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公司接待管理制度7篇

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):48

公司接待管理制度

公司接待管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán),它旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的接待行為,提升對外交往的形象,促進業(yè)務(wù)合作的順利進行。通過明確接待流程、職責分配和標準,它能夠有效地提高工作效率,減少資源浪費,并確保每一次接待活動都能體現(xiàn)出公司的專業(yè)性和尊重。

包括哪些方面

1. 接待對象的分類:制度應涵蓋對客戶、合作伙伴、政府官員等各種類型的來訪者的接待規(guī)定。

2. 預約管理:規(guī)定預約流程,包括預約方式、時間、地點等,以保證接待工作的有序進行。

3. 接待人員的指定:明確接待人員的選拔標準、職責和培訓要求,確保他們具備良好的溝通和服務(wù)能力。

4. 接待流程:詳細描述接待前的準備、接待中的執(zhí)行和接待后的跟進工作。

5. 費用控制:設(shè)定接待費用的預算,規(guī)范報銷流程,防止濫用資源。

6. 禮儀規(guī)范:提供接待禮儀指南,包括著裝、言談舉止、禮物贈送等。

7. 應急處理:制定應對突發(fā)事件的預案,如訪客遲到、取消或臨時變更計劃等。

重要性

1. 形象塑造:良好的接待能展示公司的專業(yè)形象,增強合作伙伴和客戶對公司的好感和信任。

2. 溝通效率:規(guī)范化的接待流程可以提高溝通效率,減少誤解和沖突。

3. 資源優(yōu)化:合理的費用控制避免了不必要的開支,使有限的資源得到更有效的利用。

4. 法規(guī)遵從:對于政府官員的接待,遵守相關(guān)法規(guī)和道德規(guī)范,避免因不當行為導致的法律風險。

方案

1. 設(shè)立接待小組:由行政部主導,各部門配合,形成跨部門的接待團隊,負責協(xié)調(diào)和執(zhí)行接待任務(wù)。

2. 制定接待手冊:詳細列出接待的各項規(guī)定和流程,供員工參考和執(zhí)行。

3. 定期培訓:定期對接待人員進行禮儀和溝通技巧的培訓,提升服務(wù)質(zhì)量。

4. 實行接待審批:所有接待活動需提前申請,由上級審批,確保符合預算和政策要求。

5. 反饋與改進:每次接待后進行總結(jié),收集反饋,不斷優(yōu)化接待流程和服務(wù)質(zhì)量。

6. 建立獎勵機制:對表現(xiàn)優(yōu)秀的接待人員給予表彰和獎勵,激發(fā)團隊積極性。

公司接待管理制度的實施需要全員參與,通過持續(xù)的監(jiān)督、評估和調(diào)整,使之成為提升企業(yè)形象和效率的有效工具。

公司接待管理制度范文

第1篇 _公司接待管理制度

公司接待管理制度

一、總則

(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。

(二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。

(三)行政辦公室負責制度解釋。

二、接待事務(wù)分類

a類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

b類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。

c類:普通接待。指一般來客的接待。

三、接待場所管理

(一)公司基地設(shè)三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。

(二)其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

四、接待職責分工

(一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。

(二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:

1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進行“一般”清掃工作。

2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導入。

3.總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。

4.經(jīng)辦部門:負責接待洽談并陪同始終。

5.秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負責招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹

(三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。

五、接待方式

(一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

3-1

(二)業(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

(三)普通接待:業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

八、接待規(guī)則

(一)接待一般程序

警衛(wèi)值班詢清來由后指導路線并通報總臺

總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員

接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室

接待洽談,總臺安排食宿

相關(guān)人員禮貌送客

(二)接待禮儀要點

1.接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。

2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。

3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

(三)接待用品準備

1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。

3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

(四)環(huán)境標準

1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;

3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;

4.備品齊全。

3-2

(五)參觀規(guī)定

1.決定參觀須請示辦公室主任批準。

2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

3.非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。

4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。

5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

3-3

第2篇 企業(yè)公司接待管理制度格式怎樣的

公司接待管理制度

一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費現(xiàn)象,降低公司經(jīng)營成本,結(jié)合公司實際,特制訂本制度。

