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體系如何搭建
公司的成功往往源于一套完善的制度體系，它如同一座大廈的藍圖，指導著企業(yè)的日常運營。搭建制度體系時，需關注以下幾個要點：
1. 明確企業(yè)目標：制度應圍繞公司戰(zhàn)略目標制定，確保每個環(huán)節(jié)都服務于整體愿景。
2. 分層設計：從頂層戰(zhàn)略到基層操作，制度應逐級細化，形成層次分明的架構。
3. 權責清晰：明確各部門和員工的職責，確保權責一致，避免職責重疊或空缺。
4. 制度更新：定期評估和修訂制度，以適應市場變化和企業(yè)發(fā)展。
體系框架
制度體系框架應包括：
1. 基本政策：如企業(yè)使命、價值觀、行為準則等，為其他制度提供基礎。
2. 管理制度：涵蓋人力資源、財務、市場營銷等關鍵領域，規(guī)定管理流程和標準。
3. 操作規(guī)程：詳細描述各部門及崗位的工作流程，保證業(yè)務順暢運行。
4. 應急預案：針對可能的風險和危機，制定應對措施，降低潛在損失。
重要性和意義
制度不僅規(guī)范行為，也是企業(yè)文化的體現(xiàn)。良好的制度：
1. 提升效率：通過標準化流程，減少決策時間和資源浪費。
2. 保障公平：明確的規(guī)則防止偏見，增強員工信任感。
3. 促進合規(guī)：遵守法律法規(guī)，降低法律風險。
4. 促進發(fā)展：為戰(zhàn)略執(zhí)行提供保障，推動企業(yè)持續(xù)進步。
制度格式
制度寫作需遵循一定的格式，以確保清晰性和可讀性：
1. 標題明確：直接反映制度內(nèi)容，避免含糊不清。
2. 結構有序：章節(jié)劃分清晰，邏輯性強，便于查閱和理解。
3. 語言簡潔：避免冗長和復雜的句子，確保員工能快速理解。
4. 附錄與參考：包含相關表格、流程圖等輔助材料，提高實用性。
總結而言，構建一個有效的公司制度體系，需要深入理解業(yè)務需求，明確制度目標，合理設計框架，并保持制度的動態(tài)更新。制度的格式應簡潔明了，易于理解和執(zhí)行，以實現(xiàn)企業(yè)運營的高效和規(guī)范。
行政工作公司制度范文
第1篇 物業(yè)公司行政工作制度保密規(guī)定怎么寫
物業(yè)公司行政工作制度:保密規(guī)定1保密規(guī)定為了加強對公司/管理處信息資料的綜合保護,完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理,現(xiàn)根據(jù)國家有關保密管理規(guī)定及勞動法規(guī),結合公司/管理處運作之實際,特制定本規(guī)定。
1.1保密的范圍
1.1.1 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運作的所有信息資料,包括商業(yè)秘密、技術信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認定為秘密的其他資料。
1.1.2 商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權利人帶來經(jīng)濟利益,具有實用性的技術信息和經(jīng)營信息;
或者是因被泄露而引致公司/管理處權益受損的內(nèi)容。
技術信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計劃、管理策略、預算、薪酬制度、人事資料、財務計劃、會計資料、規(guī)劃設計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術參數(shù)、網(wǎng)絡信息以及與公司/管理處業(yè)務有關的資料。
1.2保密文件的控制
1.2.1 保密文件的界定
1.2.
1.1由物管公司經(jīng)理/管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時效性,界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。
1.2.2 保密文件的保管
1.2.2 .1所有保密文件必須由專人負責保管。
1.2.2 .2保密文件派發(fā)時,須在文件上注明密件,不得復印字樣。
任何人如復印或抄錄保密文件,公司有權根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責任。
1.2.2 .3對于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計劃,草案人必須在有關的討論會議后立即回收,以避免草案或計劃外泄,造成公司方面不必要的負面影響。
1.2.3 保密文件的傳遞
1.2.3 .1保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人,并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名,交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。
1.2.3 .2對于需分別簽署審批的保密文件資料,經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽,無須復印多份,以減低密件外泄的風險。
1.2.4 保密文件的使用
1.2.
