資料管理服務(wù)10篇

第1篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國(guó)家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第2篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第3篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國(guó)家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第4篇 住宅售前售后服務(wù)工程技術(shù)檔案資料管理規(guī)范

住宅項(xiàng)目售前售后服務(wù)及工程技術(shù)檔案資料管理

一、售前服務(wù)

公司派出專人積極協(xié)調(diào)、全力配合建設(shè)單位辦理開工之前和各種手續(xù)。

積極配合建設(shè)單位做好現(xiàn)場(chǎng)的基地工作,為開工做好準(zhǔn)備。

積極與當(dāng)?shù)厮茌牭呐沙鏊⑥k事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關(guān)系。

二、售后服務(wù)

自工程竣工后驗(yàn)收交付使用開始,樹立'用戶是上帝'用戶至上的思想意識(shí),嚴(yán)格按國(guó)家規(guī)定的保修期限,進(jìn)行周到的服務(wù)。

在保修期間內(nèi),每年定期對(duì)用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。

保修期后,在公司建立用戶熱線,及時(shí)熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時(shí)僅收取材料成本費(fèi)。

三、工程技術(shù)檔案資料管理

認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家和省計(jì)委、檔案局及省建委關(guān)于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對(duì)工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內(nèi)容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和督促公司有關(guān)部門和項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)真履行各自的職責(zé),定期進(jìn)行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。

工程施工的技術(shù)資料、土建和安裝均應(yīng)同建設(shè)單位、設(shè)計(jì)院、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類資料能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的按規(guī)定完善歸檔。

項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)內(nèi)業(yè)技術(shù)人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應(yīng)及時(shí)辦理并簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核。

附:本工程科技檔案一覽表

科 技 檔 案 一 覽 表

土建施工文件資料:

序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人

1施工合同書公司法人

2開工報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理

3技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要內(nèi)業(yè)技術(shù)員

4施工組織設(shè)計(jì)或施工方案項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人

5設(shè)計(jì)變更通知單、核定單內(nèi)業(yè)技術(shù)員

6原材料出廠質(zhì)量證明書材料員

7原材料試驗(yàn)報(bào)告試驗(yàn)員

8施工定位測(cè)量記錄測(cè)量員

9基礎(chǔ)及主體工程隱蔽記錄施工員

10分部分項(xiàng)單位工程質(zhì)量評(píng)定表及質(zhì)量事故處理報(bào)告質(zhì)量安全員

11交工驗(yàn)收證明書內(nèi)業(yè)技術(shù)員

12施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人

13竣工報(bào)告(含停、復(fù)工報(bào)告)項(xiàng)目經(jīng)理

14施工日志、大事記施工員

竣工圖

序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人

1土建建施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員

2土建結(jié)施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員

第5篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定怎么寫

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國(guó)家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第6篇 學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件資料管理規(guī)定

學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件、資料管理規(guī)定

(一)凡接到學(xué)校、集團(tuán)印發(fā)的文件,都必須進(jìn)行編號(hào)登記。

(二)需要傳閱學(xué)習(xí)的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學(xué)習(xí)。

(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時(shí)收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。

(四)對(duì)過期作廢或無保存價(jià)值的文件,資料要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

(五)對(duì)有保留價(jià)值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。

(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時(shí)歸檔。

第7篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。

按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。

同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。

對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第8篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。

按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。

同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。

對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第9篇 中餐廳服務(wù)管理培訓(xùn)資料

中餐廳培訓(xùn)手冊(cè)

一、 員工的素質(zhì)要求:

1、儀容的素質(zhì)要求(參照員工守則要求)

