物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5匯編（3篇范文）

包括什么內容

1. 檔案分類與編碼：

- 根據檔案性質和內容，設立行政、財務、項目、客戶服務等主要類別，每個類別下再細分具體子類。

- 設計統(tǒng)一的編碼體系，確保檔案易于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：

- 定期收集各部門產生的文件資料，確保及時歸檔。

- 對收集到的檔案進行初步整理，去除無關或重復內容。

3. 檔案存儲與保護：

- 選擇適宜的物理存儲環(huán)境，保證檔案安全。

- 對電子檔案采取備份措施，防止數據丟失。

4. 檔案檢索與利用：

- 建立完善的檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需檔案。

- 確保檔案的合理利用，同時遵守保密規(guī)定。

5. 檔案更新與廢棄：

- 定期更新過時檔案，保持信息準確。

- 對不再需要的檔案，按規(guī)定程序進行廢棄處理。

編制指南

1. 制定詳細的操作流程：

- 明確檔案管理的各個環(huán)節(jié)，如接收、登記、編碼、存儲、檢索、借閱、歸還、更新、廢棄等步驟。

- 提供每個步驟的具體操作方法和注意事項。

2. 培訓與指導：

- 對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，確保他們熟悉規(guī)程并能正確執(zhí)行。

- 定期舉辦內部分享會，提升全員檔案管理意識。

3. 監(jiān)督與評估：

- 設立定期檢查機制，確保規(guī)程的執(zhí)行情況。

- 對規(guī)程的執(zhí)行效果進行評估，適時調整優(yōu)化。

4. 法規(guī)遵循：

- 確保規(guī)程符合國家及地方關于檔案管理的相關法規(guī)，如《檔案法》等。

復審規(guī)定

1. 定期復審：

- 每年至少進行一次規(guī)程的全面復審，確保其適應公司業(yè)務的發(fā)展變化。

2. 變更管理：

- 當法律法規(guī)、業(yè)務流程或技術條件發(fā)生變化時，及時修訂規(guī)程。

- 修訂后的規(guī)程需經過管理層審批，并通知相關人員。

3. 反饋與改進：

- 鼓勵員工提出對規(guī)程的改進建議，通過持續(xù)改進提升檔案管理水平。

4. 記錄與存檔：

- 復審過程和結果應有詳細記錄，便于追蹤與查閱。

- 歷史版本的規(guī)程應妥善保存，以備查證。

以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司檔案管理工作，提高效率，保障信息安全，同時促進公司內部知識的積累與傳承。各相關部門和員工應嚴格按照規(guī)程執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理秩序。

物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5范文

第1篇 物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責

3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2人事行政部經理監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:rz

(2)財務部編碼為:cw;

(3)客戶服務中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護部編碼為:zh;

(7)品質拓展部編碼為:pz;

(8)經營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1檔案的分類,按服務性質和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:

a、經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務合同》;

b、經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗房表》;

f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、裝修設計圖紙、原始結構平面圖及裝修施工隊資料;

g、《違章處理通知單》及處理結果資料;

h、業(yè)主的有關證件復印件;

i、業(yè)主產權確認登記(產權證書);

j、其他應保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術檔案,包括:

a、物業(yè)產權資料(項目開發(fā)批準報告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);

c、施工設計資料(地質報告書、全套設計圖紙、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程預決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

d、設備出廠合格證;

e、設備使用說明書(要求中文);

f、設備安裝、調試報告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應保存的工程資料。

(3)服務檔案,包括:

a、設備臺賬;

b、設備運行記錄;

c、設備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設備更新改造記錄;

e、對外經營記錄;

f、各部門運作相關記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務記錄,社區(qū)文化活動記錄,達標創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關運作記錄。

(4)行政檔案,包括:

a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄)。

b、管理指導文件:質量體系文件。

c、財務文件:固定資產類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※―cw―報表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務中心檔案:※※※―kh―運作檔案。

(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。

4.3.2制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復技術,延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責任部門:

(1)財務部保管財務檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質拓展部保管iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效

考評檔案;

(4)人事行政部行政內勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項目部保管本項目工程技術、業(yè)主、服務、行政檔案;

4.5.3檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。

(3)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

4.7檔案的查閱權限

4.7.1總經理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復制。

4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權限內經授權(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;普通檔案由部門負責人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經理審核。

4.11.2人事行政部/公司部門經理審核無誤后報總經理審批。

4.11.3總經理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

5.0相關記錄表格

5.1《文件借閱/復制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:

5.4《外來文件臺賬》文件編碼:

5.5《合同臺賬》文件編碼:

第2篇 物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3. 0職責3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3. 2人事行政部經理監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3. 3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編碼。

4.1.1公司、人事行政部編碼:

(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);

(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。

4.1.2部門編碼:

(1)人事行政部名稱編碼為:r

(2)財務部編碼為:cw;

(3)客戶服務中心編碼為:kh;

(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;

(5)工程部編碼為:gc;

(6)秩序維護部編碼為:h;

(7)品質拓展部編碼為:p;

(8)經營部編碼為:jy;

