保障產(chǎn)品質(zhì)量。

3. 增強(qiáng)供應(yīng)鏈響應(yīng)速度，提高客戶滿意度。

4. 減少法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合規(guī)經(jīng)營。

5. 促進(jìn)內(nèi)部協(xié)作，提升整體運(yùn)營效率。

方案

1. 制定詳盡的采購政策和程序，明確責(zé)任分工，確保采購活動(dòng)透明化。

2. 實(shí)施供應(yīng)商多元化策略，降低依賴單一供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)。

3. 引入電子采購系統(tǒng)，提高采購效率，減少人為錯(cuò)誤。

4. 定期進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)，強(qiáng)化供應(yīng)商關(guān)系管理。

5. 設(shè)立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)審批流程，控制采購預(yù)算，防止資金濫用。

6. 建立采購績效指標(biāo)體系，如采購價(jià)格、交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率等，定期評(píng)估并反饋結(jié)果。

7. 鼓勵(lì)員工參與采購改進(jìn)項(xiàng)目，推動(dòng)持續(xù)優(yōu)化采購流程。

本制度的實(shí)施需要全體員工的理解和支持，管理層需定期審查并更新制度，以適應(yīng)市場(chǎng)變化和公司發(fā)展需求。通過嚴(yán)格執(zhí)行和不斷改進(jìn)，我們有信心實(shí)現(xiàn)高效、合規(guī)、節(jié)約的采購管理，為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值。

采購控制管理制度范文

第1篇 項(xiàng)目管理處物資采購控制程序

項(xiàng)目管理處物資的采購控制程序

1.0目的

對(duì)物資采購的申請(qǐng)、計(jì)劃的編制、審批等過程制定相應(yīng)程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。

2.0適用范圍

適用于管理處提供服務(wù)活動(dòng)所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照?qǐng)?zhí)行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購的部門制定《采購計(jì)劃》和其他采購文件,由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)公司批準(zhǔn)。

3.2提出采購的部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購。

4.0工作程序

4.1物資的采購

4.1.1計(jì)劃性采購

4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,作出下月補(bǔ)充物資采購計(jì)劃。

4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計(jì)劃,說明物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。

4.1.1.3各部門將月份物資采購計(jì)劃交本部門經(jīng)理審核后,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.1.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃交負(fù)責(zé)采購的人員由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。

4.1.2零星采購

4.1.2.1各部門需要零星物資和計(jì)劃外的物資時(shí),先填寫《請(qǐng)購單》,說明物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)。

4.1.2.2《請(qǐng)購單》由各部門主管確認(rèn)后按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批和報(bào)批手續(xù)后交負(fù)責(zé)采購的人員。

4.1.2.3采購人員一般在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,根據(jù)物品價(jià)值可由部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可在其他供應(yīng)商處對(duì)實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證合格購買。

4.2供應(yīng)商的選擇

見《分供方的選擇和評(píng)審程序》。

4.3驗(yàn)證

見《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。

4.4采購人員在進(jìn)行采購時(shí),將采購物資的時(shí)間、供應(yīng)商登記在計(jì)劃表或《請(qǐng)購單》相應(yīng)欄目內(nèi)。

4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方的選擇和評(píng)審程序》

5.2《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》

5.3《采購計(jì)劃》

5.4《請(qǐng)購單》

第2篇 物業(yè)管理手冊(cè)－采購控制程序

物業(yè)管理手冊(cè):采購控制程序

1、目的

對(duì)采購過程和供方進(jìn)行控制,確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。

2、適用范圍

適用于對(duì)服務(wù)所需的物資采購和對(duì)供方的選擇、評(píng)價(jià)和控制。

3、職責(zé)

3.1各部門負(fù)責(zé)本部門所需采購計(jì)劃的編制及對(duì)供方提供的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督、反饋。

3.2管理部負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的審核、落實(shí),采購物資的驗(yàn)證、管理及供方的評(píng)價(jià),建立供方檔案。

