第1篇 公文格式管理規(guī)定辦法
公文格式管理規(guī)定
第一章:公文格式管理規(guī)定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。
1、文件名稱 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發(fā)文字號之上,居中。兩個以上部門聯(lián)合行文,主辦部門應(yīng)排列在前。
2、發(fā)文字號 包括部門代字、年份、順序號,置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯(lián)合行文,只標(biāo)注主辦部門發(fā)文字號。
3、簽發(fā)人 向上級部門報(bào)送的文件,要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),主要負(fù)責(zé)人外出時,由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標(biāo)題、主送部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。
1、標(biāo)題 置于眉首之下、主送部門之上、居中。標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類,要準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般置于標(biāo)題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文,可主送幾個以上部門;向上請示,一般只寫一個主送部門,不宜多頭主送,以免責(zé)任不明。如需同時送其他部門,可用抄送形式。
3、內(nèi)容 是公文的主體,要求情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,層次分明,文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
4、附件 正文的補(bǔ)充說明或有關(guān)參考資料。附件名稱標(biāo)于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門之前,注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。
5、發(fā)文部門 又稱落款。落款應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱,置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。
6、發(fā)文日期 一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文,署批準(zhǔn)日期,發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)以漢字寫明年、月、日,置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標(biāo)明主送部門的公文,發(fā)文日期加小括號置于標(biāo)題下、居中。
7、印章 除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁上,要在該空頁的左上方標(biāo)“(此頁無正文)”。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文部門都應(yīng)加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時,文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等,且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會議紀(jì)要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組,置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀(jì)要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外,其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報(bào)”,送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報(bào)欄設(shè)在文尾主題詞之下。
3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù),一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門留用等方面的需要來確定,印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側(cè),中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側(cè)、印發(fā)日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排,左側(cè)裝訂,公文用紙通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號用小三號新宋體、左對齊,簽發(fā)人右對齊;標(biāo)題用小二號新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。
聯(lián)合行文,發(fā)文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標(biāo)點(diǎn),左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體,左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結(jié)構(gòu)層次序號要準(zhǔn)確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號外不能有標(biāo)點(diǎn)。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應(yīng)有標(biāo)點(diǎn)),同級層號后的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)統(tǒng)一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規(guī)則
第六條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。上級、領(lǐng)導(dǎo)請示問題,應(yīng)做到一文一事,不得將請示事項(xiàng)夾在報(bào)告中。請示一般應(yīng)明確一個主送部門,不要多頭主送,不要同時抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)性關(guān)系的部門,不能發(fā)決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商。上報(bào)的公文,如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。
第九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級部門有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。
1、收文登記
對收進(jìn)的紙質(zhì)或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉(zhuǎn)、登記及反饋。
2、閱批
收文登記后,公文由行政部門行政經(jīng)理提出擬辦意見,轉(zhuǎn)相關(guān)部門會簽后,呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批后,再由行政部門轉(zhuǎn)相關(guān)部門承辦或傳閱。急件應(yīng)即時閱批。
行政部門作為文件的流轉(zhuǎn)部門,對領(lǐng)導(dǎo)針對文件提出的問題要及時溝通與回饋,每位領(lǐng)導(dǎo)除參加會議、公出、溝通文件相關(guān)內(nèi)容情況,應(yīng)在4小時內(nèi)將文件簽批完畢,進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因出差外出,每天必須進(jìn)行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
4、催辦
各級文書工作人員應(yīng)及時掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況,對辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應(yīng)及時反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會簽、合同會簽進(jìn)行完畢后,打印、整理會簽卡,并存檔。
第十一條 發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、復(fù)印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。
第四章 附則
第十二條 本規(guī)定由人資行政部負(fù)責(zé)解釋。 第十八條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。 附:行文樣張、結(jié)構(gòu)層次序號樣張(2頁)
第2篇 v機(jī)關(guān)公文管理規(guī)定
國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法
國務(wù)院
第一章 總則
第一條 為使國家行政機(jī)關(guān)(以下簡稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào),下同),是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第六條 各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。
第八條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。
(二)決定
適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(四)通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。
(六)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)議案
適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。
(八)報(bào)告
適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(九)請示
適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(十)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。
(十一)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十二)函
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十三)會議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機(jī)關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則,參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報(bào)告。
第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級政府正式行文。
部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng),經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。
第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個主送機(jī)關(guān),需要同時送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。
“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。
第二十二條 除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。
