文件管理管理規(guī)定15篇

發(fā)布時間：2022-12-24 19:48:21 查看人數(shù)：58

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文件管理管理規(guī)定

第1篇文件管理規(guī)定范本

1. 范圍

1.1本規(guī)定規(guī)定了本工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。

1.2本規(guī)定適用于本工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。

2. 引用文件和術(shù)語

山東誠信工程建設(shè)監(jiān)理有限項目部《工程檔案管理規(guī)定》及《文件控制程序》。

3. 職責(zé)

3.1總監(jiān)理工程師

3.1.1組織編寫項目監(jiān)理部文件管理規(guī)定,指定信息管理員專職負(fù)責(zé)監(jiān)理文件資料管理工作。

3.1.2明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3主持整理工程項目的監(jiān)理資料。

3.2專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3、信息管理員

3.3.1根據(jù)項目監(jiān)理部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。

3.3.2各類文件應(yīng)編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設(shè)期間上級下發(fā)的文件、隨工程進(jìn)展形成的監(jiān)理部文件及相關(guān)資料的收、發(fā)、標(biāo)識及歸檔、保存工作進(jìn)行管理。

3.3.3各類文件應(yīng)分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。

4. 文件控制

4.1項目監(jiān)理部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。

4.2在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進(jìn)行集中收、發(fā)和存放管理。

4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。項目監(jiān)理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。

4.4安全監(jiān)理文件的內(nèi)容:

4.4.1國家有關(guān)法律法規(guī)。

4.4.2工程建設(shè)期間上級下發(fā)的有關(guān)安全監(jiān)理工作文件、通知等。

4.4.3項目監(jiān)理部制訂的安全監(jiān)理實施細(xì)則,安全監(jiān)理工作總體計劃,安全監(jiān)理規(guī)定,監(jiān)理部環(huán)保策劃,監(jiān)理部安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底計劃,監(jiān)理部應(yīng)急預(yù)案,危險點分析及預(yù)控措施等。

4.4.4安全監(jiān)理工作方案、措施。

4.4.5 安全監(jiān)理月份工作計劃。

4.4.6電力建設(shè)工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。

4.4.7整改通知單、工作聯(lián)系單及施工項目部的回復(fù)單。

4.4.8各施工階段監(jiān)理部的安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底及考試。

4.4.9監(jiān)理部安全監(jiān)理工作便函通知。

4.4.10監(jiān)理部安全工作例會紀(jì)要、監(jiān)理部安全活動記錄。。

4.4.11監(jiān)理部對施工單位安全檢查、評價,監(jiān)理部安全檢查通報。

4.4.12安全監(jiān)理工作總結(jié)、匯報等文件。

4.5項目監(jiān)理部信息員應(yīng)建立定期盤點機制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.6項目監(jiān)理部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)組織的安全工作等會議,由項目監(jiān)理部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實,規(guī)范,參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。

4.7對上級下發(fā)的安全監(jiān)理文件經(jīng)總監(jiān)簽閱,安全監(jiān)理工程師根據(jù)文件精神及總監(jiān)的意見提出落實要求,對上級來文一日內(nèi)送達(dá)或以傳真方式發(fā)(傳)至施工單位項目部、監(jiān)理組。

4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監(jiān)理工作文件進(jìn)行整理、核查,確保文件的完整、有序。

第2篇工程部資料文件管理規(guī)定

工程部資料與文件管理規(guī)定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴(yán)格按照iso9001規(guī)定的管理程序進(jìn)行。

2、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責(zé)任的可追溯性,如出現(xiàn)追溯性不強或資料上分不清責(zé)任的情況,資料管理人員與相應(yīng)工作環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員對資料工作和資料反映的相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)全責(zé)。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準(zhǔn)確性和及時性,如出現(xiàn)資料失真或不準(zhǔn)確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人和相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對該工作負(fù)全責(zé)。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進(jìn)行檢查,并將檢查結(jié)果納入績效考核。

