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有哪些
資料規(guī)程是企業(yè)管理和運營中不可或缺的一部分，它涵蓋了企業(yè)內部資料的收集、整理、存儲、使用、分享和廢棄等一系列環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個方面：
1. 資料分類：明確各類資料的定義，如財務報告、市場調研、員工檔案、項目文件等。
2. 資料管理責任人：指定各部門資料管理負責人，確保資料的有序管理。
3. 收集與整理：規(guī)定資料的收集標準和整理流程，保證資料的完整性和準確性。
4. 存儲與保護：設定資料的存儲方式，包括物理存儲和電子存儲，并制定安全保護措施。
5. 訪問權限：設立資料訪問權限，防止未經授權的訪問和使用。
6. 分享與傳播：規(guī)范資料的內部分享和對外傳播流程，確保信息安全。
7. 更新與維護：規(guī)定資料的更新頻率和維護機制，確保信息的時效性。
8. 廢棄處理：明確過期或不再需要的資料的廢棄程序，防止信息泄露。
標準
資料規(guī)程的標準旨在確保企業(yè)信息的合規(guī)性、安全性和有效性。具體標準如下：
1. 法規(guī)遵從：所有資料管理活動應符合相關法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護法、知識產權法等。
2. 安全性：采取必要的技術手段和管理措施，防止資料丟失、被盜或被濫用。
3. 保密性：對敏感信息實施嚴格的保密措施，只有授權人員才能接觸。
4. 可追溯性：記錄資料的操作歷史，以便于審計和追蹤。
5. 易用性：資料應組織清晰，便于檢索和使用，減少無效工作時間。
6. 可持續(xù)性：資料規(guī)程應適應企業(yè)發(fā)展，定期評估并更新。
7. 效率：優(yōu)化資料流轉流程，提高工作效率。
是什么意思
資料規(guī)程的意義在于為企業(yè)建立一套有序、安全、高效的信息管理體系。這意味著：
1. 提升效率：通過標準化的資料管理流程，減少尋找信息的時間，提高工作效率。
2. 保障安全：嚴格的權限控制和安全措施，防止信息泄露，保護企業(yè)利益。
3. 維護合規(guī)：遵守相關法規(guī)，避免因信息管理不當引發(fā)的法律風險。
4. 促進協(xié)作：明確的資料分享規(guī)則，促進部門間的信息流通和協(xié)同工作。
5. 保護知識資產：有效管理企業(yè)的知識資源，促進知識的積累和傳承。
資料規(guī)程的制定和執(zhí)行，是企業(yè)管理成熟度的重要體現(xiàn)，也是企業(yè)在信息時代保持競爭力的關鍵。每個員工都應理解和遵守這些規(guī)程，共同構建一個健康的信息生態(tài)環(huán)境。
資料規(guī)程范文
第1篇 北坡中學圖書閱覽資料室管理人員工作職責
第三中學圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責
一、熱愛本職工作,牢固樹立為教學服務的思想,嚴格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。
二、負責課本、圖書、期刊、資料、報紙等的選購、訂購、登記造冊、推薦、分配、領、借工作。做到帳目清楚,帳物相符。
三、做好圖書、閱覽、資料室的內務工作,保持室內衛(wèi)生,創(chuàng)造優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。
四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素質、促進師生個性發(fā)展的作用。
五、加強與書店和兄弟學校的聯(lián)系,加強業(yè)務知識的學習,努力實現(xiàn)“三室”管理工作標準化、規(guī)范化。
六、為開架借書做好準備。
第2篇 工業(yè)園區(qū)資料管理員工作內容
一、負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
1、負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作:在收到工程圖紙并進行登記以后,按規(guī)定向有關單位和人員簽發(fā),由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙,且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙,其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章?？⒐D采用散裝方式折疊,按資料目錄的順序,對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結構施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。
2、收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔:負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。負責項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作,注意保密的原則。來往文件資料收發(fā)應及時登記臺帳,視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱,并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性,要求各方嚴格執(zhí)行接收手續(xù),所接收到的設計變更、洽商,須經各方簽字確認,并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件,無法取得原件的,詳細背書,并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作,確保管理目標的全面實現(xiàn)。
二、參加分部分項工程的驗收工作
1、負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔:負責工程備案管理,實現(xiàn)對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求,符合分類方案、編碼規(guī)則,資料份數(shù)應滿足資料存檔的需要。