第三十四條 收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文秘部門要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級機(jī)關(guān)的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時,應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文,必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條 機(jī)關(guān)合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時,需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第五十三條 密碼電報(bào)的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第九章 附則
第五十四條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。
第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各級行政機(jī)關(guān)可以制定本機(jī)關(guān)或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十六條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)對上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布,1994年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》同時廢止。
第3篇 房地產(chǎn)管理局公文處理規(guī)定-2
為規(guī)范我局機(jī)關(guān)收文、發(fā)文行為,使公文辦理迅速及時、準(zhǔn)確無誤,提高工作效率,特作如下規(guī)定:
一、公文的接收和處理
㈠收件人為市房管局的公文、信函,一律由辦公室收發(fā)負(fù)責(zé)人開啟、登記和編號。無特殊情況任何人不得隨意拆閱。公文來件應(yīng)在當(dāng)天辦理,防止積壓貽誤工作。對緊急公文,應(yīng)力求做到隨來隨辦。
㈡公文、信函登記后,由收發(fā)人員送交主管局長批示,然后送交承辦部門或辦事人員閱處,簽閱后收回,并注銷。
㈢公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以復(fù)印。確需借用原件的,必須辦理借用手續(xù),事情辦妥后,應(yīng)及時將文件交還,注銷登記。
㈣有關(guān)“三密”文件的傳閱,按保密制度規(guī)定執(zhí)行。打印室由辦公室按保密規(guī)定管理,非打印室人員,不得隨便進(jìn)入。
二、擬文和發(fā)送
㈠公文擬稿應(yīng)使用規(guī)范稿紙,文稿首頁必須使用“文件稿紙”,并按要求將各項(xiàng)欄目填寫清楚。擬稿字樣要求規(guī)范、工整、清晰。對外發(fā)文一律以潮州市房地產(chǎn)管理局的名義發(fā)文。各科室原則不對外發(fā)文。
㈡發(fā)文由承辦單位有關(guān)人員起草,單位負(fù)責(zé)人初審,主管局長審核簽名,局長簽發(fā)。后由局辦公室對文件編列文號,安排打印,承辦單位負(fù)責(zé)校對。
㈢公文的發(fā)送,由辦公室或承辦單位負(fù)責(zé)。
㈣公文印章由辦公室主任及收發(fā)人員負(fù)責(zé)保管,不得外借。
三、公文歸檔
㈠公文辦理完畢后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
㈡凡以局名義制發(fā)的公文(包括附件),應(yīng)留有一式二份,連同領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿一并存局辦公室,由文檔人員裝訂歸檔。
㈢局屬下單位應(yīng)指定一名文書人員,負(fù)責(zé)管理文書工作。
第4篇 置業(yè)公司公文管理規(guī)定
置業(yè)公司公文管理規(guī)定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;
2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門發(fā)出的正式文件;
3、以各部門名義發(fā)出的文件;
二、公文種類
1、請示:請上級指示和批準(zhǔn),用'請示'。
2、報(bào)告:向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
5、通知:傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
6、通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評錯誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定'.經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
9、會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀(jì)要'。
10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。
11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標(biāo)題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。
1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
2、公文字號:按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。
3、公文秘級:分為'絕密'、'機(jī)密'和'秘密'。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
文件機(jī)密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
4、簽發(fā)人/時間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。
5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號;標(biāo)題用2號簡體宋體字。
6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。
7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀(jì)要外,正式編號公文應(yīng)在落款和成文時間上加蓋印章。
8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。
9、主送/抄送單位:由審稿人確定。
10、辦文事項(xiàng):如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。
11、公文附件:單獨(dú)排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。
12、附樣式:
文頭
(公文字號)
簽發(fā)人: 秘級 簽發(fā)時間:
標(biāo) 題
主送單位:
(正 文)
(落款、成文時間、用印)
(附件序號、名稱)
主題詞:
報(bào)送:
發(fā)送: 存檔()
擬稿: 審核:打印: 校對: 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應(yīng)適用范圍使用:
“發(fā)”字號
“函”字號
“紀(jì)”字號
國地公司
國地發(fā)[ ]號
國地函[ ]號
國地紀(jì)[ ]號
適
用
公
文
范
圍
內(nèi)行/下行文
決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、
/
會議紀(jì)要
內(nèi)行/上行文
/
請示、報(bào)告、批復(fù)、
會議紀(jì)要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文辦理
(一)、收文處理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:'簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔'程序辦理。
2、要求:
1 )當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時,均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中,辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時將公文收回并存檔。
2 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報(bào)、電傳、資料和平級發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。
各部門收到急件時,應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復(fù)。
3 )加強(qiáng)公文檢查催辦工作?？偨?jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。
4 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。
(二)發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。
1、草擬公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。
2)情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號要正確,篇幅要力求簡短。
3)引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。
4)草擬公文必須使用a4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四為'(1)'。
6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
2、公文審核。
公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。
1)審核的重點(diǎn):
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。
4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點(diǎn)符號是否正確。
7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。
3、公文簽發(fā)。
1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。
2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
4)印制:
①公文印制一般應(yīng)使用a4紙張打印一套,其余復(fù)印;
②各公司、各部門的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、u盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;
③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。
6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時,由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。
(三)其它內(nèi)部公文的辦理:
1、程序:凡其它非編號的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。
2、要求:
(1)需辦理的公文,應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。
(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。
(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
第5篇 公文制發(fā)管理辦法規(guī)定
為促進(jìn)**公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質(zhì)量,特制定本辦法。
一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)公文發(fā)文處理工作。由專人具體負(fù)責(zé)。
二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會議紀(jì)要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。
三、公文制發(fā)堅(jiān)持控制數(shù)量,提高質(zhì)量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個;辦公室發(fā)文原則上不超過40個。公文正文字?jǐn)?shù)原則上不超過3000字。簡報(bào)由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡報(bào)反映的情況力求及時、準(zhǔn)確、簡明、生動,篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。