3.3工程部負(fù)責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備采購計(jì)劃的審核工作。

3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的審批工作。

4、程序

4.1評(píng)價(jià)范圍

4.1.1對(duì)價(jià)值高、用量多、對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響大的維修配件、物資的供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.1.2對(duì)服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.1.3對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)、簡單的驗(yàn)證。

4.1.4對(duì)公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.2評(píng)價(jià)方式

4.2.1對(duì)產(chǎn)品資料的獲取

4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店,調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號(hào)、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證情況等。

4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內(nèi)容同上。

4.2.1.3對(duì)分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)行控制。

4.2.2對(duì)供方的評(píng)價(jià)方法

4.2.2.1對(duì)服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、

產(chǎn)品認(rèn)證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)等,對(duì)其供方進(jìn)行評(píng)價(jià),填寫《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》。

4.2.2.2對(duì)分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽(yù)等級(jí)及質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.2.3對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場(chǎng)對(duì)質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行目測(cè)、比較等方法進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.2.4對(duì)評(píng)價(jià)合格的產(chǎn)品和供方,報(bào)總經(jīng)理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。

4.3對(duì)于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進(jìn)行評(píng)審。

4.3.1此類物資的采購應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用量進(jìn)行最小采購,發(fā)生質(zhì)量問題隨時(shí)退貨、退款。

4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個(gè)月),試用期內(nèi)各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報(bào)管理部。

4.3.3試用期結(jié)束后,管理部依據(jù)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》,對(duì)符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審合格,由總經(jīng)理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。

4.4管理部負(fù)責(zé)合格供方的業(yè)績考核,其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？己朔椒?物資使用部門,對(duì)物資質(zhì)量情況隨時(shí)填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報(bào)管理部,管理部對(duì)其匯總評(píng)價(jià)?？己藰?biāo)準(zhǔn)為:對(duì)同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的,由管理部報(bào)總經(jīng)理審批取消供方資格。

4.5采購計(jì)劃的編制、審批與落實(shí)

4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計(jì)劃,通過辦公平臺(tái)以公文形式上報(bào)給管理部。

4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點(diǎn)表》在三天內(nèi)分別完成對(duì)辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價(jià)格審核,報(bào)總經(jīng)理審批。

4.5.3審批完畢,管理部根據(jù)總經(jīng)理批示,通過辦公平臺(tái)以公文形式發(fā)至財(cái)務(wù)部。

4.5.4管理部負(fù)責(zé)在每月7日之前完成對(duì)采購計(jì)劃的落實(shí)工作,并通報(bào)采購情況。

4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)及相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企

業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制采購計(jì)劃時(shí),應(yīng)列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)。管理部負(fù)責(zé)有關(guān)資料的收集,對(duì)采購中發(fā)生的合同,在采購結(jié)束后,由管理部統(tǒng)一保存。

4.7采購產(chǎn)品的驗(yàn)證

4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號(hào)等要求購買,在購買時(shí)目測(cè)質(zhì)量情況。

4.7.2對(duì)需要在貨源處驗(yàn)證的,則由采購人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)證;如不需要,則在產(chǎn)品使用過程中由使用部門進(jìn)行驗(yàn)證。

4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運(yùn)工作,品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心按照委托合同的約定進(jìn)行監(jiān)督、考核。

5、相關(guān)文件

5.1《相關(guān)記錄控制程序》

5.2《綠化服務(wù)委托合同》

5.3《垃圾清運(yùn)服務(wù)合同》

6、相關(guān)記錄

6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001

6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002

6.3《采購計(jì)劃》jw/jl-7.4-003

6.4《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》jw/jl-7.4-004

6.5《物資質(zhì)量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005

6.6《倉庫盤點(diǎn)表》jw/jl-7.4-006

第3篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：采購控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序

1.0目的

確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。

2.0適用范圍

2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動(dòng)。

2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動(dòng)也可參照實(shí)行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購要求的部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購計(jì)劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計(jì)劃。

4.0程序

4.1物資的采購

4.1.1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計(jì)用量并結(jié)合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個(gè)月的物資采購計(jì)劃,說明物資的品種名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等(如有特殊要求,須說明)。采購計(jì)劃也可以《采購申請(qǐng)單》提出。

