有哪些
物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為財(cái)務(wù)、合同、業(yè)主信息、設(shè)施設(shè)備、日常運(yùn)營(yíng)等類別，并制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確各類檔案的來(lái)源、收集方式和時(shí)間，確保檔案的完整性和時(shí)效性。規(guī)定檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，如文件排序、裝訂、歸檔等。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：確定檔案的存儲(chǔ)地點(diǎn)，采取必要的防潮、防火、防盜措施，確保檔案的安全。定期進(jìn)行檔案的維護(hù)和清理。
4. 檔案利用與借閱：建立檔案借閱制度，規(guī)定借閱流程、權(quán)限和期限，防止檔案的丟失和濫用。
5. 檔案電子化與備份：推動(dòng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立電子檔案庫(kù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。
6. 檔案保密與銷毀：對(duì)于涉及敏感信息的檔案，實(shí)施嚴(yán)格的保密措施。設(shè)定檔案的保存期限，過(guò)期檔案需按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案收集：由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的檔案收集，每月末提交至檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)歸檔。
2. 檔案整理：檔案管理人員應(yīng)按照編碼規(guī)則進(jìn)行整理，新進(jìn)檔案應(yīng)在一周內(nèi)完成錄入和歸檔。
3. 借閱流程：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管簽字后，由檔案管理員審批并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況需提前申請(qǐng)延期。
4. 電子化與備份：所有紙質(zhì)檔案應(yīng)在歸檔后三個(gè)月內(nèi)完成掃描存檔，電子檔案每周至少備份一次，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在安全的外部存儲(chǔ)設(shè)備中。
5. 保密管理：涉及業(yè)主隱私、公司財(cái)務(wù)等敏感信息的檔案，應(yīng)加密存儲(chǔ)，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)。違反保密規(guī)定的，將依據(jù)公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。
6. 銷毀程序：過(guò)期檔案銷毀前，需由檔案管理部門列出清單，經(jīng)公司管理層審批后，由專人監(jiān)督銷毀。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡(jiǎn)要說(shuō)明檔案管理的重要性，列舉主要的管理原則和目標(biāo)。
2. 檔案分類圖示：用圖表形式展示各類檔案的分類及編碼規(guī)則，便于員工快速理解和應(yīng)用。
3. 借閱流程圖：繪制借閱流程圖，清晰展示從申請(qǐng)到歸還的步驟。
4. 保密規(guī)定警示：強(qiáng)調(diào)保密的重要性，列出違規(guī)處理措施，提醒員工注意。
5. 應(yīng)急處理流程：說(shuō)明在檔案丟失、損壞等情況下的應(yīng)急處理步驟，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。
通過(guò)上述的物業(yè)檔案管理制度，我們旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整，為公司的日常運(yùn)營(yíng)提供有力支持。
物業(yè)檔案管理制度范文
第1篇 小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理規(guī)范
小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分 類資 料 內(nèi) 容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到三防,即防火、防潮、防變質(zhì)。
第2篇 物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)內(nèi)容
物業(yè)檔案文件管理培訓(xùn)
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用函。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用通告。
(3)通知:是發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會(huì)議通知、任免通知。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)等用報(bào)告。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)示。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書(shū)籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問(wèn)題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
第3篇 物業(yè)檔案管理制度范本
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市__物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2__四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
第4篇 物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部各類檔案的管理。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
四、程序要點(diǎn)
1、檔案的編號(hào)
(1)公司、物業(yè)部編號(hào):
①物業(yè)部 編號(hào)為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號(hào):
①辦公室 ;
②財(cái)務(wù)部 ;
③事務(wù)處 ;
④工程處 ;
⑤護(hù)衛(wèi)處 ;
(3)年份編號(hào):引用年份序號(hào)―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。
(5)檔案編號(hào)舉例:
①物業(yè)部編號(hào):
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
②物業(yè)部編號(hào):
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
2、檔案的分類
(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財(cái)務(wù)類;
③公共事務(wù)類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機(jī)電維修類;
⑦經(jīng)營(yíng)類;
⑧品質(zhì)類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)――問(wèn)題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發(fā)文類
報(bào)表類
② 財(cái)務(wù)部
帳冊(cè)類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
③ 事務(wù)部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類
計(jì)劃總結(jié)類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;
②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―_z―收文;
――物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:
※※※―※※※―fw―業(yè)主檔案。
③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務(wù)是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
(2)檔案保管的責(zé)任部門:
①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級(jí)
(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權(quán)限
(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制
(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
②權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
③屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。
(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
第5篇 物業(yè)檔案管理員崗位職責(zé)素質(zhì)要求
物業(yè)檔案管理員崗位職責(zé)及素質(zhì)要求
崗位名稱:檔案管理員
直接上級(jí):客戶服務(wù)中心主管
直接下級(jí):無(wú)
具體職責(zé):
1、對(duì)客服中心主管負(fù)責(zé),自覺(jué)遵守公司及物業(yè)管理中心的各項(xiàng)管理規(guī)定。
2、做好物業(yè)檔案管理工作,建立、建全檔案管理制度,按類別標(biāo)明,以便快速查找。
3、樹(shù)立業(yè)主至上的服務(wù)意識(shí),確保業(yè)主資料的完整、保密。
4、積極參加崗位知識(shí)學(xué)習(xí),堅(jiān)守崗位保證資料管理有序。
5、完成上級(jí)交辦的其它工作。
任職要求:
具有良好的職業(yè)道德、身體健康、溝通能力強(qiáng)、有一定的親和力,具有高度的責(zé)任感、事業(yè)心強(qiáng),具有一定的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)和豐富的專業(yè)知識(shí)。
第6篇 管理處物業(yè)檔案操作流程（10）
管理處物業(yè)檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術(shù)資料:1、項(xiàng)目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開(kāi)竣工、綜合驗(yàn)收等報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要;5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表; 4、裝修資料(包括申請(qǐng)、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請(qǐng)、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務(wù)單;2、報(bào)修、約修記錄。
四、安全維護(hù)管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來(lái)人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):
1、購(gòu)銷合同;2、安裝圖紙;3、說(shuō)明書(shū);4、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃;5、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計(jì)劃;2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動(dòng)計(jì)劃;2、活動(dòng)通知;3、活動(dòng)圖片。
九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報(bào)、決定等相關(guān)文件資料。
十一、業(yè)主委員會(huì)資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會(huì)議紀(jì)要、決議等。
十二、財(cái)務(wù)管理資料:
各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常維修費(fèi)、車輛管理費(fèi)等報(bào)表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國(guó)住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
范王碼●檔案的銷毀:
根據(jù)文檔的保存期限,定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對(duì)已過(guò)期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時(shí)建立銷毀的文檔清單備查。
第7篇 某某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理
某商業(yè)物業(yè)檔案建立與管理
科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為m_y商業(yè)物業(yè)公共設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的手段,配備專職檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、科學(xué)、集中的管理。
1、檔案資料的分類簡(jiǎn)索
1)開(kāi)發(fā)建設(shè)單位移交檔案資料
產(chǎn)權(quán)資料
a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
b、用地批準(zhǔn)文件
c、投資許可證
d、規(guī)劃許可證
e、開(kāi)工許可證
f、拆遷安置資料
技術(shù)資料
a、物業(yè)規(guī)劃圖
b、建筑施工圖
c、竣工圖
a)總平面圖
b)單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c)消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d、地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告
e、工程合同
f、開(kāi)、竣工報(bào)告
g、工程預(yù)決算
h、圖紙會(huì)審記錄
i、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j、隱蔽工程驗(yàn)收簽證
k、沉降觀察驗(yàn)收簽證
l、竣工驗(yàn)收證明書(shū)
m、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
n、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)
o、水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)
p、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告
q、供水的試壓報(bào)告
r、綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s、消防系統(tǒng)驗(yàn)收證明
t、房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的有關(guān)資料
u、公共設(shè)施檢查驗(yàn)收證明
v、機(jī)電設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)
w、用水、用電、用氣指標(biāo)批文
_、水、電、氣表、校驗(yàn)報(bào)告
y、智能系統(tǒng)、通訊、電視等交驗(yàn)證明及相關(guān)資料
物業(yè)資料
a、大廈基本資料
b、分區(qū)資料
2)管理單位自建檔案資料
(1)顧客資料
a、入住業(yè)主資料
a)入住業(yè)主通知書(shū)
b)入住業(yè)主協(xié)議書(shū)
c)顧客公約
d)其它
b、人員檔案
a)企業(yè)情況登記表
b)身份證
(2)日常管理資料
a、環(huán)境管理記錄
a)日常巡查記錄
b)垃圾清運(yùn)記錄
c)消殺記錄
d)噪音檢測(cè)記錄
b、保安管理記錄
a)日常巡查記錄
b)交接班記錄
c)值班記錄
d)物資搬運(yùn)放行記錄
e)緊急事件處理記錄
f)車輛管理記錄
g)夜間查崗記錄
h)閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶
b、出租檔案
a)入住認(rèn)定書(shū)
b)承租人員資料
d、車輛檔案
a)車輛詳細(xì)資料
b)車位使用協(xié)議
c、裝修管理檔案
a)裝修申請(qǐng)表
b)裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)
c)臨時(shí)施工人員登記表
d)施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照
e)消防審批資料
d、維修服務(wù)檔案
a)維修委托單
b)維修服務(wù)回訪記錄
e、收費(fèi)管理檔案
