記錄管理規(guī)定7篇

第1篇 后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定

后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定

為能真實地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息,并為集團(tuán)和本單位工作運行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據(jù),集團(tuán)在工作運行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進(jìn)行管理,特制訂本規(guī)定。

一、定義

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。

三、職責(zé)

1.集團(tuán)質(zhì)量檢驗部負(fù)責(zé)設(shè)計《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團(tuán)管理者代表審批。

2.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計本單位《工作指導(dǎo)書》中需要的記錄表格,并由本單位負(fù)責(zé)人審批,并報集團(tuán)質(zhì)量檢驗部備案。

3.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計本單位運行中所需要的各種記錄,并由單位負(fù)責(zé)人審批。

4.修改記錄時,應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。

5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可使用。

6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計一次記錄的發(fā)生情況,并認(rèn)真填寫《記錄清單》。

四、記錄的分類

1.質(zhì)量管理體系運行的記錄:

集團(tuán)《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄;

各單位《工作指導(dǎo)書》中記錄樣冊里的全部記錄。

2.各單位工作運行中確認(rèn)的各種記錄。

五、記錄的標(biāo)識

1.與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄,其標(biāo)識方式按照集團(tuán)《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。

2.工作運行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號方法。

3.非表格化且不便于編號標(biāo)識的記錄,可用記錄名稱形式標(biāo)識。

六、記錄的使用要求

1.經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

2.工作場所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。

3.填寫記錄時應(yīng)認(rèn)真、及時,不得發(fā)生補填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實,不得缺項,不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。

七、記錄的保存

1.各單位應(yīng)由專人負(fù)責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運行和有關(guān)工作運行的記錄的檢查、收集。

2.對收集的記錄應(yīng)進(jìn)行整理、分類歸檔。

3.記錄要存放在適宜的地點,防止記錄的損壞或丟失。

4.借閱記錄時要有登記,并及時歸還。

5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。

6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。

八、附則

1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團(tuán)質(zhì)量檢驗部負(fù)責(zé)。

2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團(tuán)辦字〔2004〕6號《關(guān)于下發(fā)z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定》同時廢止。

第2篇 某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法,以證明各項服務(wù)活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。

2.0適用范圍

本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。

3.0職責(zé)

3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)

3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)制定本制度。

3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;

3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;

3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。

3.2各單位職責(zé)

3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。

3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。

3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。

4.0控制程序

4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理

4.1.1設(shè)計:

(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批,經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。

(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時,必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。

(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。

4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

4.1.2編號:記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進(jìn)行編號。

4.1.3編目

(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。

(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。

4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理

4.2.1發(fā)放、收集

(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報品質(zhì)部。

(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。

(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。

4.2.2歸檔保管

(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。

(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。

4.2.3借閱

(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。

(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。

(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。

(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。

(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。

4.3記錄的填寫、更改、使用保管

4.3.1填寫、更改

(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。

(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。

4.3.2使用保管

(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。

(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。

(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。

5.0支持文件

5.1《文件控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》wy/qr-wy-017

6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018

6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001

6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019

6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020

6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021

6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022

第3篇 某小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定

小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定

監(jiān)控錄像記錄是對一定時間、空間內(nèi)所發(fā)生的具體情況的真實記載,對于事

后分析事情發(fā)生的起因、過程和結(jié)果,都有十分重要的參考作用,并被司法機關(guān)列入證據(jù)范疇。因此,特對監(jiān)控錄像記錄的保存使用作如下規(guī)定:

一、每日錄像錄制完后,須填寫《監(jiān)控錄像記錄使用保管記錄》,并在記錄上做好起始時間、地點、部位等標(biāo)識,保存期限一般為15天,保存期滿后,經(jīng)管理處護(hù)管主管瀏覽,確認(rèn)無重要情況需要保存后,方可進(jìn)入重復(fù)使用程序。

二、管理處應(yīng)備有用于復(fù)制保存重要情況的專用錄像工具設(shè)備。所謂重要情況錄像,系指現(xiàn)場攝制的已經(jīng)發(fā)生的或有跡象表明有可能發(fā)生的治安事故、刑事案件,包括可疑的人或事,并對事后分析事故(案件)發(fā)生的原因、過程、結(jié)果和所涉及的人員等,以及對事后處理事故(案件)能夠提供幫助的實況。

三、對有重要情況記錄的錄像記錄,須保留至事情處理完畢后,再將有重要記錄的錄像時段,復(fù)制到重要情況專用錄像設(shè)備上。經(jīng)播放確認(rèn)復(fù)制完成后,報請管理處領(lǐng)導(dǎo)同意,原記錄時段可轉(zhuǎn)入重復(fù)使用程序。

四、重要情況專用錄像記錄應(yīng)編好目錄,確定專人妥善保管,定期檢查,防止丟失損壞。

五、重要情況專用錄像記錄列入長期保存范圍,保存時間不少于一年。

第4篇 加強崗位各類記錄管理規(guī)定

關(guān)于加強崗位各類記錄管理的規(guī)定

為規(guī)范我部基礎(chǔ)管理工作,確保各類原始記錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時性及準(zhǔn)確性,特制訂有關(guān)規(guī)定如下:

1.各崗位員工要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求做好當(dāng)班的各類記錄;

2.記錄人要保證所記錄的各類信息特別是原始數(shù)據(jù)及由其生成的統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時性和準(zhǔn)確性;

3.各類記錄的書寫要認(rèn)真工整,保持記錄本的整潔,不得隨意涂改和書寫與工作無關(guān)的內(nèi)容;

