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是什么
會議服務工作規(guī)程辦法是為確保各類會議的順利進行，提升會議效率，維護良好會務秩序而制定的一套詳細操作指南。它涵蓋了從會議籌備到結束的全過程，包括但不限于會前準備、會議組織、會中服務、會后跟進等環(huán)節(jié)，旨在通過規(guī)范化的流程管理和專業(yè)化的服務，確保會議的質量和效果。
模板
1. 會前準備
- 確定會議主題和目標：明確會議的目的和預期結果，以便有針對性地安排議程。
- 制作會議通知：包含會議時間、地點、參會人員、議程等內容，并提前發(fā)送給參與者。
- 準備場地與設施：確保會議室的設備（如投影儀、音響等）正常運行，布置符合會議主題的環(huán)境。
- 準備會議材料：打印或電子版的報告、文件、議程單等，確保每位參會者人手一份。
2. 會議組織
- 簽到與座位安排：設立簽到臺，根據(jù)職位或角色分配座位。
- 指導與接待：確保參會人員順利找到會議室，解答相關問題。
- 時間管理：嚴格控制議程時間，保證每個議題的討論充分但不超時。
3. 會中服務
- 技術支持：隨時解決會議過程中可能出現(xiàn)的技術問題。
- 記錄與紀要：準確記錄會議討論內容，必要時整理會議紀要。
- 提供茶水點心：適時提供茶水、點心，保持會場環(huán)境舒適。
4. 會后跟進
- 發(fā)布會議紀要：將會議討論結果、決定事項整理成紀要，發(fā)給所有參會者。
- 跟進行動項：督促落實會議決定的行動計劃，確保會議成果得以實施。
- 反饋與改進：收集參會者對會議的反饋，對服務進行評估和改進。
標準
1. 專業(yè)性：會議服務人員應具備良好的溝通技巧和專業(yè)知識，能夠快速響應各種需求。
2. 效率：每個環(huán)節(jié)都應以提高會議效率為目標，避免不必要的延誤。
3. 保密性：對于涉及敏感信息的會議，確保信息安全，防止泄露。
4. 靈活性：面對突發(fā)情況，能夠靈活調整計劃，保證會議正常進行。
5. 服務質量：以客戶滿意度為導向，提供高質量、貼心的服務。
6. 持續(xù)優(yōu)化：定期評估和更新規(guī)程，以適應不斷變化的會議需求。
會議服務工作規(guī)程辦法的執(zhí)行，不僅需要明確的操作步驟，更需要團隊的協(xié)作和對細節(jié)的關注。通過遵循這一規(guī)程，我們將能夠為各類會議提供專業(yè)、高效、周到的服務，助力會議取得圓滿成功。
會議服務工作規(guī)程辦法范文
會議服務工作程序:
領受任務 會前準備 會前檢查 引領登記 會場服務
休會服務會后清理注意事項匯報總結
1、領受任務
(1) 會議名稱(2)會議性質(3)與會人數(shù)(4)會議期限(5)會議休息時間表 (6)會議活動范圍(7)準備內容(8)注意事項
2、會前準備
(1)會標(2)音響(3)主席臺(4)茶具飲品(5)登記臺(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務員配備(9)會場清潔(10)接手紀念品、禮品(發(fā)放)(11)會場指示牌 (12)禮儀演習彩排
3、會前檢查
根據(jù)表格列項檢查、設備設施、會議物品
4、引領登記
(1)準備大廳指示牌、引領員、電梯引領員、會場引領員、指示牌
(2)登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀念品
5、會場服務
1)主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務
2)會場秩序維持服務(清理閑雜人員)
3)清潔服務
4)委托代辦服務
5)出會場的引領服務(先生,請問需要幫助嗎)
6)應急情況處理(火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護)
6、會后清理
1)撤會議物品,桌椅、餐具
2)清理與會人員遺留物并登記
3)清潔會場
4)撤出帶入會場物品
5)查對清理紀念品、禮品
6)檢查清理情況
7)關閉動力電器設備
8)服務人員撤出,鎖閉會議廳
7、匯報總結
1)向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況
2)會后總結專題會(部門經理,會議服務人員參加)
二、會議接待服務標準:
1、服務員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;
2、會前三十分鐘準時到達會場;
3、迎賓站立時保持正確站姿,真誠微笑;
4、會場內衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;
5、來賓到達時要熱情迎候,依次接待;
6、給來賓提供服務要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;
7、給來賓引位要及時,客人入座后1分鐘內需倒上茶水,遞上香巾;
8、會議進行中,每隔10――15分鐘,及時增添茶水;
9、會議進行中,服務員應站在合適的位置,悉心觀察會場狀況;
10、送客人時,要及時提醒客人拿好物品,并道“請走好”;
11、會后清理工作要及時、仔細。`
第2篇 酒店會議室會議服務工作規(guī)程
酒店會議室管理及會議服務工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。
3職責
3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。
3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。
b根據(jù)《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。
d業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。
e設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務工作
4.2.1會議服務
大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。
4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。
4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經理室通報。
4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。
5相關文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)