a)月收費(fèi)明細(xì)表及匯總表
b)管理費(fèi)收支公布表
c)管理處與外單位簽訂的各類合同
d)其它
f、設(shè)備管理檔案
a)公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄
c)設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d)智能系統(tǒng)值班記錄
e)設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄
f)水箱清洗記錄
g)二次供水設(shè)施衛(wèi)生合格證
h)水質(zhì)抽樣檢查報(bào)告
i)設(shè)備臺(tái)帳
g、大廈文化檔案
a)各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄
b)圖片及錄像
c)新聞媒介報(bào)導(dǎo)剪集
d)大廈文化活動(dòng)總結(jié)
h、顧客意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
i、顧客訪問(wèn)記錄
j、顧客投訴及處理記錄
k、員工管理檔案
a)員工個(gè)人詳細(xì)資料
b)員工培訓(xùn)考核記錄
c)員工業(yè)績(jī)考核記錄
d)員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄
l、培訓(xùn)檔案
a)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄
b)培訓(xùn)考核及跟查記錄
c)軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄
m、行政文件
a)政府部門文件
b)函件
c)物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件
d)管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e)管理處榮譽(yù)資料
n、其它
2、檔案、資料的管理辦法
1)檔案、資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖
2)檔案資料收、發(fā)管理程序
a、管理處重要資料(如開(kāi)發(fā)商提供的資料)接收必須經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
b、管理處日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
3、檔案資料管理要求
1)采用各種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。
2)盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)
化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。
3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期失效文件。
4)原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5)檔案的鑒定必須由管理處主任或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。
6)檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作方便可設(shè)置部門開(kāi)架檔案。
第8篇 星城項(xiàng)目物業(yè)檔案資料管理
新星城項(xiàng)目物業(yè)檔案資料管理
隨著物業(yè)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業(yè)管理的介入期開(kāi)始,始終伴隨著物業(yè)管理的進(jìn)程,從物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、監(jiān)理、建筑的結(jié)構(gòu)設(shè)施、設(shè)備及日常物業(yè)管理中的規(guī)章制度、記錄表格、業(yè)主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對(duì)檔案、信息資料采用計(jì)算機(jī)管理,達(dá)到科學(xué)化、有序化、集中化管理目標(biāo)。
管理的內(nèi)容
1、資料的收集
資料的收集堅(jiān)持來(lái)源多、內(nèi)容廣的原則。從物業(yè)管理的實(shí)際工作出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來(lái)源,從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。
2、檔案資料的分類
所收集的檔案資料,根據(jù)其來(lái)源、內(nèi)容、形式,進(jìn)行集中整理和科學(xué)分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。
移交資料
項(xiàng)目資料名稱
新星城項(xiàng)目規(guī)劃資料
1、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
2、用地批準(zhǔn)文件
3、規(guī)劃證、建筑許可證、開(kāi)工許可證
4、拆遷安置資料
5、房地產(chǎn)平面圖
工程技術(shù)資料
1、竣工圖、總平面圖,建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及 隱蔽工程的全套圖紙
2、地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件
3、工程合同及竣工報(bào)告
4、工程預(yù)決算
5、圖紙會(huì)審記錄
6、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
7、隱蔽工程驗(yàn)收簽證
8、沉降觀察記錄
9、竣工驗(yàn)收證明書(shū)
10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)
12、水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)
13、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告
14、供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告
15、園林綠化圖紙和清樣
16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同,設(shè)備安裝調(diào)試記錄,使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明,質(zhì)保書(shū)和保修單
17、工程監(jiān)理報(bào)告
日常物業(yè)管理檔案、信息資料
項(xiàng)目資料名稱
物業(yè)資料物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料等
業(yè)主資料業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、物品出入登記等
裝修資料裝修申請(qǐng)表、報(bào)建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書(shū)、裝修施工人員出入證、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄等
維修資料修繕計(jì)劃與方案、維修申報(bào)表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等
綠化養(yǎng)護(hù)資料綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、禮儀擺花協(xié)議等
清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等
消防管理資料消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運(yùn)行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等
治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護(hù)衛(wèi)巡邏簽到表、安全隱患整改通知等
設(shè)備管理資料設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等
社區(qū)文化活動(dòng)資料活動(dòng)實(shí)施方案、活動(dòng)宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報(bào)導(dǎo)、總結(jié)報(bào)告等
員工管理資料員工個(gè)人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等
服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等
