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有哪些
文書檔案管理制度
文書檔案管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內部文件的管理，確保信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個核心要素：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準，如行政、財務、人力資源等，并為每個類別分配獨特的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件的創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準流程，明確各環(huán)節(jié)責任人，確保文件質量。
3. 文件存儲與保管：設定紙質文件和電子文檔的存儲方式，包括保存期限、備份策略、物理安全措施等。
4. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的查閱權限，設立借閱登記制度，防止文件丟失或濫用。
5. 文件更新與廢止：明確文件修訂的觸發(fā)條件和流程，及時淘汰過時或無效文件。
6. 法規(guī)合規(guī)性：確保所有文件符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
7. 檔案銷毀：設定文件銷毀程序，確保敏感信息的安全處理。
實施細則
1. 文件生命周期管理：從文件的產生到廢棄，全程記錄并監(jiān)控，確保每個階段都有明確的操作指南。
2. 電子化管理：推廣電子文檔，實現線上審批、存儲和共享，提高效率，減少紙張浪費。
3. 定期審查：定期對文件管理系統(tǒng)進行審計，評估其效能，及時調整和完善。
4. 員工培訓：組織定期的檔案管理培訓，提升員工對文件管理重要性的認識和操作技能。
5. 緊急響應：制定應急計劃，應對火災、水災、黑客攻擊等可能導致文件損失的突發(fā)事件。
6. 外部協作：與第三方檔案服務機構合作，進行專業(yè)咨詢和技術支持，提升管理水平。
7. 檔案利用統(tǒng)計：收集和分析檔案使用數據，以優(yōu)化文件管理和利用策略。
上墻內容
1. “文件管理，人人有責。確保信息安全，維護企業(yè)利益?！?
2. “清晰分類，準確編碼，快速查找，高效工作。”
3. “文件借閱需登記，保密信息嚴禁外泄?！?
4. “過時文件定期清理，保持系統(tǒng)活力?！?
5. “遵守法規(guī)，合規(guī)運營，檔案管理無小事?！?
6. “電子化辦公，綠色存檔，環(huán)保又便捷?！?
7. “檔案安全，從我做起，共同守護企業(yè)知識資產。”
通過上述的文書檔案管理制度，我們期望能構建一個有序、安全、高效的文件管理體系，為企業(yè)運營提供強有力的信息支持。
文書檔案管理制度內容范文
第1篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經理辦公會議記錄、紀要;
1.4黨支部會議記錄、紀要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。
9.本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;
3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;
1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。
第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第2篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據
根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經辦人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽定的合同、協議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經辦人負責組卷、編目,卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第3篇 房地產集團公司文書檔案管理辦法
房地產集團有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強_ 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經營管理中的作用,根據《中華人民共和國國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項的批復;
5、其它相關資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;
6、公司各類調研工作形成的文件材料;
7、公司調查處理的違紀、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料;
9、公司參展的大型產品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領導在經營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經濟糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協議合同;所屬公司報送的重要的各類協議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯系、協商、處理工作中產生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。
(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據其聯系、重要程度、問題或時間順序進行排列。
批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內文件目錄和備考表。
卷內文件的件數,一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數;正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內。
(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內文件資料內容,一般包括責任者、內容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。
(四)卷內文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經檔案室人員復核;文件資料也可根據特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時間與手續(xù)
歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。
部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據移交目
錄清點核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數,并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結構與內容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結構及內容:
l、封面和扉頁
主要內容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數、頁數等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。
3、序言或說明
對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數、備注等項目構成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機要重地,非經同意,嚴禁入內。
第十五條 檔案庫房物品未經許可,不得挪作他用。經常保持庫內清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。
第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現問題及時向領導匯報。
第十九條 檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。
第二十三條 外單位調閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個人未經批準不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第4篇 300mw火力發(fā)電廠辦公室/文書檔案管理崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了文書檔案管理崗位的崗位職責、上崗標準和任職資格。
本規(guī)范適用于文書檔案管理工作崗位。
2 崗位職責
2.1 職能范圍與工作內容
2.1.1 負責收、發(fā)文件的處理,負責文件的收簽、傳閱、催辦及發(fā)文的登記編號,做到及時、準確、保案、無誤、事事有回音,件件有落實。
