【第1篇】文件和檔案管理制度范本怎么寫1000字
文件和檔案管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式，做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進(jìn)行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補(bǔ)救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
書寫經(jīng)驗(yàn)100人覺得有用
制定一個科學(xué)合理的管理制度，特別是針對文件和檔案管理這類需要細(xì)致規(guī)劃的工作，其實(shí)并不輕松。在開始動筆前，得先把目標(biāo)明確下來，也就是這個制度到底要解決哪些問題。比如企業(yè)里文件歸檔混亂，員工找資料費(fèi)勁，甚至丟失重要文檔的情況是不是經(jīng)常發(fā)生？如果存在這些問題，那制度就得從這些痛點(diǎn)入手。
起草的時候，建議先列出幾個關(guān)鍵點(diǎn)，像是文件的分類標(biāo)準(zhǔn)是什么，歸檔流程怎么走，還有借閱權(quán)限如何設(shè)置。這些都得結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求來定。比如說分類，有的公司可能按部門劃分，有的則按項(xiàng)目類型來分，這都需要根據(jù)具體場景決定。要是直接套用別人的模板，很可能水土不服。
寫的時候要注意條理性，但也不要太死板。比如規(guī)定文件歸檔時間，可以寫“一般情況下應(yīng)在完成后的五天內(nèi)歸檔”，而不是非要精確到幾點(diǎn)幾分。這樣既留了彈性空間，又能確保執(zhí)行起來不至于太隨意。當(dāng)然，有些地方可能就會有點(diǎn)模糊，“一般情況”這個詞用得多了，就容易讓人覺得模棱兩可。
至于檔案管理部分，除了日常維護(hù)，還得考慮到長期保存的問題。紙質(zhì)檔案得定期檢查是否受潮發(fā)霉，電子版的也要防病毒、防丟失。這里就容易出現(xiàn)一個小狀況，比如有的人覺得只要備份到u盤就萬事大吉，殊不知u盤也可能損壞。所以制度里必須強(qiáng)調(diào)多重備份的重要性，最好能有云端存儲作為補(bǔ)充。
還有一個容易被忽略的地方就是審批環(huán)節(jié)。文件和檔案的調(diào)取、銷毀等操作往往涉及到敏感信息，所以審批流程一定要嚴(yán)格。不過有時候可能會因?yàn)楦袷絾栴}導(dǎo)致麻煩，比如表格設(shè)計(jì)不合理，填表人看不清填寫要求，這就得提前把格式調(diào)整好，避免后續(xù)扯皮。
小編友情提醒：
制度寫完后別急著發(fā)布，最好先找?guī)讉€同事試運(yùn)行一段時間。他們用起來方便不方便，有沒有什么漏洞，這些都是實(shí)際測試能發(fā)現(xiàn)的問題。要是有人反饋說某些條款不好理解，那就得重新修改措辭，盡量做到通俗易懂。畢竟再好的制度，要是沒人愿意遵守，也是白搭。
【第2篇】安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度怎么寫850字
為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。
一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的及時、準(zhǔn)確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應(yīng)的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類：
1、責(zé)任書：承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊(duì)）長、班組長安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報：有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。
4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。
5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動情況資料。
7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料（含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測、使用情況等資料）。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險化學(xué)品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復(fù)印件）。
四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。
六、公司對各部門安全臺帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查，檢查時間為每季進(jìn)行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設(shè)有限公司
年 月 日
書寫經(jīng)驗(yàn)28人覺得有用