2、禮貌禮儀要求

1) 在酒店任何地方遇到賓客或上司應(yīng)主動(dòng)禮讓并點(diǎn)頭問好。

2) 在公眾場(chǎng)所,不得高聲談話和爭(zhēng)吵、奔跑。

3) 在服務(wù)過程中常用禮貌用語,保持微笑,配合適當(dāng)?shù)氖謩?shì)為賓客服務(wù)。

4) 站立時(shí),身體要端正,挺胸,收腹,眼睛平視,面帶微笑,雙臂在體前交叉,右手放在左手上。

5) 主動(dòng)迎客,拉凳讓座,如有行李,應(yīng)協(xié)助賓客放好。

6) 賓客呼喚馬上回應(yīng),如有投訴或疑問一定要回復(fù)。

7) 與賓客交談時(shí)要舉止溫文,垂手恭立,距離約1米,進(jìn)退有序,事畢要先后退一步,然后再轉(zhuǎn)身離開,以示尊重。

8) 不要旁聽客人的談話,不要隨便加入客人談話。

二、 衛(wèi)生要求:

1、 個(gè)人衛(wèi)生:

1) 做到四勤:勤洗手,剪指甲,理發(fā),勤換工作服。

2) 上班前和大小便后要洗手

3) 頭發(fā)梳洗干凈,女性工作時(shí)應(yīng)化淡妝,并佩帶發(fā)網(wǎng),男性不留長(zhǎng)發(fā)胡須。

4) 不用手指挖鼻孔,摳牙縫、耳朵,不用手摸頭發(fā),揉眼睛。

5) 要有健康的意識(shí),定期作身體檢查,預(yù)防疾病,當(dāng)發(fā)現(xiàn)有感冒、咽喉炎、肝炎、皮膚病時(shí)應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)上司休假療養(yǎng)好再上班。

6) 管理人員應(yīng)十分重視服務(wù)人員的個(gè)人衛(wèi)生與健康、要為他們創(chuàng)造一些必要的條件,并經(jīng)常進(jìn)行檢查督促,使個(gè)人衛(wèi)生形成制度。

2、 工作衛(wèi)生

1) 當(dāng)班時(shí)避免手摸頭發(fā)或面孔,不能對(duì)著食品顧客咳嗽,打噴嚏;不準(zhǔn)隨地吐痰。不準(zhǔn)吸煙。

2) 手指不可接觸到食物,亦不可碰觸到杯口,刀尖,筷子及湯匙盛湯部分。

3) 服務(wù)員使用的抹布、墊布等每天要清洗干凈,用開水浸燙以減少或消細(xì)菌,托盤等工具必須保持清潔。

4) 凡腐爛變質(zhì)和不符合衛(wèi)生要求的食品堅(jiān)決不出售。

5) 為使用的餐具和臺(tái)布要及送回洗潔處清洗,不可擺用。

6) 嚴(yán)禁隨地丟棄廢紙、倒水、亂放茶葉和水杯。

7) 收市時(shí)注意衛(wèi)生、牙簽、紙巾與雜料應(yīng)盡力避免掉在地上以造成不雅和增加清潔困難(正確的方法是:先拿開碗碟等文具,用臺(tái)布包住雜料或用掃子清掃)

3、環(huán)境衛(wèi)生:

要做好環(huán)境衛(wèi)生必須做到“四定”,即定人、定時(shí)間、定場(chǎng)、定質(zhì)量劃分工、包干負(fù)責(zé)。做到處處有人清潔、勤檢查、保證時(shí)時(shí)清潔,要做到市前整理,市后清理、平時(shí)小掃、每周大掃,以保證衛(wèi)生工作經(jīng)?；?、制度化。環(huán)境衛(wèi)生包括的工作很多,我們餐廳經(jīng)常性要跟的工作是:

1) 廳房、大廳地面要天天打掃,桌椅要隨時(shí)抹凈,門玻璃要經(jīng)常擦洗,做到四壁無塵、窗明幾凈、地面清潔、桌椅整潔。

2) 裝飾的植物要定時(shí)清潔,這往往是留給客人的“第一印象”。

三、 工作態(tài)度

1) 敬業(yè)樂業(yè),守時(shí)守禮

2) 顧客至上,以客為先

3) 具有團(tuán)體合作精神,同事之間應(yīng)互助互勉

4) 樂于聽從和執(zhí)行上級(jí)的決定和指令

5) 有責(zé)任感,不需監(jiān)督可獨(dú)立完成工作

6) 態(tài)度溫和有禮,做事有始有終

7) 保持發(fā)自內(nèi)心真誠(chéng)、自然的笑容永駐臉上。

四擺設(shè)要求、標(biāo)準(zhǔn)

