物業(yè)管理行政管理制度是一套旨在規(guī)范物業(yè)管理活動，提升服務質量和效率的規(guī)則體系。它涵蓋了組織架構、職責劃分、工作流程、人員管理、財務控制、服務標準、應急預案等多個方面。
包括哪些方面
1. 組織架構：明確物業(yè)管理公司的部門設置，如客服部、工程部、安保部等，以及各部門的職能定位。
2. 職責劃分：詳細規(guī)定各級管理人員和員工的工作職責，確保責任清晰，避免工作重疊或空白。
3. 工作流程：制定物業(yè)日常運營、維修保養(yǎng)、投訴處理等各項工作的標準化流程。
4. 人員管理：包括招聘、培訓、績效評估、激勵機制等，以提升員工專業(yè)技能和服務態(tài)度。
5. 財務控制：規(guī)范財務管理，包括預算編制、成本控制、費用收取與支出審核等。
6. 服務標準：設定服務質量和響應時間等指標，確保為業(yè)主提供優(yōu)質的物業(yè)服務。
7. 應急預案：針對火災、漏水、停電等突發(fā)事件，制定應對措施和應急演練計劃。
重要性
物業(yè)管理行政管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提升效率：通過標準化的工作流程，提高物業(yè)管理的效率，減少資源浪費。
2. 保證質量：明確的服務標準和職責劃分，有助于提升服務質量，滿足業(yè)主需求。
3. 風險防控：完善的應急預案能有效應對突發(fā)事件，降低損失，保障小區(qū)安全。
4. 法規(guī)遵守：制度化管理有助于企業(yè)遵守相關法規(guī)，規(guī)避法律風險。
5. 員工成長：良好的人員管理機制，促進員工個人發(fā)展，增強團隊凝聚力。
方案
1. 制度建設：結合物業(yè)管理實際，制定全面、具體、可操作的行政管理制度，并定期更新和完善。
2. 培訓實施：對全體員工進行制度培訓，確保每個人都了解并理解自己的職責和工作流程。
3. 監(jiān)督考核：設立監(jiān)督機制，定期檢查制度執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行糾正和處罰。
4. 反饋機制：建立業(yè)主反饋渠道，及時收集業(yè)主意見，根據反饋調整和改進管理制度。
5. 案例學習：分享成功案例，引導員工理解和掌握制度精髓，提高實踐能力。
通過上述方案，物業(yè)管理行政管理制度將更加完善，從而推動物業(yè)管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化，提升整個行業(yè)的服務水平。
物業(yè)管理行政管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度
物業(yè)管理公司行政辦公制度
總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調地運作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會議制度,請示、報告制度四項主要內容。
第三條公司行政與人力資源部負責公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國家方針、政策,貫徹上級指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實施經營決策,下達工作任務等各項管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負責撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對重要事項做出決策和安排;
(二)指示--用于對下級單位布置工作,闡明指導原則;
(三)公告--用于向公司內外宣布重大事項;
(四)通告--用于在一定范圍內公布各單位及員工應當遵守的或需要知道的事項;
(五)會議紀要--用于記載和傳達會議情況及議定事項;
(六)通知--用于傳達上級批示、要求下級辦理或知道的事項;批轉下級公文或轉發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
(七)通報--用于對人和事的表揚或批評;傳達重要精神或情況;
(八)請示--用于向上級請求指示、批準;
(九)報告--用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復上級詢問;
(十)批復--用于答復下級請示事項;
(十一)總結--用于向上級做綜合性的全面工作匯報;
(十二)計劃--用于對今后工作做出全面安排;
(十三)簽報--用于各部門向公司領導請示、匯報工作;
(十四)函--用于不相隸屬關系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題;
(十五)復函--用于回復來函。
第七條公文格式包括下述內容:主辦單位、分管領導審核、核稿、擬稿人、會簽、標題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對象、呈報、抄送(報)對象、發(fā)送對象、附件、發(fā)文字號、打印份數(shù)、校對、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時間、密級、緊急程度等。
(一)公文的標題應當準確、簡要概括公文的主要內容,并標明公文種類;
(二)發(fā)文字號,一般包括單位代字、年號、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦單位發(fā)文字號;
(三)發(fā)文單位、主送單位應落全稱;
(四)除會議紀要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級公文,應當分別標明a級(絕密)、b級(機密)、c級(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應當分別標明特急、急、平急字樣;
(七)公文如有附件,應在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明附件的順序和名稱;
(八)呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送:
呈報,為文件內容的執(zhí)行對象或必須呈達的上級主管單位;
主送,為文件內容的執(zhí)行對象或必須送達的對象;
抄報,為需要了解文件內容的上級主管單位;
抄送,為需要了解文件內容的本單位領導、同級單位;
發(fā)送,為需要了解文件內容的下級單位。