行政文件資料政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;公司有關(guān)文件、通知、函件;商茂世紀(jì)廣場(chǎng)物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件;物業(yè)榮譽(yù)檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等
3、檔案資料管理的要點(diǎn)
(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過(guò)雙方負(fù)責(zé)人或其指定責(zé)任人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
(2)檔案資料實(shí)行專人專職管理。
(3)檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度,歸還入檔時(shí),必須經(jīng)過(guò)審核檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。
(4)檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負(fù)責(zé)人或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。
(5)檔案資料的管理必須做到七防,即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。
4、檔案資料管理制度
(1)管理公司檔案資料員負(fù)責(zé)整理收集各類檔案資料。
(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄,以便檔案員收集。
(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒(méi)有原始記錄,也可存復(fù)印件。
(4)檔案員負(fù)責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防高溫工作。
(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理公司相關(guān)資料。
(6)已歸檔的資料,每月進(jìn)行抽查,每季進(jìn)行全面檢查,年度進(jìn)行清理、檢查,對(duì)超期或已無(wú)保存價(jià)值的檔案,嚴(yán)格按銷毀規(guī)程進(jìn)行。
(7)對(duì)外借閱
用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料,須向管理公司提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復(fù)印的,應(yīng)交納一定的保證金。
(8)對(duì)內(nèi)借閱。
管理公司內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時(shí),經(jīng)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復(fù)印
5、檔案資料管理體系
6、檔案資料銷毀規(guī)程
(1)每年年底由檔案資料員對(duì)檔案資料作一次全面認(rèn)真檢查、整理,并提出超過(guò)期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案。
(2)根據(jù)各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過(guò)保
存期限或已無(wú)保存價(jià)值時(shí),由檔案資料員填寫銷毀單并報(bào)經(jīng)理鑒定。
(3)經(jīng)理在接到銷毀單10個(gè)工作日內(nèi),結(jié)合實(shí)際情況,并經(jīng)管理公司辦公會(huì)議進(jìn)行鑒定,確認(rèn)無(wú)誤后,執(zhí)行銷毀。
第9篇 某物業(yè)檔案管理規(guī)程
f物業(yè)檔案管理規(guī)程
1.0目的
確保客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來(lái)文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時(shí)收集各種辦理完畢的文件(含會(huì)議文件),資料按相關(guān)類別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關(guān)資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進(jìn)行分類,可把材料按類別分組裝入待辦卷宗,以便要?dú)w檔時(shí),所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類,查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標(biāo)明并與檔案保存好,對(duì)每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。
2.2.2.3立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)編號(hào)一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂線位過(guò)窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過(guò)大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件,卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者,問(wèn)題或名稱,文字要簡(jiǎn)練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,進(jìn)行系列排列、編號(hào)、擬訂案宗標(biāo)題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
2.3.3每年年初對(duì)上年度檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一定檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時(shí),須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行,做更新記錄;
2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動(dòng)時(shí),及時(shí)更新業(yè)主檔案。
2.5調(diào)閱
2.5.1因工作需要調(diào)閱有關(guān)文件資料須提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn);
2.5.2本部門檔案資料原則上不外借,如有借出發(fā)生時(shí),須經(jīng)部門主管書(shū)面批準(zhǔn);
2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料及時(shí)返還;
2.5.4未經(jīng)批準(zhǔn),調(diào)閱人不得對(duì)文件資料進(jìn)行摘抄或復(fù)印;
2.6銷毀
2.6.1對(duì)于已無(wú)作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理,銷毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須登記,報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
3.6.2銷毀檔案材料時(shí),必須指派專人進(jìn)行,防止失密。
4.0相關(guān)記錄:
《檔案調(diào)閱登記表》
檔案調(diào)閱登記表
調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人文件名稱負(fù)責(zé)人歸還時(shí)間經(jīng)手人備注
第10篇 某物業(yè)檔案管理制度
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管,分類編號(hào)、編注目錄,以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印,應(yīng)事先請(qǐng)示,未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù),做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異常或丟失,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。
第11篇 某園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理
園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理
