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有哪些
附屬中學(xué)檔案統(tǒng)計制度主要包括以下幾個核心部分:
1. 檔案分類與編碼:確保所有文件和記錄被正確分類,便于檢索和管理。
2. 數(shù)據(jù)收集與錄入:規(guī)定如何收集學(xué)校各項活動的數(shù)據(jù),并將其準(zhǔn)確無誤地錄入系統(tǒng)。
3. 統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)與方法:設(shè)定統(tǒng)一的統(tǒng)計指標(biāo)和計算方式,保證數(shù)據(jù)的一致性。
4. 檔案存儲與保護(hù):規(guī)定檔案的保存條件和期限,以防止信息丟失或損壞。
5. 審核與更新機(jī)制:設(shè)定定期審核和更新檔案的流程,確保信息的時效性。
6. 訪問權(quán)限與保密:明確不同人員對檔案的訪問權(quán)限,維護(hù)信息安全。
內(nèi)容是什么
這些制度的內(nèi)容涵蓋了從檔案的產(chǎn)生到銷毀的整個生命周期。例如,檔案分類與編碼涉及對教學(xué)、行政、財務(wù)等各類文件的劃分;數(shù)據(jù)收集與錄入規(guī)定了數(shù)據(jù)來源和錄入規(guī)范,可能包括紙質(zhì)文件的掃描、電子表格的填寫等;統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)與方法需要詳細(xì)列出各項統(tǒng)計數(shù)據(jù),如學(xué)生人數(shù)、考試成績、教師評價等;檔案存儲與保護(hù)則關(guān)注物理存儲環(huán)境和數(shù)字備份策略;審核與更新機(jī)制確保檔案的準(zhǔn)確性;訪問權(quán)限與保密條款規(guī)定了哪些人員可以查看特定檔案,以及如何處理敏感信息。
規(guī)范
這些制度的制定需遵循國家及地方的檔案法規(guī),同時結(jié)合學(xué)校的實際運作情況。制度應(yīng)清晰易懂,具有操作性,并定期進(jìn)行審查和修訂。此外,還需要對所有員工進(jìn)行培訓(xùn),確保他們了解并遵守這些規(guī)定。
重要性
附屬中學(xué)檔案統(tǒng)計制度的重要性不言而喻。它能保障學(xué)校運營的透明度,提供決策依據(jù),同時保護(hù)學(xué)生的隱私和學(xué)校的利益。良好的檔案管理有助于提高工作效率,防止信息混亂,也是學(xué)校合規(guī)經(jīng)營、提升管理水平的重要標(biāo)志。因此,建立健全的檔案統(tǒng)計制度對于附屬中學(xué)的長期發(fā)展至關(guān)重要。
附屬中學(xué)檔案統(tǒng)計制度范文
第1篇 附屬中學(xué)檔案統(tǒng)計制度
附屬中學(xué)檔案統(tǒng)計制度
一、檔案室指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成(含人事檔案)、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負(fù)責(zé)上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
二、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ),應(yīng)結(jié)合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:
1.卷內(nèi)目錄;
2.案卷目錄;
3.檔案收進(jìn)、移出登記(可按類別,分別設(shè)置登記薄);
4.檔案利用與利用效果登記等等。
三、建立健全統(tǒng)計臺帳,到年末各類檔案的遞增數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚,數(shù)字準(zhǔn)確無誤。
四、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準(zhǔn)確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
五、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常的工作中進(jìn)行,隨時保持實物(案卷)與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
六、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計的數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標(biāo),進(jìn)行調(diào)查,綜合分析、對比,從中找出存在的問題,提出改進(jìn)措施。
第2篇 附屬中學(xué)檔案保密安全制度
附屬中學(xué)檔案保密安全制度
一、檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及學(xué)校各項保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
二、檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借、查閱制度;履行借閱登記手續(xù);“內(nèi)部事項”等重要材料的借閱,必須認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定要求。
三、借出的檔案材料務(wù)必定期歸還,借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
四、任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
五、檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假;不得向外提供的某些檔案原始材料,一定要向分管校長請示后再作決定,嚴(yán)防泄密。
六、檔案庫房明顯處要有安全防火設(shè)備,禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房。
七、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房。
八、檔案室的門窗、卷柜必須牢固,下班時門窗、密集架必須鎖好,經(jīng)檢查后方可離開。
第3篇 附屬中學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)檔案利用(查閱、借閱)制度
一、本校教師、職工利用檔案,必須持有學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見,分管校長批準(zhǔn)的閱檔單。
二、本校學(xué)生利用檔案,必須持有學(xué)生證及學(xué)生科的介紹信,在檔案室查閱,不能借出。