四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。
五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進(jìn)行初步檢查。主要檢查結(jié)構(gòu)、層次是否合理,語句是否通順,數(shù)字、詞句是否準(zhǔn)確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。
六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標(biāo)題。
七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進(jìn)行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關(guān)部門協(xié)商、會簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。文稿技術(shù)性問題,由核稿人員直接修改,非技術(shù)性問題可提出修改意見,發(fā)回?cái)M稿部門,由擬稿部門負(fù)責(zé)修改。
八、 送審文稿一律為微機(jī)打字稿。
九、 辦公室根據(jù)文稿字?jǐn)?shù)和緊急程度限時核稿。**字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完;**字以上的3天內(nèi)核完;內(nèi)容復(fù)雜、需與有關(guān)方面協(xié)商的,適當(dāng)延長核稿時間,同時有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。
十、 文稿審核后,核稿人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后,由辦公室主任負(fù)責(zé)審核簽署呈簽意見,送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
十二、文稿經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。
十三、文件印完后辦公室文書負(fù)責(zé)按印數(shù)加蓋印章,按規(guī)定份數(shù)連同原稿存檔。
第6篇 雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機(jī)關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀(jì)要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進(jìn)行拆封。
2)按來文機(jī)關(guān)進(jìn)行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補(bǔ)的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報(bào)送綜合管理部負(fù)責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認(rèn)為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關(guān)人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進(jìn)行登記,以便查閱傳閱進(jìn)展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補(bǔ)充和糾正事項(xiàng)應(yīng)通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實(shí)。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內(nèi)完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進(jìn)行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔(dān)責(zé)任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
7、回復(fù)、存檔
1)辦理完的公文,需要回復(fù)時,由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項(xiàng)填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項(xiàng)規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。
4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
5)請示問題的公文應(yīng)采取一文一事。
6)對內(nèi)對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門草擬,對外來公文的復(fù)文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對所擬公文進(jìn)行審核:
8)文中情況無虛假不實(shí)之詞;
9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專用術(shù)語正確并書寫清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達(dá)到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關(guān)部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務(wù)部門代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門或項(xiàng)目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負(fù)有完全責(zé)任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)
第7篇 x公司公文管理規(guī)定
公司公文管理規(guī)定
第一條目的
為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條定義
是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來往和記錄的文本。
第三條使用公文的種類
公司使用公文的種類有:決定、決議、公告、通知、通報(bào)、章程、制度、規(guī)定、條例、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、工作志、工作簡報(bào)、大事記、通啟。
第四條公文格式
從格式上將公司目前的公文分為4類,即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀(jì)要、工作報(bào)告,各公文格式家具體見附件。
1、紅頭文件
適用范圍:主要用于印發(fā)制度、規(guī)定,重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及抄送公司行政人事部,公司二級及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。
2、內(nèi)部通啟
適用范圍:主要用于內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般性文件。
3、會議紀(jì)要
適用范圍:主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會議主要內(nèi)容與決議的文本。
4、工作報(bào)告
適用范圍:主要用于下級機(jī)構(gòu)向上級機(jī)構(gòu)定期匯報(bào)工作情況和工作計(jì)劃,提出工作建議的文件。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告3種。
第五條處理公文的表格
公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見附件),適用于處理各種公文。
第六條公文密級
公司公文的密級分為“普通”、“機(jī)密”、“絕密”三級,具體密級和保密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。
第七條公文處理時限
除有專門規(guī)定外,公文的處理時限一般為2個工作日,公文每個分流環(huán)節(jié)的時限為0.5小時,每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為1個工作日,緊急公文需即時處理。
第八條公文處理程序
公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。
1、公文簽發(fā)
(1)簽發(fā)權(quán)限:公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文;各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定權(quán)限內(nèi)可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。
(2)簽發(fā)方式:以公司名義行文的公文,經(jīng)審簽后,蓋本公司公章發(fā)出,但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。
2、公文分送
(1)公司主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下,分送公文應(yīng)采取簽收方式(對公司機(jī)密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送)。采用其它方式分送公文,分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。
(2)收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu),并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。
(3)各部門公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的,退回原部門重新擬文。
(4)相關(guān)人員在工作中,應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù),并嚴(yán)格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。
3、公文閱處
公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后,在公文上作出處理意見(簽發(fā)或批復(fù)等)。
4、公文反饋與跟蹤
行政人事部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門(同時保存批示件的復(fù)印件)。
5、公文清理、存檔和銷毀
各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理,對有存檔價值的公文應(yīng)按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。
第九條附則
1、本制度自頒布之日起執(zhí)行,由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修改。
2、附件:《紅頭文件模板》、《內(nèi)部通啟模板》、《會議紀(jì)要模板》、《工作報(bào)告模板》、《公文審批表模板》。
第8篇 a企業(yè)公文管理規(guī)定
電力公司公文管理規(guī)定
1 總則
1.1 為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司(以下簡稱公司)實(shí)際工作情況,特制定本規(guī)定。
1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門,負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度,加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進(jìn)行匯總分析,保證公文處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
1.3 公司綜合管理部配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)且具備有關(guān)專業(yè)知識。
1.4 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
1.5 公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
1.6 公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。有效文件分兩類,一是有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件,二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公文,是防止各級機(jī)構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。