第3篇 z物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定

1.0 目的

規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報、審批程序,對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進(jìn)行控制,確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。

2.0 適用范圍

適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。

3.0定義

常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。

4.0 職責(zé)

4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(例如__物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn))的編制審核,負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核,負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進(jìn)行適宜性評審。

4.2、各地物業(yè)公司:

4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。

4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對所轄項目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行適宜性評審。

4.2.3各項目負(fù)責(zé)本項目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。

5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號

5.1 常規(guī)服務(wù)文件分類

5.1.1 按照文件作用分:__物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報。

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為__物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書即各項目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。

檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報。

5.1.2 按照編制部門分為:常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項目常規(guī)服務(wù)文件。

物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括__物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報。

各項目常規(guī)服務(wù)文件有項目作業(yè)指導(dǎo)書,包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。

5.2常規(guī)服務(wù)文件編號

5.2.1 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為(a);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(q),如果是項目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標(biāo)準(zhǔn)(gl/1),安防類二級標(biāo)準(zhǔn)(af/2),環(huán)境類三級標(biāo)準(zhǔn)(hj/3),維修類四級標(biāo)準(zhǔn)(w_/4);文件序號為發(fā)放號和年號的組合,分別取兩位有效數(shù)字-01__、02__、03__…,其中__代表發(fā)放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。

b) 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號圖示

rswy- a-___-____

文件序號

文件級別

文件類別

即:rswy-a-文件級別-文件序號。

例如:__物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號,文件編號為:rswy-a-q-0105;__物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號,文件編號為:rswy-a-lj-0205;__物業(yè)安防類一級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第3號,編號為:rswy-a-af/1-0305。

5.2.2 檢查標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別:檢查標(biāo)準(zhǔn)為(b);使用部門為物業(yè)管理部(wg)或__物業(yè)公司(地點代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w_);文件序號同上;

b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號圖示:

rswy-b-___-___-____ 文件序號

使用部門

檢查類別

即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號。

例如:物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號,編號為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號,編號為:rswy-b-hj-lf-0205。

5.2.3 檢查通報編號

a)文件類別:檢查通報為(c);

如果編制部門為物業(yè)管理部(wg);發(fā)放對象為__物業(yè)公司,廊坊物業(yè)公司(lf),滄州物業(yè)(cz),南京物業(yè)公司(nj),蚌埠物業(yè)公司(bb);文件序號同上。

b)編號圖示:

rswy-c-___-____

文件序號

發(fā)放對象

編制部門

即:rswy-c-發(fā)放對象-序號。

備注:如果編制部門為__物業(yè)公司(__rswy),廊坊__物業(yè)(lfrswy)、南京__物業(yè)(njrswy)、滄州__物業(yè)(czrswy)、蚌埠__物業(yè)(bbrswy)等;發(fā)放對象省略,其它不變。即:__rswy-c-序號。

例如:物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報, 2005年第5號,編號為rswy-c-cz-0505;廊坊物業(yè)公司檢查通報,2005年第5號,編號為lfrswy-c-0505.

5.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書編號

a)文件類別:作業(yè)指導(dǎo)書編號為d,一般省略;使用部門為__物業(yè)公司__管理處,廊坊物業(yè)公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業(yè)類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w_);文件序號為發(fā)放號,取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…;

b)作業(yè)指導(dǎo)書編號圖示:

rswy-___-___-__ 文件序號

專業(yè)類別

使用部門

即:rswy

-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。

例如:廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書,2005年第1號,編號為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書,發(fā)放號為2,編號為:rswy-cl-hj-0205。

5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍,可自行編號。

6.0 物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制

圖示1:

編制審核審批

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 物管部物管部地產(chǎn)/控股

物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報物管部物管部物管

物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報職能部室職能部室物業(yè)公司經(jīng)理

作業(yè)指導(dǎo)書項目項目物業(yè)公司經(jīng)理

6.1 常規(guī)服務(wù)文件的編寫

6.1.1 新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時需要編制,如接管項目,服務(wù)內(nèi)容增加等。

