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第1篇 物業(yè)行政管理安全管理規(guī)定怎么寫
物業(yè)行政管理之安全管理規(guī)定本公司各部門應(yīng)隨時注意工作環(huán)境安全與衛(wèi)生設(shè)施,以維護員工身體健康。
員工應(yīng)遵守公司有關(guān)辦公安全及消防、個人安全的有關(guān)規(guī)定。
1. 辦公安全
1.1 來訪者必須在接待者的陪同下方可進(jìn)入公司范圍。
來訪者不可單獨在辦公場所進(jìn)出。
1.2 公司員工應(yīng)注意保管好公司文件,不得泄露或讓非相關(guān)人員傳閱,保守商業(yè)機密是每個員工應(yīng)遵守的紀(jì)律之一。
凡廢棄、復(fù)印有錯漏、重復(fù)的機密文件須及時銷毀,不得隨意亂棄。
1.3 所有公司電腦上的軟件和文件均屬公司財產(chǎn),不得用作私人用途或提供給其他公司各部門,管理電腦的員工應(yīng)注意電腦的加密,應(yīng)定期更換密碼。
1.4 員工外出離開辦公室要檢查空調(diào)、電腦、電燈、門窗等是否關(guān)好門。
出入辦公室隨手關(guān)門。
2. 消防安全2.1 節(jié)假日、周末休息日必須檢查 辦公室內(nèi)所有電源。
2. 2 如發(fā)生火警,不論程度大小,必須保持冷靜,并立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)處理,呼叫援助。
2. 3 使用電器須防止電線負(fù)荷過重。
2. 4 公司辦公室及房間內(nèi)禁止存放各種易燃易爆物品。
2. 5 樓梯、過道、出口處嚴(yán)禁堆放物品。
2. 6 吸煙者離開前必須注意熄滅煙頭。
2. 7 員工宿舍及餐廳需小心煙火。
2. 8 火警電話:119.
3. 個人安全3.1 員工在工作中應(yīng)遵循工作指導(dǎo)安全操作。
3. 2 員工在工作時間外應(yīng)注意個人安全,遵守交通規(guī)則,做好自我保護措施。
3. 3 報警電話:1103.4
第2篇 物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定
物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定
公司每位員工都有責(zé)任和義務(wù)保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴(yán)格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個良好有序的工作環(huán)境。
1工作證的佩戴
1.1 公司所有員工在上班時間(外出業(yè)務(wù)工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。
1.2 員工若不慎將工作證遺失,應(yīng)立即報告人事行政部,并及時補辦工作證。
1.3 工作證屬公司財產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。
2.電腦的使用
2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;
2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進(jìn)行處理;
2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴(yán)重者,予以免職,如造成經(jīng)濟損失者,需按實賠償。
2.4 為推動辦公自動化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應(yīng)自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務(wù)。否則,造成工作缺失,須負(fù)相應(yīng)責(zé)任。
2.5 上班時間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。違者將受嚴(yán)重警告處分。
3.電話的使用
3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴(yán)禁因私用電話閑聊,嚴(yán)禁打聲訊臺。
3.2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時需經(jīng)人事行政部批準(zhǔn),并做好登記手續(xù)。
3.3 辦公電話應(yīng)長話短說,提高辦事效率。
3.4 因私使用長途電話的員工,應(yīng)自覺登記并盡量縮短講話時間。
4.復(fù)印、打印、傳真機的使用
4.1 各部門使用復(fù)印、打印、傳真機需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實用數(shù)量領(lǐng)取紙張。
4.2 傳真機的使用,由人事行政部派專人負(fù)責(zé),并做好各部門的傳真文件的登記工作。
4.3 復(fù)印紙應(yīng)合理使用,注意節(jié)約。非公文用紙應(yīng)首選已單面使用的紙張。(保密文件除外)
5.辦公文具的管理
5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費。
5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;
5.3 非易耗品的申購:計算器、訂書機、打孔機等耐用文具,各部門已申購1-2臺的情況下,不再給予申購。如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。
5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計、采購、保管。
5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),人事行政部主管批準(zhǔn)后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。非易耗品的領(lǐng)用須建立個人臺帳,并置于個人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負(fù)責(zé)管理。