2 公文種類及使用范圍
2.1 公司的公文種類主要有:命令(令)、決定、決議、通告、報(bào)告、請示、通知、通報(bào)、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。
2.2 各類公文使用范圍
2.2.1 命令(令)。
適用于采取重大或強(qiáng)制性措施嘉獎或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員;撤銷分公司不適當(dāng)?shù)臎Q定等。
2.2.2 決定、決議。
對重要事項(xiàng)或重大行動做出的安排,用“決定”。
經(jīng)過會議討論通過,并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。
2.2.3 通告。
適用于在一定范圍內(nèi)向員工或者往來單位公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知曉的事項(xiàng)。
2.2.4 通知。
適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細(xì)則等)和措施;傳達(dá)上級有關(guān)單位的指示;要求下級單位辦理或者需要知曉的事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)單位、同級單位和不相隸屬單位的公文;批轉(zhuǎn)下級單位的公文;印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話;人事任免事項(xiàng)等。
2.2.5 通報(bào)。
適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
2.2.6 報(bào)告。
適用于向上級單位匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或建議,回復(fù)上級單位詢問或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。
2.2.7 請示。
適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
2.2.8 批復(fù)。
適用于答復(fù)下級單位或相關(guān)單位的請示事項(xiàng)。
2.2.9 函。
適用于平級單位之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。
2.2.10 會議紀(jì)要。
適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
2.3 公司的公文類別主要包括:
2.3.1 公司文件(格式一)。
公司的發(fā)字文件文種代號為“字[****]***號”。
公司人事勞資配備單獨(dú)發(fā)文字號,發(fā)文字號為“字[****]***號”。
2.3.2 公司批件(格式二)。
公司批件文種代號為“字[****]***號”。
2.3.3 公司函件(格式三)。
公司函件文種代號為“函字[****]***號”。
2.3.4 公司傳真電報(bào)(格式四)。
公司傳真電報(bào)文種代號為“傳字[****]***號”。
2.4 “簽報(bào)”作為內(nèi)部文件,是各部門向公司主管領(lǐng)導(dǎo)請示或報(bào)告工作的一種形式?！昂瀳?bào)”要納入公文一體管理?！昂瀳?bào)”必須由主辦部門負(fù)責(zé)人親筆簽名?！昂瀳?bào)”原件只報(bào)一份,交綜合管理部登記編號后送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示,或由公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況分送其他領(lǐng)導(dǎo)批示。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的原件由綜合管理部登記、復(fù)印后將復(fù)印件退各部門(綜合管理部保留原件,并存檔),各部門須妥善保管,并按公司領(lǐng)導(dǎo)批示要求落實(shí)有關(guān)工作。
3 公文格式和行文規(guī)則
3.1 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、收文單位標(biāo)識、收文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、文件編號、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。
3.1.1 涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。“絕密”、“機(jī)密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和綜合管理部根據(jù)公文內(nèi)容共同掌握。
3.1.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
3.1.3 發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.4 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。
3.1.5 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。
3.1.6 主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上,頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文,如決定、決議、會議紀(jì)要、法規(guī)性文件等,主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。主送、抄送、內(nèi)部發(fā)送單位一律用全稱或規(guī)范的簡稱。
3.1.7 公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。
3.1.8 公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
3.1.9 公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
3.1.10 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位;應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
3.1.11 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。
3.2 公文行文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文,因特殊情況,必須越級行文時,應(yīng)同時抄送越過的機(jī)關(guān)。
3.3 公司發(fā)文行文規(guī)則:
3.3.1 凡是對公司外發(fā)文;公司發(fā)布指令、決定、決議;頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用**電字或**電函字。
3.4 上行文(報(bào)告、請示等),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位,如需同時發(fā)送其他單位,還應(yīng)寫明抄送單位。“請示”應(yīng)堅(jiān)持一文一事,一般只寫一個主送單位;“請示”不得抄送下級單位。
3.5 “報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。
3.6 精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項(xiàng),不要行文。
4 發(fā)文辦理
4.1 發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過程,包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。
4.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序,誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項(xiàng),應(yīng)以一個部門為主,與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。
4.2.1 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
4.2.1.1 符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。
4.2.1.2 情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清晰,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
4.2.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.2.1.4 公文結(jié)構(gòu)層次數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。
4.2.1.5 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
4.2.1.6 公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
4.2.1.7 公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙(見附件一)”要求,詳細(xì)、準(zhǔn)確填寫有關(guān)內(nèi)容。
4.2.1.8 公文擬稿應(yīng)采用a4紙型,同時必須提供電子版文件;會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書寫,簽名應(yīng)寫清姓名、日期。
4.2.1.9 對公司重大事項(xiàng)或涉及多個部門,又需有關(guān)部門配合解決的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)先征求相關(guān)部門意見,再簽報(bào)主辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱,分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文,則由主辦部門草擬文稿。
4.3 公文審核。
4.3.1 公文審核實(shí)行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān),對所擬公文進(jìn)行初審,對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),并簽名后送綜合管理部。
4.3.2 各類發(fā)文在送綜合管理部后,由綜合管理部負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。
4.3.2.1 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致;審核文稿內(nèi)容是否需要行文;審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策;審核文稿內(nèi)容部門間的一致性;審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實(shí)可行;審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定,文字表達(dá)是否準(zhǔn)確精練,專用術(shù)語和人名、地名、引文是否正確,標(biāo)點(diǎn)使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范;審核公文主送、抄送單位,內(nèi)部發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取?/p>
4.3.2.2 綜合管理部預(yù)對文稿做大的改動,應(yīng)征求主辦部門的意見;對不合格的文稿,綜合管理部有權(quán)退回?cái)M稿部門進(jìn)行修改。
4.3.2.3 發(fā)文需會簽的,應(yīng)由擬文部門送有關(guān)部門會簽后,再交綜合管理部核稿。根據(jù)來文擬辦的文稿,必須把來文原件附在文稿后。
4.4 發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。
4.4.1 公文打印、編號由綜合管理部負(fù)責(zé)。密級公文要指定專人打印,并根據(jù)先急后平、先上報(bào)后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行安排。急件隨到隨辦。
4.4.2 公文校對由擬稿人或擬稿部門負(fù)責(zé)。屬于密級的公文和上報(bào)的各類報(bào)表均由經(jīng)辦人親校,要求做到準(zhǔn)確無誤;校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時,應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。