向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報知另一上級單位,可用抄報的形式;
(九)發(fā)文時間應以領導簽發(fā)的時間為準;聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領導的時間為準。
(十)公文應標明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側裝訂;
(十二)對外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號為四號宋體加粗;
2、標題為小二號宋體加粗;
3、發(fā)文對象為四號宋體加粗;
4、正文為四號宋體;
5、呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送對象為四號宋體;
6、主題詞為四號黑體加粗。
第八條發(fā)文字號具體規(guī)定:
公司及各部門發(fā)文字號為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號]___號;
2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號]___號;
3、公司財務部物業(yè)(寧)財字[年號]___號;
4、公司品質培訓部物業(yè)(寧)品培字[年號]___號;
5、公司市場發(fā)展部物業(yè)(寧)市場字[年號]___號。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號]___號
第九條行文關系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關系,應根據各自的隸屬關系和職責范圍確定,在權限范圍內可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。如確需請示公司總部或以上單位,應由各管理中心(處)擬稿,經公司行政與人力資源部審核,報公司總經理批準后,加蓋公司印章、呈報;
(四)各管理中心(處)呈報公司的文件,統(tǒng)一報送至行政與人力資源部,報送一份即可,由公司行政與人力資源部根據需要向有關領導和部門送閱;
(五)除公司領導直接交辦的事項和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報領導個人;各管理中心(處)不得以單位負責人個人名義向公司或公司領導呈報需公司審批的文件;
(六)報告、紀要類公文中不得夾帶請示事項;
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉;緊急、特殊情況可直接由領導批轉、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達、貫徹上級指示精神、決定;向上級的請示、報告;頒發(fā)公司規(guī)范性文件;發(fā)布具有全局性指導意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領導審核,總經理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序為收文程序和發(fā)文程序。收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來文閱辦表》,發(fā)文首頁統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報統(tǒng)一使
用《文件會簽單》;
(三)公司字發(fā)文應由總經理簽發(fā);部門發(fā)文,可由分管領導簽發(fā);一般性行政事務公文可由公司行政與人力資源部經理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應主動與有關部門協(xié)商、會簽。如果意見不一致時,應在公文會簽中如實反映;
(五)撰寫公文應注意事項:
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法令及上級單位的規(guī)定;
2、內容詳實、觀點明確、文字精煉、條理清晰、標點符號正確;
3、公文中的人名、地點、數(shù)字要準確,引用公文要注明發(fā)文機關、公文字號、
標題和發(fā)文時間;
4、公文中的數(shù)字,應盡量使用阿拉伯數(shù)字;
5、發(fā)文時間使用中文數(shù)字標識;
6、請示問題應一文一事。
(六)公文受理應注意事項:
1、凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關部門會簽辦理;
2、各部門報公司領導審批的公文,除機密公文外須經行政與人力資源部簽轉各分管領導審閱、批示;
3、各管理中心(處)報公司的公文,應報公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據公文內容簽轉涉及到的各部門,由各部門在職權范圍內處理。若需報公司領導審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉有關領導審閱、批示;
4、機密公文由送文單位直接送分管領導審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否準確、簡潔、明了、完整;
3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經過充分協(xié)商;
4、行文的格式、關系、內容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應根據文書立卷要求,整理公文原稿及有關資料,依據公文的等級送交公司行政與人力資源部或本部門相關人員分類存檔。個人未經許可,不得私自保存應存檔的公文;
2、對于沒有存檔價值的公文,經過鑒別和主管領導批準后可銷毀。機密公文的銷毀,應有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對行政辦事的要求是優(yōu)質、高效、有序、協(xié)調及過程受控,各級人員必須依照職責權限,各司其職、各負其責。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對于職責權限范圍內的事項,必須認真、準確、及時辦理,不得推諉、積壓;
(二)對于超越職責權限范圍的事項,必須遵循工作程序逐級請示、報告,一般不得越級請示、報告或擅自越權行事;