6.信件收發(fā)與報刊管理
6.1 信件收發(fā)
所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。
6.2 報刊、雜志管理
各部門因工作需要訂閱報刊、雜志,須填寫《訂閱報刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報刊、雜志由各部門自行保管。如因工作關(guān)系需要借閱報刊或雜志,必須要知會部門負(fù)責(zé)人,取得批準(zhǔn),并辦理相應(yīng)手續(xù)方可借閱。
7.文件管理
7.1 每個部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應(yīng)經(jīng)常檢查存檔文件,及時剔除過時,過期文件按規(guī)定銷毀處理。
7.2 保密文件需由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得動用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機密的文件、實物。
7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負(fù)責(zé)初審、呈批簽發(fā)、復(fù)印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),并由人事行政部備份一份存檔。
7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),由人事行政部專人負(fù)責(zé)登記、收發(fā)、存檔、管理工作。
8.公司檔案管理規(guī)定
在公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生和形成的具有保存價值的各種文件、資料均應(yīng)歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復(fù)印存檔。特殊部門(如財務(wù)部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。
8.1 文書類:
1)公司辦公會記錄、會議紀(jì)要;
2)公司召開各種專題會議記錄;
3)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報等;
4)公司在各項重大活動中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;
5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計劃、預(yù)決算報告、統(tǒng)計報表等;
6)公司的請示報告和上級單位的批復(fù),各部門的請示和公司的批復(fù);
7)公司體制改革、機構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;
8)職工任免、獎懲、通知、通報、批復(fù)等;
9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報告、批復(fù);
10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;
11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。
8.2 科技類:
1)行政類:
a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;
b、辦公設(shè)備運行、維修記錄;
c、辦公設(shè)備報廢的文件材料等。
2)工程類:
a、計劃任務(wù)書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;
b、選址報告、審批文件;
c、工程預(yù)決算、施工合同、竣工圖、驗收圖、驗收鑒證報告;
d、施工圖、維修報告及批復(fù)等。
3)財務(wù)類
a、財務(wù)管理過程中的原始帳薄、憑證等;
b、財務(wù)計劃、年度報表及各級財務(wù)審計報告等。
9.公司財產(chǎn)保管
9.1 公司財產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。人事行政部對公司財產(chǎn)建立臺帳管理,對個人領(lǐng)用的公司財產(chǎn)建立個人領(lǐng)用臺帳并置于個人檔案內(nèi)。每一位員工都有義務(wù)珍惜公司財產(chǎn)。
9.2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財產(chǎn)的行為將受紀(jì)律或開除處分。
9.3 公司員工應(yīng)愛護公司物品,合理使用各項物品、設(shè)備。
9.4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動,攜出公司
外。
10.員工行為規(guī)范
10.1 行為要則
儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。
環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。
待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。
守時--守時守約,乃為人處事之基本,務(wù)求一諾千金,嚴(yán)格自律。
效率--以最簡捷的行動,最快的速度辦理每件業(yè)務(wù)。
質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務(wù),都以精湛細(xì)致、考究而使人信服。
專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務(wù),精益求精,永無止境。
勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。