4.2檔案的分類

4.2.1 檔案的分類,按服務性質和查閱方便的角度可分為以下四類:

(1)業(yè)主檔案,包括:a、經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務合同》;

b、經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;

c、《業(yè)主家庭情況登記表》;

d、《業(yè)主物品領用登記表》;

e、《業(yè)主入住驗房表》;

f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、裝修設計圖紙、原始結構平面圖及裝修施工隊資料;

g、《違章處理通知單》及處理結果資料;

h、業(yè)主的有關證件復印件;

i、業(yè)主產權確認登記(產權證書);

j、其他應保存的業(yè)主資料。

(2)工程技術檔案,包括:a、物業(yè)產權資料(項目開發(fā)批準報告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設工程開工許可證、用地紅線圖等);

b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設工程竣工驗收證書;

建設消防驗收合格證;

公共配套設施綜合驗收合格證書;

供水合同;

供電協(xié)議書、許可證;

供氣協(xié)議書、許可證;

有線電視合格證;

通信設施合格證;

電梯準用證等);

c、施工設計資料(地質報告書、全套設計圖紙、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程預決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

d、設備出廠合格證;

e、設備使用說明書(要求中文);

f、設備安裝、調試報告;

g、保修卡、保修協(xié)議;

h、物業(yè)接管記錄。

i、其他應保存的工程資料。

(3)服務檔案,包括:a、設備臺賬;

b、設備運行記錄;

c、設備維修、保養(yǎng)記錄;

d、設備更新改造記錄;

e、對外經營記錄;

f、各部門運作相關記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務記錄,社區(qū)文化活動記錄,達標創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關運作記錄。

(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄)。

b、管理指導文件:質量體系文件。

c、財務文件:固定資產類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(1)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;

物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※―cw―報表;

物業(yè)管理人事行政部客戶服務中心檔案:※※※―kh―運作檔案。

(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。

4.3.2 制目錄:

(1)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

4.5檔案的保管。

4.5.1 檔案保管的工作任務是:

(1)便于查閱;

(2)保證檔案的安全;

(3)防止檔案的損壞;

(4)采取修復技術,延長檔案壽命。

4.5.2 檔案保管的責任部門:

(1)財務部保管財務檔案;

(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;

(3)品質拓展部保管iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;

(4)人事行政部行政內勤保管人事行政部往來文書檔案;

(5)項目部保管本項目工程技術、業(yè)主、服務、行政檔案;

4.5.3 檔案的保管程序:

(1)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;

(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;

(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

(4)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級

4.6.1 檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。

(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。

(3)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;

工程檔案,如工程圖紙;

計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

4.7檔案的查閱權限

4.7.1 總經理可查閱公司所有檔案。

4.7.2 副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3 部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4 其他人員根據審批查閱有關檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復制。

4.8.1 查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。

(1)權限內經授權(審批)的按正常手續(xù)辦理。

(2)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;

屬人事行政部的檔案,由人事行政部經理審批;

屬公司的檔案,由總經理審批;

財務類的檔案也應由總經理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;

機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;

普通檔案由部門負責人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.1

1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經理審核。

4.1

1.2人事行政部/公司部門經理審核無誤后報總經理審批。

4.1

1.3總經理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.1

1.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

5.0相關記錄表格

5.1《文件借閱/復制登記表》文件編碼:

5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:

5.4《外來文件臺賬》文件編碼:

5.5《合同臺賬》文件編碼:6.0

第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責

3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編號。

4.1.1公司編號為:cshy

4.1.2部門編號:

a)行政部編號為:_z

b)人力資源部編號為:rl

b)財務部編號為:cw;

c)管理部編號為:gl;

d)工程維修部編號為:gc;

e)市場拓展部編號為:sc

f)品質督察部編號為:pz;

4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……

4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數字取三位有效數字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;

--《業(yè)主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領用登記表》;

--《業(yè)主證領用登記表》;

--《業(yè)主入住驗房表》;

--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;

--《違章處理通知單》及處理結果資料;

--業(yè)主的有關證件復印件;

--業(yè)主產權確認登記(產權證書);

--其他應保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產權資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);

--施工設計資料(地質報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應保存的工程資料。

c)設備檔案,包括:

--設備臺賬;

--設備出廠合格證;

--設備使用說明書(要求中文);

--設備安裝、調試報告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設備運行記錄;

--設備維修、保養(yǎng)記錄;

--設備更新改造記錄;

--設備管理制度;

d)物業(yè)管理運作檔案,包括:

--公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經營記錄;質量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);

--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關運作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。

h)財務檔案,包括:固定資產類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2全宗內檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財務部報表:cshy-cw-報表;

c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復技術,延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責任部門:

a)財務部保管財務檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質部督察部保管iso9000質量體系文件、資料、質量記錄。

c)客戶服務中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級。

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。

c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

4.7檔案的查閱權限。

4.7.1總經理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復制。

4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權限內(經授權/審批)的按正常手續(xù)辦理。

b)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;

財務類的檔案也應由總經理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;普通檔案由部門負責人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經理審批。

4.11.3總經理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關支持文件

6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。