(三)對于跨部門事項,主辦部門須主動與相關部門協(xié)商辦理,相關部門要積極配合。意見不一致時,主辦部門須向上級分管領導請示匯報,由上級分管領導協(xié)調解決。各部門均不得未經協(xié)調一致而擅自行事,否則,上級分管領導有權責令糾正或追究責任;
(四)對于不適合部門辦理的事項,必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對于重大突發(fā)事件及處置意見,情況緊急時,可直接向公司領導請示、報告,但事后要向被超越的主管上級報告;
(六)公司領導直接交辦或需要保密的事項以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽的行為,可直接向公司有關領導請示、報告;
(七)公司領導在涉及財務、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據;
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關資料,在辦理完畢后存檔備考;若以公文形式辦理,則轉入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復;
2、有具體時限要求的事項,按時限回復;
3、凡屬公司級各類文件及上級來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負責人做處理意見,報公司領導,再根據領導指示,傳閱相關職能部門;
4、公司來文須當日批轉,行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時指定匯報時限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領導簽發(fā),并于當日送達收文單位;
6、急事急辦,第一時間處理標注特急、急的事項;
7、平急事項,從接受之日起三個工作日內回復;
8、涉及到技術性問題的事項,從接受之日起十個工作日內回復;
9、如工作需要限定完成時間,在交辦工作時即應做出明確規(guī)定;不能按時限完成或回復的事情,必須向相關方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項和閱知事項。
(一)辦理事項為上級指示、下級請示及與有關單位商洽的事項;
(二)閱知事項為上級通報、下級報告及各類簡報、信息等。
第十六條辦理事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司辦理事項進行登記,并依據公司領導的分工和各部門的職責范圍,提出批辦意見后,簽轉相關部門主辦或直接簽轉公司領導批示;
(二)主辦部門:
1、依據職責權限范圍辦理;
2、根據領導的批示或會議決定辦理;
3、必要時向公司分管領導請示、報告。
(三)公司分管領導
1、依據職責權限批示;
2、必要時向其他分管領導通報;
3、必要時召開專題會議研究決定;
4、必要時向總經理請示、報告;
5、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
(四)總經理
1、依據職責權限批示;
2、必要時提交經營班子辦公會研究決定;
3、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
第十七條閱知事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司閱知事項進行登記,并簽轉公司領導、相關部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經理或分管總經理助理認為有必要時,由行政與人力資源部簽轉相關部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領導閱知事項的信息、簡報
等可先報行政與人力資源部轉相關領導閱知;
(四)公司領導對閱知事項如有批示的,由行政與人力資源部及時反饋給相關部門及各管理中心(處)。
第三章會議制度
第十八條行政會議是實施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對會議要求精簡、實效、控制數(shù)量、提高質量。會議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會者須認真準備。會議決議以會議紀要為準。經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會的會議紀要解釋權歸公司總經理,專題會會議紀要解釋權歸主持專題會的公司領導。
第十九條公司會議有經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會議、專題會議。公司各部門可根據本部門實際工作需要自行決定召開部門會議。
(一)總經理辦公會
1、總經理辦公會是公司經營決策層貫徹上級指示,研究、分析、確定公司重大經營行為,決定公司重大事項等的高層領導行政會議;
2、總經理辦公會由總經理主持,公司經營班子成員參加,可以根據會議內容邀請上級單位領導參加或安排有關人員列席會議;
3、總經理辦公會原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時召開。會議議題由行政與人力資源部征求公司經營班子成員意見后確定,負責會議記錄,形成會議紀要。
4、總經理辦公會的主要內容:貫徹落實經營班子辦公會形成的關于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經營管理目標的重大決策;聽取各部門在經營、管理、發(fā)展等工作的匯報并就遇到的重大問題提出處理意見;分析公司部門經理以上人員和管理中心(處)領導成員的工作能力、水平及業(yè)務素質并做相應調整等主要經營管理工作的行政例會;
2、總經理辦公會由總經理主持,總經理因事可延期舉行或委托公司其他領導主持召開;
3、總經理辦公會
由經營班子成員、各部門負責人參加,如會議內容涉及相關單位,總經理可臨時決定列席人員;
4、總經理辦公會由行政與人力資源部征求與會公司領導及各部門意見后確定會議議題,負責會議記錄,形成會議紀要。
(二)項目辦公例會
1、項目辦公例會于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負責人參加。
2、項目辦公例會內容同二十五條第二款月報內容。
(三)年度工作會議
1、年度工作會議是公司總結上年度工作、制定下年度工作計劃、與各管理中心(處)簽訂經營管理目標責任書、交流工作經驗、表彰先進的年度大會,原則上于每年三月初召開(總部年度工作會議召開后進行);
2、年度工作會議由公司經營班子成員、公司部門經理、管理中心(處)負責人以上人員參加;