4.4.3 公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。
4.4.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。發(fā)放公文時要在《公司文件發(fā)放登記表》(見附件一)上登記領(lǐng)用部門,并要求領(lǐng)用部門的經(jīng)辦人簽名。凡發(fā)出的公文,要嚴(yán)格登記手續(xù)并進(jìn)行編號、注明密級、郵寄地點(diǎn)、單位要書寫準(zhǔn)確,封閉要嚴(yán)密,絕密文件還要在封口處加蓋封章。
4.5 公文的更改。
4.5.1 公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,交綜合管理部核稿后,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4.5.2 文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放,即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復(fù)印件的各級機(jī)構(gòu)和部門。
5 收文處理
5.1 公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱(傳閱)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。
5.2 分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會議文件、重要資料及信件,由綜合管理部負(fù)責(zé)分發(fā);署名部門的收件,由部門簽收和處理;署名領(lǐng)導(dǎo)的收件,送交領(lǐng)導(dǎo)本人收處。
5.3 登記。有關(guān)部門、單位的正式公文,領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會議的文件,及有關(guān)部門的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對來文時間、單位、文號、標(biāo)題、承辦單位等進(jìn)行登記,并填制“文件呈批閱辦表”(見附件二)。
5.4 擬辦。綜合管理部確定專人負(fù)責(zé)公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后,即送擬辦人提出擬辦意見,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起,一般不得超過二小時,擬辦人不在時,直接送辦公室領(lǐng)導(dǎo)閱處。急件和限時辦理的公文,應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。
5.4.1 傳閱卷由擬辦人根據(jù)公司部門職責(zé)提出擬辦意見,確定傳閱順序,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見先送公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱,再送有關(guān)部門傳閱。
5.4.2 涉及兩個以上部門處理的請示件公文,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽辦理,再送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示;涉及公司發(fā)展的重大事項(xiàng)請示,由主辦部門提出處理意見,協(xié)辦部門會簽后,先送主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)、再送總經(jīng)理批示。
5.5 送閱(傳閱)和處理。
5.5.1 公文送閱的范圍:公司領(lǐng)導(dǎo)、以及其他相關(guān)的閱文部門。
5.5.2 公文傳閱。綜合人員要根據(jù)批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領(lǐng)導(dǎo)和閱文部門,用送文方式進(jìn)行傳閱。上級有關(guān)重要文件及“絕密”、“機(jī)密”文件,應(yīng)采取保密措施直接送總經(jīng)理閱示。
5.5.3 領(lǐng)導(dǎo)閱批公文和各部門在閱完公文后,均應(yīng)在“文件呈批閱辦表”有關(guān)欄目簽上姓名和時間。
5.5.4 公文要求處理的事項(xiàng)由主辦部門辦理,辦完后應(yīng)在“公文呈批閱辦表”中寫明處理結(jié)果。
5.5.5 請示件公文主辦部門必須明確提出處理意見,會簽部門明確表示意見后報(bào)主辦部門公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示。
5.6 立卷歸檔。收處的公文辦結(jié)后,應(yīng)將收文、文件呈批閱辦表、辦理結(jié)果的文件底稿立卷歸檔。
6 公文的處理時限、承辦和催辦
6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日;對擬發(fā)文稿的處理,包括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送,其時限一般為二個工作日。
6.2 各部門的處理時限。對傳閱件來文,傳閱部門的處理時限一般為一個工作日;請示件來文,主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日,會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉(zhuǎn)發(fā)的文件,直接轉(zhuǎn)發(fā)的公文,主辦部門的擬文時限為一個工作日;轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施,或結(jié)合本公司實(shí)際提出貫徹方案的,主辦部門的擬文時限為二個工作日。上述公文處理,如有特殊情況可適當(dāng)延長,但急件要隨時處理。
7 公文歸檔
7.1 公文辦結(jié)后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,按規(guī)定立卷歸檔。
7.2 分工立卷的具體方法。
7.2.1 與外單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷;
7.2.2 本公司各類發(fā)文,以及以公司名義召開的會議文件,部門發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。
7.3 部門公文材料立卷程序。
部門公文材料立卷程序包括:案卷類目的編制、文件的平時歸卷。
7.3.1 案卷類目的編制
各部門文書管理人員應(yīng)根據(jù)本部門工作情況和任務(wù),按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目,對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。
7.3.2 文件的平時歸卷
根據(jù)案卷類目的條款名稱,為每一條款準(zhǔn)備一個卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對的條款,歸入有關(guān)卷夾內(nèi)并在文件登記簿上注明文件存入的卷號,以備查找。
8 公文管理
8.1 秘密、機(jī)密文件、資料的復(fù)印件視同正式文件、資料,閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷毀。
8.2 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
8.3 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
8.4 工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,個人不得保存文件。
9 附則
9.1 本規(guī)定由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。
第9篇 公司公文管理規(guī)定7
公司的公文管理規(guī)定(七)
第一條 本公司公文,是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條 本公司公文,實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理,要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。
1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員,對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng),必須嚴(yán)守機(jī)密,不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
2. 公文保密等級分為:絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
第三條 文件機(jī)密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第四條 公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
第五條 公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):
(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。
(二)反映情況要客觀,實(shí)事求是。
(三)文字要準(zhǔn)確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結(jié)構(gòu)要緊密,用語要規(guī)范。
(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。
第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批,急件的,當(dāng)天批復(fù);一般文件的,三天內(nèi)批復(fù)。
第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
第九條 公司所有發(fā)文,發(fā)文單位應(yīng)有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后,應(yīng)先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后,由總裁辦收回歸檔。
第十一條 所有文件發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條 公司發(fā)文,一定要由公司辦統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律×××字(××年)××號;
(二)公司黨委發(fā)文,用××黨字(××年)××號;
(三)以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文,用××政字(××年)××號;
(四)公司監(jiān)事會發(fā)文,用××監(jiān)字(××年)××號;
(五)董事局發(fā)文,用××董字(××年)××號;
(六)董事局委員會發(fā)文,用××董×字(××年××號;
(七)董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文,用××董××字(××年)××號;
(八)其他管理部門的發(fā)文,用×××字(××年)××號。
第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意,一般不對外發(fā)文。
第十四條 紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
第10篇 s物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定
物業(yè)管理公司公文管理規(guī)定
為統(tǒng)一公文運(yùn)行程序,加強(qiáng)公文管理,提高辦公效率,制定本規(guī)定:
一、各級政府、上級部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由專人收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
二、以公司名義發(fā)出的各種文件,須編號、登記,統(tǒng)一對外發(fā)送。
三、公文處理:
1、公文登記分類,交辦公室負(fù)責(zé)人審閱,提出擬辦意見。
2、根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3、領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。
4、如承辦過程中有疑問或問題,應(yīng)及時請示、報(bào)告。
5、辦理完畢后,應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回存檔。
四、公文傳閱:
1、送閱文件要抓緊時間閱讀,不得無故拖延或扣押。
2、文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
3、文件傳閱后,閱文人要簽名并寫上時間。
4、文件傳閱后,交回歸檔保管。
