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第1篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財(cái)務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
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第2篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第3篇 總公司檔案管理規(guī)定
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財(cái)務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條
借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第4篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質(zhì)量,保證和維護(hù)檔案的安全、完整,進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實(shí)施辦法,結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應(yīng)保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三 檔案的收集
1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關(guān)”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀(jì)要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內(nèi)部會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議紀(jì)要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。
8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關(guān)部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為:先大類(行政管理、經(jīng)營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的,在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值,對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動(dòng),在較長時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考利用價(jià)值,在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料,應(yīng)定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨(dú)立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度;其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進(jìn)行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用,定期對檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計(jì)
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度,對檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負(fù)責(zé)人對查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行查閱,對檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準(zhǔn)人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn),秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對常用的檔案資料,檔案室可提供復(fù)印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。
查(借)閱檔案人員須愛護(hù)檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時(shí)吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價(jià)值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期整理,進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時(shí),由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查,并編制檔案銷毀清冊,經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計(jì)檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明,報(bào)行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,報(bào)請總裁或主管副總裁對負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準(zhǔn),私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時(shí)亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2022年10月30日起試實(shí)行。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)____工業(yè)區(qū)、__地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營和職能活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會議文件、會議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計(jì)檔案由各相關(guān)各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下,總部綜合管理部負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負(fù)責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實(shí)面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問題、時(shí)間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時(shí)歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨(dú)目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁次等標(biāo)志有錯(cuò)誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他保護(hù)措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進(jìn)行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進(jìn)行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價(jià)值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時(shí)機(jī)構(gòu)因各種原因被撤銷,應(yīng)在撤銷前指定專人,將該機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成與收集的具有保存利用價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第6篇 投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時(shí)收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時(shí)向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財(cái)務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時(shí)移交辦公室歸檔;財(cái)務(wù)合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作,應(yīng)做到與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請立項(xiàng)后,項(xiàng)目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進(jìn)行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi),應(yīng)將項(xiàng)目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項(xiàng)目主管驗(yàn)收后移交至公司檔案室。
5.項(xiàng)目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個(gè)月內(nèi),項(xiàng)目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。
6.會計(jì)檔案由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅(jiān)持誰項(xiàng)目誰負(fù)責(zé)原則,并將此項(xiàng)工作納入個(gè)人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時(shí)限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財(cái)務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財(cái)務(wù)檔案 財(cái)務(wù)合同 每季度末25日前 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
所有會計(jì)檔案 每年三月 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后15天內(nèi) 項(xiàng)目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項(xiàng)目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時(shí),需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
2.借閱檔案需限時(shí)歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計(jì)入個(gè)人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時(shí)歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),并報(bào)辦公室備案,嚴(yán)重者追究責(zé)任。
4.必須愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時(shí)間:
借閱檔案:□原件□復(fù)印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領(lǐng)導(dǎo)審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第7篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項(xiàng)目部需進(jìn)行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結(jié)合公司實(shí)際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項(xiàng)目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項(xiàng)目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項(xiàng)目部
5l相關(guān)部門文件公司、項(xiàng)目部
6l政策法規(guī)文件公司、項(xiàng)目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項(xiàng)目部
8l業(yè)戶檔案、資料項(xiàng)目部
9l日常工作資料公司、項(xiàng)目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認(rèn)證要求記錄),按質(zhì)量認(rèn)證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財(cái)務(wù)日常工作資料項(xiàng)目部財(cái)務(wù)
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構(gòu)成:類別號-部門/項(xiàng)目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項(xiàng)目部識別號:gs-公司;gsc-公司財(cái)務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計(jì)劃;gy-國英項(xiàng)目部;ty-桃園項(xiàng)目部;qsy-清上園項(xiàng)目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項(xiàng)目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點(diǎn)或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項(xiàng)目部合同類檔案,合同檔案盒的排序?yàn)?3;9l1-ty-05,代表桃園項(xiàng)目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序?yàn)?5;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內(nèi)文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細(xì)單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《__物業(yè)部門/項(xiàng)目部檔案盒/文件夾明細(xì)單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個(gè)檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《__物業(yè)部門/項(xiàng)目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時(shí)在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設(shè)專人保管,每類檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項(xiàng)目部經(jīng)理確認(rèn)并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時(shí)必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防蟲、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第8篇 地產(chǎn)公司檔案管理規(guī)定
地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定
為使各類檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,以及為公司各項(xiàng)工作開展提供信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。
一、檔案管理工作的組織
1、在公司的直接領(lǐng)導(dǎo)下,由行政部負(fù)責(zé)檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項(xiàng)目組、旅順項(xiàng)目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。