安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度的編寫其實(shí)挺講究實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)水準(zhǔn)的，畢竟這關(guān)乎企業(yè)的安全運(yùn)營。一般情況下，這類制度得從頭到尾理清楚流程，從文件的起草到歸檔，每一個環(huán)節(jié)都得考慮周全。比如說起草階段，就得明確誰負(fù)責(zé)起草，是不是技術(shù)部門牽頭，然后交給管理層審核，這個過程不能亂，不然文件質(zhì)量會大打折扣。
在文件審批這塊，通常會設(shè)置好幾個關(guān)卡，確保不出差錯。像有的企業(yè)會讓主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，再由安全管理部門復(fù)核一遍，這樣能減少漏洞。但有時候也會遇到一些問題，比如審批流程太繁瑣，文件遲遲下不來，這就需要在制度里規(guī)定一個時間限制，不然大家都等著急了。
歸檔管理也很關(guān)鍵，文件一旦形成就得及時歸檔，不能隨意堆放。檔案室的環(huán)境也得注意，濕度溫度都要達(dá)標(biāo)，不然紙質(zhì)文件容易受損。不過有時候會忽略一個小細(xì)節(jié)，就是檔案柜的編號系統(tǒng)沒弄好，找起文件來特別麻煩，這種時候就得重新梳理一下分類規(guī)則。
書寫注意事項(xiàng)：
定期檢查和更新也是必不可少的環(huán)節(jié)。有些老文件可能已經(jīng)不符合當(dāng)前的安全標(biāo)準(zhǔn)了，得及時修訂。還有就是培訓(xùn)工作，員工對這些制度了解多少直接影響執(zhí)行效果，所以每年至少組織一次培訓(xùn)，讓大家熟悉最新的規(guī)章制度。
至于記錄保存，這一步也不能馬虎。每次檢查、整改都有詳細(xì)記錄，這樣以后出了問題能追根溯源。不過偶爾會出現(xiàn)這樣的情況，記錄表格式樣不統(tǒng)一，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)的時候費(fèi)勁，這時候就需要統(tǒng)一格式，最好還能設(shè)計(jì)個電子表格方便匯總。
【第3篇】文件和檔案管理制度怎么寫850字
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗(yàn)報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。
書寫經(jīng)驗(yàn)11人覺得有用
制定一份專業(yè)的管理制度，尤其是文件和檔案管理制度，確實(shí)需要結(jié)合實(shí)際情況去構(gòu)思。這類制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行，同時還得有一定的靈活性，這樣才能適應(yīng)不斷變化的工作需求。
開始寫的時候，可以從文件的分類入手，明確哪些文件屬于長期保存，哪些是短期的。比如，一些重要的合同、協(xié)議這類文件肯定得永久保存，但日常的工作記錄可能只需要保留幾年就行。這里有個小細(xì)節(jié)需要注意，有些人在描述保存年限時會模糊不清，比如說是“較長時間”，這其實(shí)不太合適，應(yīng)該具體到年份，這樣才不會引起歧義。
接著就是文件的歸檔流程了。這部分要詳細(xì)說明從文件形成到最終歸檔的每一個步驟。比如文件起草后需要經(jīng)過誰審核，審核通過后如何編號，編號的標(biāo)準(zhǔn)是什么，這些都要寫清楚。不過這里有一個容易忽略的地方，有些人可能會覺得文件編號不重要，隨便編個號碼就行，但實(shí)際上，一個科學(xué)合理的編號系統(tǒng)不僅能提高查找效率，還能防止文件混淆。如果編號混亂，后期查找起來就會很麻煩，甚至可能出現(xiàn)找不到的情況。
檔案管理也是一大重點(diǎn)，包括檔案室的環(huán)境要求，溫濕度控制，防蟲防霉措施之類的東西。還有就是借閱制度，誰有權(quán)借閱，借閱需要履行哪些手續(xù)，歸還時有什么要求，這些都需要明確。有一次我看到某個單位的制度里寫著“檔案借出后可以隨意放置”，這就有點(diǎn)問題了，檔案一旦脫離監(jiān)管就失去了意義，而且很容易損壞或者丟失。
書寫注意事項(xiàng)：
關(guān)于管理制度的更新頻率也要提一下。隨著時間推移，工作方式可能會發(fā)生變化，相應(yīng)的管理制度也需要調(diào)整。比如現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普遍，那么電子文件的管理也應(yīng)該納入制度當(dāng)中。不過這里有個小疏漏，有些人在寫這部分時會直接套用舊的紙質(zhì)文件管理辦法，這對電子文件來說顯然是不適用的，所以得專門針對電子文件設(shè)計(jì)一套新的規(guī)則。
小編友情提醒：
執(zhí)行監(jiān)督也是不可忽視的一環(huán)。制度寫得再好，如果沒有有效的監(jiān)督機(jī)制，也很難落到實(shí)處。可以定期組織檢查，看看各部門是否嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。有時候，檢查人員可能會因?yàn)橄勇闊┒咝问街髁x，比如只看表面的東西，而不深入核查細(xì)節(jié)，這樣就起不到應(yīng)有的效果了。
【第4篇】紡織公司文件和檔案管理制度怎么寫400字
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項(xiàng)活動、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