2、監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理,做到完整、及時,與工程進度同步;對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料,按施工順序進行全程督查,保證施工資料的真實性、完整性、有效性。
3、按時向公司檔案室移交:在工程竣工后,負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時,應有“歸檔文件材料交接表”,交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對,履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份,雙方各持一份。
4、負責向市城建檔案館的檔案移交工作:提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收,取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》,在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。
5、指導工程技術人員對施工技術資料(包括設備進場開箱資料)的保管:指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。指導工程技術人員對工作活動中形成的,經過辦理完畢的,具有保存價值的文件材料;一項基建工程進行鑒定驗收時歸檔的科技文件材料;已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。
三、負責計劃、統(tǒng)計的管理工作
1、負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報,按月編制施工統(tǒng)計報表:在平時統(tǒng)計資料基礎上,編制整個項目當月進度統(tǒng)計報表和其他信息統(tǒng)計資料。編報的統(tǒng)計報表要按現(xiàn)場實際完成情況嚴格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。
2、負責與項目有關的各類合同的檔案管理:負責對簽訂完成的合同進行收編歸檔,并開列編制目錄。作好借閱登記,不得擅自抽取、復制、涂改,不得遺失,不得在案卷上隨意劃線、抽拆。
3、負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息:向各專業(yè)工程師了解工程進度、隨時關注工程進展情況,為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。
四、負責工程項目的內業(yè)管理工作
1、協(xié)助籌建辦主任做好對外協(xié)調、接待工作:協(xié)助項目經理對內協(xié)調公司、部門間,對外協(xié)調施工單位間的工作。做好與有關部門及外來人員的聯(lián)絡接待工作,樹立企業(yè)形象。
2、負責工程項目的內業(yè)管理工作:匯總各種內業(yè)資料,及時準確統(tǒng)計,登記臺帳,報表按要求上報。通過實時跟蹤、反饋監(jiān)督、信息查詢、經驗積累等多種方式,保證匯總的內業(yè)資料反映施工過程中的各種狀態(tài)和責任,能夠真實地再現(xiàn)施工時的情況,從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理,確保工程項目的順利進行。有效地利用內業(yè)資料記錄、參考、積累,為企業(yè)發(fā)揮它們的潛在作用。
3、負責工業(yè)園區(qū)籌建辦的后勤保障工作。做好食堂管理工作。
4、負責做好文件收發(fā)、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等打印。保管工程印章,對工程蓋章登記,并留存?zhèn)浒浮?/p>
五、完成籌建辦主任交辦的其他任務。
第3篇 學校資料管理員工作職責
資料室工作是教育教學工作的后勤部，資料管理員必須樹立為教育教學服務的思想，努力做好資料管理和服務工作。
一、制定好資料室制度，按學校要求，定時間開放。為教師參閱資料提供各種方便。
二、做好各種刊物、雜志的訂閱工作。
三、根據(jù)教學需要和學校經費可能，采購和訂閱各種書刊資料，進行分類、編目、加工整理、上架，注意信息，防止積壓。
四、做好各學科的資料收集整理，搞好編目、索引工作。主動向教師合理推薦，主動為教育教學服務。
五、對資料室各類資料按學科、實用、簡便原則，分編加工和組織管理。
六、及時做好各教研組資料室活動、學習人次的統(tǒng)計工作，做好來室查閱資料的人次統(tǒng)計工作，定期向教導處匯報。充分發(fā)揮資料的作用。
七、保持室內整潔美化，為教師查閱、備課創(chuàng)造優(yōu)美安靜環(huán)境。
八、使用和保管好資料室設立的各種帳冊，做到帳目清楚、正確。
九、做好防火、防塵、防雨、防霉、防蛀的“五防”工作。
十、負責師生用書的預訂和收發(fā)工作，認真完成校長、教導處布置的其它工作。
第4篇 綜合管理員技經、資料工作職責
負責監(jiān)理部所有文件圖紙資料管理，周報、月報、年報編制，工程信息管理，施工過程中行政管理。負責監(jiān)理部合同管理、投資目標控制及工程計量管理工作。
1 負責監(jiān)理機構內部人事、財務、物資管理工作。
2 負責監(jiān)理機構內部交通、通訊、食宿等后勤管理工作。
3 負責監(jiān)理部人員的考勤考評管理工作和宣傳學習組織工作。
4 負責對外接待工作和公共關系，建立接待人員臺帳。
5 負責來往文件資料的收發(fā)、歸檔工作。
6 負責音像資料的采集及歸檔工作。
7 負責監(jiān)理工作報告總結的歸檔工作。
8 負責工程大事記的整編工作。
9 負責水情資料的收集、發(fā)布工作。
10 負責匯總編輯各種監(jiān)理報告（周、月、季、年報及專題報告）。
11 負責組織竣工資料的編寫、審核、整理工作。
第5篇 保安管理工作資料
保安管理資料保安工作實施細則
一、 嚴格遵守公司各項規(guī)章制度;服從領導管理與安排。
二、 值勤期間嚴禁瞌睡、酗酒、抽煙、吃零食;不準嬉笑、打鬧、看書報、聊天;禁止做其他與工作無關的事情。
三、 衣容嚴整,文明值勤,禮貌待人。遇到領導要敬禮,以示尊敬;回答別人的問話時,要起立。
四、 嚴禁小攤小販、收購廢品者或推銷人員等一切無關人員進入;外出的自行車或摩托車對于陌生人或行跡可疑者(包括外來人員)要主動上前詢問,如有必要并讓其出示有效證件做好登記。
五、 對于外來車輛要問清楚其來意并做好發(fā)放車牌與登記工作。凡是外出車輛經查證后沒有相對應的車牌的,一律不予放行;報告給管理處后,經核實確實是其本人的再給予放行。
