包括什么內容
1. 會議策劃與籌備
2. 參會人員管理
3. 場地與設施安排
4. 會議日程制定
5. 會議執(zhí)行與監(jiān)控
6. 會議后期評估與改進
編制指南
1. 會議策劃與籌備
- 確定會議目的和目標
- 選擇合適的日期、時間和地點
- 制定預算，考慮資金來源與分配
- 確定參會人員名單，發(fā)送邀請函
- 準備會議主題和議程草案
- 安排餐飲與住宿（如有需要）
2. 參會人員管理
- 收集并整理參會者信息
- 提供參會指南，包括交通、住宿、日程等信息
- 處理報名與注冊事宜
- 協調特殊需求，如飲食限制、輔助設備等
3. 場地與設施安排
- 預訂并檢查會議場地，確保設施完好
- 設置音響、投影等設備，進行預先測試
- 布置場地，包括座椅、展示板、簽到臺等
- 安排安全與緊急出口指示
4. 會議日程制定
- 根據議程主題確定演講人和討論小組
- 設計合理的時間分配，留出提問和休息時間
- 制作會議日程表，分發(fā)給所有參會者
- 跟進演講人準備情況，確保內容質量
5. 會議執(zhí)行與監(jiān)控
- 指導簽到流程，確保參會者順利入場
- 監(jiān)控會議進程，及時解決突發(fā)問題
- 記錄會議要點，準備會議紀要
- 確保會議期間的安全與秩序
6. 會議后期評估與改進
- 收集參會者反饋，評估會議效果
- 分析會議成本與效益
- 總結經驗教訓，制定改進措施
- 歸檔會議資料，為未來參考
復審規(guī)定
1. 每次會議結束后，由會議組織者進行初步復審，匯總問題與建議。
2. 每季度或年度，由高級管理層對過去會議進行綜合復審，確認管理標準的有效性。
3. 在復審過程中，考慮行業(yè)動態(tài)和公司發(fā)展，適時更新管理規(guī)程。
4. 復審結果需形成書面報告，提交給相關部門和領導審批，必要時進行全員培訓。
5. 對于重大問題或改進措施，需立即實施，并在下次會議中驗證效果。
以上規(guī)程旨在提供一個標準化的會議活動管理框架，各階段的具體操作應結合實際情況靈活調整。在執(zhí)行過程中，團隊協作與溝通至關重要，以確保會議的成功舉辦。
會議活動管理標準作業(yè)規(guī)程范文
會議、活動管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的:
為了提高會議效率,很好地總結會議精神,使信息得以有效傳達及合理利用,特制定本規(guī)程。
2.0范圍:
本規(guī)程適用于綜合管理部關于會議活動的組織、實施。
3.0職責:
綜合管理部經理負責會議的組織。
綜合管理部文員負責會議的召集通知。
4.0程序要點:
4.1會議類型:公司例會、專題(專業(yè))研討會、報告會、培訓會、年中(終)工作總結會議。
4.2會議的召開組織及實施。
4.2.1公司例會。
a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開,遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。
b.與會人員需攜帶《工作計劃》(每月25日左右例會攜帶)、前次《會議紀要》、《一周工作通報》等相關資料并準備好匯報內容。
c.參會人員到會填寫《會議簽到表》。
d.由綜合管理部文員做會議記錄,并進行整理形成《會議紀要》。
e.《會議紀要》由分管總經理審核后于下周一發(fā)放到各部門(項目)。
4.2.2研討會。
a.各部門(或項目)組織小型專題會議及培訓時,應在《一周工作通報》中寫明會議時間、地點、與會人員范圍、會議內容等內容。
b.對于公司各部門及各項目參加的專題會議,發(fā)起部門需提前三天擬好《會議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進行統(tǒng)一發(fā)放,并通報分管總經理及進行會議場地預訂等協調工作。
c.發(fā)起部門擬訂《會議通知》需注明會議時間、會議地點、與會人員范圍、會議內容、參會應攜帶資料及特殊要求等。
d.如有與會議相關資料,則請會議發(fā)起部門提前準備好,在會前發(fā)放至相關與會人員。
4.2.3培訓會議。
a.綜合管理部按照人力資源部根據分解年培訓計劃制定的每月培訓計劃要求時間進行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。
b.與會人員帶好培訓材料,認真做好記錄。
c.培訓會議發(fā)起部門(或項目)做會議記錄,進行整理后于第二天發(fā)放到相關部門及人員,并在綜合管理部留存歸檔。
4.2.4年中(終)工作總結。
a.集團或公司確定會議時間,由綜合管理部提前7天通知與會人員或部門。
b.由綜合管理部提前安排好會議議程、工作報告,并安排好會場等事宜。
4.3會議要求
4.3.1需按時出席,如遇特殊情況應提前向分管總經理及會議發(fā)起部門請假。
4.3.2注意保持會場紀律,積極思考,主動發(fā)言,并認真做好會議記錄。
4.3.3關閉通訊設備或放置于會議狀態(tài),保證會議正常進行。
4.3.4保持會場環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。
5.0相關支持性文件:
6.0相關記錄:
《會議簽到表》sw-jl-g-072
《一周工作通報》sw-jl-059
《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070