第11篇 某后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理,規(guī)范公文行文,促進(jìn)集團(tuán)各級單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)集團(tuán)目前實(shí)際情況,現(xiàn)對《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》做出如下補(bǔ)充規(guī)定:
一、管理職責(zé)補(bǔ)充規(guī)定
(一)集團(tuán)各單位、機(jī)關(guān)各職能部門下發(fā)的編號文件必須抄送集團(tuán)黨政辦公室備案。
(二)集團(tuán)各單位下發(fā)的編號文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團(tuán)機(jī)關(guān)各職能部門備案。
1.人力資源公文抄送集團(tuán)人力資源部備案。
2.質(zhì)量管理公文抄送集團(tuán)質(zhì)量管理部備案。
3.經(jīng)營管理公文抄送集團(tuán)經(jīng)營管理部備案。
4.財(cái)務(wù)管理公文抄送集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。
5.工會公文抄送集團(tuán)工會。
二、發(fā)文管理補(bǔ)充規(guī)定
(一)根據(jù)集團(tuán)職能機(jī)構(gòu)的調(diào)整情況,將集團(tuán)及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下:
承辦單位:集團(tuán)黨政辦公室發(fā)文代字:集團(tuán)黨政辦字
發(fā)文代字:集團(tuán)任字
承辦單位:集團(tuán)黨委 發(fā)文代字:集團(tuán)黨字
發(fā)文代字:集團(tuán)團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)工會發(fā)文代字:集團(tuán)工字
承辦單位:集團(tuán)財(cái)務(wù)部發(fā)文代字:集團(tuán)財(cái)字
承辦單位:集團(tuán)人力資源部 發(fā)文代字:集團(tuán)人字
承辦單位:集團(tuán)質(zhì)量管理部發(fā)文代字:集團(tuán)質(zhì)字
承辦單位:集團(tuán)經(jīng)營管理部發(fā)文代字:集團(tuán)經(jīng)字
承辦單位:物業(yè)管理公司 發(fā)文代字:集團(tuán)物字
承辦單位:動力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字:集團(tuán)動工字
承辦單位:餐飲服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)餐字
承辦單位:接待服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)接字
承辦單位:商貿(mào)服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)商字
承辦單位:幼兒園發(fā)文代字:集團(tuán)幼字
承辦單位:信息綜合服務(wù)公司發(fā)文代字:集團(tuán)信字
(二)集團(tuán)及各單位序號規(guī)定如下:
000:存檔、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱
001:總經(jīng)理
002:黨委書記
003:副總經(jīng)理
004:副總經(jīng)理
005:總工程師
006:工會主席
……
019:信息綜合服務(wù)公司
3、集團(tuán)各單位序號規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例):
019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱
019-1:總經(jīng)理
019-2:支部書記
019-3:副總經(jīng)理
……
三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求,參照集團(tuán)黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表,制定本單位的《發(fā)文審批單》。
四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)。
五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行,此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》中與本補(bǔ)充規(guī)定不符合的條款同時廢止。
第12篇 大學(xué)后勤處辦公文具易耗品領(lǐng)用管理規(guī)定
為加強(qiáng)辦公文具、易耗品的領(lǐng)用管理,節(jié)約開支,避免浪費(fèi),提高工作能效,特制定本規(guī)定。
1.辦公文具、易耗品的領(lǐng)取和發(fā)放由計(jì)劃科指定專人負(fù)責(zé)。
2.各辦公室負(fù)責(zé)人對所屬辦公室的辦公文具、易耗品負(fù)有保全和管理責(zé)任。
3.文具領(lǐng)用保管人員需做好發(fā)放登記,每月對照《申領(lǐng)單》,進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)、核對。
4、辦公文具領(lǐng)用需經(jīng)財(cái)務(wù)“一支筆”審批后,方可領(lǐng)取。
第13篇 區(qū)人民醫(yī)院公文管理規(guī)定
人民醫(yī)院公文管理規(guī)定
一、由外單位寄(送)我院的行政公務(wù)文件、信函、材料等,由辦公室簽收、拆封,并將公文分類、登記。
二、簽收登記后,凡行政事務(wù)性文件,按文件要求,由辦公室主任分批,送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般性文書,如信息、簡訊、通報(bào)等,由文秘人員整理,定期送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。
三、實(shí)行閱文、借文簽字手續(xù)。
四、各部門不論從何種途徑接到院外來文,都應(yīng)送辦公室統(tǒng)一登記,按收文處理程序辦理。
五、上報(bào)下發(fā)的公文,凡屬職能部門工作范圍之內(nèi)的,均由各職能部門起草,屬綜合性、全局性或院長交辦的由院辦公室草擬。
六、公文處理完畢,須將文件及時交回辦公室,進(jìn)行保存。
第14篇 煤礦公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
一、發(fā)文管理
(一)行文格式
公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)等部分組成。
1、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。
2、機(jī)要公文分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。
4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書名號,也不用其他標(biāo)點(diǎn)符號。如轉(zhuǎn)發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級文件,原標(biāo)題文字過長,可重新概括確定標(biāo)題。
5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
6、公文成文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁下部,抄報(bào)抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機(jī)關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。
(二)行文規(guī)則
1、*某某煤礦委員會、徐州礦務(wù)集團(tuán)有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀(jì)律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團(tuán)某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會可以單獨(dú)行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會、團(tuán)委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機(jī)關(guān)部室上報(bào)的報(bào)告、請示按文種分別處理?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事,“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。如涉及多個部門、多個事項(xiàng),原則上應(yīng)退回原單位重新行文。
3、原則上不越級行文,如需越級行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級的機(jī)關(guān)。
4、“報(bào)告”或“請示”只能寫一個主送機(jī)關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)請示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。
5、凡礦職能部門和黨群辦事機(jī)構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會、團(tuán)委可以單獨(dú)行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(三)公文形成
發(fā)文辦理程序?yàn)?起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時先由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機(jī)要文書登記編號→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報(bào)的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機(jī)構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負(fù)責(zé)組織起草。擬寫公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn):
(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(2)內(nèi)容真實(shí),觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。
(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點(diǎn)、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱準(zhǔn)確無誤,使用簡稱應(yīng)規(guī)范,并加以說明,日期應(yīng)寫具體的年月日。
(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。
(5)引用材料應(yīng)核對原件,做到準(zhǔn)確無誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號。日期應(yīng)寫具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國家法定計(jì)量單位。
(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級。
(9)所有文稿一律使用計(jì)算機(jī)打印。
2、公文核稿及簽發(fā)
(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書進(jìn)行核稿,填寫發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門負(fù)責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點(diǎn)是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實(shí)可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí);文字表述、文種使用、公文格式、密級標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍(lán)黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。
(3)礦黨政上報(bào)集團(tuán)公司黨委、行政及上級有關(guān)部門的請示、報(bào)告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報(bào)送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項(xiàng)目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。