六、 對于搬家或外出攜帶貴重物品或大件物品者,如不能確定其身份要問清楚并核實做好登記。
七、 值勤人員要嚴查細問、敢說敢問;注意觀察可疑的人或事,一旦發(fā)現(xiàn)情況立即上報。
八、 夜間巡邏時,應該有重點性、針對性,對于要害部位要細查、嚴查、多查。
九、 做好交接班登記工作,交接班時要清點好物品是否完好無損;物品如有損壞或丟失及時上報,對于人為的破壞追究其責任人并按原價賠償。
十、 嚴格請銷假制度。對于無故曠工或無故不參加會議者,管理處將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
十一、希望有關人員能夠遵守以上規(guī)定,對于違反者:情節(jié)較輕并為初犯者,給予警告處分;情節(jié)較為嚴重、影響比較惡劣或屢犯不改者,給予處罰或予以除名。
菏澤天海物業(yè)有限責任公司保安管理制度
1、 遵守國家法律法規(guī)及公司內各項規(guī)章制度。
2、 服從管理,聽從指揮,廉潔奉公,潔身自好,敢于同不法分子作斗爭。
3、 堅守崗位,忠于職守,嚴格執(zhí)行崗位責任制。
4、 儀容整潔,文明執(zhí)勤,禮貌待人。
5、 值勤期間禁止酗酒、吸煙、吃零食;不準嬉笑、打鬧;不準會客、看書報;不準做其它與工作無關的事。
6、 不準包庇壞人,不準貪污受賄,不準徇私舞弊。
7、 不準擅自帶外人進單位留宿,有特殊情況必須經單位主管部門領導批準。
8、 愛護執(zhí)勤用品及設施,不得丟失、損壞,轉借或隨意攜帶外出。
9、 嚴格執(zhí)行請銷假制度。
10、 完成上級領導交付的其他任務。 保安操作規(guī)程
一、 工作時間安排:
1、 值班崗保安實行24小時值班制。
2、 早班8:00-16:00,中班16:00-24:00,晚班24:00-8:00。
二、小區(qū)巡邏:
1、 巡邏周期按照公司規(guī)定進行,每次將轄區(qū)內所有樓層及小區(qū)外圍巡查一遍。
2、 巡邏規(guī)律:不制定規(guī)定路線,但不留“死角”、“偏角”。
三、檢查各崗位執(zhí)勤情況:
日常巡視檢查執(zhí)勤情況有各班班長或隊長負責。
1、 要嚴格執(zhí)行交接班制度,交接班時,交接雙方要檢查各崗位,交接是否認真,手續(xù)是否辦妥,儀容儀表是否符合有關規(guī)定,交接物品是否完好無損,是否有待辦事項等,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正,并做好登記。
2、 隊長或班長檢查巡視每班崗不少于兩次,確保各崗位無事故發(fā)生。
3、 巡視時,發(fā)現(xiàn)有不認真或違紀等情況,要及時糾正,并責其改正,做好紀錄并上報。
4、 本班值勤中遇到疑難問題時,隊長或班長應立即到場,按有關規(guī)定處理,不能解決的不要擅自做主,要及時上報。
四、重大事件的處理:
(一) 重大災害處理:
1、 發(fā)生火災時:保持頭腦清醒、冷靜、不慌忙,尤其是當班負責人要有秩序的組織人員疏散并向119報警。報警時要說明地點、單位、電話、火災性質并及時上報,同時組織現(xiàn)場人員進行搶救性工作:一是斷電、斷氣,轉移易爆易燃物品;二是按科學方法處理,如:消防電不能斷
,電路發(fā)生火災不能用水滅火等;三是指定專人引導消防車進入;四時防不法分子乘機破壞。
2、 發(fā)生重大交通事故時:一要向交通局通報,二要保持好現(xiàn)場并派專人看護現(xiàn)場,三要控制當事人,四要指揮疏導交通。
(二) 遇到違法犯罪、偷盜搶動的處理:
1、 保持鎮(zhèn)靜、斗智斗勇,能制服立即制服,敵強我弱時想辦法穩(wěn)住并立即通知友鄰哨位或取的小區(qū)群眾取得的支援,設法制服罪犯。
2、 犯罪分子逃跑或追不上時,掌握罪證,人證,物證齊全,時間地點清楚,記住人數(shù),相貌特征,衣著,除采取充分人力,快捷的交通工具追逐以外,并及時報告公安部門協(xié)助其破案。
3、 對于作案留有跡象的要保護好現(xiàn)場,并派專人看管以免現(xiàn)場被破壞,給案件偵破帶來難度。
4、 如有受傷群眾,要及時將受傷者包扎,搶救,對圍觀群眾知情者要錄取旁證,并記清姓名,單位,聯(lián)系方法。
5、 業(yè)主、住戶發(fā)生刑事案件,應首先物業(yè)公司上報并向公安部門報告并保護好現(xiàn)場。
6、 事發(fā)后,除上述外,尋問業(yè)主,住戶是否保險損失的物品及價值,必要時出示證明,以便保險公司賠償。
(三) 聚眾鬧事、斗毆、打架:
1、 勸阻業(yè)主,離開現(xiàn)場緩解沖突。
2、 防壞人乘機進入,報復或偷盜財物。
3、 說服圍觀群眾離開,確保目標安全。
4、 分析動向,認清鬧事人。
5、 監(jiān)視可疑人物。
6、 如果是外來人員進入小區(qū)內鬧事、斗毆,勸阻無效時,如必要可撥打110報告公安部門。
監(jiān)督考核制度:
為了提高保安隊伍的綜合素質,樹立良好的形象,務必落實考核制度,通過考核從中找差距,找缺點以便使管理部門能夠及時做好調整改進,并制訂相關措施。
1、 首先,對在崗保安進行定期教育學習,不斷加強軍事化訓練。
2、 強化保安員的服務意識,提高服務質量。
3、 加強各項規(guī)章制度的落實。
4、 物業(yè)公司每月定期對保安員進行抽查或組織考試 。
5、 對于成績優(yōu)秀者結合平時工作表現(xiàn)進行一定獎勵,成績較差者采取一定處罰措施,并責其寫出整改措施,連續(xù)三次不達標者解除勞務合同。
突發(fā)事件應急措施:
為進一步完善小區(qū)管理制度,保障小區(qū)安全,及時快速的處理各種突發(fā)事件或面臨的緊急情況,并結合本小區(qū)實際情況,特規(guī)定如下:
一、 設立應急分隊長一名由保安隊長兼任,應急分隊隊員由在崗保安擔任。
二、 應急分隊隊員要隨時提高警惕,注意并發(fā)現(xiàn)小區(qū)內的可疑人、物或事以及其它異常情況。
三、 應急分隊隊員除負責一般的值勤外,還必須熟練掌握其它專業(yè)技能,如擒拿格斗,消防器材的使用方法等,并不斷培養(yǎng)臨危不懼,遇事冷靜,英勇果斷的良好品質與意識。
四、 應急分隊隊員要聽從調遣指揮與安排;應在每一時間內趕到突發(fā)事件現(xiàn)場,在應急分隊隊長的指導下對事件進行處理。
五、 應急分隊隊員在處理各類突發(fā)事件時,要嚴格遵守物業(yè)管理處的各項規(guī)章制度,不得擅自處理,自作主張,隨時要向有關負責人請示報告。
突發(fā)事件的分類與所采取的相應措施:
a:當遇有搶劫或人命案時
1、 當遇有搶劫時,保安員應主動上前幫助被害人制服歹徒。
2、 如果歹徒持有兇器,保安員不要盲目與歹徒搏斗,要講究技巧與策略,必要時可采取正當防衛(wèi),但防衛(wèi)不可過度。
3、 制服歹徒時應交付公安機關處理或直接扭送至公安機關。