4.1.2各部門將月份物資采購計(jì)劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時(shí)應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》。

4.1.3單項(xiàng)金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評(píng)審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。

4.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃交負(fù)責(zé)采購的人員,由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格在計(jì)劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。

4.1.5如因特殊情況需追加計(jì)劃開支或超計(jì)劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請(qǐng),并詳細(xì)說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請(qǐng)單》。

4.1.6對(duì)常用物資、貴重物資,采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。

4.1.7各部門在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時(shí),由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計(jì)劃審核后,按《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》辦理借款。

4.2供應(yīng)商的選擇

在采購物資時(shí)要選用符合要求的供應(yīng)商,在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動(dòng),按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》。

4.3采購回來的物資由提出采購計(jì)劃的部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗(yàn)執(zhí)行《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。

4.4采購資料的控制

4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照?qǐng)?zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。

4.4.2對(duì)經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時(shí),要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料正確購入物資,對(duì)外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認(rèn)可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗(yàn)收的依據(jù)。

4.4.3對(duì)以上的采購資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號(hào)。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。

4.4.4對(duì)服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同須說明各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

4.4.5服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實(shí)施。

4.5對(duì)提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對(duì)其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》。

4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定,并應(yīng)遵守《員工手冊(cè)》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》

5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價(jià)制度》

5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》

6.0 相關(guān)記錄

6.1《采購申請(qǐng)單》

6.2《借款單》

6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》

7.0 附錄

7.1《員工手冊(cè)》

7.2《物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理制度》

編寫: 審批:

第4篇 物業(yè)管理處采購控制工作程序

物業(yè)管理處采購控制程序

1.目的

對(duì)物資采購的申請(qǐng)、計(jì)劃的編制、審批等過程制定相應(yīng)程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理處提供服務(wù)所需物資的采購,其他物資(如辦公用品)的采購可參照?qǐng)?zhí)行。

3.術(shù)語(略)

4.職責(zé)

4.1提出采購的部門制定《采購計(jì)劃》和其他采購文件,由部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)公司批準(zhǔn)。

4.2經(jīng)批準(zhǔn)后的《采購計(jì)劃》發(fā)至財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購。

5.工作程序

5.1物資的采購

5.1.1計(jì)劃性采購

a.財(cái)務(wù)部庫管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補(bǔ)充物資采購計(jì)劃。

b.各部門主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計(jì)劃,說明物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。

c.采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn),各部門將批準(zhǔn)后的《采購計(jì)劃》交給財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部采購人員在合格供方處進(jìn)行采購。

5.1.2零星采購

a.公司零星采購是指在物業(yè)管理活動(dòng)中少量隨時(shí)采購的物品。

b.各部門需要零星物資和計(jì)劃外的物資時(shí),先填寫《申購單》,說明物品的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)?！渡曩弳巍方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)理批準(zhǔn)。

c.申請(qǐng)部門將批準(zhǔn)后的《申購單》交財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部安排采購人員進(jìn)行采購。

d.采購人員一般在合格供方處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可在其它供應(yīng)商處對(duì)實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后購買。

5.2供方的選擇按《供方評(píng)價(jià)和選擇程序》執(zhí)行。

5.3采購物資的驗(yàn)證。

5.3.1財(cái)務(wù)部庫管員依據(jù)審批后的《申購單》或《采購計(jì)劃》對(duì)所采購回來的物資進(jìn)行入庫檢驗(yàn)。工程部專業(yè)技術(shù)人員參與工程設(shè)備.材料及工具的質(zhì)量驗(yàn)收。

5.3.2驗(yàn)證根據(jù)情況采用核對(duì)數(shù)量、外觀檢查和合格證檢查等方式進(jìn)行。對(duì)涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水絕緣材料類、標(biāo)準(zhǔn)件類暖器材、消防用具類、化工原料類必須要有合格證;對(duì)小五金類、其他雜項(xiàng)類應(yīng)核對(duì)規(guī)格、型號(hào)和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等。