2、部門發(fā)生需保存文件時(shí),應(yīng)先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報(bào)送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實(shí)行導(dǎo)、監(jiān)督。
3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。
4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復(fù)印件(除特殊檔案,如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等)。
5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負(fù)責(zé)管理,所屬公司證件檔案復(fù)印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報(bào)送檔案匯總情況。
二、檔案的分類
檔案分為文書檔案、工程(設(shè)備)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。
三、檔案的歸檔要求
1、文書檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。
2、人事檔案在本人進(jìn)入本公司工作后就應(yīng)建立,由人事部門進(jìn)行管理。
3、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求,按年度整理,財(cái)務(wù)部門保存五年,然后移交檔案室。
4、公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等,歸來后,應(yīng)及時(shí)到行政部做文件處理由公司檔案室進(jìn)行登記、歸檔。
5、實(shí)物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。
6、各類合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。
7、基建工程檔案在項(xiàng)目交復(fù)驗(yàn)收后歸檔。
四、借閱檔案的要求
1、總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。
2、公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理借出檔案手續(xù)。
3、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔、嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,必須由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
4、外單位借用我公司檔案時(shí),應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復(fù)印。
5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。
五、移交、銷毀檔案的要求
1、檔案室接受檔案資料時(shí),移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經(jīng)雙方核實(shí)后,交接人應(yīng)在交接單上簽字,由雙方備查。
2、檔案室對新接收的檔案資料要及時(shí)整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時(shí)在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。
3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設(shè)或其它變動(dòng),其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負(fù)責(zé)將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。
4、根據(jù)各類檔案不同保管期限,定期對檔案進(jìn)行鑒定,進(jìn)一步正確區(qū)分檔案價(jià)值,并將已失去保存價(jià)值的檔案,剔出處理。
5、任何部門和個(gè)人非經(jīng)公司允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
6、對要銷毀的檔案登記造冊,經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。
六、公司各部門檔案員的要求:
1、各部門檔案員嚴(yán)格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。
2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞。
3、對公司檔案管理工作需按時(shí)保質(zhì)完成,如有困難就及時(shí)向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不得耽誤工作。
4、有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責(zé)令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:
a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。
b、涂改偽造檔案。
c、出賣公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準(zhǔn)擅自出示他人。
d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。
七、本規(guī)定由圣北公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
八、本規(guī)定自通過之日起施行。
附:1、檔案歸檔范圍
2、檔案管理分工
3、檔案管理表格
4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員
附表一:檔案借閱申請表
附表二:檔案交接單
附表三:檔案銷毀申請表
第9篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定格式怎樣的
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定總 則 為了加強(qiáng)對檔案的管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,為公司的發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個(gè)人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運(yùn)營等活動(dòng)中直接形成的對公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,共同維護(hù)檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。
本規(guī)定適用于物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第一條 公司檔案管理工作實(shí)行二級管理。
一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進(jìn)行日常管理;
二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財(cái)務(wù)部、人力行政部檔案由其本部門負(fù)責(zé)保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。
財(cái)務(wù)部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應(yīng)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。
公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設(shè)專崗,但必須明確責(zé)任人即兼職檔案管理員。
根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關(guān)流程及規(guī)定進(jìn)行申請、報(bào)批。
公司各級檔案管理員,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。
檔案管理員如有變動(dòng)須按照公司人力行政部相關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行工作交接手續(xù),嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
檔案管理員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
公司各部門、所有人員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第六條 人力行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專人、專柜管理。
檔案管理員應(yīng)做好文件資料的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。
所有檔案資料劃分四個(gè)密級:普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。
檔案管理員在文件資料歸檔時(shí),對檔案資料進(jìn)行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項(xiàng)手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機(jī)密'資料含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、總裁會會議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會議紀(jì)要。
4、'絕密'資料含:公司相關(guān)政府批文、預(yù)決算書、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其它經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。
在公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的一些極具保存價(jià)值的文件資料、實(shí)物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關(guān)),需嚴(yán)加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。
檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的管理工作,對于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個(gè)人不得占為己有。
公司檔案管理實(shí)行'即時(shí)歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:1. '即時(shí)歸檔'指短周期的單項(xiàng)工作或大型工程項(xiàng)目,在項(xiàng)目完成后或施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,及時(shí)將屬于歸檔范圍內(nèi)的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。
日常工作中產(chǎn)生的重要文件也要即時(shí)歸檔;2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進(jìn)全面匯總,并移交公司人力行政部。
年度歸檔適用于跨地域子公司。
財(cái)務(wù)部、人力行政部應(yīng)在每年第一個(gè)月10日前將檔案總目錄、匯總性報(bào)告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批或其它原因不能歸檔的,保存復(fù)印件或電子版復(fù)制文件。
庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作,檔案的存放地點(diǎn)要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時(shí)亦同。
本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
1:公司檔案分類對照表:類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等03計(jì)劃性文件包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、預(yù)算計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等04總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、項(xiàng)目工程總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復(fù)等06技術(shù)性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等07憑證性文書材料包括公司各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司或公司領(lǐng)導(dǎo)人獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等09匯報(bào)性文書資料包括公司上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調(diào)整、人力行政管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等12題贈(zèng)性資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范為使公司各部門檔案管理員工作不斷標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負(fù)責(zé)人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;2、公司立檔單位為各部門;3、各部門均設(shè)檔案管理員(兼職),負(fù)責(zé)管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責(zé):
1、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應(yīng)積極地提供,做好服務(wù)工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。
歸檔入卷文件把正文、底稿、 請示和批復(fù)放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。
一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與 為一件, 為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立檔;
沒有復(fù)文的,放在請示年立檔;
跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;
跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立檔;
跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;
正件在前, 在后;
印件在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。
一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;
材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;
字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時(shí)去除,以避免銹蝕資料。
10、應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
各部管理員應(yīng)做到每日進(jìn)行文件歸檔,切忌拖拉積壓。
逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分?jǐn)?shù)。
一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸檔。
會議文件由會議主辦部門收集歸檔。
第10篇 國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定
一?? 總? 則
1、為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護(hù)檔案的安全、完整，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二?? 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三? 檔案的收集
1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀(jì)要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料，參加上級部門會議帶回的會議材料，公司內(nèi)部會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議紀(jì)要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。
8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五?? 檔案的立卷
1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。
5、專（兼）職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；
2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先大類（行政管理、經(jīng)營、科研、后勤），后部門（董事會、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等），再小類（文件在前、資料在后）。
5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：
（1）從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的，在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管；
（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考利用價(jià)值，在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料，應(yīng)定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨(dú)立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度；其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進(jìn)行保管，并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用，定期對檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計(jì)
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負(fù)責(zé)人對查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。
2、查（借）閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行查閱，對檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案，一律不得查閱。
3、檔案查（借）閱的批準(zhǔn)人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對常用的檔案資料，檔案室可提供復(fù)印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。
查（借）閱檔案人員須愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時(shí)，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查，并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會計(jì)檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前，應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明，報(bào)行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的，由公司行政部責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，報(bào)請總裁或主管副總裁對負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時(shí)亦同。
本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2017年10月30日起試實(shí)行。
第11篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關(guān)眾多員工的隱私,需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。下面是小編給大家?guī)淼年P(guān)于公司檔案室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強(qiáng)11公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。
題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書,有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報(bào)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報(bào)表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、會談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。
長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。
對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。
書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時(shí)間:
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
第12篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定格式怎樣的
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則公司實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。
分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?dòng),業(yè)務(wù)往來,重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。
其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。
包括計(jì)算機(jī)文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。
任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。
公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。
辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。
每個(gè)年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。
各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;
檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對有關(guān)人員的培訓(xùn)。
檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。
保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報(bào)告,會議紀(jì)要。
2、意向書、協(xié)議書、項(xiàng)目申請書,3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項(xiàng)目機(jī)會性分析可行性研究報(bào)告
5、公司資信變動(dòng)情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報(bào)的報(bào)告書及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報(bào)告;
(四)立卷程序根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。
對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。
定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。
移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。
按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。
鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。
經(jīng)過鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。
銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎(jiǎng)懲對于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
(七)其它其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第13篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強(qiáng)外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價(jià)值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計(jì)劃,并確定管理檔案的部門和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。
負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權(quán)對本級行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料;
4.勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè)方面的文件材料;
10.科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;
11.教育培訓(xùn)方面的文件材料;
12.情報(bào)信息方面的文件材料;
13._黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項(xiàng)服務(wù)工作。
第十條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠(yuǎn)查考利用及研究價(jià)值的永久保存;在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),直接對檔案進(jìn)行鑒定。對失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單,報(bào)經(jīng)董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計(jì)檔案按《中華人民共和國會計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時(shí),企業(yè)應(yīng)予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項(xiàng)變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,按照有關(guān)機(jī)關(guān)的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第14篇 地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。
二、 檔案室存檔范圍公司形成的各類檔案以及各部門上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、 檔案柜編號與存放檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下:
1、 a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證 書、相片、光盤等。a1-a2:公司獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書等;a3:公司歷年活動(dòng)相片、公司調(diào)研、房展會、部門活動(dòng)、集團(tuán)、社區(qū)活動(dòng)及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。a4:總經(jīng)理辦公室檔案a5:人力資源部檔案
2、 b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同b1:公司重要證照b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據(jù)時(shí)間、部門進(jìn)行分類保存
3、 c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類)c1-c5: g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、 d列工程前期資料
5、 e列為工程項(xiàng)目檔案
6、 f列為工程項(xiàng)目檔案
7、 g列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)
8、 h列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)
9、 i列為預(yù)算部檔案
10、 j列為預(yù)算部檔案
11、 k列為物資部、物管技術(shù)部檔案k1-k3:物資部各類招投標(biāo)文件k4-k5:物管技術(shù)部盤點(diǎn)表
12、 l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
13、 m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
14、 n列為財(cái)務(wù)部檔案n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等n4:銀行資料n5:增加注冊資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料
四、 檔案存放要求檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時(shí)間及借閱時(shí)間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。
五、 檔案室的清理要求檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、 其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
第15篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（12）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?dòng),業(yè)務(wù)往來,重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。包括計(jì)算機(jī)文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個(gè)年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報(bào)告,會議紀(jì)要。
2、意向書、協(xié)議書、項(xiàng)目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項(xiàng)目機(jī)會性分析可行性研究報(bào)告
5、公司資信變動(dòng)情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報(bào)的報(bào)告書及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報(bào)告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。
經(jīng)過鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎(jiǎng)懲
對于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