6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。

6.1.3 按照圖示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.1.4 項目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。

6.2 常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批

6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級進(jìn)行審核,審核者的上級進(jìn)行審批。

6.2.3 按照圖示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》;所有在用常規(guī)服務(wù)文件,組織部門應(yīng)組織編制部門主管對文件進(jìn)行適時評審,確定文件是否進(jìn)行修改,予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。

6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》報送。審批人員對文件進(jìn)行審批。若文件審批通過,則執(zhí)行5.3條款,當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時應(yīng)將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應(yīng)對文件進(jìn)行修改,并重新依據(jù)文件的審批程序進(jìn)行。

6.3 文件的發(fā)布

6.3.1 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放

a)物業(yè)管理部將審批后的文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號。

b) 物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

6.3.2 物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放:

a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標(biāo)注發(fā)放號。.

b)資料員按規(guī)定對該文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報送物業(yè)管理部備案。

6.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放

a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標(biāo)注發(fā)放號。

b)資料員按規(guī)定對該文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案。

6.4 常規(guī)服務(wù)文件更改流程

6.4.1更改

常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細(xì)內(nèi)容填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》,若有必要,則應(yīng)填寫修訂理由。

6.4.2審批

參見本規(guī)定5.2.1條款,應(yīng)填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款,受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。

6.4.3 更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布

修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員,其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號,修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》打印修訂標(biāo)識。

發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發(fā)文登記表》,舊的相應(yīng)《發(fā)文登記表》妥善保管。

6.4.4 文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》,說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài),利于管理。

6.5 常規(guī)服務(wù)文件作廢流程

6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請作廢,并標(biāo)注原因。

6.5.2作廢實施

主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員,由其依據(jù)《發(fā)文登記表》,收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。

6.5.3 作廢受控文件的處置

a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關(guān)人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。

6.6 常規(guī)服務(wù)文件管理要則

6.6.1 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。

6.6.2 未經(jīng)授權(quán),公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。

6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責(zé)任人應(yīng)提交書面報告,經(jīng)發(fā)放部門批準(zhǔn)發(fā)放新文件。

7.0 附件

7.1 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單》

7.2 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》

7.3 《發(fā)文登記表》

7.4 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》

7.5 《檔案銷毀清單》

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單

序號:

序號發(fā)放號文件名稱編號備注

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單

文件名稱編號

文件編寫概述:編寫負(fù)責(zé)人簽字: 日期:

審核人/部門意見: 簽名: 日期:

審批人/部門意見: 簽名: 日期:

備注:

發(fā)文登記表

序號:

序號文件名稱編號分發(fā)號發(fā)放部門簽收日期份數(shù) 備注

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單

序號:

文件名稱編號

更改位置及原由:

更改后內(nèi)容:受此影響引起的其他更改文件名稱:

申請人: 日期:

審批人/部門意見: 簽名: 日期:

備注:

檔案銷毀清單

序號:

第4篇交工技術(shù)文件管理規(guī)定

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項目交工技術(shù)文件的管理。

2總則

為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

3 規(guī)范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》

煉油化工建設(shè)項目(工程)交工技術(shù)文件

《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》

《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》

4術(shù)語和定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語:

4.1交工技術(shù)文件

交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成，移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。

4.2項目工程：指在一個總體設(shè)計或初步設(shè)計范圍內(nèi)，由一個或若干個互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項工程所組成的建設(shè)項目。

4.3單項工程：是建設(shè)項目的組成部分，具有獨立設(shè)計文件，建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置（車間）或獨立工程，也可稱為“裝置”。

