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公司文件資料管理制度是企業(yè)運營中的基石，旨在規(guī)范文檔的創(chuàng)建、存儲、使用和銷毀流程，確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和有效性。它如同企業(yè)的知識庫，支撐著日常運營決策、項目管理以及合規(guī)性需求。通過有效的文件管理，我們可以提高工作效率，防止信息丟失，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性，同時也有利于內(nèi)部審計和外部監(jiān)管。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件創(chuàng)建與審批：明確文件的起草、審核、批準(zhǔn)權(quán)限，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合法性。
3. 存儲與備份：規(guī)定文件的存儲格式、地點和期限，同時設(shè)定定期備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 使用與借閱：設(shè)定文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保敏感信息不被濫用。
5. 更新與修訂：建立文件修訂和版本控制機(jī)制，記錄每次更新的原因和內(nèi)容。
6. 銷毀與歸檔：規(guī)定文件的保存期限，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行安全銷毀，重要文件則歸檔長期保存。
重要性
1. 保障信息安全：良好的文件管理制度可以防止機(jī)密信息泄露，保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)。
2. 提升工作效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，員工能快速找到所需文件，減少重復(fù)工作。
3. 維護(hù)法規(guī)合規(guī)：確保企業(yè)遵守相關(guān)法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險。
4. 支持決策制定：有序的文件資料為管理層提供準(zhǔn)確信息，輔助決策。
5. 促進(jìn)知識傳承：有效管理文件，有助于企業(yè)知識的積累和傳承，提升組織競爭力。
方案
1. 制定詳細(xì)的文件管理政策：結(jié)合企業(yè)實際，制定全面的文件管理政策，涵蓋文件生命周期的每個階段。
2. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實現(xiàn)文件的電子化存儲、檢索和審批，提高管理效率。
3. 培訓(xùn)與教育：定期對員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高其文件管理意識和技能。
4. 監(jiān)控與審計：設(shè)立文件管理監(jiān)督機(jī)制，定期檢查執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。
5. 定期評估與改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和反饋，不斷優(yōu)化文件管理制度，使其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。
公司文件資料管理制度是企業(yè)運作的神經(jīng)系統(tǒng)，它的完善與否直接影響到企業(yè)的運行效率和信息安全性。只有通過持續(xù)改進(jìn)和嚴(yán)格執(zhí)行，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。
公司文件資料管理制度范文
第1篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第2篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4 5工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號-.-文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按
5.5.1、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。
補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補(bǔ)發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日
第3篇 物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
-.-
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按
5.5.1 、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。
補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3.[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
日期: 日期: 日期:
