接報(bào)修管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 接收報(bào)修流程

2. 報(bào)修信息記錄

3. 故障診斷與評估

4. 維修資源調(diào)配

5. 維修執(zhí)行與跟蹤

6. 完工確認(rèn)與反饋

7. 記錄歸檔與分析

編制指南

1. 接收報(bào)修流程：

- 1.1 員工接到報(bào)修電話或在線申請后，應(yīng)禮貌接聽，確保理解故障描述。

- 1.2 記錄報(bào)修人信息，包括姓名、聯(lián)系方式和所在部門。

- 1.3 確認(rèn)設(shè)備型號、故障現(xiàn)象，如有必要，引導(dǎo)報(bào)修人提供更多詳細(xì)信息。

2. 報(bào)修信息記錄：

- 2.1 使用標(biāo)準(zhǔn)表格記錄報(bào)修內(nèi)容，包括設(shè)備id、故障描述、報(bào)修時間等。

- 2.2 保持信息的準(zhǔn)確性，避免遺漏或錯誤錄入。

- 2.3 對緊急報(bào)修進(jìn)行優(yōu)先標(biāo)記，以便快速處理。

3. 故障診斷與評估：

- 3.1 根據(jù)報(bào)修信息初步判斷故障性質(zhì)，可能需要咨詢技術(shù)專家。

- 3.2 估算維修時間和成本，為資源調(diào)配做準(zhǔn)備。

- 3.3 制定初步的維修方案，考慮效率和成本效益。

4. 維修資源調(diào)配：

- 4.1 分配維修人員，根據(jù)技能和當(dāng)前工作量合理調(diào)度。

- 4.2 預(yù)訂所需工具和備件，確保維修過程順利進(jìn)行。

- 4.3 如涉及外部維修服務(wù)，及時聯(lián)系并協(xié)調(diào)時間。

5. 維修執(zhí)行與跟蹤：

- 5.1 維修人員接到任務(wù)后，應(yīng)盡快前往現(xiàn)場，按照維修方案進(jìn)行操作。

- 5.2 實(shí)時更新維修進(jìn)度，通過內(nèi)部系統(tǒng)或電話向報(bào)修人反饋。

- 5.3 如遇到未預(yù)見的問題，需及時調(diào)整方案并告知相關(guān)人員。

6. 完工確認(rèn)與反饋：

- 6.1 維修完成后，由報(bào)修人或指定人員確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行。

- 6.2 收集報(bào)修人滿意度評價(jià)，用于服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)。

- 6.3 結(jié)算維修費(fèi)用，如有保修期，記錄相關(guān)信息。

7. 記錄歸檔與分析：

- 7.1 將所有相關(guān)文檔、通信記錄和費(fèi)用單據(jù)整理歸檔。

- 7.2 定期分析報(bào)修數(shù)據(jù)，識別故障模式，優(yōu)化預(yù)防措施。

- 7.3 對維修效率和成本進(jìn)行評估，提出改進(jìn)策略。

復(fù)審規(guī)定

1. 每季度進(jìn)行一次報(bào)修管理流程的全面復(fù)審，檢查流程執(zhí)行情況。

2. 復(fù)審內(nèi)容包括報(bào)修響應(yīng)時間、維修完成率、客戶滿意度等關(guān)鍵指標(biāo)。

3. 對于復(fù)審中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進(jìn)措施，并跟蹤實(shí)施效果。

4. 定期培訓(xùn)員工，提升報(bào)修處理能力和客戶服務(wù)意識。

5. 鼓勵員工提出流程改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化報(bào)修管理流程。

接報(bào)修管理作業(yè)規(guī)程范文

接報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0 目的

規(guī)范住戶報(bào)修及公共設(shè)施設(shè)備報(bào)修處理工作,保證維修工作及時有效、有序的開展。

2.0 適用范圍

適用于__物業(yè)服務(wù)區(qū)域內(nèi)的各種接報(bào)修工作的處理。

3.0 職責(zé)