2.1.2 負責行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。
2.1.3 收集、整理全公司的行政公文,做到分類清楚,排列正確,保證文件的完整、齊全。
2.1.4 負責行政公文的借閱、使用工作和對外辦理資料調閱,索購手續(xù)等有關管理工作,做到查閱方便。
2.1.5 做好電話記錄,重大事情立即通知有關人員。
2.1.6 負責召開會議的通知和安排工作。
2.1.7 負責全公司報刊、雜志、信函、郵件的征訂、領取、分發(fā)、發(fā)送工作,指導通訊員工作,要求服務周到,征訂分發(fā)無差錯。
2.1.8 負責公司公用電報、信函的審定工作,及時與郵局聯系,按期結算報銷郵費,做到及時、迅速賬目無差錯。
2.2 工作關系
2.2.1 在主任(主管)領導下開展工作,并對其負責。
2.2.2 業(yè)務上接受上級主管部門的指導。
2.2.3 搞好與相關崗位的協作與配合工作。
2.3 文明辦公要求
2.3.1 堅守崗位,遵守紀律。
2.3.2 謙虛誠懇,團結同志。
2.3.3 禮貌待人,說話和氣,熱情耐心。
2.3.4保持室內清潔,各種物品,定置定位,擺放有序。
2.3.5 按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。
3 上崗標準
3.1 思想政治和職業(yè)道德
3.1.1 堅持四項基本原則,擁護黨的方針政策,政治上與保持一致,實事求是,密切聯系群眾,廉潔奉公,遵紀守法。
3.1.2 愛崗敬業(yè),事業(yè)心和責任感強,忠于職守,開拓進取。
3.2 必備知識
3.2.1 熟悉文書學基本理論。
3.2.2 熟悉應用寫作概論。
3.2.3 熟悉上級和本單位文件保管的方法。
3.2.4 熟悉接聽記錄、收發(fā)電報及電報管理的基本要求。
3.2.5 熟悉本單位介紹信管理規(guī)定。
3.2.6 熟悉上級和本單位文件管理中的保密規(guī)定及措施。
3.2.7 熟悉文件收發(fā)、轉送的通信知識及要求。
3.2.8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3.2.9 熟悉秘書學基礎知識。
3.2.10 熟悉本單位文件制發(fā)的程序和方法。
3.2.11 熟悉本單位文件的各類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。
3.2.12 熟悉本公司和本單位關于印章使用、管理的規(guī)定。
3.2.13 熟悉文件版頭的格式及制作要求。
3.2.14 了解編輯工作的有關知識。
3.2.15 熟悉本公司文件報表的種類及編制要求。
3.3 政策法規(guī)
3.3.1 熟悉《中華人民共和國國全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《中華人民共和國國公司法》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產各級領導機關文件處理條例》。
3.3.2了解《中華人民共和國國電力法》、《中華人民共和國國勞動法》、《電力工業(yè)技術管理規(guī)定》及其他相關法律、法規(guī)。
3.4 技能要求
3.4.1 起草一般請示、報告、會議記要等文件。
3.4.2 獨立處理收發(fā)文件和進行文件傳遞。
3.4.3 對文件進行匯編和分類管理。
3.4.4 處理接聽電話、收發(fā)電報事宜。
3.4.5 正確使用和管理介紹信。
3.4.6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3.4.7 秘訣書學基礎知識。
3.4.8 本公司文件制發(fā)的程序和方法。
3.4.9 本公司文件的種類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。
3.5 任職資格。
3.5.1 文化程度。具有中專及以上學歷或同等文化程度。
3.5.2 工作經歷。具有大專3年(本科2年、研究生1年)及以上本專業(yè)實際工作經歷。
3.5.3 專業(yè)技術資格。具有初級及以上專業(yè)技術職稱。
3.5.4 身體條件。身體健康,沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第5篇 文書檔案管理員崗位職責
1.依據公文處理有關規(guī)定,負責文件的收發(fā)、傳遞和公文的起草、打印、校對工作。
2.負責文檔的收集、管理、歸檔和保密工作。
3.負責學校工作、學習、勞動的考勤統(tǒng)計。
4.做好日常來信、來訪接待、電話接聽工作。
5.完成領導交辦的其他工作任務。
第6篇 文書檔案管理規(guī)定辦法
文書檔案管理規(guī)定
一、根據上級關于貫徹《中華人民共和國國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。
二、堅持檔案工作實行“統(tǒng)一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統(tǒng)一管理本院的文書檔案。
三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務,不斷提高檔案業(yè)務水平和服務質量,以高度負責的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩(wěn)定。
四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業(yè)務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,并從實際出發(fā),制訂、補訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。
五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。
有保存價值的文件資料,是指具有現實查考使用價值和對學院改革、發(fā)展、建設等辦學建?；顒佑醒芯績r值的文件資料。
六、各業(yè)務部門應主動在每年第一季度內將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。
八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應建立檔案統(tǒng)計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統(tǒng)計,并按照上級規(guī)定,報送檔案基本情況統(tǒng)計表。
必要時,此項工作可在秘書和綜合統(tǒng)計人員協助下完成。
十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經校主管領導人批準后執(zhí)行。
十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結束后,應提出工作報告,并對經鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經主管院領導人批準后銷毀。
十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。
機要文書要定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。
十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。
十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發(fā)展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對上級發(fā)下的文件及其復制件,需要借給或送給國內的其他單位,必須報請發(fā)文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規(guī)劃、計劃、工作總結等文件材料,必須經院長簽準后,由學院檔案室統(tǒng)一對外辦理。
十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。
二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。
二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規(guī)范化、標準化、現代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。
二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據性質和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機要文書檔案人員調動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。
第7篇 文書檔案管理制度(范本)
1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發(fā)文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理,嚴格借閱登記手續(xù)。
3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質量要求。
4、加強密級文件、資料的保管,不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。
5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據為己有,丟失或者擅自銷毀。