4.1保密文件原則上不得借閱,如因特殊情況需內(nèi)部借閱,須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準并于指定地點方可查閱,不得超出指定參閱范圍及指定地點,更不允許擅自進行復印;
管理處/部門間的借閱,須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準,并指定主管或以上職級的人員方可參閱,被借部門/管理處如有正當?shù)睦碛?有權謝絕相關密件的借閱。
1.2.5 保密文件的銷毀
1.2.
5.1如因特殊原因須復印密件,經(jīng)辦人須嚴格控制復印的份數(shù),如復印錯誤或有多印份數(shù),須立即作銷毀處理,不得用作二次紙循環(huán)再用。
1.2.6 網(wǎng)絡保密文件的控制
1.2.
6.1對于在網(wǎng)絡上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?員工必須加具密碼儲存,并將有關的密碼告知主管。
1.2.
6.2通過網(wǎng)絡傳送的保密文件,在接收后須立即進行保密存放,并確保存放安全后,馬上進行網(wǎng)絡密件的刪除處理。
1.2.
6.3為加強網(wǎng)絡保密文件的安全,加具的密碼應避免告知其他無關人員。
1.2.
6.4網(wǎng)絡系統(tǒng)打印輸出的保密文件,應當即時取回和保管好文件。
1.3員工保密的義務
1.3.1 員工負有對公司/管理處上述信息及資料保密的義務,不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。
1.3.2 員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時,應當取得公司/管理處的許可,并應妥善保存有關資料,以保證不被外泄。
1.3.3 員工應當遵守公司/管理處的保密制度,不得違反公司/管理處有關的保密規(guī)定;
不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當手段獲取公司/管理處的保密資料;
不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。
1.3.4 員工有責任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制,以避免保密文件的泄露甚至流失。
1.3.5 員工不論是以何種原因離開公司/管理處的,以后必須對公司/管理處的保密資料承擔保密義務。
1.3.6 員工不得在公眾場合談論有關屬公司/管理處保密信息或資料的內(nèi)容。
1.4員工泄密的后果與處理
1.4.1 若因員工泄密而造成公司/管理處損失的,該員工須承擔連帶責任,公司/管理處同時有權追繳其違法所得。
1.4.2 對于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為,公司/管理處有權根據(jù)有關法律法規(guī)進行處理與追究。
1.4.3 在職員工如違反本保密規(guī)定,公司/管理處有權依據(jù)勞動法有關規(guī)定即時解除與員工的勞動合同,且不給予任何經(jīng)濟補償;
造成公司損失的,公司/管理處有權要求員工賠償。
1.4.4 對于泄露公司/管理處資料,無論員工是否有意,公司/管理處同樣會對員工做出紀律處分或保留追究其法律責任的權利。
第2篇 物業(yè)公司行政工作制度廉潔守則
物業(yè)公司行政工作制度:廉潔守則
2廉潔守則
2.1公司任何員工個人不得以任何形式收受有關業(yè)務單位(施工單位、供應商等)的紅包及禮物,若因節(jié)慶之故,難以推卻的,應繳交公司資源部登記,由公司統(tǒng)一處理。
2.2公司任何員工個人不得要求和盡量避免受請參加業(yè)務單位的請吃。若因工作需要應事前向部門經(jīng)理報告,經(jīng)批準后始可赴約。
2.3公司任何員工嚴禁損害公司利益向業(yè)務單位收取好處或回扣。
2.4公司設立總經(jīng)理信箱,接受員工及業(yè)務單位的,對在廉潔紀律執(zhí)行時發(fā)現(xiàn)的問題,若金額或物品價值較大的,將移交司法機關處理。
2.5員工因謀求私利,參加業(yè)務單位請吃,影響公司形象者,將予警告和通報批評處理,屢犯者,將予辭退。
第3篇 物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內(nèi)和對外文件,包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標志
公司標志在文件上端的最左邊,具體如下:
6.3文件編號的規(guī)則:
1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號
文件種類
發(fā)文部門
項目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單w
項目物管處時代rma備忘錄m
嶺南rms會議紀要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財務部cw物管公司0
工程部gc項目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號 `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式___年_月_日,例如:二零零五年一月三十一日(以下簡稱為中文
文字日期)、或2005年1月31日(簡稱為中文式數(shù)字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件,其最后落款的文件日期,統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內(nèi)容提及到的日期,則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件),其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期,則可選擇上述格式中的一種。
第4篇 公司各項行政工作制度
公司屬于行政部門管理的工作有很多,有些公司對于各項管理的制度制定的較為詳細,有些則簡單明了,以下整理的某公司各項行政管理制度的范本,可供參考。
一、總則
1、為了加強公司管理,理順公司內(nèi)部關系,使各項管理標準化、制度化,提高辦公效率,特制定本制度。
