采購(gòu)管理制度范本

采購(gòu)管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心組成部分，旨在規(guī)范采購(gòu)流程，確保資源的有效利用，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。它通過(guò)設(shè)定明確的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，保障采購(gòu)活動(dòng)的透明度和公正性，防止不合規(guī)行為，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，同時(shí)也有助于提升供應(yīng)商關(guān)系管理，保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定。

包括哪些方面

1. 采購(gòu)政策與程序：定義采購(gòu)的目標(biāo)、原則和步驟，如需求預(yù)測(cè)、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單處理等。

2. 供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商的評(píng)估、選擇、合作與評(píng)價(jià)機(jī)制，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。

3. 合同管理：制定合同條款，規(guī)定雙方權(quán)利義務(wù)，處理違約情況，確保合同執(zhí)行的合法性。

4. 風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別和評(píng)估采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)防和應(yīng)對(duì)策略。

5. 質(zhì)量控制：設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行產(chǎn)品檢驗(yàn)，確保采購(gòu)物品符合企業(yè)需求。

6. 成本控制：監(jiān)控采購(gòu)成本，實(shí)施成本效益分析，優(yōu)化采購(gòu)策略。

7. 信息管理：建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，記錄和分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，支持決策制定。

重要性

采購(gòu)管理制度的重要性不容忽視。一方面，它能提高采購(gòu)效率，減少因決策失誤導(dǎo)致的資源浪費(fèi)；另一方面，通過(guò)制度化管理，企業(yè)可以建立良好的市場(chǎng)形象，增強(qiáng)供應(yīng)商信任，穩(wěn)固供應(yīng)鏈合作關(guān)系。此外，有效的采購(gòu)制度還能幫助企業(yè)遵守法律法規(guī)，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫詳細(xì)的采購(gòu)流程指南，包括每個(gè)步驟的具體操作方法和責(zé)任分配，確保員工明確職責(zé)。

2. 建立供應(yīng)商評(píng)估體系：設(shè)定客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，激勵(lì)其提升服務(wù)質(zhì)量。

3. 引入電子采購(gòu)系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程自動(dòng)化，提高效率，減少人為錯(cuò)誤。

4. 定期培訓(xùn)：組織采購(gòu)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，更新知識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力。

5. 設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)制：定期審查采購(gòu)活動(dòng)，確保制度的執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。

6. 鼓勵(lì)反饋和改進(jìn)：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)管理制度，適應(yīng)市場(chǎng)變化。

完善的采購(gòu)管理制度是企業(yè)成功的關(guān)鍵因素之一。通過(guò)不斷調(diào)整和完善，企業(yè)可以確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、合規(guī)，從而提升整體競(jìng)爭(zhēng)力。

采購(gòu)管理制度范本

第一章 總則

第一條 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，制定詢價(jià)、議價(jià)流程，降低物資采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)公司物資采購(gòu)的監(jiān)督管理，特制定本制度。

第二條 本制度是公司物資采購(gòu)管理行為的基本規(guī)范。

第三條 公司的采購(gòu)部門或采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標(biāo)。

第二章 采購(gòu)流程

第四條 請(qǐng)購(gòu)的提出

1、生管部物控員依物料需要狀況、庫(kù)存數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請(qǐng)購(gòu)單》，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動(dòng)保護(hù)用品、各種日常耗材等；

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購(gòu)由綜合辦公室負(fù)責(zé)開立《請(qǐng)購(gòu)單》；

3、《請(qǐng)購(gòu)單》應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn)；

4、《請(qǐng)購(gòu)單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購(gòu)部，三聯(lián)交財(cái)務(wù)部；

5、交期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商之物料，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)填具在同一份《請(qǐng)購(gòu)單》內(nèi)；

6、緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條 請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)權(quán)限

1、生產(chǎn)所需原材料單筆請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在人民幣10萬(wàn)元以下者，由生產(chǎn)副總核準(zhǔn)，超過(guò)此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準(zhǔn)；

2、車間需購(gòu)買的機(jī)修配件、零件，價(jià)值在1000元以下的由車間主任填寫材料請(qǐng)購(gòu)單報(bào)生管部，價(jià)值在1000-20000元的由車間主任上報(bào)生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報(bào)生管部，由生管部匯總后報(bào)采購(gòu)部；價(jià)值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計(jì)、生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報(bào)總經(jīng)理簽字后方可送采購(gòu)部。

3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請(qǐng)購(gòu)，由辦公室填報(bào)《請(qǐng)購(gòu)單》，辦公室主任批準(zhǔn)，空調(diào)、熱水器、高級(jí)家具及單件物品價(jià)格在500元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第六條 請(qǐng)購(gòu)的撤消

1、已開具《請(qǐng)購(gòu)單》，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購(gòu)部，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)采購(gòu)部。

2、采購(gòu)部門接獲通知后，立即停止采購(gòu)。

3、如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)商原請(qǐng)購(gòu)部門并妥善處理善后事宜。

第七條 采購(gòu)方式

根據(jù)本公司實(shí)際情況，公司物料采購(gòu)采用以下三種方式：

1、集中采購(gòu)公司通用性大宗物料（水泥），以集中采購(gòu)較為有利，依定時(shí)或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)；

2、合約采購(gòu)公司經(jīng)常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預(yù)應(yīng)力鋼絲、線材等），采購(gòu)部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購(gòu)，依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購(gòu)；

3、一般采購(gòu)除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購(gòu)之方式。

第八條 詢價(jià)、議價(jià)

1、采購(gòu)部采購(gòu)人員接獲核準(zhǔn)后之《請(qǐng)購(gòu)單》，除集中采購(gòu)方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象；