6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質的檔案材料要及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統(tǒng)計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時,應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。
第8篇 p糧食局文書檔案管理制度
糧食局文書檔案管理制度
一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負責。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學習業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
二、凡屬本局在公務活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應在第二年上半年內完成。
三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準;外單位須憑單位介紹信,經主管局長批準后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經中心主任批準,并嚴格辦理借閱手續(xù),按期歸還。
四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴格遵守保密、保管紀律,嚴防失、泄密事故發(fā)生。要愛護檔案,不準擅自摘錄、涂改、拆卷和轉借,嚴格維護檔案資料的完整和安全。
五、文檔管理人員要定期進行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。
六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關規(guī)定和程序組織實施。
七、文檔管理人員調動時,要做好檔案的交接工作。
第9篇 某大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
文書檔案是集團工作運行的記錄,是集團實施有效管理的依據。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責、嚴謹、遵守保密制度,嚴格執(zhí)行文書檔案管理的各項規(guī)定。為規(guī)范集團文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書檔案管理的基本原則
文書檔案管理應遵循集中管理與分散管理相結合的原則,以集中管理為主。
集團各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應在集團黨政辦公室備案。
集團職能部門和各單位辦公室分別負責文書檔案的管理,以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。
保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書的范圍
1.學校和上級部門簽發(fā)、轉發(fā)的文件。
2.集團各職能部門、各單位簽發(fā)、轉發(fā)的文件。
3.各類請示、報告、通知、年度工作總結、工作計劃等。
4.會議記錄、紀要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關單位的往來信件、各種協議書、責任書、合同書等。
6.相關的法律法規(guī)及標準。
7.具有查存價值的資料。
三、管理部門及職責
1.集團黨政辦公室:負責學校和上級部門簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。
負責對集團各單位文書檔案管理工作實施監(jiān)督檢查。
2.集團各職能部門負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應確定一名文件管理人員,負責本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。
⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。
⑶ 進行文書檔案鑒定與統(tǒng)計。
⑷ 保證文書檔案質量,防止丟失、損壞。
四、文書檔案的點驗
辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應按照下列要求對文書檔案進行點驗:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應及時詢問遞交人進行追查補齊。
2.對領導審批的文件,應確認領導簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應在辦理結果一欄簽字,并將相關文書合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書應具有擬稿人、審核人、行文部門負責人簽字,主管領導審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
2.歸檔文書應按照發(fā)文單位及類型進行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復在前,請示在后;轉發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復,應放在請示年度立卷;跨年度的計劃應放在第一年立卷;跨年度的總結應放在最后一年立卷。
4.卷內文件應按照發(fā)文時間先后順序,依次編寫公文份數及頁號。公文份數在每份公文的右上角填寫,頁號在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內應放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項內容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時應按照立卷要求整理。
2.個人不能保存應歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外,需翻印的須經辦公室主任批準。翻印時,應當注明翻印單位、日期、份數和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位印章。
5.各單位應設立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。
七、歸檔文書的借閱
1.借閱歸檔公文應履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經主管領導批準。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經主管領導或辦公室批準。
3.借閱期限一般不超過十天,到期應及時歸還。需延長借閱時間的,應經辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應及時催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復制、拍攝、轉借檔案。
5.因工作需要復制檔案時,必須經辦公室主任批準。
6.借閱檔案歸還時,文件管理人員應當面認真查驗檔案的完整性,發(fā)現遺失、損壞時,應查問借閱人員原因,并報辦公室主任。
7.集團以外的單位借閱歸檔公文時,須經主管領導同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發(fā)的集團內部規(guī)章制度和機構設置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導工作運行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價值的公文,經過辦公室主任批準后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時,由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數、銷毀日期,批準人和銷毀人應簽名。
2.集團、集團黨委、集團工會行文下發(fā)的公文由集團黨政辦公室負責收回并銷毀。
集團各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負責收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負責收回并銷毀。
3.集團黨政辦公室、各職能部門應在每年一月份前對歸檔公文進行清理,已到保存期的公文應編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數等。
收回的公文應建立收文登記。
4.收回過期公文,文件管理人員應填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對銷毀的公文由行文部門負責留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應有專人和專門設備,對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