4、 歹徒如未被制服而逃跑,應當記清楚其相貌特征及身高等,并報告給公安機關,必要時協(xié)助公安機關破案。
1、 當在小區(qū)內發(fā)現(xiàn)人命案時,保安員不要驚慌,必須保持冷靜。
2、 首先要逐級上報,由公司領導直接報告給公安機關,必要時亦可由保安員撥打“110”報警電話,報告公安機關。
3、 要注意保護好現(xiàn)場,應急分隊隊長應排專人看護現(xiàn)場,保安員無權勘探現(xiàn)場。
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sp; 4、 公安人員到達現(xiàn)場后,案件發(fā)現(xiàn)人應協(xié)助公安機關偵破案件。
b:遇有打架斗毆時:
1、 在小區(qū)內發(fā)現(xiàn)打架斗毆現(xiàn)象時,保安員應上前阻止并勸解。
2、 阻止勸解無效的情況下,應上報給應急分隊隊長。
3、 保安員不要參與到其中,應保持堅定,公平的立場。
4、 如有外人進入小區(qū)內尋釁鬧事,保安員應阻止其進入,阻止無效的情況下,報告給應急分隊隊長,由其報告給公安機關,應避免與其發(fā)生正面沖突。
c:當遇有火災時:
1、 發(fā)生火災報警時,保安員應快速趕赴火災現(xiàn)場。
2、 弄清著火物質,根據(jù)不同著火物質采取相對應的滅火措施。
3、 如火勢較小時,可由保安員用滅火器或消防栓進行撲救,但需要注意的是如果火災由電路引起造成,不要用水進行撲救,應先切斷電源再進行滅火工作。
4、 如火勢較大并呈蔓延趨勢,應及時上報同時撥打“119”報案,報案時應說明地址、單位、報案人、管理處電話及著火物質,并組織疏散住戶,如有電梯,應勸阻住戶切勿搭乘電梯,以確保安全。
第6篇 物業(yè)工程部資料管理裝修巡查工作職責
物業(yè)工程部資料管理及裝修巡檢員的工作職責
1、在工程主任的直接領導下,協(xié)助處理工程部的日常事務。
2、負責部門工作會議的記錄和整理工作。
3、負責工程部的工作計劃、總結及內部資料的擬稿和整理。
4、負責對外來文件、工程檔案、資料、圖紙的簽收和存檔管理工作。
5、負責打印、收集、整理工程部的文件資料。
6、負責查核工程部員工每日的出勤情況,匯總上報及每月排班工作。
7、負責工程部維修單每天的核對及返回維修單的錄入整理工作。
8、對分管責任范圍內的裝修戶根據(jù)實際情況每日進行1至2次巡查。
9、完成上級交付的其他任務。
第7篇 某圖書資料管理員工作職責
一,熱愛本職工作,樹立全心全意為讀者服務的思想。
二,工作認真負責,業(yè)務熟練,能獨立完成圖書分類、編目等工作,逐步實行科文化、制度化管理。
三,堅守工作崗位,保證借閱時間,嚴格執(zhí)行借閱制度,并積極向讀者推薦和宣傳好的圖書。
四,要有計劃組織購進圖書,不斷擴大圖書類別,增加圖書藏量,促進圖書資料室的建設,更好地為提高師生員工的政治文化素質提供豐富的資料。
五,經常保持室內清潔衛(wèi)生,圖書資料要經常整理,保持整齊。
六,要認真鉆研義務技術,不斷提高業(yè)務能力和工作水平。
七,積極完成領導交辦的其它任務。
第8篇 工廠質量體系文件資料管理工作程序
工廠質量體系文件資料管理程序
1.0目的
1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制,確保各有關場所使用文件的有效版本,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于與質量體系有關的文件和資料(包括軟件)的控制。
3.0引用文件及術語
3.1wsc-sz/《質量手冊》
3.2iso/ts16949:2002(e)質量管理體系
3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質量管理體系基礎和術語》
3.4tl9000release4.0質量管理體系
4.0職責
4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責任部門。
4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類及編號
1)文件和資料主要分為如下幾類:
a.質量手冊
b.質量體系程序文件
c.管理文件
d.作業(yè)文件及其它資料
e.顧客提供的產品及技術文件
f.各類標準和法律法規(guī)
2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。
3)文件的編寫
a.質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。
b.質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。
一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規(guī)定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要,同時必須用特別提供的文件格式。
c.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.
d.一個程序文件由任何對執(zhí)行質量程序有責任的授權人或組織起草,這個人或組織應該是:
a.有權力或能力改變操作
b.對結果負解釋權和責任
c.對主題具有透徹的理解。
一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的,對它的目的所產生的結果是充分的,負責執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。
4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):
一個封面包含:
a.格式上的唯一識別碼。如:wsc.sz._―yy、wsc.sz._____.yy等。
b.頒布日期和版本號。
c.程序文件的標題-----描述該文件的內容。
d.起草者,審核者和批準者的簽名。
e.從封面開始,包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第_頁共y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”
5.3文件的審批
1)質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。
2)質量體系程序文件由責任部門負責編寫,職能部門經理/指定人員審核并由管理者代表/部門經理批準。
3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經理負責批準.