3、年度工作會議由公司行政與人力資源部負責籌備,有關部門和管理中心(處)協(xié)助相關工作。會議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關方面意見后提出,并報請總經理審定;
4、公司行政與人力資源部負責會議記錄,形成會議紀要。
(四)專題會
1、專題會議是公司研究決定經營管理中具體事項、解決具體問題的專門會議;
2、專題會議由公司領導根據情況確定召開并主持,參加會議的成員由主持會議的領導自行確定;
3、專題會議要研究的內容由會議所討論專題的主要負責部門準備,并報主持會議的領導審定。會議文件、所需資料、會議記錄、形成會議紀要等工作亦由主責部門負責。會議紀要形成后報主持會議的領導簽發(fā),報備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會議的會議紀要,須在會議結束后四個小時內做出。行政與人力資源部要做好會議紀要中各項工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請示、報告制度
第二十一條請示、報告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項工作中,必須嚴格遵守請示、報告制度。請示、報告的基本要求是及時、準確、觀點明確、文字簡潔。請示、報告一般采取簽報或編號文件的方式。
第二十二條請示是指下級單位向上級單位請求指示、批準的辦事程序,凡是超越職權和職責范圍的事項都應按規(guī)定請示;報告是指下級單位按照要求向上級單位報告工作、反映情況、提出建議、答復上級單位的詢問,不需要上級單位做出指示、批準的辦事程序,凡是重要工作和事項,都應按規(guī)定報告。
第二十三條下列事項必須請示、報告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經營管理活動的開展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對外新聞發(fā)布、公關外事活動以及對相關人員的邀請;
(五)公司重大活動安排以及需要公司領導參加的會議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調動、干部違紀的調查處理等;
(七)公司各部門經理及管理中心(處)負責人以上人員出差、公司出國;
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請示、報告的工作程序
(一)對于第二十三條第一、第二款有關內容,凡是需要向公司總經理請示、報告的,由有關部門起草簽報,經公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經理簽署,以公司名義上報;公司需向上級單位請示、報告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經公司行政與人力資源部核稿后,呈總經理簽發(fā),以公司名義上報,重要的請示報告文件要經公司總經理簽發(fā)。
(二)對于第二十三條第三款有關內容,由主辦部門起草簽發(fā),經部門負責人、管理中心(處)總經理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報公司分管領導審批。
(三)對于第二十三條第四、第五款有關內容,由主辦部門起草,經公司或管理中心(處)總經理簽字后報上級單位分管領導審批。
(四)對于第二十三條第六款有關內容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對于第二十三條第七款有關內容,必須提前逐級請示和經過批準。領導干部出差、出國要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經營班子成員主持日常工作。凡是涉及公司重大事項的出差、出國,人員返回后六個工作日內要向批準人提交書面報告。
(六)對于第二十三條第八款有關內容,必須立即請示、報告。另在當月或當季的報告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報告制度
(一)公司向上級單位的日常工作報告,除必須報告第二十三條規(guī)定的事項外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級單位報告,并可根據上級單位要求隨時上報或調整上報:
1、月報,即經營情況月報表,報告公司各部門、管理中心(處)當月主要經營管理情況及財務月報表,下月的工
作計劃及需上級單位協(xié)調與支持的內容。由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報表,報批公司總經理后于下月五日前報上級單位(或按總部要求時間報);
2、各部門、管理中心(處)半年述職報告,結合財務主要指標,對重大經營管理活動進行分析、總結,報告前兩個季度的主要工作情況和六月份財務月報表,以及下半年的工作計劃,需上級單位協(xié)調及支持的內容等。由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報告,原則上于七月五日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間(或按總部要求時間報);
3、公司總經理年度工作報告,即全年工作報告,由公司總經理報告本年度主要工作情況、全年經營指標完成情況、年度財務報表及主要財務指標的說明及分析、下年度工作計劃及需上級單位協(xié)調支持的內容等,于下年度一月十日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間。
第二十六條請示、報告規(guī)則及時限
(一)凡請示、報告事項,在時間允許的情況下,都應有正式書面文件。特殊、緊急情況,可先電話請示,得到批準后要填寫《電話請示單》,事后將《電話請示單》傳真給報批領導確認,并補辦相應的公文辦公程序;較急情況下可發(fā)傳真請示,經領導傳真批示認可后再實施;
(二)日常事項的行文報批,一般在三個工作日之內批復;緊急事項的批復一般不多于二個工作日;特殊情況不能及時批復的,要向請示單位(部門)說明原因。
(二)請示、報告時,各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對請示、報告事項提出意見或建議,必要時應附相關資料,便于上級單位領導做出決策。涉及到有關方面的,要有會簽意見;
(三)請示應盡量提前,以便上級單位有較充裕的時間研究討論。在請示未正式批復之前,不得擅自執(zhí)行請示的有關內容;
