有哪些
1. 用戶基本信息管理：包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、身份證號、房屋產(chǎn)權(quán)證明等。
2. 服務(wù)記錄管理：記錄用戶的報修、投訴、建議等服務(wù)請求及處理結(jié)果。
3. 繳費信息管理：保存用戶的物業(yè)費、水電費等繳費記錄。
4. 特殊情況管理：如租戶信息、特殊需求、緊急聯(lián)系人等。
5. 法律文件管理：包括租賃合同、物業(yè)管理協(xié)議等相關(guān)法律文件。
模板
1. 用戶檔案表格模板：應(yīng)包含用戶基本信息欄、服務(wù)記錄欄、繳費信息欄和特殊情況欄，每個欄下設(shè)置子項，如基本信息欄下設(shè)姓名、性別、聯(lián)系方式等。
2. 服務(wù)記錄單模板：包括服務(wù)日期、問題描述、處理人員、處理結(jié)果、用戶反饋等字段。
3. 繳費記錄表模板：列出費用類型、繳費日期、金額、狀態(tài)（已繳/未繳）等信息。
4. 法律文件存儲模板：電子版文件應(yīng)有序編號、命名清晰，便于查找；紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放，標明文件類型和生效日期。
標準
1. 信息準確性：所有用戶信息必須準確無誤，定期更新，確保能及時聯(lián)系到用戶。
2. 信息安全：用戶信息應(yīng)嚴格保密，非授權(quán)人員不得查看，防止信息泄露。
3. 記錄完整性：每次服務(wù)請求和處理結(jié)果都應(yīng)詳細記錄，便于追蹤和改進服務(wù)。
4. 更新及時性：繳費信息每月更新，確保賬目清晰，避免錯漏。
5. 文件管理規(guī)范：法律文件應(yīng)妥善保管，隨時可查，合同到期前需提前通知用戶續(xù)簽。
6. 系統(tǒng)化管理：采用物業(yè)管理軟件，實現(xiàn)檔案電子化，提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性。
7. 權(quán)限控制：設(shè)定不同層級的訪問權(quán)限，確保敏感信息僅限相關(guān)人員查閱。
8. 審計機制：定期進行檔案審查，檢查數(shù)據(jù)完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
本規(guī)程旨在規(guī)范某物業(yè)項目的用戶檔案管理工作，確保信息的安全、準確和有效利用，為用戶提供高效、貼心的服務(wù)。執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)嚴格按照規(guī)程執(zhí)行，如有疑問或建議，應(yīng)及時向物業(yè)管理部門反映，共同優(yōu)化檔案管理體系。
某物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程范文
物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程
1目的
規(guī)范用戶檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。
3職責
3.1物業(yè)助理負責監(jiān)控用戶檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業(yè)管理員負責依照本規(guī)程具體實施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶檔案》,其內(nèi)容包括:
4.1.1《入伙通知書》;
4.1.2購房合同;
4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營業(yè)執(zhí)照的復印件張貼于表后面);
4.1.4經(jīng)用戶簽署后的《委托物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》;
4.1.5經(jīng)用戶簽署后的《用戶公約》;
4.1.6經(jīng)用戶簽署后的《裝修管理責任書》;
4.1.7《房屋交付驗收表》;
4.1.8《裝修申報表》、相關(guān)圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費協(xié)議書》;
4.1.10《違章處理通知書》及處理結(jié)果資料;
4.1.11各類申請電話、有線電視、管道燃氣等開通的申請書等其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標簽貼紙上打印出不同字號的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機構(gòu)、編號、棟號樓層號房號等幾部分組成,表達式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:__物業(yè)管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號001
標簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標簽紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶檔案的建立
4.3.1準備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
4.3.5按檔案盒內(nèi)的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《用戶檔案》內(nèi)。其內(nèi)容包括:序號、用戶姓名、棟號房號、聯(lián)系電話、檔案編號、入住時間、備注等欄目。
4.4用戶檔案的跟蹤
4.4.1當發(fā)生下列情況變化時,物業(yè)管理員應(yīng)將變化情況記錄在《用戶檔案》中:
a.通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b.用戶產(chǎn)權(quán)發(fā)生更替時;
c.住房使用人發(fā)生變化時。
4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務(wù)管理員每季度進行一次用戶情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他費用一個月以上的用戶,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理中心經(jīng)理批準,經(jīng)行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6《用戶檔案》應(yīng)永久保存。
4.7將各用戶資料輸入電腦進行無紙化管理。
4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績效考評的依據(jù)之一。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》
5.2《入伙登記冊》