5.4文件登記、發(fā)放、借閱
1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“issueto”章。
2)單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。
3)當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時,由申請者向dcc提出,經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料,需收回相應的舊文件和資料;丟失或破損而補發(fā)的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應的發(fā)放記錄。
4)提供給顧客和認證機構的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購管理部,采購管理部接收后應在分發(fā)記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾,然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。
6)按生產訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。
7)對于工程部設計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進行簡單的控制:
a.登記:工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經顧客批準的供應商清單(avllist),由設計開發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。
b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令(mo)發(fā)放到設計開發(fā)中心的制造小組,無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和avllist發(fā)放到采購部和質量部,需建立文件發(fā)放記錄。
c.更改:當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時,工程部負責按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢,然后收回。
d.文件收回:當新產品準備進入小批量生產時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級為正式版。同時會通過agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質量部和供應鏈部的和avllist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回,然后發(fā)放正式
版采購件圖紙。
5.5文件的更改
1)文件需要更改時,應由文件原設計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。
2)文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行,當發(fā)生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。
3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。
4)一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行,更改非本部門設計或編制的文件,必須有原設計或編制部門的書面授權,并提供有關的背景資料。
5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。
6)所有程序文件,作業(yè)指導書保存三年。
5.7顧客提供的文件的控制
1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負責登記,建立相應的文件清單,按受控文件方式管理。有關這些文件的更新,由項目經理控制。當這些文件需要更新時,項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色received接受章,然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產,在沒有得到顧客的書面授權時,絕對不可擴散和傳播。
2)質量部負責對發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。
3)總經理負責公司內部執(zhí)行的有關國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。
4)顧客文件長期保持在文件中心。
5.8各類標準建立相應清單,由使用者直接向文件中心借閱。
5.9主要文件和資料的編號法則
1)質量手冊的編號說明
wsc-sz/qem-__
手冊的版本號
手冊英文縮寫
深圳z公司英文名稱簡稱
圖表1
2)質量體系程序文件的編號說明
wsc.sz._-yy
程序文件序號(從01開始的流水號)
質量手冊中對應要素序號
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
_注:其中“_”是質量手冊中對應的要素序號,對于管理程序中和質量管理程序有關的,按質量手冊中的序號分配,無法并入質量手冊的要素序號的文件,統(tǒng)一分配“4”。
3)管理/作業(yè)文件的編號說明
wsc.sz._____.yy
管理/作業(yè)文件序號(從01開始的流水號)
管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫)
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
4)產品文件的編號說明
由于產品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作pi,電子組裝產品稱作mpi。
5)質量記錄的編號說明
form_._y-zissuea
版本號(從1開始的流水號)
序列號(從1開始的流水號)
從a開始的流水號
質量手冊中對應要素序號
6.0文件中心使用的樣章
“分發(fā)”章
內部文件原件章
外部文件“收到”章
“非受控”章
“給供應商”章
作廢章
一次性使用章
7.0文件控制流程圖(見下頁)
8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:
8.1《文件借閱記錄單》
8.2《文件分發(fā)記錄單》
8.3《作廢文件通知》
附加說明
本程序由質量部提出
第9篇 綜合管理員技經資料工作職責
負責監(jiān)理部所有文件圖紙資料管理,周報、月報、年報編制,工程信息管理,施工過程中行政管理。負責監(jiān)理部合同管理、投資目標控制及工程計量管理工作。
1 負責監(jiān)理機構內部人事、財務、物資管理工作。