二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務(wù)接待的管理。

三、 接待原則公司公務(wù)接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原則。

四、 管理職責公司綜合管理部負責公務(wù)接待的統(tǒng)一管理。

五、 接待范圍公司公務(wù)接待包括以下幾個方面的內(nèi)容:

1.公司直接上級領(lǐng)導及有關(guān)人員。

2. 國外、省內(nèi)外來公司洽談業(yè)務(wù)的有關(guān)人員。

3.地方各職能部門領(lǐng)導和有關(guān)人員。

六、 接待審批程序

1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對口接待部門負責人書面批準,知會綜合管理部,由綜合管理部總務(wù)科安排就餐。

2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請表》,經(jīng)分管副總批準,否則不予報銷相關(guān)費用;

3.大型會議接待須請示公司總經(jīng)理,批準后方可實施。

七、 接待標準在公司食堂就餐的,按部長餐的標準執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標準執(zhí)行。

1.總經(jīng)理/董事長:根據(jù)來賓情況,確定接待標準。

2. 副總經(jīng)理:最高接待標準為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。

3.部長:最高接待標準為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。

4. 部長級以下人員原則上不安排主持宴請,特殊情況需要超出宴請標準的須事先征得總經(jīng)理批準,否則超支部分公司不予報銷。

5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務(wù)的人員,需要在外招待客人的應事先提出申請,按批準的標準安排就餐或其他活動。

6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請示總經(jīng)理后確定工作餐標準。

7. 各級宴請原則上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。

8. 若因工作需要贈送禮品的,總價值5000元以下的需事先征得總經(jīng)理批準,總價值5000元以上的須事先征得董事長批準。

八、 費用報銷

1.副總經(jīng)理及以上人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算或掛賬;副總經(jīng)理以下人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算。綜合管理部代表公司接待的,請示總經(jīng)理后可以掛賬。

2. 以現(xiàn)金支付餐費的實行餐后結(jié)算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務(wù)招待費報銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理,超過1個月未辦理報銷手續(xù)的視為費用自理。

3.在定點餐廳就餐的實行簽單結(jié)算,由接待負責人填制報銷憑證并附《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理;招待費簽單、報銷時,應注明接待事由、對象或單位。

4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負責人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財務(wù)部門結(jié)算。

5. 餐費超出審批標準的費用自付,特殊情況需報總經(jīng)理審批。

九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實施。

十、

第3篇 物業(yè)公司接待管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司接待管理制度

(三)

1.0適用范圍:公司2.0來訪類別:2.1貴賓:主要指來公司進行檢查的各級領(lǐng)導以及重要業(yè)務(wù)關(guān)系單位負責人。

2. 2重要客人:指政府機關(guān)或外部單位來公司進行指導、考察、交流、參觀、學習、業(yè)務(wù)聯(lián)系(如發(fā)展商、同行單位、新聞媒體等)的客人。

2. 3普通客人:指到公司辦理公務(wù)的政府機關(guān)工作人員、辦事人員(包括稅務(wù)稽查機關(guān)、消防局、公安機關(guān)等),和進行一般業(yè)務(wù)上交流的同行業(yè)人士。

3. 0接待分類:3.1對于貴賓的來訪,由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理負責接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務(wù)部填寫《接待安排表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后,綜合事務(wù)部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。

3. 2對于重要客人的來訪,由公司副總經(jīng)理或副總經(jīng)理委托的部門負責人接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務(wù)部或接待人填寫《接待安排表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后,綜合事務(wù)部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。

3. 3對于普通客人的來訪,由相關(guān)部門負責人接待并陪同,公司不負責食宿。

特殊情況的,由總經(jīng)理批準后可由綜合事務(wù)部具體安排。

4.0接待申請:

4.1來訪接待部門初步審核接待必要性,若屬必要,由綜合事務(wù)部或接待人填制《接待安排表》。

4.2《接待安排表》報總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批。

4.3《接待安排表》經(jīng)審批后,由公司綜合事務(wù)部具體落實。

5.0接待要求:

5.1綜合事務(wù)部負責按行程安排接站、食宿、交通工具和活動,回程票預訂、禮品的準備以及最后階段的送站。

5.2來訪客人到達公司后,接待人應將行程安排先征詢客人意見,以便接待工作的開展。

5.3接待工作中,應注意接待人員的行為語言規(guī)范,充分展現(xiàn)公司的良好形象,并嚴守公司的商業(yè)密秘。

6. 0接待結(jié)束:

6.1征求賓客意見和建議,并處理對方委托的事宜。

6.2結(jié)算接待費用,并對此次接待進行記錄和總結(jié)。

7. 0支持性工具:《接待安排表》編制:審核:批準:日

第4篇 公司接待管理制度

一、總則

(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。

(二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。

(三)行政辦公室負責制度解釋。

二、 接待事務(wù)分類

a類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

b類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。

c類:普通接待。指一般來客的接待。

三、 接待場所管理

(一)公司基地設(shè)三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。

(二)其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

四、 接待職責分工

(一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。

(二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:

1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進行“一般”清掃工作。

2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導入。

3.總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。

4.經(jīng)辦部門:負責接待洽談并陪同始終。

5.秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負責招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹

(三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。

五、 接待方式

(一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

3-

1(二)業(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

(三)普通接待:業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

八、 接待規(guī)則

(一)接待一般程序

警衛(wèi)值班詢清來由后指導路線并通報總臺

總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員

接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室

接待洽談,總臺安排食宿

相關(guān)人員禮貌送客

(二)接待禮儀要點

1.接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。

2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。

3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

(三)接待用品準備

1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。

3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

(四)環(huán)境標準

1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;

3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;

4.備品齊全。

3-

2

(五)參觀規(guī)定

1.決定參觀須請示辦公室主任批準。

2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

3.非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。

4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。

5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

3-3

第5篇 物業(yè)公司接待管理制度(3)

物業(yè)公司接待管理制度(三)

1.0適用范圍:公司

2.0來訪類別:

2.1貴賓:主要指來公司進行檢查的各級領(lǐng)導以及重要業(yè)務(wù)關(guān)系單位負責人。

2.2重要客人:指政府機關(guān)或外部單位來公司進行指導、考察、交流、參觀、學習、業(yè)務(wù)聯(lián)系(如發(fā)展商、同行單位、新聞媒體等)的客人。

2.3普通客人:指到公司辦理公務(wù)的政府機關(guān)工作人員、辦事人員(包括稅務(wù)稽查機關(guān)、消防局、公安機關(guān)等),和進行一般業(yè)務(wù)上交流的同行業(yè)人士。

3.0接待分類:

3.1對于貴賓的來訪,由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理負責接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務(wù)部填寫《接待安排表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后,綜合事務(wù)部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。

3.2對于重要客人的來訪,由公司副總經(jīng)理或副總經(jīng)理委托的部門負責人接待并陪同,如需食宿,應由綜合事務(wù)部或接待人填寫《接待安排表》,經(jīng)總經(jīng)理審批后,綜合事務(wù)部具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。

3.3對于普通客人的來訪,由相關(guān)部門負責人接待并陪同,公司不負責食宿。特殊情況的,由總經(jīng)理批準后可由綜合事務(wù)部具體安排。

4.0接待申請:

4.1來訪接待部門初步審核接待必要性,若屬必要,由綜合事務(wù)部或接待人填制《接待安排表》。

4.2《接待安排表》報總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批。

4.3《接待安排表》經(jīng)審批后,由公司綜合事務(wù)部具體落實。

5.0接待要求:

5.1綜合事務(wù)部負責按行程安排接站、食宿、交通工具和活動,回程票預訂、禮品的準備以及最后階段的送站。

5.2來訪客人到達公司后,接待人應將行程安排先征詢客人意見,以便接待工作的開展。

5.3接待工作中,應注意接待人員的行為語言規(guī)范,充分展現(xiàn)公司的良好形象,并嚴守公司的商業(yè)密秘。

6.0接待結(jié)束:

6.1征求賓客意見和建議,并處理對方委托的事宜。

6.2結(jié)算接待費用,并對此次接待進行記錄和總結(jié)。

7.0支持性工具:

《接待安排表》

編制:審核:批準:日期:

第6篇 企業(yè)公司接待管理制度怎么寫

公司接待管理制度

一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費現(xiàn)象,降低公司經(jīng)營成本,結(jié)合公司實際,特制訂本制度。

二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務(wù)接待的管理。

三、 接待原則公司公務(wù)接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原則。

四、 管理職責公司綜合管理部負責公務(wù)接待的統(tǒng)一管理。

五、 接待范圍公司公務(wù)接待包括以下幾個方面的內(nèi)容:

1.公司直接上級領(lǐng)導及有關(guān)人員。

2. 國外、省內(nèi)外來公司洽談業(yè)務(wù)的有關(guān)人員。

3.地方各職能部門領(lǐng)導和有關(guān)人員。

六、 接待審批程序

1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對口接待部門負責人書面批準,知會綜合管理部,由綜合管理部總務(wù)科安排就餐。

2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請表》,經(jīng)分管副總批準,否則不予報銷相關(guān)費用;

3.大型會議接待須請示公司總經(jīng)理,批準后方可實施。

七、 接待標準在公司食堂就餐的,按部長餐的標準執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標準執(zhí)行。

1.總經(jīng)理/董事長:根據(jù)來賓情況,確定接待標準。

2. 副總經(jīng)理:最高接待標準為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。

3.部長:最高接待標準為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。

4. 部長級以下人員原則上不安排主持宴請,特殊情況需要超出宴請標準的須事先征得總經(jīng)理批準,否則超支部分公司不予報銷。

5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務(wù)的人員,需要在外招待客人的應事先提出申請,按批準的標準安排就餐或其他活動。

6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請示總經(jīng)理后確定工作餐標準。

7. 各級宴請原則上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。

8. 若因工作需要贈送禮品的,總價值5000元以下的需事先征得總經(jīng)理批準,總價值5000元以上的須事先征得董事長批準。

八、 費用報銷

1.副總經(jīng)理及以上人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算或掛賬;副總經(jīng)理以下人員安排接待,以現(xiàn)金結(jié)算。綜合管理部代表公司接待的,請示總經(jīng)理后可以掛賬。

2. 以現(xiàn)金支付餐費的實行餐后結(jié)算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務(wù)招待費報銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理,超過1個月未辦理報銷手續(xù)的視為費用自理。

3.在定點餐廳就餐的實行簽單結(jié)算,由接待負責人填制報銷憑證并附《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理;招待費簽單、報銷時,應注明接待事由、對象或單位。

4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負責人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財務(wù)部門結(jié)算。

5. 餐費超出審批標準的費用自付,特殊情況需報總經(jīng)理審批。

九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實施。

十、

第7篇 企業(yè)公司接待管理制度

企業(yè)(公司)接待管理制度

一、總則

(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。

(二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。

(三)行政辦公室負責制度解釋。

二、接待事務(wù)分類

a類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

b類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。

c類:普通接待。指一般來客的接待。

三、接待場所管理

(一)公司基地設(shè)三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。

(二)其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

四、接待職責分工

(一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。

(二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:

1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進行“一般”清掃工作。

2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導入。

3.總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。

4.經(jīng)辦部門:負責接待洽談并陪同始終。

5.秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負責招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹

(三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。

五、接待方式

(一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

3-1

(二)業(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

(三)普通接待:業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

六、接待規(guī)則

(一)接待一般程序

警衛(wèi)值班詢清來由后指導路線并通報總臺

總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員

接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室

接待洽談,總臺安排食宿

相關(guān)人員禮貌送客

(二)接待禮儀要點

1.接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。

2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。

3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

(三)接待用品準備

1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。

3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

(四)環(huán)境標準

1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;

3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;

4.備品齊全。

3-2

(五)參觀規(guī)定

1.決定參觀須請示辦公室主任批準。

2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

3.非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。

4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。

5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

公司接待管理制度7篇

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