(四)報告要準時,公司及各管理中心(處)要按日常報告制度中規(guī)定的時限,如期報告。各部門及管理中心(處)的工作報告由公司行政與人力資源部負責監(jiān)督和催辦。
第五章附則
第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負責解釋、修訂。
第2篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:沒有規(guī)矩,不成方圓,必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第3篇 某物業(yè)管理公司行政例會制度
物業(yè)管理公司行政例會制度
為提高會議質量,增強行政辦事效率,現(xiàn)對公司行政例會作出以下規(guī)定:
一、例會時間:每周一上午8:30,與會人員必須提前5分鐘到場(如有變動,另行通知)。
二、出席人員:酒店總經理、各部門主管級以上人員,行政文員負責會務后勤、簽到和會議記錄。行政擴大會議如有參加人員變動,行政部另行通知。
三、會議內容:會議由總經理或總經理安排專人主持,常規(guī)例會安排各部門匯報上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計劃及工作建議,需要協(xié)商事務,總經理下達工作指令和質量要求;行政辦負責匯總行文并傳達落實。
四、例會紀律:
1、無特別緊急情況,應與會人員不得請假,都應按時參加。否則,遲到一次罰款20元,無故缺席一次罰款50元。
2、自覺維護例會秩序和辦公環(huán)境,關閉通訊工具,加快會議進程,避免中途退場、接聽電話或其它干擾。
3、對于會議上達成決議的要求和總經理下達的工作指令,各部門未能按時按要求貫徹、落實和傳達,將追究部門負責人工作失職責任。
五、本制度自公布之日起執(zhí)行。
簽署人:zz物業(yè)管理有限公司
第4篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度格式怎樣的
物業(yè)管理公司行政辦公制度總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調地運作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會議制度,請示、報告制度四項主要內容。
第三條公司行政與人力資源部負責公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國家方針、政策,貫徹上級指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實施經營決策,下達工作任務等各項管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負責撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對重要事項做出決策和安排;
(二)指示--用于對下級單位布置工作,闡明指導原則;
(三)公告--用于向公司內外宣布重大事項;
(四)通告--用于在一定范圍內公布各單位及員工應當遵守的或需要知道的事項;
(五)會議紀要--用于記載和傳達會議情況及議定事項;
(六)通知--用于傳達上級批示、要求下級辦理或知道的事項;
批轉下級公文或轉發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;
發(fā)布規(guī)章;
任免和聘用管理人員。
(七)通報--用于對人和事的表揚或批評;
傳達重要精神或情況;
(八)請示--用于向上級請求指示、批準;
(九)報告--用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復上級詢問;
(十)批復--用于答復下級請示事項;
(十一)總結--用于向上級做綜合性的全面工作匯報;
(十二)計劃--用于對今后工作做出全面安排;
(十三)簽報--用于各部門向公司領導請示、匯報工作;
(十四)函--用于不相隸屬關系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題;
(十五)復函--用于回復來函。
第七條公文格式包括下述內容:主辦單位、分管領導審核、核稿、擬稿人、會簽、標題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對象、呈報、抄送(報)對象、發(fā)送對象、 、發(fā)文字號、打印份數(shù)、校對、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時間、密級、緊急程度等。
(一)公文的標題應當準確、簡要概括公文的主要內容,并標明公文種類;
(二)發(fā)文字號,一般包括單位代字、年號、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦單位發(fā)文字號;
(三)發(fā)文單位、主送單位應落全稱;
(四)除會議紀要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級公文,應當分別標明a級(絕密)、b級(機密)、c級(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應當分別標明特急、急、平急字樣;
(七)公文如有 ,應在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明 的順序和名稱;
(八)呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送:呈報,為文件內容的執(zhí)行對象或必須呈達的上級主管單位;
主送,為文件內容的執(zhí)行對象或必須送達的對象;
抄報,為需要了解文件內容的上級主管單位;
抄送,為需要了解文件內容的本單位領導、同級單位;
發(fā)送,為需要了解文件內容的下級單位。
向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報知另一上級單位,可用抄報的形式;
(九)發(fā)文時間應以領導簽發(fā)的時間為準;
聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領導的時間為準。
(十)公文應標明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側裝訂;
(十二)對外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號為四號宋體加粗;2、標題為小二號宋體加粗;3、發(fā)文對象為四號宋體加粗;