(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對口副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項(xiàng)。符合發(fā)文要求的,進(jìn)行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復(fù)編號或空號。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀(jì)要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報(bào)請黨委書記、礦長或其他副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人出席會議的,事前要報(bào)請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機(jī)關(guān)部門副職干部參加會議的,事前要報(bào)請分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負(fù)責(zé)校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認(rèn)真細(xì)致校對文稿,經(jīng)確認(rèn)無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴(yán)格按規(guī)定格式打印。機(jī)要公文密級和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體,正文為3號仿宋體?！爸黝}詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應(yīng)指定專人打印,所使用的計(jì)算機(jī)軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)與文稿核對準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
(四)公文分發(fā)及報(bào)送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負(fù)責(zé)發(fā)放,嚴(yán)禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C(jī)關(guān)各部室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時領(lǐng)取。
2、凡主送集團(tuán)公司黨委、行政的請示或報(bào)告,只報(bào)送一份給集團(tuán)公司黨政辦公室機(jī)要科,嚴(yán)禁多頭報(bào)送。抄報(bào)、抄送集團(tuán)公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機(jī)要文書定期集中報(bào)送,緊急情況下須隨時報(bào)送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機(jī)要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負(fù)責(zé)收集整理后,及時交檔案室歸檔。
(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報(bào)、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機(jī)要文書負(fù)責(zé)簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對集團(tuán)公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類文件材料,機(jī)要文書應(yīng)及時接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見,及時轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門辦理。
(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時、安全,運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。
(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機(jī)要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。
三、考核規(guī)定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負(fù)責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。
(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機(jī)要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機(jī)要文書罰款50元。
(四)公文校稿人要認(rèn)真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認(rèn)真細(xì)致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責(zé)成改正。
(五)公文印刷人員要嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責(zé)任人罰款50元。
(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。
(七)黨政辦公室要加強(qiáng)文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實(shí)專人負(fù)責(zé),及時督促機(jī)關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責(zé)任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機(jī)要文書要加強(qiáng)收文管理,確保準(zhǔn)確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責(zé)任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書要增強(qiáng)工作責(zé)任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責(zé)任人罰款50元。
第15篇 南油物業(yè)公司公文管理規(guī)定7
物業(yè)公司公文管理規(guī)定(七)
1、為進(jìn)一步提高**物業(yè)管理有限責(zé)任公司(以下簡稱公司)公文處理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)物業(yè)經(jīng)營管理工作,實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化,特制定本辦法。
2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。
3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作,應(yīng)按照行文要求和公文處理的規(guī)定進(jìn)行,做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。
4、公司總經(jīng)辦管理公司公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門公文處理工作。
5、公文處理要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實(shí)效。
第一章 公文種類
6、公司涉及行政、黨務(wù)的公文種類主要有:決定、規(guī)定、通知、通告、請示、報(bào)告、函、會議紀(jì)要等。
第二章 公文的主要制發(fā)型式及適用范圍
7公司設(shè)《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》公文首頁紙,適用范圍如下:1、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》主要用于公司決定、規(guī)定、年度工作計(jì)劃、總結(jié);部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)文件等。2、《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司》主要用于向上級報(bào)告、請示工作;批復(fù)請示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要報(bào)告、講話等。
第三章 公文格式
8、公文一般由標(biāo)題、公文編號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發(fā)文時間、發(fā)文字號、印發(fā)傳送范圍、主題詞、抄送(報(bào))單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。如有附件,附件應(yīng)在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。
9、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類。在標(biāo)題內(nèi)除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不使用或少使用標(biāo)點(diǎn)符號,在標(biāo)題最后則不宜使用。
10、有關(guān)說明
1《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司文件》按'**[200*]*字 第**號'統(tǒng)一編發(fā),蓋公司印章;公司對外一般事項(xiàng)行文不編號,使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續(xù)。
2、聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。
3、上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人(按領(lǐng)導(dǎo)班子分工標(biāo)注)、會簽人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文主辦單位簽發(fā)人姓名排列在前,其他單位簽發(fā)人姓名在主辦單位簽發(fā)人姓名之下,按發(fā)文單位順序依次排列。上報(bào)的請示性公文應(yīng)當(dāng)在印發(fā)單位名稱和印制日期之下注明聯(lián)系人的姓名和電話。
11. 機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密等級,分別由總經(jīng)辦注明'絕密' '機(jī)密''秘密'。
12. 標(biāo)引主題詞,應(yīng)從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關(guān)的若干主題詞(一個文件一般不超過7個)進(jìn)行標(biāo)引。
13. 上行文一般只寫一個主送單位,以公司名義發(fā)文視公文內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送單位和抄送單位。除答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個人稱謂字樣。
14. 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn);會議通過的事項(xiàng),以通過日期為準(zhǔn)。
15. 公文用紙一般采用a4型。
16. 公文標(biāo)題、主標(biāo)詞等具體要求按(*政發(fā)[2001]12號文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 行文規(guī)則
17.用公司名義行文的公文有:1、向上級報(bào)告、請示工作;2、與有關(guān)單位聯(lián)系重要事務(wù);3、向各部門下達(dá)重要指示決定等。
18.以部門名義行文的公文有:1、在職權(quán)范圍內(nèi),下達(dá)計(jì)劃、制度、要求、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、了解情況、向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請示工作。
19.請示性公文應(yīng)一事一文。
20.請示與報(bào)告必須嚴(yán)格分開,不得在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)。公文標(biāo)題不得使用'請示報(bào)告'字樣。
21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
第五章公文處理程序
22.公文辦理