2 負責監(jiān)理機構內部交通、通訊、食宿等后勤管理工作。
3 負責監(jiān)理部人員的考勤考評管理工作和宣傳學習組織工作。
4 負責對外接待工作和公共關系,建立接待人員臺帳。
5 負責來往文件資料的收發(fā)、歸檔工作。
6 負責音像資料的采集及歸檔工作。
7 負責監(jiān)理工作報告總結的歸檔工作。
8 負責工程大事記的整編工作。
9 負責水情資料的收集、發(fā)布工作。
10 負責匯總編輯各種監(jiān)理報告(周、月、季、年報及專題報告)。
11 負責組織竣工資料的編寫、審核、整理工作。
第10篇 做好安全監(jiān)理資料管理工作的幾點淺見
0? 引言
安全監(jiān)理是工程建設監(jiān)理工作的重要組成部分，貫穿于工程建設全過程，是項目工程監(jiān)理安全過程控制的最終反映，監(jiān)理安全資料的收集、形成，體現(xiàn)了對建筑實體安全的正確控制。
目前施工安全生產形勢嚴峻，身處項目工程第一線的監(jiān)理人員擔負著施工安全生產監(jiān)理工作的社會責任。由于安全監(jiān)理資料沒有明確的工作規(guī)范，監(jiān)理人員在安全資料實際管理操作中存在一定的難度和差異。因此，做好安全監(jiān)理資料管理工作程序化、規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化勢在必行。
筆者從安全監(jiān)理資料的重要性入手，結合施工現(xiàn)場安全監(jiān)理資料管理工作內容，詳細列舉了安全監(jiān)理資料的分類及具體內容，并對安全監(jiān)理資料的收集、整理和組卷歸檔工作提出了具體要求，并針對安全監(jiān)理資料管理中的問題，提出了相應的對策和措施。
1、做好安全監(jiān)理資料管理工作的重要性
1.1 安全監(jiān)理資料管理是監(jiān)理工作的一項基礎工作，是做好安全決策的依據(jù)
安全監(jiān)理資料是施工現(xiàn)場安全監(jiān)理的基礎工作之一，也是檢查考核落實安全監(jiān)理責任制的資料依據(jù)。同時它給安全監(jiān)理管理工作提供了分析、研究的材料，從而能夠掌握安全動態(tài)，以便對每個時期制定行之有效的安全應對措施，實行安全目標管理，達到預測、預報、預防的目的。做好安全監(jiān)理資料的管理可以為監(jiān)理資料會成為監(jiān)理重要的信息資源，為監(jiān)理工作提供強有力的保證和支撐，也是監(jiān)理工程師進行建設工程目標控制的依據(jù)。當監(jiān)理工程師需要時，能及時提供有針對性的完整安全監(jiān)理資料，從而迅速解決監(jiān)理安全工作中的問題；反之，安全監(jiān)理資料混亂、散失，最終影響監(jiān)理工程師在安全方面的正確決策。
1.2 做好安全監(jiān)理資料管理工作是保護監(jiān)理自身權益的重要手段
做好安全監(jiān)理資料管理工作是保護監(jiān)理自身權益的重要手段。監(jiān)理企業(yè)所承擔的質量、安全方面的社會責任日益被強化，特別是安全方面，監(jiān)理被強加了一些不合理的安全管理工作和責任，發(fā)生安全事故，常被錯誤或過重追究監(jiān)理責任。為此，如何規(guī)范項目監(jiān)理安全工作，實現(xiàn)項目監(jiān)理安全工作的科學化、規(guī)范化、程序化，有效規(guī)避項目監(jiān)理人員及監(jiān)理企業(yè)的風險將成為企業(yè)必須慎重面對的問題。有了真實完整、整理有序的安全監(jiān)理資料可用以查考和追溯，是保護自身監(jiān)理利益的重要證據(jù)。當出現(xiàn)工程糾紛或安全事故時，監(jiān)理工程師可以利用相關的安全監(jiān)理資料作為相關憑據(jù)。
1.3 做好系統(tǒng)、科學的安全監(jiān)理資料管理，有利于不斷提高自身的安全監(jiān)理水平
安全監(jiān)理資料管理是衡量安全監(jiān)理水平高低的重要標志之一。重視安全監(jiān)理資料的管理工作，有利于失去安全監(jiān)理工作的深入開展。經過系統(tǒng)、科學分類整理的安全監(jiān)理資料，是監(jiān)理企業(yè)具有歷史價值的安全技術檔案，也是監(jiān)理人員日常安全監(jiān)理工作的有效見證。監(jiān)理企業(yè)和監(jiān)理工程師都可以從中獲得富貴的工程安全監(jiān)理實踐經驗，有利于不斷提高自身的安全監(jiān)理水平。
1.4 做好安全監(jiān)理資料管理可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證
安全監(jiān)理資料的存檔需要按照一定的原則和方法對資料進行分類、組卷、編目、遵循安全監(jiān)理資料的形成規(guī)律，保持其具有成套性、階段性、專業(yè)性的特點。安全監(jiān)理文件檔案資料的管理，是把安全監(jiān)理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行統(tǒng)一管理和保存，從而確保安全文件和檔案資料的完整性。在項目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的安全監(jiān)理資料移交建設單位，由建設單位移交給城建檔案管理部門，作為建設項目的工程監(jiān)理檔案，也是企業(yè)安全監(jiān)理工作質量和成果。
2? 安全監(jiān)理資料管理過程中主要存在的問題
2.1 安全監(jiān)理資料管理缺少明確的規(guī)范指引
安全監(jiān)理資料與施工技術資料不同。工程施工經過長期的發(fā)展，已經形成了一套很熟的資料分類和管理方法。而建設監(jiān)理制度在我國推行至今20余年，直至2000年底才有了自己的監(jiān)理規(guī)范，安全監(jiān)理工作的方法還有待進一步探索。在另一方面，由于建設工程一般體量龐大，建設周期比較長，生產工藝復雜，涉及多種專業(yè)，形成了安全監(jiān)理文件具有復雜性、分散性、隨機性、多專業(yè)性、綜合性等特點。2013年版《建設工程監(jiān)理規(guī)范》第7.2.1條躍然對監(jiān)理資料的內容作了“項目監(jiān)理機構應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料”的規(guī)定，但具體怎么操作，沒有更詳細的指引。
2.2 監(jiān)理人員缺乏相關安全監(jiān)理資料管理工作的專業(yè)知識及能力
由于目前安全監(jiān)理缺乏相關的專業(yè)安全監(jiān)理人員，通常由土建監(jiān)理人員兼職，沒有經過很好的專業(yè)安全知識培訓和教育。因此，監(jiān)理人員缺乏相關安全技術及安全管理方面的專業(yè)知識，自身素質不高，對安全監(jiān)理的范圍、安全監(jiān)理的工作內容，安全監(jiān)理的工作方法、安全監(jiān)理的制度、安全監(jiān)理的流程等缺乏相關的了解和掌握，更談不上對安全監(jiān)理資料的把控和管理。
2.3 安全監(jiān)理資料管理工作，職責分工不合理，缺少檢查、指導
