門(mén)業(yè)公司公文處理規(guī)程

有哪些

門(mén)業(yè)公司公文處理規(guī)程

1. 公文分類(lèi)管理：

- 內(nèi)部公文：包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議等。

- 外部公文：涉及與供應(yīng)商、客戶、政府機(jī)關(guān)等的函件、合同、協(xié)議等。

2. 公文格式規(guī)范：

- 標(biāo)題明確，內(nèi)容簡(jiǎn)練，結(jié)構(gòu)清晰。

- 文體統(tǒng)一，使用正式、準(zhǔn)確的行業(yè)術(shù)語(yǔ)。

- 格式標(biāo)準(zhǔn)化，包括頁(yè)眉、頁(yè)腳、日期、簽發(fā)人等元素。

3. 公文審批流程：

- 初稿起草：由相關(guān)部門(mén)或個(gè)人根據(jù)工作需要撰寫(xiě)。

- 審核修改：由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行審閱，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

- 簽發(fā)審批：經(jīng)過(guò)權(quán)限人員審批，符合公司政策和法規(guī)要求。

- 歸檔備案：完成審批的公文存檔，便于日后查閱。

4. 公文傳遞與流轉(zhuǎn)：

- 電子化流轉(zhuǎn)：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行，確保安全、快速。

- 紙質(zhì)文件：需妥善封裝，注明收件人、緊急程度等信息。

- 跟蹤反饋：確保公文及時(shí)送達(dá)并收到回復(fù)。

5. 公文保密與銷(xiāo)毀：

- 保密制度：涉及敏感信息的公文應(yīng)嚴(yán)格保管，防止泄露。

- 期限管理：設(shè)定公文的有效期，過(guò)期公文應(yīng)及時(shí)清理。

- 銷(xiāo)毀程序：按照規(guī)定程序?qū)Σ辉傩枰墓倪M(jìn)行安全銷(xiāo)毀。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 時(shí)效性：公文處理需迅速，確保信息傳遞的及時(shí)性。

2. 準(zhǔn)確性：內(nèi)容無(wú)誤，符合事實(shí)，表達(dá)清晰，避免誤解。

3. 法規(guī)合規(guī)：所有公文必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司政策。

4. 保密性：保護(hù)公司機(jī)密，遵循信息安全規(guī)定。

5. 效率性：優(yōu)化流程，減少不必要的步驟，提高辦公效率。

是什么意思

門(mén)業(yè)公司公文處理規(guī)程旨在規(guī)范公司內(nèi)外部溝通的書(shū)面形式，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、高效和安全。規(guī)程涵蓋公文的種類(lèi)、格式、審批、流轉(zhuǎn)、保管和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)了時(shí)效性、準(zhǔn)確性、法規(guī)合規(guī)、保密性和效率性等核心原則。通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)程，可以提升公司的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部協(xié)同，維護(hù)企業(yè)形象，同時(shí)保護(hù)公司利益不受損害。公文處理不僅是文字工作，更是公司運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，影響著決策的制定、業(yè)務(wù)的執(zhí)行和對(duì)外交往的效果。

門(mén)業(yè)公司公文處理規(guī)程范文

門(mén)業(yè)制造公司公文處理規(guī)程

第一條 公文處理原則

(一)、公文是企業(yè)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)。公文處理工作應(yīng)按照國(guó)務(wù)院2000年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。

(二)、公司管理公文處理工作的職能部門(mén)是行政部,并負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)公司各部門(mén)的公文處理工作。

(三)、所有進(jìn)出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

第二條 公文辦理程序

公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。

收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

(一)傳遞與簽收

1、凡屬郵局送來(lái)的各類(lèi)信函、公文、資料等由接待室值班員進(jìn)行清點(diǎn),辦理收進(jìn)手續(xù)。同時(shí)負(fù)責(zé)公休日時(shí)的各類(lèi)外來(lái)文件資料的收進(jìn)工作,但值班員應(yīng)于周一上班時(shí)及時(shí)與行政部收件員做好有關(guān)交接工作。

2、收件員應(yīng)對(duì)掛號(hào)信件及重要文件資料逐一登記;有急件,應(yīng)通知有關(guān)人員立即前來(lái)領(lǐng)取。

3、公司各部室、屬下各企業(yè)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類(lèi)文件,由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署分辦意見(jiàn)和分發(fā)。

(二)拆封登記與編號(hào)

1、行政部收件員對(duì)公文應(yīng)隨到隨登記,同時(shí)分清閱件與辦件。凡有明確指明部門(mén)的一般性閱件(含傳真件)直接分發(fā)給各部室;辦件和重要閱件應(yīng)分別加蓋收文專(zhuān)用印章,編收文流水號(hào),并逐件登記或錄入計(jì)算機(jī),然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見(jiàn)。

辦件指公司給公司各部室的指示,請(qǐng)示或需要辦理的公文,辦件必須有回復(fù)件;