4.4單位工程：指單項工程中，具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項目中，“單位工程”與“單元名稱”相對應(yīng)；在化工項目中與“工號”相對應(yīng)。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設(shè)計文件所規(guī)定的范圍完成，并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理，電氣和儀表調(diào)試及單機試車合格后，與建設(shè)單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后，施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。

5管理內(nèi)容與要求

5.1 交工技術(shù)文件的管理流程（見附圖）

5.2 交工技術(shù)文件的策劃

5.2.1 明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時，應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

5.2.2劃分工程項目的單位工程，規(guī)定施工單位，統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上，以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門，在工程開工后兩個月以內(nèi)完成。

5.2.3 下達(dá)立卷分冊的要求。根據(jù)單位工程的劃分，在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上，項目部負(fù)責(zé)立卷分冊，正式打印下發(fā)。

5.2.4 確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定，項目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)，以文件形式下發(fā)。

5.3 工程技術(shù)文件的形成和同步積累

5.3.1 施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人，對交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。

5.3.2 項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員，對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。

5.3.3 項目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者，對交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。

5.3.4 施工單位技術(shù)人員將分項工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員，他們按照各自的要求分別實施和簽證，完成后返回工號技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證，在分部工程完工后交項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人。

5.3.5 設(shè)計變更和技術(shù)簽證（技術(shù)聯(lián)系單）由資料員領(lǐng)回建帳，發(fā)放到項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人實施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行，同時收集作為交工技術(shù)文件。

5.3.6 材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理，在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場的同時，向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件，合格證原件應(yīng)交項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本，供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門，復(fù)印件交工，但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處，并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。

5.3.7 設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供，合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。

5.3.8 交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成，資料必須與工程同步，各級簽證應(yīng)在施工項目完成后隨即進(jìn)行。工號技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。

5.3.9 分部分項工程質(zhì)量檢驗評定完成后，由工號技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級主管部門核定后，由項目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責(zé)任人整理成冊。

5.3.10 竣工圖由項目部組織編制，必須做到齊全準(zhǔn)確?？⒐D要做到與設(shè)計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，同時填寫竣工圖編制記錄。

5.4 交工技術(shù)文件的整理

5.4.1 項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作，凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料，均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。

5.4.2 為使技術(shù)文件管理清晰，防止混亂和遺漏，各項技術(shù)文件都要分門別類整理保管，每類宜分別填寫文件目錄，每加入一份，隨時將其名稱填在目錄中。

5.4.3 交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。

5.5 質(zhì)量經(jīng)理

5.5.1 項目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項目交工技術(shù)文件的審查工作，對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.5.2 交工技術(shù)文件的最終審查，在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后，由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。

5.6 交工技術(shù)文件的送審和交接簽證

5.6.1 交工技術(shù)文件經(jīng)終審后，由項目部邀請建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。

5.6.2 予審提出的問題由項目部整改，整改完成后項目部提出整改報告給建設(shè)單位、檢查部門。

5.6.3 交工技術(shù)文件審查通過后，按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。

5.6.4 裝訂結(jié)束后，項目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗收簽證。

5.7 對于外包工程，根據(jù)“誰分包，誰負(fù)責(zé)”的原則，由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。

5.8 交工技術(shù)文件的歸檔

項目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后，項目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。

6 本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄

a. 交工技術(shù)文件；

b. 存查資料；

c. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄；

c. 竣工圖編制記錄；

d. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表；

e. 科技檔案移交清冊。

7 附錄

a. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄；

b. 竣工圖編制記錄；

c. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表；

第5篇電腦盤文件管理規(guī)定

為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進(jìn),特制定如下規(guī)定:

1、各部門電腦有專人專用責(zé)任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴(yán)禁泄露公司機密。

2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。

3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。

4、電腦操作人員應(yīng)在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細(xì)登記該文件的標(biāo)題、目錄名、u盤號、打印日期等。

5、公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進(jìn)行登錄歸檔。

_財務(wù)部之u盤由財務(wù)電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務(wù)將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。