4、正文為四號宋體;
5、呈報、主送、抄報、抄送、發(fā)送對象為四號宋體;
6、主題詞為四號黑體加粗。
第八條發(fā)文字號具體規(guī)定:公司及各部門發(fā)文字號為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號]號;2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號]號;3、公司財務部物業(yè)(寧)財字[年號]號;
4、公司品質培訓部物業(yè)(寧)品培字[年號]號;
5、公司市場發(fā)展部物業(yè)(寧)市場字[年號]號。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號]號
第九條行文關系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關系,應根據各自的隸屬關系和職責范圍確定,在權限范圍內可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。
如確需請示公司總部或以上單位,應由各管理中心(處)擬稿,經公司行政與人力資源部審核,報公司總經理批準后,加蓋公司印章、呈報;
(四)各管理中心(處)呈報公司的文件,統(tǒng)一報送至行政與人力資源部,報送一份即可,由公司行政與人力資源部根據需要向有關領導和部門送閱;
(五)除公司領導直接交辦的事項和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報領導個人;
各管理中心(處)不得以單位負責人個人名義向公司或公司領導呈報需公司審批的文件;
(六)報告、紀要類公文中不得夾帶請示事項;
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉;
緊急、特殊情況可直接由領導批轉、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達、貫徹上級指示精神、決定;
向上級的請示、報告;
頒發(fā)公司規(guī)范性文件;
發(fā)布具有全局性指導意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領導審核,總經理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序為收文程序和發(fā)文程序。
收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;
發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來文閱辦表》,發(fā)文首頁統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報統(tǒng)一使用《文件會簽單》;
(三)公司字發(fā)文應由總經理簽發(fā);
部門發(fā)文,可由分管領導簽發(fā);
一般性行政事務公文可由公司行政與人力資源部經理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應主動與有關部門協(xié)商、會簽。
如果意見不一致時,應在公文會簽中如實反映;
(五)撰寫公文應注意事項:
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法令及上級單位的規(guī)定;2、內容詳實、觀點明確、文字精煉、條理清晰、標點符號正確;3、公文中的人名、地點、數(shù)字要準確,引用公文要注明發(fā)文機關、公文字號、標題和發(fā)文時間;
4、公文中的數(shù)字,應盡量使用阿拉伯數(shù)字;
5、發(fā)文時間使用中文數(shù)字標識;
6、請示問題應一文一事。
(六)公文受理應注意事項:
1、凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關部門會簽辦理;2、各部門報公司領導審批的公文,除機密公文外須經行政與人力資源部簽轉各分管領導審閱、批示;3、各管理中心(處)報公司的公文,應報公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據公文內容簽轉涉及到的各部門,由各部門在職權范圍內處理。
若需報公司領導審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉有關領導審閱、批示;
4、機密公文由送文單位直接送分管領導審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關工作:
1、是否需要行文;2、行文是否準確、簡潔、明了、完整;3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經過充分協(xié)商;
4、行文的格式、關系、內容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應根據文書立卷要求,整理公文原稿及有關資料,依據公文的等級送交公司行政與人力資源部或本部門相關人員分類存檔。
個人未經許可,不得私自保存應存檔的公文;2、對于沒有存檔價值的公文,經過鑒別和主管領導批準后可銷毀。
機密公文的銷毀,應有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對行政辦事的要求是優(yōu)質、高效、有序、協(xié)調及過程受控,各級人員必須依照職責權限,各司其職、各負其責。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對于職責權限范圍內的事項,必須認真、準確、及時辦理,不得推諉、積壓;
(二)對于超越職責權限范圍的事項,必須遵循工作程序逐級請示、報告,一般不得越級請示、報告或擅自越權行事;
(三)對于跨部門事項,主辦部門須主動與相關部門協(xié)商辦理,相關部門要積極配合。
意見不一致時,主辦部門須向上級分管領導請示匯報,由上級分管領導協(xié)調解決。
各部門均不得未經協(xié)調一致而擅自行事,否則,上級分管領導有權責令糾正或追究責任;
(四)對于不適合部門辦理的事項,必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對于重大突發(fā)事件及處置意見,情況緊急時,可直接向公司領導請示、報告,但事后要向被超越的主管上級報告;
(六)公司領導直接交辦或需要保密的事項以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽的行為,可直接向公司有關領導請示、報告;