2、本制度包括公司印鑒管理,辦公設施管理,辦公車輛管理,文檔管理,辦公用品管理,勞保用品管理,員工著裝管理,辦公電腦管理,辦公電話管理,衛(wèi)生管理,宿舍管理等。
二、印鑒管理
1、公司印鑒由行政辦主任負責保管,公司財務印鑒由財務部負責保管。
2、公司印鑒的使用一律由副總以上領導許可后方可使用,如違反此項規(guī)定造成的后果由當事人負責。
3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信,說明及對外開出的任何公文,應該統(tǒng)一編號登記,以備查詢存檔。
三、辦公設施管理
1、復印機的使用,應由各部門的辦公文員來操作使用,操作前行政部組織培訓,操作后按登記表自覺登記,沒有文員的部門由行政文員操作,要求雙面復印減少單面復印,對印錯紙張,要查明原因。
2、各部門所需發(fā)送的傳真,登記后由行政文員操作發(fā)送。采購部的傳真機由采購文員管理,并做好登記。登記表每月底交行政部備查。
四、文檔管理
1、檔案管理應由專人負責。人事檔案由人事部負責管理,公文檔案由行政文員負責管理。
2、所有的檔案應分類編號管理。檔案存放要注意防火、防蟲、防盜。
3、借閱檔案時,要有主管批準,并辦理借閱手續(xù)。
五、辦公用品管理
1、每月月底前,各部門將本部所需要的辦公用品計劃交行政部。
2、行政文員根據(jù)各部門計劃匯總,經(jīng)審批后購買,按計劃登記發(fā)放,領用人簽字領取。
3、對辦公用品的采購行政文員要做到品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、價格合理、開支適當,對超常規(guī)計劃要嚴格控制。
4、辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個人使用登記表,每月底盤點對帳。
六、電腦管理
1、各部門的辦公電腦要由專人操作管理,工作時間禁止無關人員上電腦操縱,不準讀取無關資料。
2、電腦發(fā)生故障要及時與電腦部聯(lián)系,不得私自處理。
七、電話管理
1、各部門的辦公電話,是進行業(yè)務聯(lián)系的主要工具,員工要養(yǎng)成長話短說的習慣,避免長時間占線,影響他人使用。
2、一次通話時間不超5分鐘,超時的通話要使用傳真機聯(lián)系。
3、各部門電話為部門專用,反對其他人使用。
4、長途電話要嚴格管理,對超長通話和非業(yè)務通話要嚴格控制,長話要求即打即鎖,長話鎖碼不得泄露。
5、將各部電話的電話費按月登記,對話費過高的電話,要查明原因。
第5篇 分公司行政工作制度
一個大型的公司在設立分公司后,分公司如何能更好的運行,行政管理是重要的一部分。同時分公司為完善行政管理機制,都會制定相應的行政管理制度,以下整理了詳細的分公司行政管理制度的范本,可供參考。
總則
第一條為完善分公司的行政管理機制,提高工作效率,使公司各項行政工作有章可循,制定本制度。
第二條文件收發(fā)
第三條公司文件由指定的擬稿人擬稿,屬董事局的文件由董事局秘書核稿,屬公司的文件由辦公室主任核稿。
文件形成后,屬董事局的由董事局主席簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā),屬黨內(nèi)的由黨委書記簽發(fā)。屬于秘密的
文件,核稿人應該注秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
第四條文件由文印室負責校對,并送擬稿人或核稿人審查合格后,方能復印、蓋章。
第五條文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送
結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。
第六條經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送保密(檔案)室存檔。
第七條外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲
誤;屬急件的,應在接件后即時報送。
第八條文印室管理
第九條文印室人員應遵守公司的保密規(guī)定,禁止非文印室人員進入文印室,不泄露工作中接觸的公司保密事項。
第十條打印文件,應按文件收發(fā)規(guī)定由主管領導簽署,電報、傳真、復印由部門主任(部長)簽署。
第十一條打印文件,發(fā)電報、傳真、電傳,復印文件資料,均需分類逐項登記,以備查驗。文印室人員必須按
時、按質(zhì)、按量完成各項打字、電報、電傳、傳真、復印任務,不得積壓遲誤。工作任務緊張時,應加班完成。
工作中如遇不清楚的地方,應及時與有關人員校對清楚。
第十二條電報、電傳、傳真、文件、復印件應及時發(fā)送給有關人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的,追究
當事人的責任。
第十三條復印機由專人管理,非專管人員不準亂開機進行復印。
第十四條文印室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室,同時抄報計劃財務部。
第十五條文印室人員應愛護各種設備,節(jié)約用紙,降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng),發(fā)
現(xiàn)故障,應及時報請維修,以免影響工作。
第十六條嚴禁私事使用傳真電話。違犯者除補交電話費外,并視情節(jié)輕重給予罰款處理;屢教不改者予以除名。
第十七條電腦室管理
第十八條電腦室人員應遵守公司的保密規(guī)定;禁止非電腦室人員進入電腦室。輸入電腦的信息屬公司機密,未
經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。
第十九條電腦室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息,為領導和有關部門決策提供信息資料。
第二十條信息載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電腦室。
第二十一條電腦室人員應愛護各種設備,降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障,
應及時報請維修,以免影響工作。
第二十二條電腦室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室,同時抄報計劃財務部。
第二十三條嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分;屢教不改者予以
