規(guī)章制度包括哪些
公司檔案管理規(guī)章制度涵蓋以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)依據(jù)，如業(yè)務(wù)性質(zhì)、時(shí)間、重要性等。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，確保完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲(chǔ)與保管：設(shè)定檔案的存儲(chǔ)方式、期限和安全措施。
4. 利用與查詢：明確員工查閱檔案的權(quán)限、程序和保密要求。
5. 更新與銷(xiāo)毀：規(guī)定檔案的更新機(jī)制和到期銷(xiāo)毀流程。
作用和意義
這些規(guī)章制度旨在：
1. 提高效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少尋找和處理檔案的時(shí)間。
2. 保障信息安全：防止信息泄露，維護(hù)公司利益。
3. 法規(guī)遵從：確保符合相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案管理的要求。
4. 歷史追溯：為決策提供歷史數(shù)據(jù)支持，便于問(wèn)題追蹤。
怎么制定
制定規(guī)章制度應(yīng)遵循以下步驟：
1. 需求分析：了解各部門(mén)的檔案需求，識(shí)別管理痛點(diǎn)。
2. 研究法規(guī)：參照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)法規(guī)，確保合規(guī)性。
3. 征求意見(jiàn)：廣泛征求員工和管理層的建議，提高制度的接受度。
4. 制定草案：整合反饋，編寫(xiě)初步規(guī)章制度。
5. 試行與修訂：實(shí)施試行，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和完善。
6. 正式發(fā)布：經(jīng)高層審批后，正式發(fā)布并執(zhí)行。
公司檔案管理規(guī)章制度范文
第1篇 公司檔案管理規(guī)章制度
公司檔案管理規(guī)章制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第2篇 工貿(mào)公司檔案管理制度
一、目的
安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會(huì)給安全生產(chǎn)管理工作帶來(lái)重大的影響。為加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理,明確責(zé)任部門(mén)/人員、流程、形式、權(quán)限及各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案及保存要求等,確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,以便后續(xù)借鑒;使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。
三、 機(jī)構(gòu)與職責(zé)
3.1公司設(shè)立檔案室,隸屬于辦公室,并設(shè)置檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé),檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé),根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí),公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi),有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽,并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。
3.2 各部門(mén)資料管理:所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員,制定明確的資料管理員崗位職責(zé),規(guī)范部門(mén)檔案管理,實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀,必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括:
(1)安全生產(chǎn)管理委員會(huì)人員名單及變動(dòng)記錄,安全標(biāo)準(zhǔn)化體系各類(lèi)文件。
(2)安全機(jī)構(gòu)設(shè)置情況及專職、兼職安全員名單;
(3)特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單;
(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料;
(5)危險(xiǎn)源(點(diǎn))資料及三級(jí)危險(xiǎn)源(點(diǎn))管理清單;
(6)作業(yè)環(huán)境監(jiān)測(cè)資料(地壓監(jiān)測(cè)、巖石移動(dòng)觀測(cè)、粉塵濃度監(jiān)測(cè)、風(fēng)速、風(fēng)量監(jiān)測(cè)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、噪聲測(cè)定等);
(7)職工健康檔案及健康監(jiān)護(hù)資料;
(8)職業(yè)病人檔案及監(jiān)護(hù)資料;
(9)安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況;
(10)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。
(11)職工代表大會(huì)關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實(shí)情況;
(12)安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料;
(13)職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料;
(14)安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程,并匯編成冊(cè);
(15)安全措施費(fèi)用的提取和使用情況;
(16)安全教育培訓(xùn)記錄;
(17)事故應(yīng)急救援預(yù)案,事故應(yīng)急救援演練及實(shí)施記錄;
4.1.1檔案質(zhì)量
4.1.2檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整,清晰,封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值,便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的,由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
4.1.6檔案盒封面應(yīng)注明立卷人,審核人,立卷時(shí)間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),有批復(fù)的在批復(fù)年立卷,無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷;跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷;跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時(shí)間順序排列,收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件,發(fā)文正稿在前,依次為公文處理用紙,發(fā)文底稿。
4.3 歸檔類(lèi)別
4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)立類(lèi)目。安全生產(chǎn)檔案類(lèi)目設(shè)置要層次分明,概念明確,案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類(lèi)體系,便于科學(xué)管理與利用。
企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類(lèi)別:
(一)安全組織
(二)安全規(guī)章制度
(三)監(jiān)督執(zhí)法檢查
(四)安全檢查
(五)教育培訓(xùn)
(六)安全投入
(七)工傷保險(xiǎn)
(八)職業(yè)病防治
(九)勞動(dòng)防護(hù)用品
(十)“三同時(shí)”管理
(十一)安全防護(hù)設(shè)備管理
(十二)安全用電管理
(十三)特種設(shè)備管理
(十四)事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán)等)可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目。
4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn),按其載體形式分別保存,并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見(jiàn)號(hào)。
4.4檔案編號(hào)
4.4.1檔案分類(lèi)各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制《檔案登記目錄表》,將所有分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
4.4.2檔案分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。
4.4.3公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”,各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料,應(yīng)按自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔,在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間,系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。