5.3.3由庫管員對(duì)物資驗(yàn)證結(jié)果進(jìn)行記錄,《物品驗(yàn)證記錄表》驗(yàn)證欄簽名確認(rèn)并保存,參與驗(yàn)收的工程部專業(yè)技術(shù)人員也應(yīng)簽名。對(duì)驗(yàn)證中發(fā)現(xiàn)的不合格品按《不合格控制程序》執(zhí)行。

5.4采購人員在進(jìn)行采購時(shí),將采購物資的時(shí)間、供方登記在計(jì)劃表或《申購單》相應(yīng)欄目內(nèi)。

5.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作記錄。

6.相關(guān)文件和記錄

6.1《供方評(píng)價(jià)和選擇程序》

6.2《采購計(jì)劃》

6.3《申購單》

6.4《物品驗(yàn)證記錄表》

第5篇 z物業(yè)管理物品采購控制程序

公司程序文件版號(hào): a

修改號(hào): 0

ej-qp5.1物業(yè)管理物品采購控制程序頁碼: 1/3

1.目的:

確保采購的物品符合質(zhì)量要求。

2.適用范圍:

適用于公司各部門對(duì)物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)物品的采購。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.6、4.10、4.13章

3.2 is09002標(biāo)準(zhǔn)第4.6、4.10、4.13章

4.職責(zé):

4.1公司各部門職責(zé):

4.1.1各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)編制本部門相關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目所需物品的購置計(jì)劃。

4.1.2各部門主任負(fù)責(zé)本部門物品購置計(jì)劃的核定。

4.1.3管理者副代表負(fù)責(zé)物品購置計(jì)劃的審核,公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)物品購置計(jì)劃的審批。

4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購置計(jì)劃由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實(shí)施。

4.1.5綜合辦公室主任負(fù)責(zé)購置物品檢查、驗(yàn)收、入庫登記。

4.2工程維修部的職責(zé):

4.2.1工程維修部負(fù)責(zé)物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購計(jì)劃的審核。

4.2.2當(dāng)住戶發(fā)現(xiàn)分承包商提供的日常維修材料存在質(zhì)量問題或材料不足時(shí),工程維修部應(yīng)對(duì)分承包商所購物品和庫存進(jìn)行驗(yàn)證,并對(duì)其發(fā)出《整改通知書》。

5.工作程序:

5.1物品的購置計(jì)劃由各部門根據(jù)本部門相關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目實(shí)際需要,編寫《物品采購計(jì)劃報(bào)批表》。

5.2購置計(jì)劃要明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置用途與時(shí)間要求,有特釋要求的應(yīng)注明。

5.3購置計(jì)劃編寫完成后交部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核定,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核定后,

交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。

5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購置計(jì)劃,由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實(shí)施。

5.5綜合辦公室主任對(duì)審批后的購置計(jì)劃應(yīng)委托辦事員負(fù)責(zé)實(shí)施。

5.6辦事員根據(jù)各部門的購置計(jì)劃,要進(jìn)行分類匯總,制定采購計(jì)劃,采購計(jì)劃應(yīng)結(jié)合實(shí)際,以免造成資金的浪費(fèi)。

5.7對(duì)物品采購的要求:

5.7.1辦事員在進(jìn)行采購時(shí),應(yīng)從《合格供應(yīng)商名單》中選擇供應(yīng)商,并根據(jù)各部門提供購置計(jì)劃的時(shí)間要求,分輕重緩急,有計(jì)劃地進(jìn)行,以確保物品的及時(shí)供應(yīng)。

5.7.2工程維修部應(yīng)建議物業(yè)分承包商對(duì)用量較大、數(shù)量較多且長年經(jīng)常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點(diǎn)生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)生產(chǎn)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使用壽命和使用安全。

5.7.3對(duì)各專業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會(huì)同專業(yè)技術(shù)人員共同去選購,以避免使用的困難。

5.8對(duì)物品的驗(yàn)收:

5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據(jù)采購計(jì)劃逐一進(jìn)行清點(diǎn)檢查、驗(yàn)收入庫,并登記《入庫登記表》中。