除名。
第二十四條電腦室設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用,否則,造成設備損壞的應照價
賠償。
第二十五條辦公用品領用
第二十六條公司各部門所需的辦公用品,由辦公室統(tǒng)一購置,各部門按實際需要領用。
第二十七條各部門專用的表格,由各部門制定格式,由辦公室統(tǒng)一訂制。
第二十八條辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
第二十九條所有員工對辦公用品必須愛護,勤儉節(jié)約,杜絕浪費,禁止貪污,努力降低消耗、費用。
第三十條購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用,由辦公室主任審批;購置大宗高級辦公用品,必須按財務管
理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。
第三十一條電話使用
第三十二條電話為辦公配備、使用。私事打市內(nèi)電話不得防礙聯(lián)系公務。
第三十三條禁止員工為私事掛發(fā)長途電話。違者除補交長途電話費外,給予罰款處理。確有急事者,應請示部
門領導同意,并按郵電部門規(guī)定交長途電話費。
第三十四條聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途電話,降低費用。
第三十五條車輛使用管理
第三十六條公司車輛必須為公司業(yè)務服務,各部門公務用車,由部門領導先向辦公室(車隊)報告,說明用車事
由、地點、時間,辦公室(車隊)根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。
第三十七條職員因公務需要經(jīng)車隊安排可以派車。
第三十八條下班后或節(jié)假日需用車的,必須事先報送用車計劃給辦公室(車隊)否則按私事用車處理。
第三十九條公司領導出差外地時,其車輛歸車隊統(tǒng)一保管(使用)。
第四十條外單位借車,需經(jīng)辦公室主任同意,總經(jīng)理批準后由車隊長安排。
第四十一條車輛駕駛實行專人專車,專車專管。
第四十二條車輛在下班后或節(jié)假日應按指定地點停放,并采取必要的防盜措施。
第四十三條車輛如需送廠修理,須事前報主管領導批準。
第四十四條司機必須憑主管部門的派車通知出車,否則按私事用車處理。
第四十五條使用車輛應辦的各項手續(xù)由司機本人負責辦理。否則,由此所引起的罰款、處理、損失等由本人負
責。
第四十六條集體宿舍管理
第四十七條住集體宿舍的員工應服從管理、團結友愛、互相幫助、講究衛(wèi)生、文明禮貌、注意安全。
第四十八條住宿員工應愛護宿舍內(nèi)各項公物及設施。損壞、遺失,公物者必須照價賠償。
第四十九條住宿員工應自負房租、水電費、衛(wèi)生費等,如過期不交費而被罰款、斷水、斷電等,責任自負。
第五十條集體宿舍內(nèi)不得私自留宿他人,違者視情節(jié)輕重處理。特殊情況需留宿的,須先報告辦公室或宿舍負
責人同意。
第五十一條不準在宿舍內(nèi)高聲喧嘩;宿舍內(nèi)各項文娛活動應在晚上11點以前結束,以免影響他人休息。不準
在宿舍內(nèi)干違法亂紀的事。
第五十二條員工搬離集體宿舍時,須將所領用的公物交還公司。
第五十三條凡調(diào)出公司的員工,必須在辦理調(diào)動前退還住房,否則公司有權不辦理調(diào)動手續(xù)。
第6篇 物業(yè)公司表格格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:表格格式的管理規(guī)定
5表格格式的管理規(guī)定
5.1適用范圍
5.1.1公司(廣州zz物業(yè)管理有限公司)及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。
5.1.2不包括只在部門內(nèi)部使用的表格。
5.2表格格式
5.2.1表頭
5.2.1.1內(nèi)容:公司標志,加廣州zz物業(yè)管理有限公司,下款是表格名稱。
5.2.1.2位置:公司標志在表頭的最左邊,其右邊為廣州zz物業(yè)管理有限公司和表格名稱(兩行上下排列、緊靠標志的右邊)。
例:
5.2.1.3字體:廣州zz物業(yè)管理有限公司用隸書,字號為三號;表格名稱用華文楷體,字號為小三號。
5.2.2表尾
5.2.2.1內(nèi)容:表格編號和頁號數(shù)
5.2.2.2表格編號的規(guī)則:
1)表格編號由:制表部門/表格編號(以用途分類)/版次/生效日期組成
例如:資源/人事08/版1/
2)編號的字體:宋體,9號。
3)表格編號的位置:在表尾的左邊。
5.2.2.3頁號數(shù)的規(guī)則(適用于總頁數(shù)在1頁以上的表格;對于只有1頁的表格,不需加頁號數(shù)):
1)頁號數(shù)內(nèi)容:第頁,共頁。
2)頁號數(shù)的字體:宋體,9號。
3)頁號數(shù)的位置:在表尾的中間。
5.2.3表格的正文
5.2.3.1字體版:華文楷體。
5.2.3.2字體大小:根據(jù)具體表格的排版而自行確定。
5.3表格管理
5.3.1表格的編制
各部門負責編制相應的表格,應指定專人負責,并將編制好的表格報資源部,如有更新,應及時告知資源部。
5.3.2表格的管理
資源部負責表格編號分類、登記及檢查、督促等管理工作。
5.3.3所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格,均不發(fā)生效力。
第7篇 小公司行政工作制度
在我國很多類型的小型公司中,同樣要做好行政事務管理,做好員工的檔案管理,行政人事管理等各方面的管理。這一系列的管理都需要有正規(guī)的管理制度,以下整理了小公司行政管理制度的范本,可供參考。
(一)總則
第一條
為加強公司行政事務管理,理順公司內(nèi)部關系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。
(二)檔案管理
第三條歸檔范圍:公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第四條檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條檔案的借閱與索取:
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔;
2.公司其他人員需借閱檔案時,要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù);