4.5.2歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂,保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié),自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料;
4.5.2.2 30年
安全技術(shù)管理規(guī)劃、計(jì)劃、通報(bào)、會(huì)議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應(yīng)急演練活動(dòng)文件材料
4.5.3 公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類(lèi),份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,每份文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù),轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,均不得分開(kāi)。
4.5.5 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后,要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續(xù):
(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí),應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱,經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
(2)檔案員接到借閱條,經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時(shí)催還。
(3)檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案員核查無(wú)異后,檔案即歸入檔夾,填寫(xiě)歸還日期,在記錄上寫(xiě)明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
4.6.1.4借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更借閱登記,不得私自授受。
4.6.2銷(xiāo)毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明:銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。
4.6.2.2銷(xiāo)前,按照清冊(cè)清點(diǎn);銷(xiāo)后,在清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項(xiàng);正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明:
移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
4.6.3.2移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守,遵守紀(jì)律,保守秘密,樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想,主動(dòng),準(zhǔn)確,迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
4.7檔案庫(kù)房管理
設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù),對(duì)上述要求檔案管理的資料進(jìn)行管理,檔案庫(kù)要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染等庫(kù)房安全管理要求,配備防盜門(mén)窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲(chóng)藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。應(yīng)關(guān)注電子媒體文件和檔案的管理,確認(rèn)是否有規(guī)定,能否及時(shí)修改等。
4.8附則
在本制度框架下,公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則,但不得與本制度發(fā)生沖突,經(jīng)報(bào)辦公室備案后,與本制度具有同等效力。
第3篇 石油公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
石油銷(xiāo)售公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及檔案管理制度
第一章 總則
第一條為了保護(hù)職工健康和維護(hù)企業(yè)權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,石油銷(xiāo)售公司(以下簡(jiǎn)稱hb公司或公司)為勞動(dòng)者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保存,特制訂本制度。
第二條本制度適用于hb公司各部室以及所有從事勞動(dòng)的員工。
第二章 管理
第三條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保管。
第四條職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
(一)勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
(二)相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;
(三)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(四)職業(yè)病診療等健康資料。
第五條公司綜合辦公室檔案管理人員必須維護(hù)勞動(dòng)者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動(dòng)者或其近親屬、勞動(dòng)者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動(dòng)者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。
第六條勞動(dòng)者離開(kāi)公司時(shí),本人有權(quán)索取健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,檔案管理人員應(yīng)如實(shí)、無(wú)償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
第七條對(duì)已離職人員的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,應(yīng)在離職后三個(gè)月后進(jìn)行封存,并保存10年以上,以備上級(jí)部門(mén)查閱。
第八條勞資部檔案管理人員應(yīng)將職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案妥善保管,保證檔案安全。
第九條其他依照公司檔案管理制度執(zhí)行。
第三章 附則
第十條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第4篇 建筑公司檔案管理制度
建筑工程公司檔案管理制度
1.檔案管理目的
為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理制度,全面加強(qiáng)公司各部門(mén)之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理,促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門(mén)的各項(xiàng)工作更好的服務(wù),公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī),制定本公司的檔案管理制度。
2.檔案管理范圍
2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。
2.2本制度中所稱的公司檔案,是指公司在各項(xiàng)建筑施工;經(jīng)營(yíng)運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類(lèi)包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。
3.檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
3.1公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中:一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)對(duì)本部門(mén)檔案資料的整合管理。
3.2綜合部對(duì)公司各部門(mén)上交的檔案進(jìn)行管理。
3.2.1 公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律,法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。
3.2.2 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督,指導(dǎo)公司各部門(mén)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。
3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門(mén)的檔案工作,并建立獨(dú)立的檔案室,負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。
3.3各部門(mén)應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料,并建立檔案目錄,以方便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。
3.3.1 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本部門(mén)不同種類(lèi)文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類(lèi)存放,便于利用和歸檔。