總監(jiān)對安全監(jiān)理資料管理職責分工不合理。目前安全監(jiān)理資料管理工作由項目監(jiān)理機構的資料員代為收集、整理，由于資料員對項目工程現(xiàn)場的安全狀況不熟悉和安全專業(yè)知識的缺乏，不能很好地做好安全監(jiān)理資料的管理，也就無質量可言。另外，項目總監(jiān)對安全資料的管理思想上缺乏重視，平時也缺少對安全資料管理的檢查，不能從中很好地發(fā)現(xiàn)問題并及時糾正。
2.4 安全監(jiān)理人員未持證上崗、培訓不到位
相關安全監(jiān)理人員無證上崗或未經安全監(jiān)理業(yè)務知識教育培訓合格，就負責項目監(jiān)理機構日常安全監(jiān)理和安全監(jiān)理資料的管理工作。目前，國家還沒有監(jiān)理方面的安全執(zhí)業(yè)資格，國家安全監(jiān)督總局的安全工程師執(zhí)業(yè)資格，在建筑業(yè)內，特別是監(jiān)理行業(yè)，還沒普遍實施，這也是導致監(jiān)理行業(yè)安全監(jiān)理人員無證上崗的尷尬局面，大多數(shù)是以兼職形式代替，不過一些大的城市在安全人員資格培訓等方面已經開始逐步試點和推廣。
3? 做好安全監(jiān)理資料管理工作的對策與措施
安全監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)負責，安全監(jiān)理員負責收集，總監(jiān)指定專人保管?？偙O(jiān)要對安全監(jiān)理資料的收集、保管工作經常進行監(jiān)督檢查。工程竣工后，將有關安全監(jiān)理資料按規(guī)定立卷歸檔。做好安全監(jiān)理資料的管理，需要做好以下幾個方面的工作。
3.1 做好安全資料管理工作，需要建立機構、制定制度，健全體系、落實責任
做好安全資料管理工作，需要監(jiān)理企業(yè)建立安全監(jiān)理的組織機構，制定安全監(jiān)理規(guī)章制度和應由專人負責安全監(jiān)理資料的收集、整理、分類及立卷歸檔的安全監(jiān)理資料歸檔制度。健全安全監(jiān)理管理體系，檢查指導項目監(jiān)理部安全資料的管理工作。落實安全監(jiān)理責任制，根據(jù)《關于落實建設工程安全生產監(jiān)理責任的若干意見》（建市[2006]248號），結合企業(yè)和工程項目特點，明確各崗位監(jiān)理人員的安全監(jiān)理職責，設立相應的專職或兼職安全監(jiān)理員。 這樣，安全監(jiān)理資料的管理才能得到有效保證。
3.2 做好安全資料管理工作，需要樹立勤懇、細致、及時的工作態(tài)度
做好安全監(jiān)理資料管理工作，不僅是建設工程的一項重要內容，更是每個監(jiān)理人員的職責所在。只有這樣的認識，才能端正自身工作態(tài)度，積極主動地投入到安全監(jiān)理資料管理工作當中。面對紛繁蕪雜的安全監(jiān)理資料，監(jiān)理人員有時會覺得枯燥、瑣碎，有時甚至會堆滿辦公桌無從下手。但隨著對安全監(jiān)理工作的日漸熟悉和自身要求的不斷提高，監(jiān)理安全資料管理工作的思路也逐漸清晰。特別是負責安全監(jiān)理資料的監(jiān)理人員應把每天生成的安全監(jiān)理資料羅列在筆記本上，分清輕重緩急，逐項進行。緊急重要的第一時間處理，絕不拖沓。下班前一小時與現(xiàn)場工程師溝通交流，充分了解當天安全監(jiān)理工作情況的同時，完成安全監(jiān)理資料的填寫。堅持今日事今日畢，及時做好安全監(jiān)理資料的收集工作，健全安全監(jiān)理資料目錄，整齊分類，有序存放。對各類安全監(jiān)理監(jiān)理資料文件的編制，及時發(fā)送的同時正確使用專業(yè)術語也是安全監(jiān)理資料管理工作中細節(jié)的體現(xiàn)。保持清晰的思路，加強安全信息收集、溝通，從點滴做起，逐步提升，工作自會變得得心應手。
3.3 做好安全監(jiān)理資料管理工作，需要明確監(jiān)理人員安全監(jiān)理資料管理職責
做好安全資料管理工作，明確監(jiān)理人員安全監(jiān)理資料管理職責，主要有以下幾個方面。
3.3.1 總監(jiān)安全資料管理的職責
對所監(jiān)理工程項目的安全監(jiān)理資料工作全面負責；主持編寫監(jiān)理規(guī)劃中的安全監(jiān)理方案，審批安全監(jiān)理實施細則；審核并簽發(fā)有關安全監(jiān)理的《監(jiān)理通知》和安全監(jiān)理專題報告；審批施工組織設計和專項施工方案，組織審查和批準施工單位提出的安全技術措施及工程項目生產安全事故應急預案；審批《施工現(xiàn)場起重機械拆裝報審表》和《施工現(xiàn)場起重機械驗收核查表》；簽署《安全防護、文明施工措施費用支付證書》；簽發(fā)《工程暫停令》，必要時向有關部門報告。
3.3.2 總監(jiān)代表安全資料管理的職責
根據(jù)總監(jiān)的授權，行使總監(jiān)的安全資料管理工作的部分職責和權力。
3.3.3 安全監(jiān)理人員安全資料管理的職責
編寫安全監(jiān)理方案和安全監(jiān)理實施細則；審查施工單位的營業(yè)執(zhí)照，企業(yè)資質和安全生產許可證；審查施工單位安全生產管理的組織機構，查驗安全生產管理人員的安全生產考核合格證書、各級管理人員和特種作業(yè)人員上崗資格證書；審核施工組織設計中的安全技術措施和專項施工方案；核查施工單位安全培訓教育記錄和安全技術措施的交底情況；檢查施工單位制定的安全生產責任制度、安全檢查制度和事故報告制度的執(zhí)行情況；核查施工起重機械拆卸、安裝和驗收手續(xù)，簽署相應表格；檢查定期檢測情況；核查中小型機械設備的進場驗收手續(xù)，簽署相應表格，對施工現(xiàn)場進行安全巡視檢查，填寫監(jiān)理日記；發(fā)現(xiàn)問題及時向專業(yè)監(jiān)理工程師通報，并向總監(jiān)或總監(jiān)代表報告；主持召開安全生產專題監(jiān)理會議；起草并經總監(jiān)授權簽發(fā)有關安全監(jiān)理的《監(jiān)理通知》；編寫監(jiān)理月報的安全監(jiān)理工作內容。
第11篇 物管師復習資料--物業(yè)管理工作移交
2022物管師復習資料--物業(yè)管理工作的移交
物業(yè)管理工作的移交既涉及國家政策法規(guī),又涉及物業(yè)管理各方的權益,還直接影響到物業(yè)管理活動能否正常進行,因此,物業(yè)管理工作的移交是物業(yè)管理操作中一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)管理工作的移交必須在完成承接查驗的前提下,在不同的主體之間進行。移交工作分為三種情況:一是由建設單位將新建物業(yè)移交給物業(yè)管理企業(yè);二是在業(yè)主大會選聘新的物業(yè)管理企業(yè)并訂立物業(yè)服務合同后,由業(yè)主大會或物業(yè)產權單位將物業(yè)移交給物業(yè)管理企業(yè);三是在物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主大會或物業(yè)產權單位終止物業(yè)服務合同、退出物業(yè)管理項目的同時,由物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主大會或物業(yè)產權單位移交或交接物業(yè)。