3.借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條檔案的銷毀:
1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料;
2.若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
(三)印鑒管理
第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。
第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章,如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一編號登記,以備查詢,存檔。
第十條公司一般不允許開具空白介紹信,證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回。
第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
(四)公文打印管理
第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。
第十三條各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字,交電腦部打印,按價計費。
第十四條公司各部、室所有打印公文、文件,必須一式三份,交總經(jīng)理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條辦公用品的購發(fā):
1.每月月底前,各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室;
2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算;經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回,根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領回;
3.除正常配給的辦公用品外,若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領用;
4.公司新聘工作人員的辦公用品,辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;
5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好;
6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字;
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進入庫房。
第十六條勞保用品的購發(fā):勞保用品的配給,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。(六)庫房管理
第十七條庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
第十八條采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時,庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。
第十九條物資入庫后,應當日填寫帳卡。
第二十條嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單,經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。
第二十一條庫房物資一般不可外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準,辦理外借手續(xù)。
第二十二條嚴格管理帳單資料,所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改。
第二十三條庫房內(nèi)嚴禁吸煙,禁止無關工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設施,做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊及郵發(fā)管理
第二十四條報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算,負責辦理有關訂閱手續(xù)。
第二十五條報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記,并分別送到有關部門。有關部門處理后,一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。
第二十六條任何人不得隨意將報刊挪作他用,若需處理,需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。
(八)附則
第二十七條公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。
(一)私人信件,一律實行自費,貼足郵票,交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口,由收發(fā)員登記,統(tǒng)一封口,負責寄發(fā);
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者,須經(jīng)各部室主任批準,總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。
第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應工作需要的,各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復。
第二十九條本規(guī)定解釋權歸總經(jīng)理辦公室。
第三十條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
第8篇 物業(yè)公司行政工作制度保密規(guī)定
物業(yè)公司行政工作制度:保密規(guī)定
1保密規(guī)定