3.3.2 負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理,頁(yè)碼編寫(xiě)準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
3.3.4 保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷,保證文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃,按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。
3.4檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,對(duì)文件、材料等的安全性、保密性負(fù)責(zé),并且忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
3.5檔案管理人員變動(dòng)時(shí),綜合部部長(zhǎng)要對(duì)檔案交接負(fù)有監(jiān)交責(zé)任,且應(yīng)該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。
3.6會(huì)計(jì)類(lèi)檔案將由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管,以方便財(cái)務(wù)核對(duì)和審批工作。
4.檔案管理原則
4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。
4.2歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
4.3借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。需要長(zhǎng)期借出的需經(jīng)檔案管理員上報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4任何人不得拒絕歸檔,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4.5歸檔文件的密級(jí),按照《保密工作管理規(guī)定》的相關(guān)條款確定,絕密類(lèi)檔案應(yīng)單獨(dú)入柜保管,嚴(yán)防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán),專利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn)保管。
4.6借閱歸檔時(shí)如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁(yè)等情況,檔案管理員立即向綜合部部長(zhǎng)報(bào)告,經(jīng)查清責(zé)任后并視嚴(yán)重程度做出相應(yīng)處理決定。
4.7借用存檔文件資料時(shí),檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級(jí),要求借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄,認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。
4.8公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來(lái)人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
4.9企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由銷(xiāo)毀檔案材料的所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。
5.檔案管理辦法
5.1檔案檔號(hào)的編制:
5.1.1 檔號(hào)編制原則:檔號(hào)是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù),它反映公司檔案分類(lèi)體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求,并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。
5.1.2 檔號(hào)編制方法
■檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類(lèi)號(hào)、(一級(jí)分類(lèi)、二級(jí)分類(lèi))年度號(hào)和案卷號(hào)組成。
5.2檔案保存期限:
5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三種。
5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營(yíng);水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長(zhǎng)期保存;會(huì)計(jì)類(lèi)檔案資料保存期應(yīng)按會(huì)計(jì)制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.3檔案的歸檔
5.3.1 歸檔范圍:可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行歸檔,具體應(yīng)由公司各部門(mén)的負(fù)責(zé)人確定編制。
5.3.2 歸檔要求:
■公司各部門(mén)每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項(xiàng)目可以分階段或者全部竣工驗(yàn)收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門(mén)形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應(yīng)的文字性說(shuō)明一起于年終時(shí)向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門(mén)向檔案室歸檔,對(duì)于會(huì)議形成的聲像歸檔,會(huì)議結(jié)束后半個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí),雙方當(dāng)面點(diǎn)清,并同時(shí)在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報(bào)送給檔案管理部門(mén)《文件更改申請(qǐng)單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。
■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復(fù)印件。
5.4工程竣工檔案管理:
5.4.1 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi),項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目,并上報(bào)各相關(guān)主管部門(mén)審核合格后,裝訂成冊(cè),上交綜合部,辦理檔案移交手續(xù)。
5.4.2 項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時(shí)所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。
5.4.3 檔案借閱時(shí)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可借閱。在借閱的過(guò)程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔案室。
5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后,將存檔情況上報(bào)總經(jīng)理。
5.4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū),按工程分類(lèi),按專業(yè)分號(hào)。按先后順序整齊存放,并填寫(xiě)《竣工檔案登記明細(xì)表》,檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱一專業(yè)一順序號(hào)。
6.檔案分類(lèi)管理說(shuō)明
6.1文件檔案的管理:
6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
6.1.2 公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
6.1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(zhǎng)審批。
6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm_297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
6.2電子文檔的管理:
6.2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在無(wú)紙化計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常
改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
6.2.2 收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
6.2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
6.3聲像檔案的管理:
6.3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
6.3.2 文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
6.3.3 聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
6.3.4 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
第5篇 公司文書(shū)檔案立卷歸檔制度范本
公司文書(shū)檔案立卷歸檔制度
