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公司檔案管理制度

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):24

有哪些

公司檔案管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中各類文件、資料有序管理的重要規(guī)范,主要包括以下幾個(gè)核心組成部分:

1. 檔案分類與編碼:建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分,并為每個(gè)類別設(shè)定唯一的編碼,便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理:明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人,確保文件的完整性和時(shí)效性。規(guī)定文件的整理流程,包括分類、裝訂、編號(hào)等步驟。

3. 檔案保管與保護(hù):規(guī)定檔案的存放環(huán)境,如溫度、濕度控制,以及防火、防盜、防潮等安全措施。

4. 檔案利用與借閱:制定借閱規(guī)則,包括審批流程、借閱期限、保密協(xié)議等,確保檔案的安全使用。

5. 檔案銷毀與遷移:明確檔案的保存期限,過期或無(wú)保留價(jià)值的檔案應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。隨著技術(shù)發(fā)展,電子檔案的遷移和備份也是重要環(huán)節(jié)。

6. 檔案信息化管理:利用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索,提高管理效率。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼:由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定并定期更新分類標(biāo)準(zhǔn),所有員工在創(chuàng)建新文件時(shí)需遵循此標(biāo)準(zhǔn),并在文件命名時(shí)附上對(duì)應(yīng)編碼。

2. 檔案收集與整理:各部門指定專人負(fù)責(zé)文件歸檔,每月進(jìn)行一次集中整理,確保文件及時(shí)入庫(kù)。檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

3. 檔案保管與保護(hù):檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥的環(huán)境中,配備必要的防火、防盜設(shè)施。定期進(jìn)行環(huán)境檢查和維護(hù)。

4. 檔案利用與借閱:?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后,由檔案管理部門審批。借閱期間,檔案不得轉(zhuǎn)借他人,到期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。

5. 檔案銷毀與遷移:每年進(jìn)行一次檔案清理,無(wú)保留價(jià)值的檔案經(jīng)審批后銷毀。電子檔案定期備份,確保數(shù)據(jù)安全。

6. 檔案信息化管理:建立企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng),所有員工均可通過系統(tǒng)查詢和申請(qǐng)借閱。檔案管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理政策概要:簡(jiǎn)述檔案管理制度的主要目標(biāo)和原則,提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。

2. 檔案分類圖示:清晰展示檔案分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則,便于員工理解和執(zhí)行。

3. 借閱流程圖:用圖表形式呈現(xiàn)借閱流程,包括申請(qǐng)、審批、借閱、歸還等步驟。

4. 安全提示:強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性,列出防火、防盜、保密等注意事項(xiàng)。

5. 責(zé)任人聯(lián)系方式:公示檔案管理部門和各科室檔案負(fù)責(zé)人的姓名及聯(lián)系方式,以便員工咨詢和反饋問題。

6. 檔案利用須知:簡(jiǎn)明扼要地列出借閱規(guī)定,包括借閱期限、保密要求等。

以上內(nèi)容旨在為公司的日常運(yùn)營(yíng)提供規(guī)范化的檔案管理,確保信息的準(zhǔn)確傳遞和有效利用。各相關(guān)部門和個(gè)人務(wù)必嚴(yán)格遵守,共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。

公司檔案管理制度范文

檔案管理制度

為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件,資料、證件的管理,確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確,提高檔案資料查閱、使用效率,特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。

