某物業(yè)檔案管理制度范文
第1篇 某物業(yè)檔案管理制度
f物業(yè)檔案管理制度
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管,分類編號、編注目錄,以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印,應(yīng)事先請示,未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù),做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異常或丟失,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。
第2篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;
所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。
如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第3篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準(zhǔn)確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事檔案實(shí)行以人立卷,所有員工從進(jìn)入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、 員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進(jìn)入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點(diǎn)。
四、 員工進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應(yīng)聘人員登記表、體檢表、身份證、學(xué)歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復(fù)印件(驗(yàn)原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、任免職務(wù)的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團(tuán)志愿書及材料等。
五、 應(yīng)當(dāng)歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內(nèi)要進(jìn)入本人的檔案案卷。
六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時間、排列順序等。
七、 員工檔案的存放地點(diǎn)和存放器具應(yīng)當(dāng)滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。
九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、 失去保存價值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)予以銷毀,銷毀時做好記錄。
第4篇 物業(yè)公司客戶檔案管理制度
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1. 及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
第5篇 物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
1目的對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責(zé)
3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。
3. .2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3. .3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時,工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。
如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進(jìn)行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。
接管驗(yàn)收完畢后,接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。
小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進(jìn)行編號。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。
由文員進(jìn)行復(fù)印,核對無誤后并進(jìn)行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。
第6篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;
語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;
在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。
文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;
對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。
查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。
3. 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2. 鑒定的主要項(xiàng)目有:a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4. 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。
銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第7篇 商住物業(yè)客戶檔案管理制度
商住大廈客戶檔案管理制度
1 制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
2 管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
3 適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補(bǔ)充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10.客戶請修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
4 注意事項(xiàng)
1.及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
5 工作表格
1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)
2.客戶緊急聯(lián)絡(luò)表(qms-pm-31302)
3.非機(jī)動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)
4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)
5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)
6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)
7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)
8.電話變更登記表(qms-pm-31308)
9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)
10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)
11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)
12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)
13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)
14.移機(jī)電話統(tǒng)計表(qms-pm-31314)
15.車位申請登記表(qms-pm-31315)
16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)
17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)
18.水、電表底數(shù)確認(rèn)單(qms-pm-31318)
第8篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
第9篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項(xiàng)目/001
3)財務(wù)類檔案:會計年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
第10篇 物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度
物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。
7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗(yàn)收合格文件。
3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗(yàn)收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。
3)公司管理費(fèi)財務(wù)報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、儲存方法?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
第11篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
②對各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識;
③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎牌、榮譽(yù)證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進(jìn)行分類、編號并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項(xiàng)目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎杯等實(shí)物:
相關(guān)部門辦理
證件、證書領(lǐng)取
及時存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
第12篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機(jī)密文件:公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀(jì)要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗(yàn)資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第13篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報告、通報、會議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第14篇 物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實(shí)際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務(wù)管理部負(fù)責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準(zhǔn)銷毀的會計檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第15篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時,檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第16篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度-6
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號以一案一號為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為絕密、機(jī)密、秘密三級。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財務(wù)資料;
2、公司重要會議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務(wù)報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門
一、財務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過保存期,且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