第10篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序,特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案:是指機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關業(yè)務指導。
4.2.負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業(yè)務規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時,要認真區(qū)分,依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時,需經公司辦公室主任批準,方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史,科學和現實價值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經相關部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第11篇 文書檔案管理制度范本
1、目的與適用范圍
本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,
本制度適用于公司文書檔案的管理。
2、工作內容
2.1文書檔案的歸檔
2.l.l各部門承辦完畢需要歸檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。
2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調動不得私自帶文件到其它單位。
2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴禁用圓珠筆、鉛筆、純藍和紅墨水書寫。
2.1.4移交歸檔的案卷應編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。
2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:
2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。
2.1.5.2標題要文字概括、簡潔、準確,而且標題不宜過長,一般不超過50個字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。
2.1.5.3根據保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。
2.1.5.4卷內文件要逐張編號,填寫好卷內目錄和備考表。
2.2文書檔案的整理和保管
2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號、立卷、登記入庫保管,
2.2.2要做到檔案卷冊存放條理、整齊,便于查找和檢索。
2.2.3檔案要編號、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。
2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲設備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。
2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。
2.2.6檔案管理人員對庫房存檔要進行定期檢查清點,發(fā)現問題及時采取措施研究解決。
2.3文書檔案的簽定和銷毀
2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負責對檔案材料的鑒定工作。
2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應對照上級和本單位的保管期限進行審查,根據案卷對本單位現實工作和長遠工作的參考價值,確定保管期限。
2.3.3對確實推動保管價值的檔案,列出銷毀清單,經有關領導審核。
2.3.4銷毀時必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關領導的簽署材料永久保存。
2.4文書檔案的統(tǒng)計利用
2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關統(tǒng)計表、主要內容、時間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復制等。
2.4.2檔案人員要根據工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。
2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對借閱的檔案注意愛護、保密,嚴禁私自涂改和銷毀。
2.4.4對帶有保密性重要檔案,要經廣級領導審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關的部分。
第12篇 文書檔案管理細則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設銀行發(fā)布了《中國人民建設銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細則內容:
文書檔案管理細則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強建設銀行文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據國家檔案局有關檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關部門聯合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機關頒發(fā)或轉發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯系、協商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個人都不得據為己有,以維護建設銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負責對立卷工作進行業(yè)務指導和檢查督促。
第六條 各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負責整理立卷,并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據移交的案卷目錄進行清點、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應歸檔的文件材料的種類、份數及每份文件的底稿、附件和與文件有關的簽報、批示等附屬材料,均應齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應分開立卷。
3.行內幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯合制發(fā)的文件,由行內交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,可放在復文年立卷;未作批復的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結,放在總結期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結案年立卷。
5.卷內文件材料應按下述要求進行排列:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結論、決定、判決性文件在前,依據性材料在后;其他文件材料應依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。
6.卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應在卷內每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應逐項按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應進行托裱,寬大的張頁應折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內文件應逐件用細線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應按照宜長不宜短的原則進行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內容包括:
1.本級行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結和綜合統(tǒng)計報表;機構演變,本級行領導人任免的文件材料等。
2.上級機關頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級機關頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內容包括:
1.本級行一般事務性的文件材料。
2.上級機關頒發(fā)的非本行主管業(yè)務。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