第一章總則
第一條為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作,特制訂本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。有關(guān)人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
(1)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)旅費(fèi)。
(2)本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)。
(1)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
(2)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(3)經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條信訪工作材料。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第四章平時(shí)歸卷
第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷案卷質(zhì)量要求
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
第6篇 裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度
裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度1總則
1.2 本制度所指的檔案,包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3 公司的各類(lèi)檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。2檔案的收集與管理
2.1 堅(jiān)持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。
2.2 公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。
2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸檔。
2.5 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能給予報(bào)銷(xiāo)。
2.6 本公司召開(kāi)全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能報(bào)銷(xiāo)相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門(mén))的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門(mén))文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門(mén))的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門(mén))承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書(shū)、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍
3.1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資
3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。
3.4 本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8 本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。4平時(shí)歸檔
4.1 各部門(mén)對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類(lèi)目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔
5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3 歸檔的文件資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件資料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
5.8 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.1 0案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
第7篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準(zhǔn)確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事檔案實(shí)行以人立卷,所有員工從進(jìn)入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、 員工檔案一般包括兩個(gè)部分,一是員工進(jìn)入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點(diǎn)。
四、 員工進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應(yīng)聘人員登記表、體檢表、身份證、學(xué)歷證明、特種作業(yè)操作證等證書(shū)的復(fù)印件(驗(yàn)原件);勞動(dòng)合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級(jí)、任免職務(wù)的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎(jiǎng)勵(lì)、處分審批表,入黨入團(tuán)志愿書(shū)及材料等。
五、 應(yīng)當(dāng)歸入員工檔案的材料,在其形成一個(gè)月內(nèi)要進(jìn)入本人的檔案案卷。
六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊(cè),案卷封面后首頁(yè)為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時(shí)間、排列順序等。
七、 員工檔案的存放地點(diǎn)和存放器具應(yīng)當(dāng)滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過(guò)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。
九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶頭的員工離開(kāi)本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、 失去保存價(jià)值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)予以銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀時(shí)做好記錄。
第8篇 裝飾公司檔案保密制度
裝飾工程公司檔案保密制度
1、檔案按類(lèi)別、按級(jí)別、按時(shí)間的先后順序進(jìn)行歸類(lèi)管理,所有檔案分為三類(lèi):
一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門(mén)經(jīng)理均有權(quán)查閱;保密檔案各部門(mén)經(jīng)理如要查閱的,必須由行政部經(jīng)理簽字才能查閱;絕密檔案一般不準(zhǔn)任何人查閱(注:副總、總經(jīng)理除外),如有特殊情況需要查閱的部門(mén)經(jīng)理,必須要總經(jīng)理簽字同意,且必須在行政部所指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱,公司檔案不準(zhǔn)任何人帶出公司。
2、除本部門(mén)工作人員外,未經(jīng)許可,任何人不得私自進(jìn)入其他辦公場(chǎng)所,未經(jīng)許可,不得使用其它部門(mén)人員電腦,不得查看u盤(pán)、光盤(pán)及軟盤(pán)中的文件資料,更不能翻閱、抄錄其他部門(mén)資料。
3、在打印、復(fù)印文件或資料中,應(yīng)樹(shù)立保密意識(shí),不得隨意將文件、資料內(nèi)容泄露給公司外部人員及其他無(wú)關(guān)人員,打印、復(fù)印錯(cuò)誤的重要文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀,不得亂丟亂放。
4、負(fù)責(zé)文件及檔案的管理人員應(yīng)具有高度保密意識(shí),不得向任何人有意無(wú)意泄露公司的機(jī)密。公司員工應(yīng)做到“不該說(shuō)的話不說(shuō)”,“不該問(wèn)的事不問(wèn)”。廢舊文件不得隨意丟棄,經(jīng)公司認(rèn)定作廢的文件應(yīng)定期銷(xiāo)毀。
5、公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。
6、財(cái)務(wù)人員應(yīng)妥善保管好帳務(wù)、報(bào)表、資料,不得將公司機(jī)密泄露給予任何人。
7、合同文件、財(cái)務(wù)狀況及其它重要的公司內(nèi)部文件應(yīng)特別注意保密原則,各種資料應(yīng)妥善保存,更不能泄露給其他人。
8、凡重要文件,未經(jīng)上級(jí)允許,不得復(fù)制、抄錄。
9、員工的薪金、獎(jiǎng)金公司予以保密,嚴(yán)禁任何人互相打聽(tīng)、攀比。
10、不得向無(wú)關(guān)人員泄露商品進(jìn)價(jià)和公司的重要數(shù)據(jù)資料,做好保密工作。
11、員工應(yīng)盡忠盡職、努力工作,珍惜公司信譽(yù),工作中不得泄露公司商業(yè)秘密或資料。
以上各條,公司員工應(yīng)倍加注意,若有違犯,視情節(jié)給予警告、扣分、記過(guò)、記大過(guò),或處以50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者給予辭退或開(kāi)除處理,如給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失,公司保留依法追究刑事責(zé)任之權(quán)力。
