歡迎光臨管理者范文網(wǎng)
當(dāng)前位置:管理者范文網(wǎng) > 安全管理 > 管理制度 > 檔案管理制度

物業(yè)檔案管管理制度3篇

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):54

物業(yè)檔案管管理制度

有哪些

物業(yè)檔案管管理制度主要包括以下幾個核心部分:檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案信息化管理以及檔案工作評估。

1. 檔案分類與編碼:明確各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn),如業(yè)主資料、物業(yè)合同、設(shè)施設(shè)備記錄等,制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理:規(guī)定檔案的來源、收集方式和時間,以及整理歸檔的程序和標(biāo)準(zhǔn),確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3. 檔案保管與利用:規(guī)定檔案的存儲條件、借閱流程和期限,以及檔案的備份和更新策略。

4. 檔案安全與保密:設(shè)立安全措施,防止檔案丟失、損壞,同時明確檔案的保密級別和保密制度。

5. 檔案信息化管理:利用信息技術(shù),建立電子檔案系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和高效檢索。

6. 檔案工作評估:定期進(jìn)行檔案管理工作檢查,評估執(zhí)行效果,提出改進(jìn)措施。

實施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼:所有檔案需按照預(yù)設(shè)的類別進(jìn)行分類,每個類別分配一個獨(dú)特的三位數(shù)字編碼,如業(yè)主資料為“001”,物業(yè)合同為“002”,以此類推。編碼應(yīng)清晰標(biāo)注在檔案封面及內(nèi)部文件上。

2. 檔案收集與整理:各部門需在活動結(jié)束后一周內(nèi)提交相關(guān)文件,由檔案管理員進(jìn)行整理,按照日期和重要性排序,貼上標(biāo)簽,放入相應(yīng)的檔案盒。

3. 檔案保管與利用:檔案庫房應(yīng)保持恒溫恒濕,防火防潮。員工借閱檔案需填寫申請表,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借出,借閱期限不超過兩周。

4. 檔案安全與保密:敏感檔案需存放在保險柜內(nèi),密碼由專人管理。員工離職時,須清退所借檔案。嚴(yán)禁對外泄露業(yè)主個人信息。

5. 檔案信息化管理:所有紙質(zhì)檔案需掃描存檔,建立電子目錄,便于搜索。電子檔案應(yīng)定期備份,以防數(shù)據(jù)丟失。

6. 檔案工作評估:每季度進(jìn)行一次全面的檔案管理審計,評估檔案的完整性、保密性和利用率,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

上墻內(nèi)容

1. “檔案管理,服務(wù)業(yè)主,責(zé)任重于泰山。”

2. “分類明確,編碼清晰,檔案管理從我做起。”

3. “保護(hù)業(yè)主隱私,嚴(yán)守檔案秘密,人人有責(zé)?!?

4. “安全第一,預(yù)防為主,確保檔案安全?!?

5. “電子化管理,提高效率,便捷服務(wù)。”

6. “定期評估,持續(xù)改進(jìn),打造一流檔案管理體系。”

以上各項規(guī)章制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案管理工作,提升服務(wù)質(zhì)量,保障業(yè)主權(quán)益,望全體員工嚴(yán)格遵守。

物業(yè)檔案管管理制度范文

第1篇 某物業(yè)檔案管理制度

f物業(yè)檔案管理制度

一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類,整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。

二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管,分類編號、編注目錄,以便查閱。

三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。

四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印,應(yīng)事先請示,未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。

五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

六、定時檢查、核對檔案件數(shù),做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異?;騺G失,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,查明原因。妥善處理。

七、對已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理,銷毀檔案資料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷,防止泄密。

第2篇 商街物業(yè)檔案管理制度

步行街物業(yè)檔案管理制度

1目的

使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2適用范圍

公司所有檔案的管理。

3公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內(nèi)部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識,以便查找;財務(wù)資料由財務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。

3.2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī):由綜合文員負(fù)責(zé)從報刊雜志及政府來文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。

3.3重要資料:由綜合文員負(fù)責(zé)收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件,主要包括:

3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。

3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。

3.4.5公司會議紀(jì)要:總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等,由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

4各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求:

4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯別字。

4.1.2通常情況下,文件標(biāo)題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。

4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務(wù)部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:

1)人事類:包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報、通知等。

2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

3)通知類:內(nèi)部各類通知。

4)培訓(xùn)類:培訓(xùn)通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。

6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。

7)對外文件類:

①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等;

②對客戶發(fā)文等:

③其它類:如電話表、名單、啟示等。

4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:

4.2.1發(fā)展商提供的資料:

1)產(chǎn)權(quán)資料;

2)技術(shù)資料(含圖紙);

3)交接手續(xù)及清單等。

4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標(biāo)識,并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

4.3各類文件更改要求:

各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。

4.4各類文件發(fā)放要求:

4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別,通常應(yīng)包括以下幾類:

1)部門負(fù)責(zé)人以上人員閱;

2)主管級以上人員閱;

3)內(nèi)部傳閱;

4)張?zhí)?/p>

4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理:

4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀(jì)要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?;虮槐I、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第3篇 物業(yè)檔案管理制度

1目的

為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。

2適用范圍

適用于東莞市__物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

3職責(zé)

3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

4檔案存放位置

4.1電腦保存一份電子文檔。

4.2__四樓資料室。

5檔案管理員

5.1行政人事部

6檔案編號規(guī)則(見附件1)

7部門檔案內(nèi)容

7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

8檔案管理制度

8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。

8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9相關(guān)文檔

9.1《檔案編號規(guī)則》

10修訂及實施

10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。

物業(yè)檔案管管理制度3篇

有哪些物業(yè)檔案管管理制度主要包括以下幾個核心部分:檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案信息化管理以及檔案工作評估。1.檔案分類與編碼
推薦度:
點(diǎn)擊下載文檔文檔為doc格式

相關(guān)物業(yè)檔案管信息

  • 物業(yè)檔案管理制度范本匯編【16篇】
  • 物業(yè)檔案管理制度范本匯編【16篇】94人關(guān)注

    有哪些物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個方面:1.檔案分類與編碼:根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容,制定科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn),為每類檔案分配唯一的編碼,便于管理和檢索。2.收集與整理:規(guī)定 ...[更多]

  • 物業(yè)檔案管理制度匯編【16篇】
  • 物業(yè)檔案管理制度匯編【16篇】68人關(guān)注

    有哪些物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分:1.檔案分類與編碼:根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容,將檔案分為財務(wù)、合同、業(yè)主信息、設(shè)施設(shè)備、日常運(yùn)營等類別,并制定統(tǒng)一的編 ...[更多]

  • 物業(yè)檔案管理制度15篇
  • 物業(yè)檔案管理制度15篇64人關(guān)注

    有哪些物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分:1.檔案分類與編碼:根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容,將檔案分為財務(wù)、合同、業(yè)主信息、設(shè)施設(shè)備、日常運(yùn)營等類別,并制定統(tǒng)一的編 ...[更多]

  • 物業(yè)檔案管管理制度3篇
  • 物業(yè)檔案管管理制度3篇54人關(guān)注

    有哪些物業(yè)檔案管管理制度主要包括以下幾個核心部分:檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案信息化管理以及檔案工作評估。1.檔案 ...[更多]

  • 商街物業(yè)檔案管理制度匯編【16篇】
  • 商街物業(yè)檔案管理制度匯編【16篇】51人關(guān)注

    有哪些商街物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個方面:1.檔案分類與編碼:根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容,將其分為房產(chǎn)資料、租戶信息、合同協(xié)議、財務(wù)記錄、維修保養(yǎng)、安全消防、環(huán) ...[更多]

  • 某物業(yè)檔案管理制度16篇
  • 某物業(yè)檔案管理制度16篇32人關(guān)注

    某物業(yè)檔案管理制度范文第1篇某物業(yè)檔案管理制度f物業(yè)檔案管理制度一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類,整理、立卷,做好文件 ...[更多]

  • 物業(yè)檔案管理制度匯編(15篇)
  • 物業(yè)檔案管理制度匯編(15篇)22人關(guān)注

    有哪些物業(yè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分:1.檔案分類與編碼:根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容,將檔案分為財務(wù)、合同、業(yè)主信息、設(shè)施設(shè)備、日常運(yùn)營等類別,并制定統(tǒng)一的編 ...[更多]

相關(guān)專題

檔案管理制度熱門信息