謙虛--滿招損,謙受益。無論學(xué)習(xí)或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。
團結(jié)--員工同事,每日相處,應(yīng)互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團結(jié)共進(jìn)。
自律--永遠(yuǎn)不對別人批評公司,永遠(yuǎn)不對他人口語上級主管,即便離開公司,也自奉嚴(yán)格;不蜚短流長,要自尊自重。
安全--時時處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項目,可能出差錯的地方都想到,認(rèn)真細(xì)致的去做每一件事。
10.2 行為規(guī)范
1)儀容儀表
上班時間著裝應(yīng)整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。
上班或因業(yè)務(wù)進(jìn)入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;且工作卡只準(zhǔn)佩帶在胸前。
注意個人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;指甲要勤剪,不能有污跡。
上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。
男員工胡須要經(jīng)常洗刮。
女員工上班時間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。
2)工作禮儀及注意事項
與同事、上級相見,要禮貌熱情,點頭致意,并致問候。
下班離開時,要禮貌地與同事道別。
客戶或外賓來訪參觀時,行進(jìn)間相遇,應(yīng)停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;如正在崗位工作,應(yīng)微笑點頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應(yīng)體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應(yīng)有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。
出入辦公室,行走及開、關(guān)門動作要輕,不要干擾他人辦公。
進(jìn)入其它辦公室溝通或請示、報告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。
辦公室應(yīng)保持整潔,不能雜亂無序。
辦公時間不得過多談?wù)撆c工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動、閑聊。
不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;要保持安靜、嚴(yán)肅的工作氣氛。
辦公時間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜物和報紙,不得收聽廣播或錄音。
工作時間辦公室內(nèi)不準(zhǔn)吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c時,不準(zhǔn)將飯菜帶入辦公室用餐。
上級到辦公室呼叫時,應(yīng)立刻應(yīng)答,并馬上站立起來。
注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。
3)_規(guī)范禮儀
參加公司舉辦的各種會議、_,應(yīng)按時到會,不得遲到或早退。
在部門或公司舉行_、儀式等隆重場合,要保持肅靜。
在各種_或儀式過程中,要保持端莊坐姿、站姿,認(rèn)真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
_時,要等到宣布散會時方可離場。
退場時,應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
4)宿舍生活規(guī)范及禮儀
宿舍是員工休閑,溫馨的'家',我們追求一流的休閑生活環(huán)境,我們倡導(dǎo)自覺維護良好的文明環(huán)境。我們的總體要求是:整齊、清潔、悅目、舒心。
洗曬衣物等不得隨處掛在室內(nèi)或在室內(nèi)拉線晾衣服;衣物應(yīng)統(tǒng)一掛放在陽臺頂上的鐵絲上,并及時收回。
要保持地板、門窗、茶幾、臺面和訂架的整潔干凈,要定期清潔。
清潔工具、抹布等,應(yīng)放于陽臺不明顯的一角。
不得隨地吐痰,扔煙頭和紙屑等雜物,應(yīng)自覺維護環(huán)境的清潔衛(wèi)生。
愛護宿舍內(nèi)一切設(shè)備,不得擅自在墻壁、床鋪、桌椅等處隨意涂畫、張貼、刻畫。
不得向陽臺外扔任何雜物。
不得穿鞋蹬踩床鋪、桌椅。
嚴(yán)禁私自改動宿舍的照明線路和煤氣管道的分布,嚴(yán)禁偷用電和偷用燃?xì)狻?/p>
嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)賭博,酗酒。
離開房間應(yīng)關(guān)掉所有用電器。
起床、就寢要注意動作輕便,以免影響他人。
不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩吵鬧,以免影響他人學(xué)習(xí)休息。
不談?wù)撍穗[私,不搬弄是非,要保持融洽,和諧氣氛。
尊重他人,不隨意使用他人物品。
公眾服務(wù),互相幫助。
講衛(wèi)生,便后沖水。
第3篇 物業(yè)行政管理安全管理規(guī)定
物業(yè)行政管理之安全管理規(guī)定
本公司各部門應(yīng)隨時注意工作環(huán)境安全與衛(wèi)生設(shè)施,以維護員工身體健康。員工應(yīng)遵守公司有關(guān)辦公安全及消防、個人安全的有關(guān)規(guī)定。
1.辦公安全
1.1 來訪者必須在接待者的陪同下方可進(jìn)入公司范圍。來訪者不可單獨在辦公場所進(jìn)出。
1.2 公司員工應(yīng)注意保管好公司文件,不得泄露或讓非相關(guān)人員傳閱,保守商業(yè)機密是每個員工應(yīng)遵守的紀(jì)律之一。凡廢棄、復(fù)印有錯漏、重復(fù)的機密文件須及時銷毀,不得隨意亂棄。