1 干凈餐具的擺放標(biāo)準(zhǔn)

1)干凈餐具要按要求的位置分類擺放

2)放干凈餐具的家私柜的柜底要墊上墊布,并要定時(shí)更換、清理

3)干凈餐具不可以整篩放在地上

2、大廳午、晚市的服務(wù)程序及標(biāo)準(zhǔn):

工作步驟

如何做好

要點(diǎn)提示

附加說明

一、餐前準(zhǔn)備

1、檢查員工儀容儀表是否整齊、清潔

頭發(fā)、工號(hào)牌、四寶、襪子。

2、認(rèn)真聽餐前的小會(huì),了解當(dāng)天餐廳供應(yīng)的品種

例湯、海鮮、甜品、水果、特別介紹、時(shí)菜、沽清類

3、餐臺(tái)擺設(shè)見擺臺(tái)示意圖

餐具整齊、干凈、擺設(shè)統(tǒng)一

餐具有缺口,席巾有洞有污跡不能擺放

4、臺(tái)椅擺設(shè)

臺(tái)椅干凈,橫豎對(duì)直成圖案型

5、訂臺(tái)情況一一重新檢查臺(tái)面的擺設(shè)是否按要求 檢查餐位與人數(shù)是否相同 以訂的臺(tái)將餐椅拉開

6、核對(duì)訂餐情況,抄好訂餐表(咨客) 將菜單和點(diǎn)心卡派給樓面

二、迎接客人

1、領(lǐng)班、服務(wù)員站在規(guī)定的位置迎接客人。2、咨客站好各處崗位,面帶笑容。 站立姿勢(shì),輕松自如,兩手自然垂下向后,肩平挺胸而立

三、拉凳讓座

1、見到客人,咨客應(yīng)上前兩步熱情迎客。

面帶笑容,用禮貌語言向客人問候,知道客人姓氏,稱呼客人的姓氏。 在客人允許的情況下主動(dòng)接過客人的行李。

2、咨客帶客人進(jìn)入餐廳,該段領(lǐng)班及服務(wù)員上前拉椅請(qǐng)座

先女土,后男士。若客人脫外衣,服務(wù)員應(yīng)協(xié)助客人將外衣掛在椅背上,并用西裝套罩上。 避免菜汁點(diǎn)在客人的外衣上

3、當(dāng)客人坐下后,徐徐將餐椅移靠餐桌。

第10篇 項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心日檔案資料管理辦法

項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心日檔案、資料管理辦法

檔案資料管理運(yùn)作流程圖:(略)

l、檔案資料收、發(fā)管理程序

物業(yè)服務(wù)中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

物業(yè)服務(wù)中心日常管理文件(如物業(yè)服務(wù)中心通知、通報(bào)等)按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。

2、檔案資料管理要求

采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法。

盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理,定期清除過期失效文件。

原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以利查閱者及時(shí)找到有效的文件。

檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。

專人負(fù)責(zé)檔案保管,做到檔案標(biāo)識(shí)清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。

檔案室內(nèi)保管環(huán)埯要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?。檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

針對(duì)本項(xiàng)目物業(yè)檔案資料特點(diǎn).制定嚴(yán)格的檔案保密制度,對(duì)檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負(fù)責(zé)。

以上物業(yè)服務(wù)中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關(guān)系后,將參照政府機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定予以改善,以期符合委托方的委托要求。

物業(yè)服務(wù)中心在項(xiàng)目物業(yè)管理期限后,如雙方不再續(xù)約,將毫無保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(__市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局)。