重要閱件指行業(yè)主管部門(mén)或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關(guān)系的正式公文。

2、凡各部室直接收到的公文,拆封后應(yīng)將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號(hào),加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號(hào)和加蓋收文印章的公文,不得直接辦理或呈批。

3、除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或向公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送簽呈、請(qǐng)示和報(bào)告。

4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文,經(jīng)行政部審定后,向來(lái)文單位說(shuō)明原因并退回來(lái)文單位。

(三)、分辦

1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單,提出處理意見(jiàn),報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)分送相關(guān)部室、人員閱辦,最后呈行政部經(jīng)理閱知,公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?/p>

2、凡屬辦件由行政部按業(yè)務(wù)分工登錄后提出分發(fā)意見(jiàn),文件辦理情況應(yīng)及時(shí)登記或輸入計(jì)算機(jī),以便催辦、查辦。

3、行政部應(yīng)根據(jù)來(lái)文情況加蓋此件僅一份、用后請(qǐng)歸檔印記的公文,各部室要妥善保管,并按規(guī)定及時(shí)歸檔。

(四)、批辦、承辦、催辦

1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報(bào)),先由行政部及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送領(lǐng)導(dǎo)批辦,或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)辦理。緊急公文,應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。

2、主辦部室在承辦公文中,涉及其他部室分管的業(yè)務(wù),應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)部室或來(lái)文單位了解情況,征求意見(jiàn)或協(xié)商、會(huì)稿。應(yīng)當(dāng)十分注意公司對(duì)外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào),避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。

4、對(duì)公文的答復(fù),一般由主辦部室以書(shū)面形式草擬回復(fù)意見(jiàn)。如口頭答復(fù)也應(yīng)有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員簽署的意見(jiàn)原原本本轉(zhuǎn)給來(lái)文單位。

5、有關(guān)部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文,不得延誤、推諉。從收到公文之日起計(jì)算辦文時(shí)間。特急件隨到隨辦,當(dāng)天辦結(jié);一般性公文在一周內(nèi)辦結(jié);重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當(dāng)寬限。

(五)擬稿、審核、簽發(fā)

1、擬稿。由主辦部室負(fù)責(zé),要求通過(guò)計(jì)算機(jī)草擬公文,并應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)公文處理單,明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。

2、審核:主辦部室擬草的公文,應(yīng)經(jīng)本部室的負(fù)責(zé)人審核,負(fù)責(zé)審核文稿的負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文稿后簽署意見(jiàn)、姓名和審核日期。

3、簽發(fā)

(1)凡公司內(nèi)部的公文,屬公司各部室下發(fā)的,由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報(bào)有權(quán)審批人簽發(fā),各部門(mén)上報(bào)的公文應(yīng)有本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)意見(jiàn)。

(2)凡公司向行業(yè)主管部門(mén)或?qū)ν獾闹匾形膽?yīng)報(bào)行政部經(jīng)理審核并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。

(3)簽發(fā)的公文,如有會(huì)簽的,會(huì)簽人有不同意見(jiàn)的應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫(xiě)上姓名和簽署時(shí)間。如只簽名的,視為同意。

(4)公文經(jīng)簽發(fā)后,付印前,如確需要作修改,應(yīng)將修改后的文稿及修改理由重新報(bào)送負(fù)責(zé)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(六)核稿、編號(hào)

1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿先送至行政部,由行政部負(fù)責(zé)核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備,發(fā)送單位是否準(zhǔn)確,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,應(yīng)退回主辦部室,補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)或文稿的內(nèi)容,確定其公文文種、主題詞,并核查擬定的標(biāo)題、主送、抄送機(jī)關(guān)、密級(jí)、急緩程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的,按規(guī)定印發(fā)。

(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞

1、印制

凡非批量的公文一律由行政部負(fù)責(zé)印制。大批量需外送印刷的,由主辦部室負(fù)責(zé)監(jiān)印和外送印制。

2、分發(fā)

(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的,由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。

(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的,由行政部通知主辦部室,由主辦部室辦理領(lǐng)用手續(xù)后自行分發(fā)。

(3)行政部應(yīng)及時(shí)將發(fā)文情況登記或登錄計(jì)算機(jī),提供查詢、統(tǒng)計(jì)和歸檔。

(七)立卷、歸檔和銷(xiāo)毀

1、公文辦結(jié)后,行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時(shí)將公文底稿、正本和有關(guān)材料一同歸檔。

2、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映公司的主要工作情況,以便于保管和利用。

3、聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復(fù)制件。

4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,視同正式文件妥善保管。

5、凡歸檔的案卷,應(yīng)當(dāng)確定保管期限。

6、沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失

、不漏銷(xiāo)。

附相關(guān)表單:

1.收、發(fā)文登記本;

2.文件傳閱單;

3.文件催單;

4.公文處理單;