1.3 所有公司電腦上的軟件和文件均屬公司財產(chǎn),不得用作私人用途或提供給其他公司各部門,管理電腦的員工應(yīng)注意電腦的加密,應(yīng)定期更換密碼。
1.4 員工外出離開辦公室要檢查空調(diào)、電腦、電燈、門窗等是否關(guān)好門。出入辦公室隨手關(guān)門。
2.消防安全
2.1 節(jié)假日、周末休息日必須檢查關(guān)閉辦公室內(nèi)所有電源。
2.2 如發(fā)生火警,不論程度大小,必須保持冷靜,并立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)處理,呼叫援助。
2.3 使用電器須防止電線負(fù)荷過重。
2.4 公司辦公室及房間內(nèi)禁止存放各種易燃易爆物品。
2.5 樓梯、過道、出口處嚴(yán)禁堆放物品。
2.6 吸煙者離開前必須注意熄滅煙頭。
2.7 員工宿舍及餐廳需小心煙火。
2.8 火警電話:119。
3.個人安全
3.1 員工在工作中應(yīng)遵循工作指導(dǎo)安全操作。
3.2 員工在工作時間外應(yīng)注意個人安全,遵守交通規(guī)則,做好自我保護措施。
3.3 報警電話:110
3.4 急救電話:120
第4篇 雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀(jì)要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進(jìn)行拆封。
2)按來文機關(guān)進(jìn)行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負(fù)責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經(jīng)理進(jìn)行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認(rèn)為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關(guān)人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進(jìn)行登記,以便查閱傳閱進(jìn)展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補充和糾正事項應(yīng)通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內(nèi)完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進(jìn)行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔(dān)責(zé)任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部負(fù)責(zé)人匯報。
7、回復(fù)、存檔
1)辦理完的公文,需要回復(fù)時,由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點準(zhǔn)確。
4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
5)請示問題的公文應(yīng)采取一文一事。
6)對內(nèi)對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門草擬,對外來公文的復(fù)文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對所擬公文進(jìn)行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專用術(shù)語正確并書寫清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達(dá)到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關(guān)部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務(wù)部門代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門或項目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負(fù)有完全責(zé)任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-_-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-_-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-_-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-_-004)
第5篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒管理規(guī)定
1、目的
加強對印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍
適用于對本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責(zé)
3.1 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)該部門印簽的保管,并對該部門印鑒的使用進(jìn)行審批;
3.2辦公室主任具體負(fù)責(zé)公司印鑒的保管、審批;
3.3總經(jīng)理主管印簽的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》 q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》 q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門的印簽由該部門經(jīng)理進(jìn)行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進(jìn)行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負(fù)責(zé)。