  • 各級(jí)檔案管理員職責(zé)
  1. 公司辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案資料的保管,各部門只負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管;
  2. 各級(jí)檔案管理部門必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理,切實(shí)做好保密工作,嚴(yán)格按照本制度要求對(duì)各類檔案資料進(jìn)行分類、立目、歸檔等工作,確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確;
  3. 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作,定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理,確保安全;
  4. 各級(jí)各類檔案,一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式,確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。
  • 檔案分類
  1. 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
  2. 公司的重大決議。包括由公司董事會(huì)、管委會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
  3. 計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
  4. 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
  5. 憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日?;顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
  6. 證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
  7. 匯報(bào)性文書資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
  8. 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整,員工培訓(xùn)、工資審核記錄,員工檔案等相關(guān)資料。
  9. 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文體娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
各部門在檔案管理工作中,凡是涉及以上資料的,應(yīng)在本部門內(nèi)進(jìn)行分類管理。各部門負(fù)責(zé)管理與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類檔案資料,辦公室還要負(fù)責(zé)對(duì)公司級(jí)各類檔案資料的管理。
  • 檔案管理程序
  1. 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料,應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類,建立電子檔案和紙質(zhì)檔案,確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對(duì)應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對(duì)于沒有名稱的資料,檔案管理人員必須命名。
  2. 編號(hào)。同類檔案資料,按收到資料的時(shí)間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號(hào),按編號(hào)順序在《檔案登記目錄表》(見附件一)中填寫名稱、日期等信息,以便查閱。
  3. 保管。各部門應(yīng)具備檔案柜,對(duì)檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號(hào)??梢圆捎梦募谢驒n案袋對(duì)各類檔案資料進(jìn)行裝存,文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類名稱、年份等。
  4. 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年,5年,10年。
    1. 永久保存:
  1. 公司章程、制度、合同
  2. 組織規(guī)程及辦事細(xì)則
  3. 董事會(huì)、管委會(huì)記錄
  4. 財(cái)務(wù)報(bào)表
  5. 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
  6. 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
  7. 工程設(shè)計(jì)圖
  8. 其他經(jīng)核定須永久保存的文書
    1. 10年保存:
  1. 預(yù)算、決算書類
  2. 會(huì)計(jì)憑證
  3. 事業(yè)計(jì)劃資料
  4. 其他經(jīng)核定須保存10年的文書
    1. 1年至5年保存:
  1. 期滿或解除之合約
  2. 其他經(jīng)核定保存5年的文書
  3. 會(huì)議紀(jì)錄
    1. 1年以下暫時(shí)保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
四、檔案日常管理
  1. 借閱
    1. 借閱手續(xù):
  1. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級(jí)別。因工作需要,公司的其他人員需借閱檔案時(shí),由借閱人填寫《借閱檔案申請(qǐng)表》(見附件二),經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核并由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后,方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司,可以由借閱人或經(jīng)辦人通過微信、手機(jī)短信等方式申請(qǐng)同意后辦理,待審核人或批準(zhǔn)人回公司后簽字確認(rèn)。
  2. 絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。
  3. 檔案員接到借閱條,經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并在《借閱登記表》(見附件三)上注明借出日期和歸還日期,以備及時(shí)催還。
  4. 檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案員核查無(wú)異后,檔案即歸入檔夾,填寫歸還日期,取消借閱記錄。
    1. 借閱人須愛護(hù)檔案,保持整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
    2. 借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
    3. 借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更借閱登記,不得私自授受。
    4. 會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。
  1. 銷毀
  1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
  2. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
  3. 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案資料銷毀清冊(cè)》(見附件四),報(bào)公司主任審核批準(zhǔn),并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案資料銷毀清冊(cè)》需注明:銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
  4. 銷前,按照清冊(cè)清點(diǎn);銷后,在清冊(cè)上簽名蓋章?!稒n案資料銷毀清冊(cè)》需永久保管。
  5. 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項(xiàng);正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
  1. 移交
  1. 需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》(見附件五),報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交?!稒n案移交登記表》需注明:移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
  2. 移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
  1. 保密
  1. 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
  2. 檔案員應(yīng)忠于職守,遵守紀(jì)律,保守秘密,樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想,主動(dòng),準(zhǔn)確,迅速地為利用者提供檔案資料。
  3. 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
附件一:檔案登記目錄表
附件二:借閱檔案申請(qǐng)表
附件三:借閱登記表
附件四:檔案資料銷毀清冊(cè)
附件五:檔案移交登記表


附件一:檔案登記目錄表
檔案登記目錄表
目錄編號(hào)檔案名稱內(nèi)容種類檔案編號(hào)歸檔日期交件人簽名收件人簽名備注

附件二:借閱檔案申請(qǐng)表
借閱檔案申請(qǐng)表
檔案名稱及文號(hào) 總頁(yè)(份)數(shù)
借閱用途
借閱時(shí)間 歸還時(shí)間
借閱人 審核
批準(zhǔn)
注:1、歸還時(shí)間原則上不超過15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);秘密級(jí)檔案不得超過4小時(shí)。
2、人事檔案轉(zhuǎn)移時(shí),歸還時(shí)間欄填檔案不歸還和檔案轉(zhuǎn)移字樣。
3、外單位借閱檔案,需持單位介紹信,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,副主任審核、主任批準(zhǔn)后借閱。

附件三:借閱登記表
借閱登記表
借閱日期部門檔案名稱及文號(hào)方式密級(jí)頁(yè)數(shù)借閱人歸還日期收檔人備注
借閱查閱
附件四:檔案資料銷毀清冊(cè)
檔案資料銷毀清冊(cè)
序號(hào)檔案名稱銷毀人簽章監(jiān)銷人簽章公司負(fù)責(zé)人意見銷毀原因銷毀時(shí)間頁(yè)數(shù)備注
附件五:檔案移交登記表
檔案移交登記表
序號(hào)檔案名稱份數(shù)移交方簽章監(jiān)交人簽章接交方簽章移交時(shí)間原因
原件復(fù)印件


公司檔案管理制度

有哪些公司檔案管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中各類文件、資料有序管理的重要規(guī)范,主要包括以下幾個(gè)核心組成部分:1.檔案分類與編碼:建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)
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