有哪些
業(yè)主檔案管理制度是物業(yè)管理的核心環(huán)節(jié)，旨在確保業(yè)主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個關(guān)鍵部分：
1. 檔案收集與整理：涵蓋業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)證復(fù)印件、購房合同、聯(lián)系方式等，要求及時更新，保證信息準(zhǔn)確。
2. 檔案分類與編碼：根據(jù)信息類型進行分類，如業(yè)主個人信息、產(chǎn)權(quán)資料、服務(wù)記錄等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索。
3. 檔案存儲與保護：設(shè)立專門的檔案室，確保檔案的安全存儲，防止遺失或損壞，同時要定期進行防潮、防火處理。
4. 檔案查閱與借閱：設(shè)定嚴(yán)格的查閱和借閱流程，確保業(yè)主隱私不受侵犯，同時防止檔案被非法復(fù)制或濫用。
5. 檔案更新與銷毀：定期審查檔案，更新過時信息，對于不再需要的檔案，按照法律法規(guī)進行銷毀。
6. 信息安全制度：建立信息安全防護體系，防止業(yè)主信息泄露，包括密碼管理、權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全措施。
實施細(xì)則
1. 檔案收集：新業(yè)主入住時，由物業(yè)人員負(fù)責(zé)收集齊全的業(yè)主信息，形成初始檔案，后續(xù)信息變更需業(yè)主主動申報或物業(yè)定期核查。
2. 檔案整理：采用電子化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)文檔掃描錄入，便于快速檢索。紙質(zhì)檔案則按編碼有序存放。
3. 查閱權(quán)限：只有經(jīng)過授權(quán)的物業(yè)員工才能查閱業(yè)主檔案，且需記錄查閱原因及時間，嚴(yán)禁私自查看。
4. 借閱流程：業(yè)主本人或其代理人需填寫借閱申請，經(jīng)物業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，方可查看或復(fù)印檔案，借閱期間檔案安全由借閱人負(fù)責(zé)。
5. 信息更新：物業(yè)每年至少進行一次業(yè)主信息核對，發(fā)現(xiàn)變動及時更新；重大信息變更需業(yè)主書面確認(rèn)。
6. 信息安全：設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)管理員，定期進行系統(tǒng)維護，確保數(shù)據(jù)安全。所有員工需簽訂保密協(xié)議，違反規(guī)定者將面臨紀(jì)律處分。
上墻內(nèi)容
1. 業(yè)主檔案管理規(guī)定：簡明扼要地列出檔案管理的主要原則和要求，如“確保信息準(zhǔn)確，尊重業(yè)主隱私”。
2. 查閱與借閱流程圖：清晰展示從申請到歸還的步驟，以便業(yè)主和員工理解。
3. 檔案安全警示：提醒員工重視檔案安全，如“嚴(yán)禁泄露業(yè)主信息，違者追責(zé)”。
4. 信息更新通知：提示業(yè)主及時更新個人信息，如“請保持聯(lián)系方式暢通，方便我們?yōu)槟峁┓?wù)”。
通過上述制度的實施，我們將確保業(yè)主檔案的高效管理，為業(yè)主提供更加專業(yè)、貼心的服務(wù)，同時也保障了業(yè)主的合法權(quán)益。
業(yè)主檔案管理制度范文
第1篇 大廈業(yè)主租戶檔案管理制度
管理部的服務(wù)過程是大廈運營的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各樓層的各項服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)/租戶各類服務(wù)關(guān)系。管理部的工作又是銷售工作的延續(xù)。
當(dāng)營業(yè)部完成一份租賃合同,業(yè)/租戶進駐大廈時,租賃合同的執(zhí)行就要依靠管理部的服務(wù)工作來維系,其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)/租戶對管理公司的形象。
1.管理部的主要業(yè)/租戶管理任務(wù):
管理部的主要任務(wù)就是服務(wù)。只有健全業(yè)/租戶檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能留住舊業(yè)/租戶,吸引新業(yè)/租戶。
2.管理部業(yè)/租戶管理的日常工作包括:
及時上行下達(dá)業(yè)/租戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)/租戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)/租戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)/租戶投訴,解決業(yè)/租戶投訴;
接聽業(yè)/租戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
3.樓層鑰匙的管理
管理部內(nèi)設(shè)有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內(nèi)存放有大廈各個樓層、各個單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設(shè)立既可為忘記攜帶或遺失的業(yè)/租戶提供開門服務(wù),亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。
4.業(yè)/租戶檔案管理
業(yè)/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)/租戶檔案包括以下的資料:
1)收集業(yè)/租戶單位資料
2)業(yè)/租戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3)業(yè)/租戶裝修工程文件
4)業(yè)/租戶遷入時填具之資料
5)業(yè)/租戶資料補充
1]業(yè)/租戶聯(lián)絡(luò)資料
2]緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3]管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)/租戶人事變遷資料
6)業(yè)/租戶與管理處往來文件
7)業(yè)/租戶違規(guī)事項與欠費記錄
8)業(yè)/租戶請修記錄
9)業(yè)/租戶投訴記錄
10)業(yè)/租戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
第2篇 八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度
(20__年_月_日業(yè)委會會議通過)
第一條 所有檔案資料,由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進行登記、編號,妥善保管。
第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條 檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀(jì)要;
(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料;
(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;
(六)山莊標(biāo)識,有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料;
(十二)物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;
(十四)其它有關(guān)材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條 業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。
第八條 因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
第3篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度（9）
小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點的各項服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
3.業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
第4篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6
小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6
1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定
1.1業(yè)主檔案
1.1.1 業(yè)主個人資料
1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話
1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式
1.1.1.4 身份證件復(fù)印件
1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))
1.1.1.6業(yè)主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式
1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯(lián)系方式
1.1.3產(chǎn)籍資料
1.1.3.1購房合同復(fù)印件
1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認(rèn)書
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責(zé)任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約
1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)
1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)
1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議
1.1.4物業(yè)使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄
1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄
1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單
1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄
1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件
1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)
2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定
2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,客戶主管負(fù)管理責(zé)任
2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容
2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新
2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施
2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照棟號、樓層號、房號先后順序進行編號、分類、集中存放
2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)
2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應(yīng)將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中
2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱
2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時更新
2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等
2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