6、各部因業(yè)務(wù)特性,而認(rèn)為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設(shè)置申請單'向公司提出申請,被批準(zhǔn)之密碼設(shè)置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設(shè)置范圍。

7、公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。

8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的u盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。

9、未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴(yán)懲。

10、各種耗材(u盤、色帶墨粉)應(yīng)由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領(lǐng)用記錄,管理部將每一臺設(shè)備單獨設(shè)立檔案,記錄設(shè)備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設(shè)備移交時,由接受人、原保管人確認(rèn)無誤,簽名后完成整個移交過程。

11、對于外部采購的軟件,使用人應(yīng)遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應(yīng)在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應(yīng)開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負(fù)責(zé)。軟件故障排除后,按責(zé)任大小作相應(yīng)的處理。

12、因使用軟件而做備份的u盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。

13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應(yīng)及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當(dāng)事人。

14、電腦程序員有責(zé)任對公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運作負(fù)責(zé),如遇電腦發(fā)生故障,應(yīng)詳細(xì)詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當(dāng)故障原因無法確定時,應(yīng)知會管理部經(jīng)理,并及時與供應(yīng)商取得聯(lián)絡(luò),最短時間使電腦恢復(fù)正常。

15、與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴(yán)格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應(yīng)與外界交流需要帶出時,應(yīng)事先向管理部報告。

16、設(shè)備使用范圍

(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出u盤。

(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。

⑶ 下班時應(yīng)切斷電源,套上'防靜電電腦保護(hù)套'。

(4) 禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。

(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關(guān)閉的順序相反。

(6) 打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。

(7) 禁止帶電時插、拔插頭。

(8) 共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制'打印登記表'

(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。

17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。

18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機。

管理部將不定期的進(jìn)行檢查,凡違反第

1、

16、 17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。

第6篇技術(shù)文件管理規(guī)定辦法

技術(shù)文件管理規(guī)定【1】

1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。

“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。

2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識,文件更改幅度較大時,予以換版。

換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。

3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計,行政管理部門審查批準(zhǔn),統(tǒng)一編號控制。

質(zhì)量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。

7.質(zhì)量記錄填寫:要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。

質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。

8.質(zhì)量記錄的借閱:外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。

9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。

10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。

11.質(zhì)量記錄銷毀:對于超過保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字,包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后,進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。

并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。

技術(shù)文件管理制度【2】

技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙,各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

一、技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據(jù),必須加強管理,切實做好各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。

保證技術(shù)文件的完整,準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。

二、技術(shù)文件的制訂,按各有關(guān)管理細(xì)則及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資料執(zhí)行。

并嚴(yán)格執(zhí)行逐級會審,會簽制度。

三、技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行。

四、技術(shù)文件修改前,負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容,交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù),填發(fā)更改通知書。

六、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。

七、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負(fù)責(zé)此項工作。

八、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理一定的手續(xù)后方可復(fù)印。

九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。

十、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負(fù)責(zé)此項工作。

十一、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理手續(xù)后方可復(fù)印。

第7篇大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定

大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定

1、制度

1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。

1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報告、公函、總結(jié)、會議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。

1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

1.4秘密文件要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn),禁止將這些資料擅自給他人過目。

1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

1.7要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。

1.8文件具有較強的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。

1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),任何人不得擅自更改。

1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。

1.11各部門對需要辦理的文件,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報告。

2、規(guī)定

為加強文件管理,準(zhǔn)確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。

2.1外部來文的有關(guān)規(guī)定:

⑴各上級機關(guān)、政府部門及其他單位來文,統(tǒng)一由辦公室簽收;

⑵對收到的外來文件,應(yīng)及時進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞;

⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;

⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;

⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達(dá)文件辦理部門,并催促辦理;

⑹承辦過程中若有疑問,應(yīng)及時請示,報告解決;

⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報告,連同原文退回秘書處存檔。

2.2對外行文有關(guān)規(guī)定:

⑴部門對外的報告、請示和業(yè)務(wù)事項聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。

⑵對外行文,領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后,原件由部門文員留存、歸檔。

⑶對外行文,統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號、登記和外發(fā)事項。

2.3內(nèi)部行文

2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。

2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。

2.4不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。

第8篇機要文件管理規(guī)定范文

第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細(xì)登記,并注明密級。

外出參加會議人員應(yīng)將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。

第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送,嚴(yán)防丟失。

第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時閱示,并于當(dāng)日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。

第四條文件的借閱。借閱機要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),閱文和傳達(dá)文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關(guān)場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。

第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級部門復(fù)制國家秘密載體的管理規(guī)定。復(fù)制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。

第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進(jìn)行清退,其它機要文件要認(rèn)真填寫_中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。

第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學(xué)校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續(xù)。

第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。

第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學(xué)期末對外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。

第9篇電腦u盤文件管理規(guī)定

為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進(jìn),特制定如下規(guī)定:

2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。

3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。

7、公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。

8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的u盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。

9、未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴(yán)懲。

12、因使用軟件而做備份的u盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。

16、設(shè)備使用范圍

(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出u盤。

(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。

(3) 下班時應(yīng)切斷電源,套上'防靜電電腦保護(hù)套'。

(4) 禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。

(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關(guān)閉的順序相反。

(6) 打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。

(7) 禁止帶電時插、拔插頭。

(8) 共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制'打印登記表'

(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。

17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。

18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機。

管理部將不定期的進(jìn)行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。

第10篇物業(yè)公司文件管理規(guī)定

1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機密。

3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達(dá)、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進(jìn)行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。

4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則,且明確責(zé)任。

5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。

6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。

8、文件的處理

(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理;

(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;

(3)各種關(guān)聯(lián)事項,必須與各相關(guān)部門商議后方能處置;

(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。

如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)及時向上級匯報并請示處理意見。

9、文件的閱覽

文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。

第11篇 a物業(yè)公司文件管理規(guī)定

1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機密。

3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達(dá)、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進(jìn)行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。

4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則,且明確責(zé)任。

5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。

6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。

8、文件的處理

(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理;

(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;

(3)各種關(guān)聯(lián)事項,必須與各相關(guān)部門商議后方能處置;

(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)及時向上級匯報并請示處理意見。

9、文件的閱覽

文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。

第12篇會所公開文件管理規(guī)定

小區(qū)會所公開文件管理規(guī)定

一、會所公開文件系指會所章程、開放項目、開放時間和收費標(biāo)準(zhǔn),各類服務(wù)項目使用規(guī)定,會所舉行活動之通知記錄等。

二、會所公開文件由客戶服務(wù)中心經(jīng)理擬定,交由公司經(jīng)營發(fā)展部審定。

三、文件須由客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽字后對外公開。

四、客戶服務(wù)中心社區(qū)事務(wù)管理員負(fù)責(zé)文件的歸檔管理工作。

第13篇地產(chǎn)公司文件管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定

為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學(xué)化,在行政管理過程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書,特制定本管理規(guī)定。

一、文件處理

1、發(fā)文程序

1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。

2)公司各部門草擬的文件,要求情況確實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。

2)草擬文件部門,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,應(yīng)先協(xié)商取得一致意見后方可行文。

4)草擬文件部門按照公司文件格式排版、字號進(jìn)行打印,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后,送行政部做文件處理。

5)行政部秘書將草擬文件登記編號,送交行政副總提出擬辦意見,由公司總經(jīng)理審批。

6)對審批后的文件由行政秘書負(fù)責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。

2、收文程序

1)凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書進(jìn)行編號、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦意見,并送公司總經(jīng)理批示。

2)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示,由行政秘書及時送有關(guān)部門閱辦,急件隨到隨辦,不可過夜。

3)承辦部門收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉,對不屬本部門及職權(quán)范圍辦理的文件,應(yīng)及時退回行政部門并說明理由。

