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包括什么內(nèi)容
物業(yè)管理公司的檔案管理涉及日常運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面，主要包括以下內(nèi)容：
1. 合同與協(xié)議：包括物業(yè)合同、租賃協(xié)議、服務(wù)合同等。
2. 財(cái)務(wù)文件：如發(fā)票、賬單、審計(jì)報(bào)告等。
3. 法規(guī)與政策：地方及國(guó)家相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、指南。
4. 設(shè)施設(shè)備記錄：維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備清單、采購(gòu)合同。
5. 居民信息：入住登記、投訴處理記錄、業(yè)主大會(huì)記錄。
6. 安全記錄：應(yīng)急預(yù)案、事故報(bào)告、安全檢查記錄。
7. 公司內(nèi)部文件：?jiǎn)T工手冊(cè)、工作流程、會(huì)議紀(jì)要。
編制指南
1. 分類清晰：依據(jù)文件性質(zhì)和用途，建立明確的分類體系，如財(cái)務(wù)、人事、設(shè)施等。
2. 標(biāo)準(zhǔn)化命名：統(tǒng)一文件命名規(guī)則，包含文件類型、日期、主要內(nèi)容等關(guān)鍵信息。
3. 存儲(chǔ)有序：物理檔案按類別、時(shí)間順序存放；電子檔案通過(guò)文件管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。
4. 權(quán)限管理：設(shè)定不同人員訪問(wèn)權(quán)限，確保敏感信息的安全。
5. 更新維護(hù)：定期審查、更新檔案，確保信息的時(shí)效性。
6. 歸檔流程：明確收文、登記、審批、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的操作流程。
7. 檔案銷毀：對(duì)過(guò)期、無(wú)保留價(jià)值的檔案，遵循法定程序進(jìn)行銷毀。
8. 培訓(xùn)教育：定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審：每半年進(jìn)行一次全面的檔案復(fù)審，確認(rèn)檔案完整性與準(zhǔn)確性。
2. 異常處理：發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏，立即進(jìn)行糾正，并記錄變更情況。
3. 復(fù)審責(zé)任人：指定專人負(fù)責(zé)復(fù)審工作，確保責(zé)任落實(shí)。
4. 外部審計(jì)：配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)需求，提供所需檔案資料。
5. 法律合規(guī)：確保檔案管理符合相關(guān)法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
6. 反饋與改進(jìn)：根據(jù)復(fù)審結(jié)果，調(diào)整和完善檔案管理制度。
物業(yè)管理公司的檔案管理作業(yè)規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保障信息的安全和有效利用，同時(shí)為公司的決策提供有力支持。執(zhí)行此規(guī)程時(shí)，務(wù)必注重細(xì)節(jié)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的順暢運(yùn)作，以實(shí)現(xiàn)高效、有序的檔案管理工作。
物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫(xiě)范文
。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門(mén)編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門(mén)編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財(cái)務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類計(jì)劃總結(jié)類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門(mén)姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第2篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責(zé)
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)
4.1.1公司、管理處編號(hào):
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫(xiě));
b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)綜合部編號(hào)為: zh;
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: cw;
c)管理部編號(hào)為: gw
d)項(xiàng)目部編號(hào)為: _m
e)工程部編號(hào)為: gc;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
物業(yè)管理公司編號(hào)
b)管理處編號(hào):
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
管理處編號(hào)
物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財(cái)務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報(bào)表類
b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類
計(jì)劃總結(jié)類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號(hào)備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復(fù)制登記表
序
號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門(mén)姓名職務(wù)
借檔文件名
借檔理由
是否復(fù)制□是 □否
借還時(shí)間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)
數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