3.1客服部前臺/管家--負(fù)責(zé)報(bào)修信息記錄與傳遞、過程跟進(jìn)、結(jié)果確認(rèn)、信息盤點(diǎn)上報(bào)、報(bào)修信息回訪,站長負(fù)責(zé)相關(guān)工作的組織、審核、檢查與協(xié)調(diào)。

3.2維修組主管/班長--負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)范圍內(nèi)維修工作的組織、監(jiān)督以及對公司制定的《收費(fèi)價(jià)格一覽表》以外的報(bào)修內(nèi)容進(jìn)行收費(fèi)評審。維修人員負(fù)責(zé)報(bào)修工作的確認(rèn)及維修工作。

4.0 程序要點(diǎn)

4.1 住戶報(bào)修信息受理

4.1.1報(bào)修信息來源--住戶報(bào)修、員工報(bào)修、其他人員報(bào)修。

4.1.2報(bào)修記錄--客服部前臺/管家在5分鐘內(nèi)記錄報(bào)修內(nèi)容(包括:住戶名稱、地址、聯(lián)系電話、報(bào)修的具體內(nèi)容、發(fā)生部位、預(yù)約維修時間、報(bào)修信息記錄人等),填寫在《維修工作單》中,并在《報(bào)修記錄表》上登記。

4.1.3信息傳遞--表單填寫完畢后,物業(yè)前臺/管家應(yīng)于及時向物業(yè)維修人員傳遞完畢;

4.2住戶戶內(nèi)物業(yè)類問題報(bào)修處理

4.2.1主責(zé)部門--維修組、報(bào)修信息受理部門

4.2.2到場時間--拿取《維修工作單》后,攜帶相應(yīng)工具及材料,按照約定上門維修時間提前到達(dá)現(xiàn)場。

4.2.3報(bào)修問題處理結(jié)果告知--住戶在《維修工作單》上簽字確認(rèn)后,于下班半小時前將單據(jù)轉(zhuǎn)交前臺/管家。

4.3 公共設(shè)備設(shè)施的報(bào)修處理

4.3.1 報(bào)修信息受理部門接到公共設(shè)備設(shè)施的報(bào)修信息后,處理方法同4.1,4.2。

4.4回訪驗(yàn)證及跟蹤

客服部根據(jù)返單內(nèi)容按《回訪標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中規(guī)定的相關(guān)回訪事項(xiàng)進(jìn)行定期回訪,對公共區(qū)域的維修處理情況進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí),并將回訪中不合格項(xiàng)進(jìn)行再次跟蹤處理。維修回訪必須“一事一回訪”,回訪形式可與入戶、收費(fèi)等工作相結(jié)合,視情況調(diào)整。

4.5統(tǒng)計(jì)匯總

4.5.1客服主管須每日查看、審核報(bào)修匯總表的記錄、處理過程;對連續(xù)三日未處理、因費(fèi)用或其他責(zé)任問題不能明確處理時間及責(zé)任人的報(bào)修項(xiàng)須告知維修組主管/班長,上報(bào)物業(yè)經(jīng)理進(jìn)行督促。

4.5.2每周統(tǒng)計(jì)報(bào)修完成率(一周完成/一周總報(bào)修_100%)、月累計(jì)完成率(當(dāng)月完成/當(dāng)月總報(bào)修_100%)。

5.0相關(guān)記錄

5.1《報(bào)修記錄表》../維修組/報(bào)修記錄表.doc <../維修部/報(bào)修記錄表.doc>

5.2《維修工作單》、《收費(fèi)價(jià)格一覽表》../維修組/住戶維修工作單.doc <../維修部/住戶維修工作單.doc>../維修組/公共維修單.doc <../維修部/公共維修單.doc>

5.3報(bào)修處理流程圖

6.0支持文件

6.1《回訪管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

6.2《維修服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》