書寫經(jīng)驗(yàn)94人覺得有用
寫管理制度的時候，得先搞清楚管理的對象是什么。對于紡織公司來說，文件和檔案是日常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部分，它們就像企業(yè)的記憶庫，記錄著各種決策、合同、技術(shù)資料什么的。要是這些文件沒管好，就可能出現(xiàn)丟失、泄密或者過期失效的情況。所以，制定制度前，最好先盤點(diǎn)一下現(xiàn)有的文件和檔案，看看哪些需要?dú)w檔，哪些已經(jīng)沒用了。
起草的時候，最好能結(jié)合公司的實(shí)際情況，不能光抄別的公司的制度。比如，有些企業(yè)可能特別注重電子文檔的安全性，會專門設(shè)置權(quán)限管理，而紡織公司可能更關(guān)心紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境，像防潮防蟲之類的措施就得重點(diǎn)寫進(jìn)去。另外，文件審批流程也得明確，誰負(fù)責(zé)接收、誰負(fù)責(zé)歸檔、誰有權(quán)查閱，都得有專人負(fù)責(zé)，不然就會亂套。
制度里頭還得寫清楚違規(guī)處理辦法。比如，如果有人私自復(fù)制重要文件給外人，那該怎么處罰，這事必須提前說清楚。不然等到出了問題，大家都不知道該咋辦。還有，文件借閱這塊也要規(guī)定好，誰借了得登記，什么時候歸還，最好能有個臺賬，這樣萬一出了事也好查。
不過有時候?qū)懼贫鹊臅r候，可能會忽略一些細(xì)節(jié)。比如我上次幫忙起草的時候，就把“檔案室定期檢查”寫成了“每月檢查一次”，后來才發(fā)現(xiàn)這個表述有點(diǎn)模糊，到底是一整個月里隨便哪天檢查，還是固定在某一天檢查？這種地方就需要反復(fù)推敲才行。
再就是格式方面，得讓人看起來舒服。不能一會兒字體大一會兒小，段落之間也不宜太擠。像我之前見過一個制度，里面的表格畫得歪七扭八的，看著就很別扭。而且用詞也不能太隨意，像“大概”、“好像”這種詞最好少用，畢竟這是正式文件嘛。
小編友情提醒：
制度定下來后不是一勞永逸的事，得不定期修訂。因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展過程中，新的情況總會不斷冒出來，像現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普及，是不是得加入電子文件管理的相關(guān)條款？這就需要相關(guān)人員多留意行業(yè)動態(tài)，及時調(diào)整制度內(nèi)容。
【第5篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗(yàn)報告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
書寫經(jīng)驗(yàn)30人覺得有用
制定管理制度時，得先搞清楚管理的對象是什么。文件和檔案，它們的存在就是為了方便查閱和使用，所以制度的重點(diǎn)就是確保這些東西不亂跑。寫的時候，要把流程說清楚，比如說誰負(fù)責(zé)歸檔，誰負(fù)責(zé)保管，還有借閱的手續(xù)該怎么做。要是流程模糊不清，到時候出了問題就麻煩了。記得要具體到每一個環(huán)節(jié)，不然員工們做起來會摸不著頭腦。
在細(xì)節(jié)上，得考慮到實(shí)際情況。比如文件分類，不能光看名稱就隨便歸類，要結(jié)合用途和重要程度。有些文件可能涉及機(jī)密，那在管理上就得更加嚴(yán)格，不能隨隨便便就讓人查看。檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，溫度濕度都要控制好，不然文件容易受損。這些都得寫進(jìn)制度里去，不能只顧著表面功夫。
寫的時候，最好能結(jié)合公司的實(shí)際情況。每個公司的情況都不一樣，不能照搬別人的制度。要是照搬，很可能水土不服，執(zhí)行起來就會出問題。我見過有些公司直接套用別的制度，結(jié)果員工們覺得麻煩，反而增加了工作量。所以，得花點(diǎn)時間去調(diào)研，看看本公司的需求到底是什么。
有時候，寫制度的時候會遇到一些困難。比如有些部門覺得某些規(guī)定不合理，這就需要溝通協(xié)調(diào)。不能一意孤行，得聽聽大家的意見。當(dāng)然，也不能完全聽從意見，畢竟制度是為了整個公司服務(wù)的。找到平衡點(diǎn)很重要，這需要管理者有一定的經(jīng)驗(yàn)和判斷力。
還有一些需要注意的地方。比如文件歸檔的時間節(jié)點(diǎn)，不能拖得太久，否則容易丟失。還有就是電子版的文件，也要定期備份，防止電腦故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。這些都是基本的要求，不能忽視。如果忽略這些細(xì)節(jié)，日后出了問題，后悔都來不及。
寫制度的時候，語言要簡潔明了，不能太復(fù)雜。有些人喜歡用大詞兒，覺得這樣顯得專業(yè)，其實(shí)反而讓人看不懂。最好用大家都熟悉的語言來表達(dá)，這樣執(zhí)行起來也方便。不過有時候?qū)懼鴮懼赡軙霈F(xiàn)一些小問題，比如句子不通順之類的。但只要不影響理解，就不用太糾結(jié)。
小編友情提醒：
制度寫完后，不是扔在那里不管就行。得定期檢查一下，看看有沒有需要調(diào)整的地方。畢竟公司的情況是在不斷變化的，制度也需要隨之更新。要是一直不變，就跟不上發(fā)展的步伐了。