4.同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯系、協商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關,對不符合質量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點,選擇年度——組織機構分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。
所用的分類方法應保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應以檔案分類方法為基礎,按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。
第十九條 案卷目錄應區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內,案卷目錄號不能重復。
第二十條 各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機關各項工作服務。
第二十一條 各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內目錄或全引目錄外,還應根據利用者借閱檔案的規(guī)律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調卷迅速準確。
第二十二條 各級行檔案部門應根據本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應定期向當地檔案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進館要求,按照當地檔案局、館的有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負責解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號《關于印發(fā)〈中國人民建設銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
第13篇 d單位文書檔案管理制度
為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強本局文書檔案管理,制定本制度。
一、文件材料歸檔范圍
(一)上級機關的文件材料。
1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;
2、上級機關頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機關轉發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉載);
4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;
5、其他應當歸檔的文件材料。
(二)本級的文件材料。
1、局黨組、行政領導會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;
2、頒發(fā)的(包括轉發(fā)及與其他單位聯合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;
3、本級的請示與上級機關的批復文件,下級單位的請示與本級的批復文件;
4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;
5、檢查下級單位工作,調查研究形成的重要文件材料;
6、內部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;
7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;
9、內容重要的人民來信、來訪材料,領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統(tǒng)計分析等;
10、征用土地及基本建設工程施工文件材料;
11、制定的規(guī)章制度等文件材料;
12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團員、干部、工人名冊、報表,轉移關系存根等文件材料;
14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;
15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
17、其他應當歸檔的文件材料。
(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級單位和非隸屬單位與本局聯系、協商工作的重要來往文件等。
(四)下級單位的文件材料。
1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件;
2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;
3、下級單位報送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負責收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。
(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應立即采取補救措施,確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進行收集、整理和補充,立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了后3日內,將本局機關生成在局域網上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。
(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書檔案管理使用
(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。
(二)內部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經局分管領導批準,并履行登記手續(xù)。對需要復印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準,經認真審查后方可出具有關證明。否則一切后果由經辦人負責。
(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標記,更不得擅自將文書檔案轉借他人。
(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。
(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴格按《保密法》執(zhí)行。
第14篇 _畜牧水產局文書檔案管理制度
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。
二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負責人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關領導或股站室閱辦.上級機關來文,要及時報局領導閱示,并送有關股站室閱辦和歸檔。
三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經股站室負責人核稿后,交辦公室負責人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.
四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機關組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領導和人事股人員才能查閱干部人事檔案。
五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。
第15篇 物業(yè)管理處文書檔案管理規(guī)范
管理處文書檔案管理
文書檔案(簡稱文檔)作為物業(yè)管理處重要的信息資源,它具有記錄信息真實性、來源廣泛性、內容豐富性等特點,形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等,是管理處信息管理的基礎和重要對象。
在計算機技術廣泛應用于信息管理前,傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內容還是企業(yè)對在各項活動中形成的全部文檔進行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用,此信息管理方式對于物業(yè)管理企業(yè)仍是進行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內容主要包括如下:
1、制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標準;
2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度,確定文料歸檔范圍、時間和保存期限;
3、收集、整理、保管、統(tǒng)計管理處文檔,鑒定和銷毀已過期的文檔;
4、組織進行管理處檔案的開發(fā)和利用;
5、制定管理處各類文檔的保密級、保密期限及安全保護措施;
6、指導、檢查及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補充。協調和支持各部門文檔管理工作。