檔案資料管理是物業(yè)管理工作中的一個(gè)重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為園區(qū)的公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統(tǒng)、電腦系統(tǒng)和原始文件資料管理三個(gè)手段,建立與完善【__新城國(guó)際】檔案管理體系,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理,為業(yè)主服務(wù)。
(一)檔案建立
檔案資料的分類:
1、開(kāi)發(fā)商提供的資料
各類圖紙;
各類設(shè)施設(shè)備單位和聯(lián)系人、保修卡和說(shuō)明書(shū);
所有房屋驗(yàn)收的合格證明;
所有業(yè)主商品房買賣合同的復(fù)印件;
業(yè)主基本情況表等;
房屋維修記錄。
2、管理處自建檔案資料
物業(yè)資料;
住戶資料;
日常管理資料;
車輛管理檔案;
裝修管理檔案;
工程返修檔案;
維修服務(wù)檔案;
收費(fèi)管理檔案;
設(shè)備管理檔案;
社區(qū)文化檔案;
業(yè)主意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄;
服務(wù)質(zhì)量回訪記錄;
住戶投訴及處理記錄;
員工檔案管理;
培訓(xùn)檔案;
行政文件;
業(yè)主管理委員會(huì)文件。
(二)檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級(jí)-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案管理要求
1、多種形式的檔案儲(chǔ)存方式并利于保管。
2、電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。
3、原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類并編制相應(yīng)文件目錄。
4、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄并分柜保存。
5、檔案管理人員必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續(xù)并及時(shí)收回,防止文件流失和泄密。
6、檔案存放的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),以保證檔案資料的完好無(wú)損。
第12篇 g園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定
佳園物業(yè)管理有限公司
檔案資料管理規(guī)定
根據(jù)國(guó)家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:
1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。
2.保密級(jí)文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。
3.文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。
4.定期檢查存檔文件,過(guò)期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。
5.管理處購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說(shuō)明等材料,并及時(shí)歸檔。
6.管理處各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。
7.政府往來(lái)文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。
8.管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。
9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。
第13篇 某某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
資料的收集
設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道,從時(shí)間上講是從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工作技術(shù)維修資料;從空間上講是物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹(shù)一木都有詳細(xì)的資料收集。
資料分類整理
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
資料歸檔管理
歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。根據(jù)實(shí)際需要,zz的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究相關(guān)人員的責(zé)任,檔案管理資料員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到三防,即防火、防潮、防霉變。
檔案的運(yùn)用
采用先進(jìn)的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。
外部網(wǎng):與廣大業(yè)主、住宅局主管處室進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
內(nèi)部網(wǎng):管理服務(wù)中心內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。
表7-1檔案資料的分類
名稱資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算章
e:竣工圖:①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
②消防、燃?xì)?、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)
g:鋼材、水泥等主材的質(zhì)量保證書(shū)
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格書(shū)
i:供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū),供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料
j:砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告
k:綠化工程竣工圖
l:其他技術(shù)資料
事務(wù)管理資料住戶資料a:住戶入住資料(購(gòu)房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗(yàn)房表、費(fèi)用托收協(xié)議等)
b:住戶家庭人員檔案
c:住戶家庭維修檔案
事務(wù)資料a:事務(wù)值班表
b:事務(wù)交接記錄表
c:物品搬出(入)物品登記表
d:日常事務(wù)巡視記錄
e:事務(wù)回訪登記表
裝修資料a:裝修申請(qǐng)表(附圖紙)b:裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)
c:臨時(shí)施工人員登記表d:施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照
維修資料a:維修申請(qǐng)單b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議
事務(wù)管理資料設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化資料a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
c:傳媒報(bào)導(dǎo)
d:老人活動(dòng)室等設(shè)施使用情況
續(xù)表7-1檔案資料的分類
員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表
b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄
d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄
f:員工住戶及內(nèi)務(wù)管理記錄表
業(yè)主反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表
b:業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
c:業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理服務(wù)中心部長(zhǎng)值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:管理服務(wù)中心規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:管理服務(wù)中心榮譽(yù)一覽表