三、外單位人員利用檔案,必須持有本人單位介紹信,并學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見,分管校長批準(zhǔn)后,方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案室閱覽,如因工作需要必須借出,需經(jīng)分管校長同意,并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過兩周,特殊情況,經(jīng)檔案室主任同意,可辦理續(xù)借手續(xù),并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案,如有破損、丟失、涂改等情況,立即追究責(zé)任,并向檔案室主任報告。
八、檔案管理人員提供證明材料,應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法,并仔細(xì)校對、審查、加蓋公章,確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實性。
九、查(借)閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第4篇 附屬中學(xué)檔案銷毀制度
附屬中學(xué)檔案銷毀制度
檔案室保管的檔案,經(jīng)認(rèn)真鑒定后,確認(rèn)沒有保存價值的或已經(jīng)保管期滿(長期保管為16~30年左右,短期保管為15年以下)的檔案就應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀工作是一項十分嚴(yán)肅的工作,必須認(rèn)真做好,為此,特制定如下銷毀制度。
一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)
1.保管時間標(biāo)準(zhǔn)
短期保管的檔案,15年期滿,經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查,分管校長批準(zhǔn)即可銷毀;30年保管的檔案, 50年期滿,經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的必要,經(jīng)分管校長批準(zhǔn)即可銷毀。
2.檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn)
檔案室對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下,對原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷,要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定,用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn),重新判定檔案的價值,剔除無繼續(xù)保存價值的檔案。
二、銷毀檔案的程序
1.檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見;并對擬銷毀的檔案按類別造冊登記,分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。
2.匯總初審意見,編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊,是準(zhǔn)備剔除銷毀案卷的登記薄。同時,還應(yīng)撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
3.銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交分管校長審核、批準(zhǔn)。
4.銷毀時要進(jìn)行監(jiān)銷
經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須送指定地點化為紙漿;不準(zhǔn)出賣或做其它用;銷毀檔案時,要有人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。
三、銷毀檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)
1.檔案銷毀的具體工作由檔案室承辦,并將銷毀清冊立卷歸檔。
2.送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷的清冊,必須經(jīng)分管校長簽字,方為生效;并加以妥善保管。
3.銷毀清冊及銷毀檔案的書面報告必須經(jīng)校主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)簽字,方能生效。
第5篇 附屬中學(xué)涉密檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)涉密檔案利用(查閱、借閱)制度
一、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》及上級有關(guān)涉密檔案查、借閱規(guī)定,并認(rèn)真實施。
二、原則上凡屬機(jī)密和秘密文件不允許借出檔案室,如特殊情況須嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù)。
三、凡是借閱秘密和機(jī)密文件時,必須經(jīng)分管校長審批簽字,填寫借閱登記表,嚴(yán)格履行借閱手續(xù),手續(xù)齊全后方可借閱。
四、凡借出的涉密檔案要限三日內(nèi)必須返還。否則將追究其責(zé)任。
五、涉密文件嚴(yán)禁復(fù)印。
第6篇 附屬中學(xué)檔案庫房管理制度
附屬中學(xué)檔案庫房管理制度
一、檔案室集中統(tǒng)一保管全校七大類檔案(文書類、教育教學(xué)類、基本建設(shè)類、財會類、學(xué)生類、聲像類、實物類)。
二、檔案要按七大類分年度有秩序地排列存放,要認(rèn)真清點、核對。架、柜應(yīng)分類編號,庫內(nèi)應(yīng)有檔案存放排列示意圖。
三、檔案都應(yīng)保存在密集架內(nèi)。在非常情況下要采取有效措施,盡一切可能,將檔案安全轉(zhuǎn)移。
四、加強(qiáng)庫房安全管理,非本室人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。
五、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品,不準(zhǔn)在庫房內(nèi)吸煙,庫房內(nèi)無人時要切斷電源、水源、火源。庫房周圍的明顯處要配置防火設(shè)備。
六、要定期檢查庫房內(nèi)的安全設(shè)備、溫濕度情況、檔案完好程度,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取有效措施及時解決。
七、要采取相應(yīng)措施、保證庫房內(nèi)達(dá)到三無(無鼠、無蟲、無塵)、四防(防盜、防水、防潮、防陽光),保證檔案安全,延長檔案的壽命。
八、檔案庫房的門、窗要緊固,庫內(nèi)無人時要關(guān)好門、窗并上鎖,每天上、下班要對庫房進(jìn)行一次認(rèn)真的安全檢查,發(fā)現(xiàn)可疑跡象要及時報告并作好相應(yīng)處理。
九、要建立登記和統(tǒng)計制度,帳目、庫存數(shù)量要一致,各庫房內(nèi)存放的檔案的類別、數(shù)量應(yīng)按年代作好統(tǒng)計,為上報各種統(tǒng)計報表作好基礎(chǔ)工作。