第9篇 領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé),各部門(mén)協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類(lèi)公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類(lèi)文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;
3、政府部門(mén)下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門(mén)每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門(mén)的各類(lèi)專業(yè)檔案,部門(mén)應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;
6、各類(lèi)文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé),檔案管理員保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度,即:資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔;3、各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門(mén)經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
(五)檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料;
2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第10篇 公司檔案工作管理制度
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。
第11篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門(mén)均應(yīng)指定兼職文書(shū)人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二) 本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。
第七條 各部門(mén)兼職文書(shū)的職責(zé):
(一) 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
(二) 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、 平時(shí)歸檔
第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條 永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)核準(zhǔn)后實(shí)施,修改亦然。
第12篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度-6
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度6
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2 對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0 檔案的種類(lèi)
3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.12 技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。
5.0 檔案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對(duì)于某些專門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。
5.3.11 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。
5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
6.2 各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情
況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6 外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.0 超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。
8.3 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷(xiāo),嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。
9.0 檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
第13篇 _公司檔案管理制度二
某公司檔案管理制度(二)
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條 凡公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條 各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條 公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 歸檔范圍
第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(合同、中標(biāo)通知書(shū)等)均屬歸檔范圍。
第六條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;
(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門(mén)、各項(xiàng)目部的請(qǐng)求與本公司的批復(fù);
(三)公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料;
(七)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括電子文檔等);
(八)公司及各部門(mén)、項(xiàng)目部成立、啟用印章 及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(九)公司及各部門(mén)、項(xiàng)目部制定的規(guī)章 制度等;
(十)公司的簡(jiǎn)介、榮譽(yù),有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十一)公司及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用等工作形成的文件材料;
(十二)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工檔案;
(十三)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;
(十四)公司或部門(mén)、項(xiàng)目部與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
(十五)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
第三章 立卷歸檔要求
第七條 公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向公司辦公室移交。
第八條 各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十條 歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:各種協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章 程、項(xiàng)目人員任免文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)資料等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi)。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料下面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門(mén)立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章 檔案保管期限
第十一條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十二條 確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第十三條 公司辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第十五條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。
第十六條 銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十七條 公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
第十八條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。
第二十條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十一條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十二條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。
第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章 懲戒