5.2印簽的使用
5.2.1各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù)或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經(jīng)理審批,蓋該部門印章。
5.2.2各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù),需用公司介紹信,由該部門經(jīng)理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3凡對外行文及一切行政往來文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4凡涉及到經(jīng)濟問題,需使用公司印簽者(含合同專用章)的,由辦公室主任審核,總經(jīng)理審批。
5.2.5凡辦公室內(nèi)發(fā)文,應(yīng)加蓋辦公室印章。
5.2.6未經(jīng)允許不得擅自使用公章。
5.2.7嚴(yán)禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應(yīng)報辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經(jīng)理,以便及時處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1各部門和辦公室應(yīng)建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門或公司印簽者,均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領(lǐng)導(dǎo)審查。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年
起草人:審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第6篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書怎么寫
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒管理規(guī)定
1、目的加強對印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍適用于對本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責(zé)3.1 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)該部門印簽的保管,并對該部門印鑒的使用進(jìn)行審批;3.2辦公室主任具體負(fù)責(zé)公司印鑒的保管、審批;3.3總經(jīng)理主管印簽的控制。
4、相關(guān)文件《文件控制程序》 q/ph-qp-
4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》 q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門的印簽由該部門經(jīng)理進(jìn)行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進(jìn)行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負(fù)責(zé)。
5.2印簽的使用
5.2.1 各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù)或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經(jīng)理審批,蓋該部門印章。
5.2.2 各部門員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù),需用公司介紹信,由該部門經(jīng)理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3 凡對外行文及一切行政往來文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4 凡涉及到經(jīng)濟問題,需使用公司印簽者(含合同專用章)的,由辦公室主任審核,總經(jīng)理審批。
5.2.5 凡辦公室內(nèi)發(fā)文,應(yīng)加蓋辦公室印章。
5.2.6 未經(jīng)允許不得擅自使用公章。
5.2.7 嚴(yán)禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應(yīng)報辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經(jīng)理,以便及時處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1 各部門和辦公室應(yīng)建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門或公司印簽者,均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領(lǐng)導(dǎo)審查。
6 使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年起草人:審核人: 審批人:日期: 日期: 日期:
第7篇 物業(yè)行政管理辦公管理規(guī)定怎么寫
物業(yè)行政管理之辦公管理規(guī)定公司每位員工都有責(zé)任和義務(wù)保持工作場所和辦公環(huán)境的整潔,嚴(yán)格遵守各種辦公設(shè)施、辦公用品的使用規(guī)則,為自己和他人創(chuàng)造一個良好有序的工作環(huán)境。