5.8.2物業(yè)分承包商購置的與物業(yè)管理相關(guān)的所需品,應(yīng)與工程維修部共同驗(yàn)收,并將驗(yàn)收結(jié)果報(bào)工程維修部歸檔。

5.8.3對(duì)各專業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應(yīng)會(huì)同專業(yè)技術(shù)人員共同驗(yàn)收,并在《入庫登記表》中注明驗(yàn)收結(jié)果。

5.9對(duì)不合格產(chǎn)品的處理:

5.9.1經(jīng)辦事員采購的物品,在進(jìn)行檢查驗(yàn)收時(shí),發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或規(guī)格型號(hào)不符合要求,或產(chǎn)品質(zhì)量有問題,放到指定區(qū)域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進(jìn)行更換,已更換仍不符合要求或質(zhì)量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟(jì)損失。

5.9.2物業(yè)分承包商采購的物品,工程維修部主任負(fù)責(zé)審查材料月計(jì)

劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質(zhì)量要求。

5.9.3對(duì)提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或物品供應(yīng)商,要進(jìn)行調(diào)整,好中選優(yōu),以確定長期合作供應(yīng)商。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《合格供應(yīng)商名單》 ej-qr-qp5.2-01

6.2《物品采購計(jì)劃報(bào)批表》 ej-qr-qp5.1-01

6.3《入庫登記表》&n

第6篇 某購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程

購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程

1.目的和適用范圍

1.1目的

通過對(duì)原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進(jìn)行控制,以確保所采購的物資符合采購文件規(guī)定的要求。

2適用范圍

本程序適用于本公司物業(yè)管理服務(wù)所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的采購管理工作。其它物資(如辦公用品)的采購可參照?qǐng)?zhí)行。

3.職責(zé)

3.1請(qǐng)購部門提出采購標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求,各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)采購文件的技術(shù)要求審核,并負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證。

3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)采購物資的談判、簽約、實(shí)施、組織對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制。

3.3管理處協(xié)助對(duì)供方的評(píng)定。

3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購文件的審批。

4.工作程序

4.1本公司根據(jù)所采購物資對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)及加工的產(chǎn)品質(zhì)量影響程度,將所采購的物資分為三類:即a類,關(guān)鍵物資;b類,重要物資;c類,一般物資。因此,根據(jù)供方的重要程度,對(duì)供方進(jìn)行管理。

4.2供方的評(píng)價(jià)和控制(執(zhí)行g(shù)epm/qr07-01-2001)

4.2.1a類物資供方的評(píng)價(jià)采用以下條款之一進(jìn)行。

4.2.1.1供方須具有產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書或質(zhì)量體系認(rèn)證證書、列入生產(chǎn)許可

證發(fā)證目錄的應(yīng)有生產(chǎn)許可證,并對(duì)其歷史業(yè)績和市場(chǎng)信譽(yù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。市政公用部門的專營(專供)物資在簽署供用協(xié)議后視為評(píng)價(jià)合格。

4.2.1.2對(duì)長期合作的供方由總經(jīng)辦會(huì)同各職能部門及管理處對(duì)其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗(yàn)證實(shí)績進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.1.2.3應(yīng)適當(dāng)評(píng)價(jià)供方的財(cái)務(wù)狀況及技術(shù)支持能力。

4.2.2b類物資供方的評(píng)價(jià)

4.2.2.1產(chǎn)品必須有質(zhì)保書或合格證,產(chǎn)品實(shí)行三包。

4.2.2.2各部門通過對(duì)其產(chǎn)品的檢驗(yàn)結(jié)果,統(tǒng)計(jì)近期3個(gè)月的質(zhì)量記錄,依據(jù)

合格率情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.2.3c類物資采用同類產(chǎn)品比較。供方統(tǒng)計(jì)近期的產(chǎn)品質(zhì)量記錄,依據(jù)合格率進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4.2.4供方評(píng)審后,由總經(jīng)辦填寫《供方評(píng)審記錄》并附上相應(yīng)的資料,對(duì)符合要求的,由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫結(jié)論,將其編入《合格供方一覽表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,定為合格供方,作為本公司的采購點(diǎn),同時(shí)通知到各職能部門及管理處。