(七)公司領導在涉及財務、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據;
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。
若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關資料,在辦理完畢后存檔備考;
若以公文形式辦理,則轉入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復;2、有具體時限要求的事項,按時限回復;3、凡屬公司級各類文件及上級來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負責人做處理意見,報公司領導,再根據領導指示,傳閱相關職能部門;
4、公司來文須當日批轉,行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時指定匯報時限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領導簽發(fā),并于當日送達收文單位;
6、急事急辦,第一時間處理標注特急、急的事項;
7、平急事項,從接受之日起三個工作日內回復;
8、涉及到技術性問題的事項,從接受之日起十個工作日內回復;
9、如工作需要限定完成時間,在交辦工作時即應做出明確規(guī)定;
不能按時限完成或回復的事情,必須向相關方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項和閱知事項。
(一)辦理事項為上級指示、下級請示及與有關單位商洽的事項;
(二)閱知事項為上級通報、下級報告及各類簡報、信息等。
第十六條辦理事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司辦理事項進行登記,并依據公司領導的分工和各部門的職責范圍,提出批辦意見后,簽轉相關部門主辦或直接簽轉公司領導批示;
(二)主辦部門:
1、依據職責權限范圍辦理;2、根據領導的批示或會議決定辦理;3、必要時向公司分管領導請示、報告。
(三)公司分管領導
1、依據職責權限批示;2、必要時向其他分管領導通報;3、必要時召開專題會議研究決定;
4、必要時向總經理請示、報告;
5、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
(四)總經理
1、依據職責權限批示;2、必要時提交經營班子辦公會研究決定;3、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
第十七條閱知事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司閱知事項進行登記,并簽轉公司領導、相關部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經理或分管總經理助理認為有必要時,由行政與人力資源部簽轉相關部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領導閱知事項的信息、簡報等可先報行政與人力資源部轉相關領導閱知;
(四)公司領導對閱知事項如有批示的,由行政與人力資源部及時反饋給相關部門及各管理中心(處)。
第三章會議制度
第十八條行政會議是實施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對會議要求精簡、實效、控制數(shù)量、提高質量。
會議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會者須認真準備。
會議決議以會議紀要為準。
經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會的會議紀要解釋權歸公司總經理,專題會會議紀要解釋權歸主持專題會的公司領導。
第十九條公司會議有經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會議、專題會議。
公司各部門可根據本部門實際工作需要自行決定召開部門會議。
(一)總經理辦公會
1、總經理辦公會是公司經營決策層貫徹上級指示,研究、分析、確定公司重大經營行為,決定公司重大事項等的高層領導行政會議;2、總經理辦公會由總經理主持,公司經營班子成員參加,可以根據會議內容邀請上級單位領導參加或安排有關人員列席會議;3、總經理辦公會原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時召開。
會議議題由行政與人力資源部征求公司經營班子成員意見后確定,負責會議記錄,形成會議紀要。
4、總經理辦公會的主要內容:貫徹落實經營班子辦公會形成的關于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經營管理目標的重大決策;
聽取各部門在經營、管理、發(fā)展等工作的匯報并就遇到的重大問題提出處理意見;
分析公司部門經理以上人員和管理中心(處)領導成員的工作能力、水平及業(yè)務素質并做相應調整等主要經營管理工作的行政例會;2、總經理辦公會由總經理主持,總經理因事可延期舉行或委托公司其他領導主持召開;3、總經理辦公會由經營班子成員、各部門負責人參加,如會議內容涉及相關單位,總經理可臨時決定列席人員;
4、總經理辦公會由行政與人力資源部征求與會公司領導及各部門意見后確定會議議題,負責會議記錄,形成會議紀要。
(二)項目辦公例會
1、項目辦公例會于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負責人參加。
2、項目辦公例會內容同二十五條第二款月報內容。
(三)年度工作會議
1、年度工作會議是公司總結上年度工作、制定下年度工作計劃、與各管理中心(處)簽訂經營管理目標責任書、交流工作經驗、表彰先進的年度大會,原則上于每年三月初召開(總部年度工作會議召開后進行);2、年度工作會議由公司經營班子成員、公司部門經理、管理中心(處)負責人以上人員參加;3、年度工作會議由公司行政與人力資源部負責籌備,有關部門和管理中心(處)協(xié)助相關工作。
會議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關方面意見后提出,并報請總經理審定;
4、公司行政與人力資源部負責會議記錄,形成會議紀要。
(四)專題會
1、專題會議是公司研究決定經營管理中具體事項、解決具體問題的專門會議;2、專題會議由公司領導根據情況確定召開并主持,參加會議的成員由主持會議的領導自行確定;3、專題會議要研究的內容由會議所討論專題的主要負責部門準備,并報主持會議的領導審定。