4.發(fā)現(xiàn)問題(如數(shù)據(jù)失真)要在記錄本上詳實說明,并及時向科長或主管工程師反映;

5.科長、主管工程師或部門領(lǐng)導(dǎo)隨時抽查各崗位相關(guān)記錄,對于記錄不規(guī)范的責(zé)任人,分別予以如下處罰:

⑴第一次責(zé)令書面檢查并罰款50~100元;

⑵第二次責(zé)令書面檢查并罰款100~200元;

⑶第三次予以300元以上經(jīng)濟(jì)處罰并報請公司作待崗處理。

第5篇 大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定（3）

大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定(三)

為確保大廈安全,有效利用消防、安全中央監(jiān)控系統(tǒng),切實做到'四防'即防火、防盜、防破壞、防事故,確保監(jiān)控系統(tǒng)的正常運行,

確保管理工作責(zé)任到人,有據(jù)可查,有據(jù)可依,特制定本管理規(guī)定:

1.對zz大廈相關(guān)部位實行24小時全面監(jiān)控,有序記錄,確保大樓安全。

2.如果發(fā)現(xiàn)可疑情況,在系統(tǒng)實行全面跟蹤監(jiān)控的同時,及時通知相關(guān)崗位人員到現(xiàn)場監(jiān)視。在及時處理好當(dāng)時發(fā)生的事件的同時,對所發(fā)生的事件必須真實、認(rèn)真記錄檔案,同時提出處理意見,上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.對重大(要)事件,在搞好系統(tǒng)、人員監(jiān)控的同時,要根據(jù)事件的性質(zhì)在分別通報總經(jīng)理、管理處經(jīng)理的同時,迅速報告公安部門或醫(yī)療、消防部門。

4.對大廈各樓層正常上班時間進(jìn)行全面監(jiān)控錄像,其余時間對樓層重點部位如28f、27f、26f、15f、6f、1f大廳及汽車出入口、-1f、-2f進(jìn)行24小時監(jiān)控錄像。

5.錄像帶正常保存存期為7天,在規(guī)定期間未發(fā)現(xiàn)任何問題,由部門負(fù)責(zé)人審查同意后上報管理處經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后按《監(jiān)控記錄表》有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一消毀。未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自銷毀相關(guān)錄像資料。

6.本規(guī)定從20__年7月1日起實施。

第6篇 地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定

第一條 工作日記的目的:

1、如實反映每日工作內(nèi)容,確保事情的可追溯性;

2、整理工作思想,合理安排時間,以提高工作效率;

3、對工作中的得失進(jìn)行總結(jié),隨時調(diào)整以減少失誤。

第二條 工作日記的格式、內(nèi)容、要求及原則:

1、第一項:記錄日期,х年х月х日、星期х、天氣情況、要求記錄正確和真實;

2、第二項:按優(yōu)先順序列出當(dāng)天需處理事宜(包括之前未完成事宜,作為當(dāng)日計劃);

計劃擬訂的原則:以權(quán)重排序,選取處理緊急且重要的事宜,其次處理緊急不重要的事宜,再次處理重要但不緊急的事宜,最后處理不緊急不重要的事宜。

3、第三項:記錄領(lǐng)導(dǎo)安排的事宜。須寫明何人、何時、何地所作地指示,是口頭指示、電話指示還是書面指示,完成的要求等等。

4、第四項:事情摘要

須寫明時間、地點、人物、處理結(jié)果,重要文件的去向(如合同、協(xié)議、簽證是否存檔等),對于未完成事宜的記錄,已處理到哪一步驟,是否尋求領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持,計劃何時完成等等。

5、第五項:記錄特殊事件(如居民投訴、重大質(zhì)量、安全事故等),要求按照第4條;

6、每周四對本周工作進(jìn)行小結(jié)并安排下周計劃,16:30前發(fā)至各部門經(jīng)理處;

7、每月工程建設(shè)部門計劃協(xié)調(diào)會之前,部門經(jīng)理須將本月工作總結(jié)和下月工作計劃發(fā)至設(shè)計部曹友云處。

第三條 值班日記記錄制度:

1、休息日及夜間值班日記由當(dāng)班值班人員記錄。

2、值班日記的目的、格式、內(nèi)容、要求及原則同工作日記。

第四條 制度執(zhí)行和檢查

項目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理、分管副總每月將不定期抽查各人工作日記,對于執(zhí)行情況將會在每月的績效考核中予以體現(xiàn)。

第7篇 機電運行記錄管理規(guī)定辦法

(1)工程部機管系統(tǒng)巡查記錄表每日記錄兩次,供配電設(shè)施運行記錄表、空調(diào)系統(tǒng)運行記錄表每兩小時記錄一次,由工程部檢查后每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。

(2)設(shè)備月度檢查保養(yǎng)表由責(zé)任人填寫好后交領(lǐng)班,工程師審查后簽名,每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。

(3)水泵房巡查記錄表、水表房巡查記錄表、電梯機房巡查記錄表、冷卻塔巡查記錄表每日由當(dāng)值人員巡查設(shè)備后簽名,由工程師抽查監(jiān)督,月底匯總交工程部文員存檔。

(4)排班表每月月底由領(lǐng)班填寫,工程師審閱后交工程部文員。

(5)考勤登記表每月由工程師填寫,月底交工程部文員。

(6)防火巡查表每日由當(dāng)值人員填寫,每周經(jīng)工程師簽名后交工程部文員。

(7)設(shè)備檢查必須認(rèn)真、仔細(xì),記錄須填寫認(rèn)真、字跡清晰。

(8)所有記錄必須按時完成,不準(zhǔn)弄虛作假。