對(duì)本公司貫標(biāo)之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)供貨方進(jìn)行一次補(bǔ)充評(píng)審,符合要求并經(jīng)批準(zhǔn)的,可列為合格供方。合同期滿后,需重新進(jìn)行新一輪的評(píng)審。

4.2.5對(duì)供方的控制

4.2.5.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)建立供方質(zhì)量檔案,包括供方調(diào)查評(píng)價(jià)表,質(zhì)量歷史實(shí)績,生產(chǎn)能力,交貨能力和信譽(yù)記錄。

4.2.5.2由管理者代表會(huì)同財(cái)務(wù)部及各職能部門組成考核小組,每年一次(不超過12個(gè)月)對(duì)供方進(jìn)行重新審核,并填寫《公司供方質(zhì)量保證能力(現(xiàn)場(chǎng))調(diào)查表》、《供方歷次信譽(yù)記錄表》。

4.3本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務(wù)合同及附件、圖紙等。

4.3.1委外發(fā)包文件必須注明委外項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、數(shù)量等內(nèi)容。特殊情況要附實(shí)物、圖樣、規(guī)范、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。

4.3.2委外發(fā)包文件由各部門填寫,部門經(jīng)理簽字,分管副總審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.4委外發(fā)包文件應(yīng)由接受服務(wù)的職能部門登記、保管、存檔。

4.4采購信息及文件

本公司采購文件包括采購計(jì)劃、采購合同、采購申請(qǐng)單、實(shí)物樣品及圖紙等。

4.4.1采購計(jì)劃應(yīng)注明所采購物品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等內(nèi)容,規(guī)范、類別、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,特殊情況的要附實(shí)物、圖樣、標(biāo)識(shí)、類別、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。適當(dāng)時(shí)應(yīng)包括:產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求;對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求;適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量管理體系要求和其它要求等。

4.4.2對(duì)臨時(shí)性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規(guī)定無法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門填寫《應(yīng)急(代用)材料采購審批單》,注明應(yīng)急代用品的名稱和技術(shù)質(zhì)量規(guī)定等,經(jīng)申購部門經(jīng)理簽字并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由各申購部門采購(一次有效)。緊急c類物資允許申購部門直接采購,補(bǔ)辦手續(xù)。每月底將本月本部門應(yīng)急(代用)采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當(dāng)調(diào)整計(jì)劃并存檔。

4.4.3采購申請(qǐng)應(yīng)由申報(bào)部門填寫,部門經(jīng)理簽字,職能部門對(duì)采購要求是否適宜和充分進(jìn)行審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.4采購文件應(yīng)由財(cái)務(wù)部登記、保管、存檔。

4.5采購程序

4.5.1計(jì)劃性采購

4.5.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補(bǔ)充物資采購計(jì)劃。

4.5.1.2各部門主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計(jì)劃,說明物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求需說明)。

4.5.1.3各部門(處)將月份物資采購計(jì)劃交相關(guān)部門經(jīng)理審核后,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,于每月的25日前報(bào)總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫《采購計(jì)劃審批單》同意報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.5.1.4總經(jīng)辦根據(jù)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃組織采購。(在規(guī)定的供方內(nèi)采購)

4.5.1.5零星采購

4.5.2.1各部門需要零星物資和計(jì)劃外的物資時(shí),先填寫《月物資采購計(jì)劃清單》壽命物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等。(如有特殊需求需說明)

4.5.2.2《月物資采購計(jì)劃清單》由各部門主管確認(rèn)后按4.5.1.3和4.5.1.4的規(guī)定進(jìn)行采購。

4.5.2.3如有急需等特殊情況,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可對(duì)其它供方實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后購買。

4.6采購物資的驗(yàn)證見物資的驗(yàn)證、入庫、保管、領(lǐng)用管理規(guī)程。

5.質(zhì)量記錄表格

qr/sh-01-25供方評(píng)審記錄表

qr/sh-01-26合格供方一覽表

qr/sh-01-27應(yīng)急(代用)材料采購審批單

qr/sh-01-28采購計(jì)劃審批單