4)行政秘書對收文負(fù)責(zé)跟蹤催辦。

二、文件歸檔

1、處理完的外來文件及本公司文件,應(yīng)按規(guī)定及時整理、歸檔,加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等五類。(詳見公司檔案分類表)

2、公司各部門文檔,由專人負(fù)責(zé)管理,按類別存放,第二年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。

3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門,負(fù)責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

4、各部門負(fù)責(zé)檔案的專管員必須做到:

1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過兩周,到期必須返回,屬實需要,辦理續(xù)借手續(xù)。

2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時,及時上報,不得隱瞞,對玩忽職守造成損失泄密的嚴(yán)肅處理。對視情節(jié)追究法律責(zé)任。

5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對檔案進(jìn)行鑒定,對己失去作用和保存價值時效的檔案要進(jìn)行銷毀。

6、檔案銷毀必須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后方可進(jìn)行,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,銷毀冊應(yīng)存檔。

三、文件格式

1、公司文件中各組成部分的標(biāo)識、規(guī)格見附表。

2、文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型,左側(cè)位裝訂處。

3、文字號:標(biāo)題二號,正文四號;字體:宋體;

排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁22行,每行28個字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實際需要確定。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

五、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。

第14篇嘉燃集團(tuán)技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:

為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無效技術(shù)文件使用,確保各項安全生產(chǎn)活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。

2.范圍:

安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。

3.職責(zé):

由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。

4.過程:

4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃?xì)庑袠I(yè)類、特種設(shè)備類。

4.2技術(shù)文件的采購:由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質(zhì)監(jiān)部初審后報分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購。

4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。

4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實1人負(fù)責(zé)管理;

4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進(jìn)行編目:

分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)f、技術(shù)規(guī)范j)

第二部分代表專業(yè)(燃?xì)庑袠I(yè)r、安全生產(chǎn)a、特種設(shè)備t、工程建設(shè)類g)

第三部分代表頒布時間或更新時間

第四部分代表該文件的順序號。

第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本

例:f-r-2009-01-0301

說明:2009年頒布的燃?xì)庑袠I(yè)法律法規(guī)。

并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:

編號

名稱

f-r-2009-01-0301

《中華人民共和國消防法》

4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放

常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認(rèn)有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。

編號

文件名稱

領(lǐng)用部門

領(lǐng)用人

領(lǐng)用時間

f-r-2009-01-0301

《中華人民共和國消防法》

管線所

張山

2009.10.2

技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負(fù)責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。

4.3.3技術(shù)文件的借閱

技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。

編號

文件名稱

借閱人

借閱時間

歸還時間

f-r-2009-01-0301

《中華人民共和國消防法》

張山

2009.9.5

2009.10.2

4.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收

安全質(zhì)監(jiān)部每三個月對技術(shù)文件的有效性進(jìn)行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》

編號

名稱

作廢或更新時間

數(shù)量

f-r-2009-01-0301

《中華人民共和國__法》

2022.3.5

并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

第15篇文件管理規(guī)定制度

文件管理規(guī)定制度【1】

機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,文件應(yīng)于當(dāng)日處理,電報、急件隨到隨處理。

(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。

(三)需辦理的,按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。

(四)歸檔,交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,要及時通知有關(guān)科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)守保密規(guī)定,做到不該說的不說。

(二)對于機要文件,要單獨存放,嚴(yán)加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件,不得復(fù)制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件,應(yīng)及時清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應(yīng)及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

[文件管理制度范文篇四:辦公室管理制度]

第一章總則

一、為了加強辦公室管理,明確公司內(nèi)部管理職責(zé),使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化,結(jié)合實際情況,特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。

三、切合公司實際,根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé),簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

第二章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo),在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作,保證各項事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系,為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達(dá)各種指令,及時做出整理,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范,相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的,檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。

(一)文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進(jìn)行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計