會議文件、所需資料、會議記錄、形成會議紀要等工作亦由主責部門負責。
會議紀要形成后報主持會議的領導簽發(fā),報備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會議的會議紀要,須在會議結束后四個小時內做出。
行政與人力資源部要做好會議紀要中各項工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請示、報告制度第二十一條請示、報告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項工作中,必須嚴格遵守請示、報告制度。
請示、報告的基本要求是及時、準確、觀點明確、文字簡潔。
請示、報告一般采取簽報或編號文件的方式。
第二十二條請示是指下級單位向上級單位請求指示、批準的辦事程序,凡是超越職權和職責范圍的事項都應按規(guī)定請示;
報告是指下級單位按照要求向上級單位報告工作、反映情況、提出建議、答復上級單位的詢問,不需要上級單位做出指示、批準的辦事程序,凡是重要工作和事項,都應按規(guī)定報告。
第二十三條下列事項必須請示、報告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經營管理活動的開展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對外新聞發(fā)布、公關外事活動以及對相關人員的邀請;
(五)公司重大活動安排以及需要公司領導參加的會議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調動、干部違紀的調查處理等;
(七)公司各部門經理及管理中心(處)負責人以上人員出差、公司出國;
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請示、報告的工作程序
(一)對于第二十三條第一、第二款有關內容,凡是需要向公司總經理請示、報告的,由有關部門起草簽報,經公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經理簽署,以公司名義上報;
公司需向上級單位請示、報告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經公司行政與人力資源部核稿后,呈總經理簽發(fā),以公司名義上報,重要的請示報告文件要經公司總經理簽發(fā)。
(二)對于第二十三條第三款有關內容,由主辦部門起草簽發(fā),經部門負責人、管理中心(處)總經理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報公司分管領導審批。
(三)對于第二十三條第四、第五款有關內容,由主辦部門起草,經公司或管理中心(處)總經理簽字后報上級單位分管領導審批。
(四)對于第二十三條第六款有關內容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對于第二十三條第七款有關內容,必須提前逐級請示和經過批準。
領導干部出差、出國要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經營班子成員主持日常工作。
凡是涉及公司重大事項的出差、出國,人員返回后六個工作日內要向批準人提交書面報告。
(六)對于第二十三條第八款有關內容,必須立即請示、報告。
另在當月或當季的報告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報告制度
(一)公司向上級單位的日常工作報告,除必須報告第二十三條規(guī)定的事項外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級單位報告,并可根據上級單位要求隨時上報或調整上報:
1、月報,即經營情況月報表,報告公司各部門、管理中心(處)當月主要經營管理情況及財務月報表,下月的工作計劃及需上級單位協(xié)調與支持的內容。
由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報表,報批公司總經理后于下月五日前報上級單位(或按總部要求時間報);2、各部門、管理中心(處)半年述職報告,結合財務主要指標,對重大經營管理活動進行分析、總結,報告前兩個季度的主要工作情況和六月份財務月報表,以及下半年的工作計劃,需上級單位協(xié)調及支持的內容等。
由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報告,原則上于七月五日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間(或按總部要求時間報);3、公司總經理年度工作報告,即全年工作報告,由公司總經理報告本年度主要工作情況、全年經營指標完成情況、年度財務報表及主要財務指標的說明及分析、下年度工作計劃及需上級單位協(xié)調支持的內容等,于下年度一月十日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間。
第二十六條請示、報告規(guī)則及時限
(一)凡請示、報告事項,在時間允許的情況下,都應有正式書面文件。
特殊、緊急情況,可先電話請示,得到批準后要填寫《電話請示單》,事后將《電話請示單》傳真給報批領導確認,并補辦相應的公文辦公程序;
較急情況下可發(fā)傳真請示,經領導傳真批示認可后再實施;
(二)日常事項的行文報批,一般在三個工作日之內批復;
緊急事項的批復一般不多于二個工作日;
特殊情況不能及時批復的,要向請示單位(部門)說明原因。
(二)請示、報告時,各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對請示、報告事項提出意見或建議,必要時應附相關資料,便于上級單位領導做出決策。
涉及到有關方面的,要有會簽意見;
(三)請示應盡量提前,以便上級單位有較充裕的時間研究討論。
在請示未正式批復之前,不得擅自執(zhí)行請示的有關內容;
(四)報告要準時,公司及各管理中心(處)要按日常報告制度中規(guī)定的時限,如期報告。
各部門及管理中心(處)的工作報告由公司行政與人力資源部負責監(jiān)督和催辦。
第五章附則第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負責解釋、修訂。
第二十九條本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