1工作證的佩戴
1.1 公司所有員工在上班時間(外出業(yè)務(wù)工作除外)必須佩戴工作證,并將工作證正確掛于胸前方。
1.2 員工若不慎將工作證遺失,應(yīng)立即報告人事行政部,并及時補辦工作證。
1.3 工作證屬公司財產(chǎn),員工在離職前需將工作證交回人事行政部。
2. 電腦的使用2.1 電腦屬公司高值固定資產(chǎn),辦公室電腦實行專人專用,未經(jīng)允許,他人不可隨意使用;2.2 安裝軟件或維修故障等所有電腦問題均需通過人事行政部專管員進(jìn)行處理;2.3 未按規(guī)定使用電腦,致使電腦損壞、資料丟失者,記大過一次,情節(jié)嚴(yán)重者,予以免職,如造成經(jīng)濟損失者,需按實賠償。
2. 4 為推動辦公自動化,提高工作效率,公司安裝有上網(wǎng)功能,配備有電腦的員工應(yīng)自覺利用網(wǎng)絡(luò)資源為工作服務(wù)。
否則,造成工作缺失,須負(fù)相應(yīng)責(zé)任。
2. 5 上班時間,員工不得上網(wǎng)聊天、打游戲,做與工作無關(guān)的事情。
違者將受嚴(yán)重警告處分。
3. 電話的使用3.1 各辦公室電話主要用途為公事聯(lián)絡(luò),嚴(yán)禁因私用電話閑聊,嚴(yán)禁打聲訊臺。
3. 2 各部門的員工因工作需要使用直撥長途時需經(jīng)人事行政部批準(zhǔn),并做好登記手續(xù)。
3. 3 辦公電話應(yīng)長話短說,提高辦事效率。
3. 4 因私使用長途電話的員工,應(yīng)自覺登記并盡量縮短講話時間。
4. 復(fù)印、打印、傳真機的使用
4.1 各部門使用復(fù)印、打印、傳真機需作好登記工作,并統(tǒng)一在人事行政部按實用數(shù)量領(lǐng)取紙張。
4.2 傳真機的使用,由人事行政部派專人負(fù)責(zé),并做好各部門的傳真文件的登記工作。
4.3 復(fù)印紙應(yīng)合理使用,注意節(jié)約。
非公文用紙應(yīng)首選已單面使用的紙張。
(保密文件除外)
5.辦公文具的管理
5.1 辦公文具的申購原則:合理利用、節(jié)約成本、杜絕浪費。
5.2 易耗品的申購:簽字筆、圓珠筆等用品要求以舊換新;
5.3 非易耗品的申購:計算器、訂書機、打孔機等耐用文具,各部門已申購1-2臺的情況下,不再給予申購。
如損壞,可按以舊換新的方式重新申購。
5.4 所有辦公文具統(tǒng)一由人事行政部統(tǒng)計、采購、保管。
5.5 公司員工或新入職員工需用文具的,填寫文具申領(lǐng)單由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),人事行政部主管批準(zhǔn)后,向?qū)９苋藛T領(lǐng)取。
非易耗品的領(lǐng)用須建立個人臺帳,并置于個人檔案內(nèi),由人事行政部專管人員負(fù)責(zé)管理。
6. 信件收發(fā)與報刊管理
6.1 信件收發(fā)所有信函來件、郵包由人事行政部統(tǒng)一簽收后分類分發(fā)到各部門,郵包、特快傳遞必須由收件部門簽領(lǐng)。
6.2 報刊、雜志管理各部門因工作需要訂閱報刊、雜志,須填寫《訂閱報刊申請表》,由人事行政部統(tǒng)一訂閱,所訂報刊、雜志由各部門自行保管。
如因工作關(guān)系需要借閱報刊或雜志,必須要知會部門負(fù)責(zé)人,取得批準(zhǔn),并辦理相應(yīng)手續(xù)方可借閱。
7. 文件管理
7.1 每個部門都配有若干文件柜以便存放文件及檔案,公司要求各部門的文件須分門別類歸檔妥善保存,員工應(yīng)經(jīng)常檢查存檔文件,及時剔除過時,過期文件按規(guī)定銷毀處理。
7.2 保密文件需由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得動用或隨意查閱,公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及公司機密的文件、實物。
7.3 公司所有發(fā)文統(tǒng)一由人事行政部負(fù)責(zé)初審、呈批簽發(fā)、復(fù)印、登記、發(fā)放、跟蹤催辦(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),并由人事行政部備份一份存檔。
7.4 公司所有傳出、傳入文件(特殊文件經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外),由人事行政部專人負(fù)責(zé)登記、收發(fā)、存檔、管理工作。
8. 公司檔案管理規(guī)定在公司經(jīng)營活動中產(chǎn)生和形成的具有保存價值的各種文件、資料均應(yīng)歸檔,由人事行政部統(tǒng)一管理,特殊資料由部門復(fù)印存檔。
特殊部門(如財務(wù)部)根據(jù)專業(yè)特性自行管理檔案。
8.1 文書類:
1)公司辦公會記錄、會議紀(jì)要;2)公司召開各種專題會議記錄;3.)公司發(fā)布的決定、條例、規(guī)定、辦法、通報等;
4)公司在各項重大活動中形成的文件、圖片、錄音、錄像帶等;
5)公司及企業(yè)編制的規(guī)劃、計劃、預(yù)決算報告、統(tǒng)計報表等;
6)公司的請示報告和上級單位的批復(fù),各部門的請示和公司的批復(fù);
7)公司體制改革、機構(gòu)成立、合并、合資、撤消、更名、啟用印章等相關(guān)文件;
8)職工任免、獎懲、通知、通報、批復(fù)等;
9)員工調(diào)出(入)、工資調(diào)整、退職、開除、解除合同的決定、通知、報告、批復(fù);
10)公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書及財產(chǎn)、物資檔案交接憑證等;
11)公司在仲裁、法律糾紛方面的訴訟案卷、判決書等資料。
8.2 科技類:
1)行政類:a、辦公設(shè)備的使用說明書、設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性的文件材料等;
b、辦公設(shè)備運行、維修記錄;
c、辦公設(shè)備報廢的文件材料等。
2)工程類:a、計劃任務(wù)書、協(xié)議書、水文地質(zhì)技術(shù)文件;
b、選址報告、審批文件;