2、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；

3、如向特約供應(yīng)商采購(gòu)時(shí)，應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表；

4、選擇詢價(jià)或采購(gòu)的對(duì)象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；

5、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)商請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)；

6、專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)；

7、詢價(jià)后，如有必要，采購(gòu)部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià)；議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。

第九條 議價(jià)原則

遇以下狀況時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià)：

1、市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí)；

2、采購(gòu)頻率明顯增加時(shí)；

3、本次采購(gòu)數(shù)量大于前次時(shí)；

4、本次報(bào)價(jià)偏高時(shí)；

5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí)；

6、其他有利于公司條件時(shí)

第十條 定價(jià)核準(zhǔn)

1、采購(gòu)人員詢價(jià)、議價(jià)完成后，填寫《采購(gòu)詢價(jià)、議價(jià)單》（對(duì)內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的《采購(gòu)詢價(jià)單》（對(duì)外使用），必要時(shí)附上書面說(shuō)明，呈采購(gòu)部經(jīng)理審核；采購(gòu)部經(jīng)理審核時(shí)，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購(gòu)人員重新議價(jià)，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。

2、單筆采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下的采購(gòu)訂單，價(jià)格由采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn)，確定供應(yīng)商；超過(guò)1萬(wàn)元的采購(gòu)訂單，其價(jià)格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。

3、采用集中采購(gòu)方式采購(gòu)的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第十一條 訂購(gòu)作業(yè)

1、采購(gòu)人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具《購(gòu)銷合同》，或供貨商出具《購(gòu)銷合同》形式向供應(yīng)商訂購(gòu)物料，并以傳真形式簽字確認(rèn)。

2、若屬一份訂購(gòu)單多次分批交貨的情形，采購(gòu)人員應(yīng)于《購(gòu)銷合同》上明確注明。

3、采購(gòu)人員應(yīng)控制物料訂購(gòu)交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

第十二條 驗(yàn)收與付款

1、依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫(kù)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。

2、依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。第三章 采購(gòu)物品之品質(zhì)管理

第十三條 采購(gòu)品質(zhì)文件資料要求

物料訂購(gòu)前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在《購(gòu)銷合同》、采購(gòu)合約內(nèi)予以明確規(guī)定：

1、訂購(gòu)物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。

2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級(jí)要求。

3、各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。

4、所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。

第十四條 合格供應(yīng)商之選擇

物料采購(gòu)，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購(gòu)。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：

1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。

2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。

3、類似物料以往采購(gòu)之良好記錄。

第十五條 品質(zhì)保證之協(xié)定

物料采購(gòu)，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購(gòu)前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：

1、供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如ISO9000等。

2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過(guò)程的必要控制與檢測(cè)。

3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。

4、接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。

5、保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。

第十六條 進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定

供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過(guò)本公司倉(cāng)庫(kù)、品管、采購(gòu)等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：

1、品質(zhì)檢驗(yàn)品管部依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。

2、處理短損根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時(shí)向供應(yīng)商索賠；

3、退還不合格品對(duì)檢驗(yàn)不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠；

第十七條 品質(zhì)糾紛處理

有關(guān)采購(gòu)物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：

1、處臵依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處臵依據(jù)，并于《購(gòu)銷合同》上詳細(xì)說(shuō)明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。

2、采購(gòu)物料退貨與索賠

（1）擬退回之采購(gòu)物料應(yīng)由倉(cāng)管員清點(diǎn)整理后，通知采購(gòu)部。

（2）采購(gòu)部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。

（3）現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。

（4）訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。

（5）確屬無(wú)法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。

（6）退貨情形依訂購(gòu)合約條款辦理扣款或索賠。

（7）雙方事前沒(méi)有明確訂購(gòu)合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。

3、其它索賠規(guī)定

（1）供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。

（2）破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

（3）因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

（4）其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。

第四章 采購(gòu)交期管理

第十八條 采購(gòu)交期管理是采購(gòu)的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。

第十九條 依供應(yīng)商評(píng)鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。

第二十條 對(duì)托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人，盡快查實(shí)情況。

第五章 付款方式

第二十一條 付款方式

1、由采購(gòu)部根據(jù)《請(qǐng)購(gòu)單》、《采購(gòu)詢價(jià)、議價(jià)單》、采購(gòu)合同、進(jìn)料驗(yàn)收單、《入庫(kù)單》，向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。

2、財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第六章 采購(gòu)人員工作職責(zé)

第二十二條 對(duì)短缺物資，采購(gòu)員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購(gòu)使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購(gòu)員負(fù)直接責(zé)任。

第二十三條 采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)規(guī)范運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購(gòu)，造成的超儲(chǔ)積壓，損失均由采購(gòu)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第二十四條 對(duì)采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)，應(yīng)及早報(bào)告部門主管說(shuō)明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。

第二十五條 物資采購(gòu)人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購(gòu)成本的最低化、采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化、采購(gòu)效率的最快化。

第二十六條 采購(gòu)人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。

第二十七條 采購(gòu)人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過(guò)程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

第二十八條 采購(gòu)人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急，想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想，任何人不得無(wú)故積壓或拖延采購(gòu)及相關(guān)工作。

第二十九條 為掌握瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購(gòu)人員必須經(jīng)常自覺(jué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。

第三十條 售后服務(wù)：對(duì)于采購(gòu)物資，采購(gòu)部在簽訂購(gòu)買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。

1、采購(gòu)物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)聯(lián)系。

2、對(duì)于在使用過(guò)程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，由采購(gòu)部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。

第七章 附則

第三十一條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條 本制度自總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)之日起實(shí)施。