- 目錄
有哪些
局文書檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼規(guī)則：確保所有文件按其性質(zhì)和重要性進行合理分類，并分配唯一的編碼，便于查找和管理。
2. 文件收集與整理：規(guī)定文書的收集范圍、時間點及整理方法，保證文件的完整性和準確性。
3. 存儲與保管：明確檔案的存儲環(huán)境、期限和保護措施，防止文件損壞或丟失。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的使用權(quán)限，規(guī)定借閱流程和歸還期限，確保檔案安全。
5. 銷毀與保留：建立檔案銷毀制度，明確哪些文件需要永久保存，哪些可以在一定期限后銷毀。
6. 定期審查與更新：規(guī)定定期對檔案管理制度進行審查和修訂，以適應(yīng)組織發(fā)展和法規(guī)變化。
實施細則
1. 檔案分類：根據(jù)文書性質(zhì)分為行政、財務(wù)、項目、人事等類別，每類再細分為子類，如行政類下設(shè)會議紀要、通知公告等。
2. 文件編碼：采用字母-數(shù)字組合方式，如a001代表行政類第一份文件，b123代表財務(wù)類第一百二十三份文件。
3. 收集整理：各部門指定專人負責(zé)文件收集，每月進行一次集中整理，確保文件及時歸檔。
4. 存儲保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，配備防火、防盜設(shè)施，電子文件備份在安全服務(wù)器上。
5. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。
6. 銷毀保留：設(shè)立檔案鑒定小組，每五年對過期文件進行審查，決定是否銷毀，重要文件需永久保存。
7. 審查更新：每年至少進行一次制度審查，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和政策變化及時調(diào)整。
上墻內(nèi)容
1. 局文書檔案管理制度概要，簡述制度的主要目標和原則。
2. 文件分類圖示，清晰展示各類別及其子類別的關(guān)系。
3. 常見問題解答，列出員工可能遇到的問題及解決辦法。
4. 借閱流程圖，直觀展示借閱文件的步驟。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式，方便員工咨詢和聯(lián)系。
6. 注意事項，提醒員工關(guān)于文件保密、正確填寫表格等方面的要點。
本局文書檔案管理制度旨在規(guī)范文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，所有員工應(yīng)嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
局文書檔案管理制度范文
第1篇 _畜牧水產(chǎn)局文書檔案管理制度
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。
二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負責(zé)人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或股站室閱辦.上級機關(guān)來文,要及時報局領(lǐng)導(dǎo)閱示,并送有關(guān)股站室閱辦和歸檔。
三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經(jīng)股站室負責(zé)人核稿后,交辦公室負責(zé)人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.
四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機關(guān)組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領(lǐng)導(dǎo)和人事股人員才能查閱干部人事檔案。
五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。
第2篇 z縣機關(guān)事務(wù)管理局文書檔案制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
(一)嚴格文書檔案室管理制度,無關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件,隨手關(guān)門,切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。
(二)切實做好保密工作,各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回,隨時入柜,不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點粉碎,不得另行處理。
(三)負責(zé)各類發(fā)文的編號、登記、印發(fā),做到準確、無誤。
(四)及時做好各種來文的登記,按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱,做到當日收文,當日傳閱,及時收回。
(五)按月做好各類文件、資料的收集整理工作,做到不漏、不缺、不破損、不重復(fù)、不零亂,文件資料完整,查找方便。
(六)做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成,按規(guī)定編寫序號、目錄、頁碼,裝訂成冊,及時歸檔;因工作需要調(diào)閱檔案,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,閱后及時歸還。
文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度
(一)發(fā)文:因工作需要應(yīng)由局名義對外行文(函、通知、答復(fù)件、上報請示件等),先由有關(guān)科(室)提出要求,對于需要協(xié)調(diào)和解決的事項,事先進行協(xié)調(diào),取得一致意見。然后有關(guān)科(室)擬定行文稿件(包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項目),送辦公室審核認可,并在核稿上簽字后,報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號,打印的稿件經(jīng)有關(guān)科(室)校對無誤后,交辦公室司印、裝訂、留存、分送。
(二)收文:收文辦理包括簽收,登記、申核,擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后,送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來文是否受理,對應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時轉(zhuǎn)交,在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見,分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科(室)閱讀或?qū)?yīng)辦的事項作出批示。
(三)傳閱:根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見需傳閱的文件,由辦公室負責(zé)收發(fā)的同志依次送有關(guān)科(室)和有關(guān)人員傳閱,傳閱文件一般做到當天送達,當天閱畢,簽名交回,以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件,要打好招呼。
(四)承辦:需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,由辦公室及時轉(zhuǎn)交給有關(guān)科(室)或有關(guān)同志,按照要求及時辦理;超過時限的,由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后,將辦理結(jié)果書面交辦公室,需要答復(fù)對方的,擬寫成初稿,由辦公室報請領(lǐng)導(dǎo)審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見的文件,辦公室應(yīng)及時報送局領(lǐng)導(dǎo),簽署意見后,直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
(五)立卷:收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號一月整理一次,對缺少或殘缺的文件,及時追查、彌補。次年五月底前分門別類,附上目錄,立成卷宗,保證文件、資料的整齊、完整。
(六)歸檔:按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作,檔案要擺放整齊,便于查找,同時落實防潮、防火.防蛀、防鼠等措施,保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并由工作人員具體操作,檔案一般不外借。
(七)保密:切實按照文件密級要求做好保密工作。
督查反饋制度
(一)為認真落實局長辦公會議決定,局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級交辦的任務(wù),及時反饋有關(guān)信息,特制定本制度。
(二)督查反饋的具體工作由辦公室負責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見對應(yīng)辦未辦的事項,由辦公室發(fā)出督查通知單,有關(guān)科(室)根據(jù)要求,立即辦理。做到急事不過日,一般不過周,一些比較復(fù)雜、工作過程較長的任務(wù),無法按時辦理的事項要及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。
(三)各科(室)對督查通知單辦理的情況,在規(guī)定時間內(nèi),應(yīng)向辦公室作出反饋,并根據(jù)需要答復(fù)對方當事單位或當事人,辦公室應(yīng)及時將督查事項的辦理情況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。
(四)各科(室)書面通過辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請示的,由辦公室在三個工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時作出反饋。
(五)督查通知單及辦理結(jié)果的反饋意見,必須言簡意明,內(nèi)容準確。
(六)建立督查反饋登記簿,做好督查反饋登記,每月梳理,核對一次,做到件件有著落,事事有回音。
第3篇 p糧食局文書檔案管理制度
糧食局文書檔案管理制度
一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負責(zé)。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
二、凡屬本局在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在第二年上半年內(nèi)完成。
三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準;外單位須憑單位介紹信,經(jīng)主管局長批準后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經(jīng)中心主任批準,并嚴格辦理借閱手續(xù),按期歸還。
四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴格遵守保密、保管紀律,嚴防失、泄密事故發(fā)生。要愛護檔案,不準擅自摘錄、涂改、拆卷和轉(zhuǎn)借,嚴格維護檔案資料的完整和安全。
五、文檔管理人員要定期進行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。
六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關(guān)規(guī)定和程序組織實施。
七、文檔管理人員調(diào)動時,要做好檔案的交接工作。