c、工程預(yù)決算、施工合同、竣工圖、驗收圖、驗收鑒證報告;
d、施工圖、維修報告及批復(fù)等。
3.)財務(wù)類a、財務(wù)管理過程中的原始帳薄、憑證等;
b、財務(wù)計劃、年度報表及各級財務(wù)審計報告等。
9.公司財產(chǎn)保管9.
1 公司財產(chǎn)如辦公設(shè)備、設(shè)施、桌椅、用品等,是員工工作、生活的必要工具。
人事行政部對公司財產(chǎn)建立臺帳管理,對個人領(lǐng)用的公司財產(chǎn)建立個人領(lǐng)用臺帳并置于個人檔案內(nèi)。
每一位員工都有義務(wù)珍惜公司財產(chǎn)。
9. 2 任何故意損壞、盜竊及濫用公司財產(chǎn)的行為將受紀(jì)律或開除處分。
9. 3. 公司員工應(yīng)愛護公司物品,合理使用各項物品、設(shè)備。
9.
4 不得將公司物品、設(shè)備占為私有或隱藏、隨意移動,攜出公司外。
10.員工行為規(guī)范10.
1 行為要則儀表--要整潔端莊,穩(wěn)重大方。
環(huán)境--要清潔整齊,使客人和自已都愉快輕松。
待人--要溫文有禮,和顏悅色,不卑不亢,牢記禮貌就是為人,事關(guān)公司的形象。
守時--守時守約,乃為人處事之基本,務(wù)求一諾千金,嚴(yán)格自律。
效率--以最簡捷的行動,最快的速度辦理每件業(yè)務(wù)。
質(zhì)量--凡經(jīng)我手,無論產(chǎn)品或服務(wù),都以精湛細(xì)致、考究而使人信服。
專精--鉆研技術(shù),鉆研業(yè)務(wù),精益求精,永無止境。
勤勉--勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),無論工作或生活都全情投入。
謙虛--滿招損,謙受益。
無論學(xué)習(xí)或做事,虛懷若谷,排除障礙,開闊道路。
團結(jié)--員工同事,每日相處,應(yīng)互相聯(lián)系體諒,禮貌謙讓,才能精誠合作,團結(jié)共進(jìn)。
自律--永遠(yuǎn)不對別人批評公司,永遠(yuǎn)不對他人口語上級主管,即便離開公司,也自奉嚴(yán)格;
不蜚短流長,要自尊自重。
安全--時時處處想著公司事業(yè)的安全,小到煙蒂紙屑,大到工程項目,可能出差錯的地方都想到,認(rèn)真細(xì)致的去做每一件事。
10. 2 行為規(guī)范
1)儀容儀表上班時間著裝應(yīng)整潔干凈,不得穿奇裝異服或背心、短褲上班。
上班或因業(yè)務(wù)進(jìn)入公司領(lǐng)地,要佩帶工作卡;
且工作卡只準(zhǔn)佩帶在胸前。
注意個人衛(wèi)生,臉、手、足要保持清潔;
指甲要勤剪,不能有污跡。
上班不能穿拖鞋或光腳,要做到鞋無異味,鞋面整潔,鞋帶打結(jié)整齊。
男員工胡須要經(jīng)常洗刮。
女員工上班時間宜著淡妝,不能濃妝艷抹,不宜戴華麗首飾或過多首飾,不得穿超短裙。
2)工作禮儀及注意事項與同事、上級相見,要禮貌熱情,點頭致意,并致問候。
下班離開時,要禮貌地與同事道別。
客戶或外賓來訪參觀時,行進(jìn)間相遇,應(yīng)停留側(cè)立,禮讓先行,微笑點頭示意,并致問候'歡迎光臨'或'您好'等;
如正在崗位工作,應(yīng)微笑點頭后立即投入工作,不得無禮觀望,議論或東張西望,應(yīng)體現(xiàn)出嘉信物業(yè)員工應(yīng)有的禮貌、修養(yǎng)和對工作的投入。
出入辦公室,行走及開、關(guān)門動作要輕,不要干擾他人辦公。
進(jìn)入其它辦公室溝通或請示、報告,一定要先輕輕敲門,得到允許后方可入內(nèi)。
辦公室應(yīng)保持整潔,不能雜亂無序。
辦公時間不得過多談?wù)撆c工作無關(guān)事宜,或到其它辦公室隨意走動、閑聊。
不得在辦公室內(nèi)喧嘩,高聲吵鬧;
要保持安靜、嚴(yán)肅的工作氣氛。
辦公時間內(nèi)不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜物和報紙,不得收聽廣播或錄音。
工作時間辦公室內(nèi)不準(zhǔn)吃早餐零食,在公司已設(shè)員工飯?zhí)没蚬潭ň筒忘c時,不準(zhǔn)將飯菜帶入辦公室用餐。
上級到辦公室呼叫時,應(yīng)立刻應(yīng)答,并馬上站立起來。
注意辦公室洗手間衛(wèi)生,便后自覺沖水。
3.)集會規(guī)范禮儀參加公司舉辦的各種會議、集會,應(yīng)按時到會,不得遲到或早退。
在部門或公司舉行集會、儀式等隆重場合,要保持肅靜。
在各種集會或儀式過程中,要保持端莊坐姿、站姿,認(rèn)真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
集會時,要等到宣布散會時方可離場。
退場時,應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
4)宿舍生活規(guī)范及禮儀宿舍是員工休閑,溫馨的'家',我們追求一流的休閑生活環(huán)境,我們倡導(dǎo)自覺維護良好的文明環(huán)境。
我們的總體要求是:整齊、清潔、悅目、舒心。
洗曬衣物等不得隨處掛在室內(nèi)或在室內(nèi)拉線晾衣服;
衣物應(yīng)統(tǒng)一掛放在陽臺頂上的鐵絲上,并及時收回。
要保持地板、門窗、茶幾、臺面和訂架的整潔干凈,要定期清潔。
清潔工具、抹布等,應(yīng)放于陽臺不明顯的一角。
不得隨地吐痰,扔煙頭和紙屑等雜物,應(yīng)自覺維護環(huán)境的清潔衛(wèi)生。
愛護宿舍內(nèi)一切設(shè)備,不得擅自在墻壁、床鋪、桌椅等處隨意涂畫、張貼、刻畫。
不得向陽臺外扔任何雜物。
不得穿鞋蹬踩床鋪、桌椅。
嚴(yán)禁私自改動宿舍的照明線路和煤氣管道的分布,嚴(yán)禁偷用電和偷用燃?xì)狻?/p>
嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)賭博,酗酒。
離開房間應(yīng)關(guān)掉所有用電器。
起床、就寢要注意動作輕便,以免影響他人。
不得在宿舍內(nèi)大聲喧嘩吵鬧,以免影響他人學(xué)習(xí)休息。
不談?wù)撍穗[私,不搬弄是非,要保持融洽,和諧氣氛。
尊重他人,不隨意使用他人物品。
公眾服務(wù),互相幫助。
講衛(wèi)生,便后沖水。
洗澡、用水要謙讓有禮,不得擁擠掙搶。