公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩項(xiàng)內(nèi)容。
收文辦理包括:簽收、登記、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
主要程序如下:
1、凡上級機(jī)關(guān)來文、地方行政部門來文、外單位來文及公司各部門外出開會帶回文件及材料等先由總經(jīng)辦及時簽收、登記、編號。(屬總經(jīng)理的收文,由總經(jīng)理簽收后登記;屬公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律由收件人親自拆封)
2、文件登記后,由總經(jīng)辦主任根據(jù)文件性質(zhì)及涉及內(nèi)容填寫'文件擬辦單'送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示,除特殊情況請領(lǐng)導(dǎo)3天內(nèi)做出批示。(請主批領(lǐng)導(dǎo)使用鋼筆或簽字筆在'文件擬辦單'上明示意見及批示時間,其他人或部門圈閱示為同意)。
3、公文辦理應(yīng)遵循以下原則。
3.1、需要有關(guān)部門傳閱的文件,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)分別轉(zhuǎn)交,各部門閱畢文件應(yīng)及時歸還,禁止文件橫傳。
3.2、公司對請示批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件,應(yīng)在收文后的7天內(nèi)答復(fù)來文單位。
3.3、送有關(guān)部門辦理的公文不能超過48小時,對不能按期辦理的要及時說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的公文,應(yīng)迅速退回總經(jīng)辦并說明情況,不得積壓逾期。
3.4、總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見,負(fù)責(zé)對各部門承辦的公文進(jìn)行催辦和督辦。
發(fā)文辦理包括:擬稿、審核、簽發(fā)、編號、印制、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。
23.公文起草及需要注意的事項(xiàng)
1、起草公文應(yīng)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示;準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況,提出的辦法、措施切實(shí)可行;觀點(diǎn)明確,表達(dá)準(zhǔn)確,文字精練,文風(fēng)端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時間應(yīng)寫具體年月日,數(shù)字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四層為'(1)'。在同一公文中數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。引用文件應(yīng)注明發(fā)文時間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號。使用簡稱時,應(yīng)先用全稱并加以說明,不得使用不規(guī)范的用詞和用字。公文的結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)、數(shù)字的詳細(xì)情況按(京政發(fā)[2001]12號文件)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、制發(fā)公司公文需經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理同意,主辦部門負(fù)責(zé)公文的起草。
4、各部門起草好公文后,應(yīng)先到總經(jīng)辦填寫'發(fā)文稿紙',并由總經(jīng)辦對公文的文種、格式、文字、結(jié)構(gòu)、密級、主題詞等進(jìn)行把關(guān)。公文中的意圖、觀點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)術(shù)語、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、涉密密
級、保密期限和定密依據(jù)等由起草公文的部門負(fù)責(zé)。
5、經(jīng)把關(guān)后的公文草稿由呈報(bào)部門呈報(bào)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,公司行政、黨務(wù)公文依領(lǐng)導(dǎo)工作分工,由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、黨支部書記、工會主席審核簽發(fā)。請簽發(fā)人使用鋼筆或簽字筆在'發(fā)文稿紙'上簽署自己的意見、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文內(nèi)容復(fù)雜特殊、涉及若干部門、需要會簽的由起草部門注明,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)送簽。
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后的公文定稿由總經(jīng)辦安排登記、編號并打印。打字員在打印公文時要忠實(shí)于定稿,不允許改動定稿的文字、段落、標(biāo)點(diǎn)符號和格式。如發(fā)現(xiàn)定稿有不當(dāng)之處,要經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)及起草公文部門同意,才能改動。
8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關(guān)人員進(jìn)行校對,校對要認(rèn)真,與定稿無誤后,在'發(fā)文稿紙'上簽字,然后才能印制。公文印刷標(biāo)準(zhǔn)按《**物業(yè)管理有限責(zé)任公司公文制發(fā)和公文格式的規(guī)定》執(zhí)行。
9、公文成文時間應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時間一致。
24.公文傳遞
公文的傳遞方式根據(jù)其緊急程度、秘密等級確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經(jīng)專人傳遞,不得使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
25. 公文管理
1、上級或公司秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍要按發(fā)文機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行;復(fù)制上級秘密公文需經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),復(fù)印公司秘密公文需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并視同原件管理。
2、總經(jīng)辦電腦錄入員離開'機(jī)位'時,應(yīng)將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設(shè)定密碼以防泄密。
3、總經(jīng)辦定期對公文進(jìn)行清理、清退和銷毀。
4、公司各部門工作人員調(diào)離工作崗位時,不得將個人暫時保管或借用的公文帶走,應(yīng)及時歸還總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第六章 公文立卷、銷毀
26.公文辦完后,應(yīng)歸還總經(jīng)辦,根據(jù)立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定,總經(jīng)辦及時將公文定稿正本和有關(guān)資料整理立卷。
27.沒有存檔價值和存查必要的公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以銷毀。
第七章 附則
第16篇 公文管理規(guī)定辦法
公文管理規(guī)定【1】
1.目的
為加強(qiáng)公司文件管理,做好公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本管理規(guī)定。
2.發(fā)文的處理
1)擬稿:按照各部門誰主管,誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁,按規(guī)定要求擬稿。
2)核稿:由部門經(jīng)理初核,在面頁上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。
3)簽發(fā):以公司名義對外的發(fā)文,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
4)編號:由綜合部統(tǒng)一登記、編號、計(jì)算份數(shù)等。
5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對并在頁面上簽名。
6)蓋章:由綜合部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。
7)分發(fā):由綜合部助理統(tǒng)一分發(fā),原稿與正文1份(原件)存檔。
3.收文的處理
1)拆封:當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關(guān)部門的,由部門拆封;由政府部門所發(fā)的文件,由綜合部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。
2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統(tǒng)一由綜合部登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。
3)擬辦:綜合部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。
4)呈閱、呈批:根據(jù)擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。
5)交辦:根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應(yīng)提出辦理時限,加強(qiáng)督促催辦。
6)辦結(jié):經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期,然后存檔。
公文管理規(guī)定【2】
公 文 管 理 制 度
一、閱文管理制度
1、凡往來公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統(tǒng)一交由辦公室簽收,編號登記,并及時送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。
2、經(jīng)主任批示后,由辦公室及時按閱文對象分別送閱,相互之間不許遞閱。
3、閱文人閱后應(yīng)在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時交給辦公室。
4、閱文人應(yīng)遵守閱文紀(jì)律,保守秘密,嚴(yán)禁在夾內(nèi)抽出有關(guān)公文自用。如認(rèn)為公文內(nèi)容重要,可進(jìn)行必要的摘錄或交由辦公室復(fù)印。
二、發(fā)文管理制度
1、凡涉及業(yè)務(wù)性的文字材料,一律由相關(guān)科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結(jié)、綜合材料等由辦公室承辦。
2、草擬公文要按公文的類別要求規(guī)范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(bào)(送)單位、主題詞、印制份數(shù)等。
3、所有公文經(jīng)過擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發(fā)。
4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對、裝訂,辦公室分發(fā)。
5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數(shù)由辦公室按要求送(寄)發(fā)。重要公文要履行簽收或掛號郵寄,承辦人如須多加份數(shù),應(yīng)事先告知辦公室。
三、借文管理制度
1、所在內(nèi)借的公文必須履行登記手續(xù),并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。
2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁,閱畢主動及時歸還辦公室。
3、借閱人需要復(fù)印卷內(nèi)內(nèi)容的,須經(jīng)主任批準(zhǔn)同意。
4、對損壞、涂改、丟失公文者,視其情節(jié),相應(yīng)給予教育、賠款,直到紀(jì)律處分。
5、自覺遵守公文保密制度,未經(jīng)允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內(nèi)容。