為了加強對公司/管理處信息資料的綜合保護,完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理,現(xiàn)根據(jù)國家有關保密管理規(guī)定及勞動法規(guī),結合公司/管理處運作之實際,特制定本規(guī)定。
1.1保密的范圍
1.1.1本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運作的所有信息資料,包括商業(yè)秘密、技術信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認定為秘密的其他資料。
1.1.2商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權利人帶來經(jīng)濟利益,具有實用性的技術信息和經(jīng)營信息;或者是因被泄露而引致公司/管理處權益受損的內(nèi)容。技術信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計劃、管理策略、預算、薪酬制度、人事資料、財務計劃、會計資料、規(guī)劃設計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術參數(shù)、網(wǎng)絡信息以及與公司/管理處業(yè)務有關的資料。
1.2保密文件的控制
1.2.1保密文件的界定
1.2.1.1由物管公司經(jīng)理/管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時效性,界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。
1.2.2保密文件的保管
1.2.2.1所有保密文件必須由專人負責保管。
1.2.2.2保密文件派發(fā)時,須在文件上注明密件,不得復印字樣。任何人如復印或抄錄保密文件,公司有權根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責任。
1.2.2.3對于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計劃,草案人必須在有關的討論會議后立即回收,以避免草案或計劃外泄,造成公司方面不必要的負面影響。
1.2.3保密文件的傳遞
1.2.3.1保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人,并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名,交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。
1.2.3.2對于需分別簽署審批的保密文件資料,經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽,無須復印多份,以減低密件外泄的風險。
1.2.4保密文件的使用
1.2.4.1保密文件原則上不得借閱,如因特殊情況需內(nèi)部借閱,須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準并于指定地點方可查閱,不得超出指定參閱范圍及指定地點,更不允許擅自進行復印;管理處/部門間的借閱,須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準,并指定主管或以上職級的人員方可參閱,被借部門/管理處如有正當?shù)睦碛?有權謝絕相關密件的借閱。
1.2.5保密文件的銷毀
1.2.5.1如因特殊原因須復印密件,經(jīng)辦人須嚴格控制復印的份數(shù),如復印錯誤或有多印份數(shù),須立即作銷毀處理,不得用作二次紙循環(huán)再用。
1.2.6網(wǎng)絡保密文件的控制
1.2.6.1對于在網(wǎng)絡上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?員工必須加具密碼儲存,并將有關的密碼告知主管。
1.2.6.2通過網(wǎng)絡傳送的保密文件,在接收后須立即進行保密存放,并確保存放安全后,馬上進行網(wǎng)絡密件的刪除處理。
1.2.6.3為加強網(wǎng)絡保密文件的安全,加具的密碼應避免告知其他無關人員。
1.2.6.4網(wǎng)絡系統(tǒng)打印輸出的保密文件,應當即時取回和保管好文件。
1.3員工保密的義務
1.3.1員工負有對公司/管理處上述信息及資料保密的義務,不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。
1.3.2員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時,應當取得公司/管理處的許可,并應妥善保存有關資料,以保證不被外泄。
1.3.3員工應當遵守公司/管理處的保密制度,不得違反公司/管理處有關的保密規(guī)定;不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當手段獲取公司/管理處的保密資料;不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。
1.3.4員工有責任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制,以避免保密文件的泄露甚至流失。
1.3.5員工不論是以何種原因離開公司/管理處的,以后必須對公司/管理處的保密資料承擔保密義務。
1.3.6員工不得在公眾場合談論有關屬公司/管理處保密信息或資料的內(nèi)容。
1.4員工泄密的后果與處理
1.4.1若因員工泄密而造成公司/管理處損失的,該員工須承擔連帶責任,公司/管理處同時有權追繳其違法所得。
1.4.2對于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為,公司/管理處有權根據(jù)有關法律法規(guī)進行處理與追究。
1.4.3在職員工如違反本保密規(guī)定,公司/管理處有權依據(jù)勞動法有關規(guī)定即時解除與員工的勞動合同,且不給予任何經(jīng)濟補償;造成公司損失的,公司/管理處有權要求員工賠償。
1.4.4對于泄露公司/管理處資料,無論員工是否有意,公司/管理處同樣會對員工做出紀律處分或保留追究其法律責任的權利。
第9篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