第二十四條 公司員工凡違反制度,泄露秘密,按《公司保密工作條 例》進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,扣500-1000元獎(jiǎng)金,并予以通報(bào)批評(píng),情況嚴(yán)重者辭職、辭退。
第14篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價(jià)值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類(lèi)會(huì)議所形成的文件,包括會(huì)議通知、議程、名單、會(huì)議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會(huì)議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會(huì)議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒(méi)有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷,跨年度計(jì)劃放在計(jì)劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會(huì)議文件放在開(kāi)會(huì)年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫(xiě)件號(hào)和頁(yè)號(hào)。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購(gòu)置嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、變價(jià)處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報(bào)廢的程序和規(guī)定并及時(shí)上報(bào)相關(guān)主管部門(mén)。
(四)加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國(guó)有資產(chǎn)流失。
三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類(lèi)報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門(mén)的各類(lèi)報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類(lèi)合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無(wú)論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識(shí)別并登記。對(duì)接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項(xiàng)目部任何部門(mén)、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人銷(xiāo)毀,并簽名注銷(xiāo)。
第15篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;
②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
③組織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類(lèi)別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并由專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
相關(guān)部門(mén)辦理
證件、證書(shū)領(lǐng)取
及時(shí)存入公司檔案室
檔案管理員分類(lèi)登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
第16篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
第17篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度怎么寫(xiě)
1.目的為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2. 適用范圍公司行政人事部及各項(xiàng)目部相關(guān)部室對(duì)培訓(xùn)文件檔案的管理。
3. 職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3. 2項(xiàng)目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4. 術(shù)語(yǔ)無(wú)
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類(lèi)培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1 日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績(jī)單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無(wú)論筆試、口試及實(shí)操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績(jī)單》記錄成績(jī)。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明了解的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績(jī)記錄。
5.1.1.2 7+1培訓(xùn)檔案
5.1.1.2 .17+1培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》、《7+1培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3 .1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3 .2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤(pán)等),其他請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來(lái)文件存檔目錄
5.1.3.1 有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2 根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項(xiàng)目部每月上報(bào)總部的月培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施表應(yīng)按時(shí)存檔。
5.1.3.3 有關(guān)于培訓(xùn)評(píng)估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3 歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4 歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5 對(duì)于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時(shí)輸入電腦。
5.3.6 各種文件資料收集、分類(lèi)后,需在一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1 借閱:同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷(xiāo)毀同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行行政總監(jiān)。
7. 相關(guān)/支持性文件《文件檔案管理規(guī)定》《培訓(xùn)管理制度》《培訓(xùn)評(píng)估管理制度》《培訓(xùn)教材管理制度》《培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)防范管理規(guī)定》《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格《檔案/圖書(shū)/資料借閱單》《文件資料銷(xiāo)毀登記表》《簽到表》《培訓(xùn)工作記錄表》《培訓(xùn)考核成績(jī)單》《7+1培訓(xùn)計(jì)劃》《7+1培訓(xùn)記錄表》《外派培訓(xùn)合同》《培訓(xùn)教材工作單》
第18篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):
1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議)
_物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
_保安值班記錄
_設(shè)備值班與巡檢記錄
_管理工作計(jì)劃與報(bào)告
_工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
_物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
_用戶報(bào)修與投訴處理記錄
_承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
第19篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門(mén)均應(yīng)指定兼職文書(shū)人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二)本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門(mén)兼職文書(shū)的職責(zé):
(一)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
(二)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、平時(shí)歸檔
第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第20篇 企業(yè)公司檔案管理制度
企業(yè)(公司)檔案管理制度5
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。