1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理,定期對文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫<發(fā)文簿>,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。

6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計

起草文書→填寫<發(fā)文簿>(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。

4、各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

第三條流程設(shè)計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項程序,節(jié)約辦公經(jīng)費,提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作,權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求,無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié),出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。

4、辦公用品的采購,應(yīng)進(jìn)行多方比較,保證性價比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門主管批準(zhǔn),財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理,但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

3、根據(jù)物品所屬類別,對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記,注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。

4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時補填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進(jìn)行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。

第三條管理流程設(shè)計

編制<需求計劃表>審批采購入庫登記發(fā)放

編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù),規(guī)范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時到崗,服務(wù)到位,保證借還流程有序進(jìn)行。

3、根據(jù)圖書類別,對圖書進(jìn)行編號,并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要,申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負(fù)責(zé)采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進(jìn)行分類整理,貼上類別標(biāo)簽并編號登記,注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者,按照規(guī)定進(jìn)行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書,需做出相應(yīng)的賠償,丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進(jìn)行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。

第三條管理流程設(shè)計

1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書,再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質(zhì)量,促進(jìn)有效溝通,提高行動能力,進(jìn)而規(guī)范會議管理。

2、根據(jù)公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。

4、會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平,保證會議實效。

5、按照制度規(guī)定,嚴(yán)格會議管理,參會人員準(zhǔn)時參加會議,并遵守會議紀(jì)律。

6、會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準(zhǔn)備工作。

第二條制度規(guī)范

1、收_議議題,根據(jù)選定的議題收_上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù),行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。

3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。

4、按照時間排列,將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設(shè)計

會前:確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知→會中:積極參與,做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一個良好的工作環(huán)境,樹立公司形象,保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。

2、按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項目,并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人,管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制,辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生,當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔,監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù),保證地面整潔,茶水供應(yīng),洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目,填寫<清潔衛(wèi)生值日表>,監(jiān)督員認(rèn)真核實,并填寫<清潔衛(wèi)生監(jiān)督表>。

6、未按要求清潔者,按照規(guī)定予以處罰。

第三條流程設(shè)計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理

六、日常事務(wù)管理

(一)接待管理

第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分,為使接待工作規(guī)范有序,維護(hù)公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應(yīng)落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴(yán)格自己要求,做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖,引領(lǐng)其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續(xù)工作。

第四條流程設(shè)計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

(二)報刊收發(fā)整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預(yù)算,負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上,報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽,但不得帶出公司或隨意撕剪,閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。

第五條流程設(shè)計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理

(三)后勤管理

第一條為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度,充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性,根據(jù)實際嚴(yán)格制度。

第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù),及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條根據(jù)外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。

第五條辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時間統(tǒng)計,每兩周進(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計,月末根據(jù)外出工作時間登記進(jìn)行總的考勤匯總。

第六條流程設(shè)計:監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表

(四)文化宣傳管理

第一條負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作,同時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。

第二條根據(jù)需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。

第三條關(guān)注國家政策法規(guī),及時記錄政策動向,制作簡報以供學(xué)習(xí)。

第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。

第五條流程設(shè)計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

(五)其他事務(wù)

第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

第二條負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。

第三條負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。

第四條協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他任務(wù)。

附則

第一條本制度由行政辦公室制定,解釋權(quán)歸辦公室。

第二條本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施,修改時亦同。

[文件管理制度范文篇二:電子技術(shù)文件管理制度]

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時,須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>,并對歸檔文件進(jìn)行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫<借閱登記表>,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責(zé)任追究

各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

辦公室文件管理制度【2】

(一)總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度;

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

(6)其他有關(guān)重大事項;

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定:

1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。(六)文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:

(1)上級機關(guān)來文,包括上級對單位報告、申請的批復(fù);

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

(4)支部中國共產(chǎn)黨地方各級代表大會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

(9)單位日志和大事記;

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。