一、新建物業(yè)的移交
(一)移交雙方
在新建物業(yè)的移交過程中,移交方為該物業(yè)的開發(fā)建設單位,承接方為物業(yè)管理企業(yè)。雙方應簽訂前期物業(yè)服務合同。建設單位應按照國家相關規(guī)定的要求,及時完整地提供物業(yè)有關資料并做好移交工作;物業(yè)管理企業(yè)也必須嚴肅認真地做好承接工作。
(二)移交內容
移交的物業(yè)資料包括:產權資料,竣工驗收資料,設計、施工資料,機電設備資料。物業(yè)保修和物業(yè)使用說明資料,業(yè)主資料。移交的對象包括:物業(yè)共用部位、共用設施設備以及相關清單(如房屋建筑清單、共用設施設備清單、園林綠化工程清單、公共配套設施清單等)。建設單位應按照有關法規(guī)政策規(guī)定,向物業(yè)管理企業(yè)提供物業(yè)管理用房。
二、物業(yè)管理機構更迭時管理工作的移交
物業(yè)服務合同或前期物業(yè)服務合同的終止,將導致提供物業(yè)管理服務的主體發(fā)生變化,物業(yè)管理機構發(fā)生更迭,與此同時,在相關方之間會發(fā)生物業(yè)管理的移交行為。
(一)移交雙方
物業(yè)管理機構更迭時管理工作的移交包括:原有物業(yè)管理機構向業(yè)主大會或物業(yè)產權單位移交;業(yè)主大會或物業(yè)產權單位向新的物業(yè)管理企業(yè)移交。前者的移交方為該物業(yè)的原物業(yè)管理機構,承接方為業(yè)主大會或物業(yè)產權單位;后者的移交方為業(yè)主大會或物業(yè)產權單位,承接方為新的物業(yè)管理企業(yè)。
(二)移交內容
1.物業(yè)資料
(1)物業(yè)產權資料、綜合竣工驗收資料、施工設計資料、機電設備資料等。
(2)業(yè)主資料包括:
1)業(yè)主入住資料,包括入住通知書、入住登記表、身份證復印件、相片;
2)房屋裝修資料,包括裝修申請表、裝修驗收表、裝修圖紙、消防審批、驗收報告、違章記錄等。
(3)管理資料包括:各類值班記錄、設備維修記錄、水質化驗報告等各類服務質量的原始記錄。
(4)財務資料包括:固定資產清單、收支賬目表、債權債務移交清單、水電抄表記錄及費用代收代繳明細表、物業(yè)服務費收繳明細表、維修資金使用審批資料及記錄、其他需移交的各類憑證表格清單。
(5)合同協(xié)議書,指對內對外簽訂的合同、協(xié)議原件。
(6)人事檔案資料,指雙方同意移交留用的在職人員的人事檔案、培訓、考試記錄等。
(7)其他需要移交的資料。
資料移交應按資料分類列出目錄,根據(jù)目錄名稱、數(shù)量逐一清點是否相符完好,移交后雙方在目錄清單上蓋章、簽名。
2.物業(yè)共用部位及共用設施設備管理工作的交接
(1)房屋建筑工程共用部位及共用設施設備,包括消防、電梯、空調、給水排水、供配電等機電設備及附屬配件,共用部位的門窗,各類設備房、管道井、公共門窗的鑰匙等;
(2)共用配套設施,包括環(huán)境衛(wèi)生設施(垃圾桶、箱、車等)、綠化設施、公共秩序與消防安全的管理設施(值班室、崗亭、監(jiān)控設施、車輛道閘、消防配件等)、文娛活動設施(會所、游泳池、各類球場等);
(3)物業(yè)管理用房,包括辦公用房、活動室、員工宿舍、食堂(包括設施)、倉庫等。
停車場、會所等需要經營許可證和資質的,移交單位應協(xié)助辦理變更手續(xù)。
3.人、財、物的移交或交接
(1)人員。在進行物業(yè)管理移交時,有可能會有原物業(yè)管理機構在本項目任職人員的移交或交接,承接物業(yè)的管理企業(yè)應與移交方進行友好協(xié)商,雙方達成共識。
(2)財務。移交雙方應做好賬務清結、資產盤點等相關移交準備工作。移交的主要內容包括物業(yè)服務費、維修資金、業(yè)主各類押金、停車費、欠收款項、代收代繳的水電費、應付款項、債務等。
(3)物資財產。物資財產包括建設單位提供和以物業(yè)服務費購置的物資財產等,主要有辦公設備、交通工具、通信器材、維修設備工具、備品備件、衛(wèi)生及綠化養(yǎng)護工具、物業(yè)管理軟件、財務軟件等。
(三)辦理交接手續(xù)
同新建物業(yè)的物業(yè)管理移交一樣,原物業(yè)管理企業(yè)退出后的物業(yè)管理移交也應該辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)涉及建設單位、原物業(yè)管理企業(yè)、業(yè)主委員會、行業(yè)主管部門、新進入的物業(yè)管理企業(yè)等。在辦理交接手續(xù)時應注意以下幾個主要方面:
(1)對物業(yè)及共用配套設施設備的使用現(xiàn)狀作出評價,真實客觀地反映房屋的完好程度;
(2)各類管理資產和各項費用應辦理移交,對未結清的費用(如業(yè)主拖欠的物業(yè)服務費)應明確收取、支付方式;
(3)確認原有物業(yè)管理企業(yè)退出或留下人員名單;
(4)提出遺留問題的處理方案。
(四)注意事項
(1)明確交接主體和次序。此類物業(yè)的物業(yè)管理工作移交是原物業(yè)管理機構將物業(yè)管理工作移交給該物業(yè)的業(yè)主大會或物業(yè)產權單位之后,再由業(yè)主大會或物業(yè)產權單位將物業(yè)管理工作移交給準備接管的物業(yè)管理企業(yè),而不是原物業(yè)管理機構向準備承接的物業(yè)管理企業(yè)直接移交。雖然在具體移交工作中可合并進行,但要分清楚移交的主體及責任。
(2)各項費用和資產的移交、共用配套設施和機電設備的接管、承接時的物業(yè)管理運作銜接是物業(yè)管理工作移交中的重點和難點,承接單位應盡量分析全面,考慮周全,以利交接和今后工作的開展。
(3)如承接的部分物業(yè)項目還在保修期內,承接單位應與建設單位、移交單位共同簽訂移交協(xié)議,明確具體的保修項目、負責保修的單位及聯(lián)絡方式、保修方面遺留問題的處理情況,并在必要時提供原施工或采購合同中關于保修的相關條款文本。
(4)在物業(yè)管理移交工作中,對物業(yè)共用部位和共用設施設備存在的問題不易全部發(fā)現(xiàn),難免存在遺漏,因此在簽訂移交協(xié)議或辦理相關手續(xù)時應注意做出相關安排,便于在后續(xù)工作中能妥善解決發(fā)現(xiàn)的問題。
第12篇 資料管理員工作崗位責任制
1、 負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本科的檔案資料。搞好質量標準化工作,嚴格加強檔案資料及礦圖的管理工作。
2、 負責提供檔案資料,為生產建設、科研攻關等各項工作服務,提供礦井生產建設各個階段所需的一切資料,解決采掘工作中出現(xiàn)的有關問題。
3、 協(xié)助本科專業(yè)組做好文件資料檔案的形成積累和平時立卷、年終立卷、歸檔工作。
4、 嚴格執(zhí)行檔案管理和各項制度,以保證檔案資料完整無損。對于磨損、斷裂、字跡線條不清的檔案資料,要及時的補修和完善,確保資料的完整性。
5、 在編制案卷目錄的基礎上,編制必要的檢查、保管工具和資料。同時努力學習檔案管理的有關知識,不斷提高資料管理水平,增強業(yè)務能力。
6、 嚴格執(zhí)行保密制度,做好檔案室的防火防盜工作。
7、 完成領導交辦的其它工作。