f:管理服務(wù)中心接待來(lái)訪參觀記錄表
業(yè)主管委會(huì)資料a:籌備成立文件
b:成立后運(yùn)行文件
第14篇 雅居樂(lè)物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
3、財(cái)務(wù)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;
4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開(kāi)始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長(zhǎng)期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問(wèn)題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。
4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的,列為長(zhǎng)期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問(wèn)題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書(shū)寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫清楚。
8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料有題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化。題目無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題的要重新擬定,并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時(shí)間及要求
(一)歸檔時(shí)間
1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。
3、財(cái)會(huì)類檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊(cè)后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。
2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對(duì)保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對(duì)不再有保存價(jià)值的過(guò)期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長(zhǎng)保存年限。
3、對(duì)某些檔案材料是否銷毀沒(méi)有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉(cāng)促銷毀。
4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見(jiàn)報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷毀,并在銷毀清冊(cè)上登記,銷毀清冊(cè)應(yīng)立卷長(zhǎng)期保存。
第15篇 住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過(guò)三個(gè)途徑進(jìn)行收集;一是在物業(yè)接管移交時(shí),盡可能的與原設(shè)計(jì)單位、施工單位聯(lián)系,力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對(duì)業(yè)主的基本情況進(jìn)行登記造冊(cè)收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關(guān)資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄,修補(bǔ)破損的文檔,然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲(chǔ)存方式的多元化,盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲(chǔ)存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對(duì)和物業(yè)管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索、對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說(shuō)明書(shū)及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào),登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝安防設(shè)施。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務(wù)中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。對(duì)借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀,同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術(shù)資料
(1)項(xiàng)目規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
(6)工程合同、工程預(yù)決算
(7)工程設(shè)計(jì)變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖,消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖
(9)房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)
(10)主要材料質(zhì)量保證書(shū),新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū),水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料
(11)漿、混凝土塊試壓報(bào)告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術(shù)檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細(xì)資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄
4、公共秩序維護(hù)資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進(jìn)出記錄、車輛詳細(xì)資料
5、設(shè)備設(shè)施管理資料(包括消防)
(1)設(shè)備設(shè)施使用計(jì)劃
(2)設(shè)備使用申請(qǐng)、使用情況記錄
(3)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃
(4)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
(5)機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄
(6)設(shè)備分承包檔案
(7)設(shè)備、設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護(hù)記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄
(2)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
(3)傳媒報(bào)導(dǎo)資料
(4)文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個(gè)人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎(jiǎng)罰記錄
(3)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動(dòng)及內(nèi)務(wù)管理記錄
9、反饋資料
(1)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄
(2)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項(xiàng)目值班及檢查記錄
(2)有關(guān)財(cái)務(wù)記錄(由財(cái)務(wù)人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
