是什么
招商策劃部客戶接待工作規(guī)程是企業(yè)內(nèi)部管理的一項重要規(guī)范，旨在確保招商過程中與潛在合作伙伴的溝通高效、專業(yè)且富有成效。它詳細(xì)規(guī)定了接待流程、職責(zé)分工、溝通策略以及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在提升客戶滿意度，促進(jìn)商務(wù)合作的成功。
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1. 前期準(zhǔn)備
- 信息收集：對來訪客戶進(jìn)行背景調(diào)查，了解其業(yè)務(wù)需求、市場定位和合作意向。
- 預(yù)約安排：提前與客戶確認(rèn)訪問時間、地點，安排接待人員及會議設(shè)施。
- 資料準(zhǔn)備：整理相關(guān)企業(yè)介紹、項目資料，確保信息準(zhǔn)確無誤。
2. 接待過程
- 首次接觸：接待人員需禮貌熱情，提供個性化迎接，確?？蛻舾械阶鹬睾椭匾暋?/p>
- 交流環(huán)節(jié)：根據(jù)客戶需求，引導(dǎo)深入討論，展示公司優(yōu)勢及合作方案。
- 實地考察：安排參觀，展現(xiàn)公司實力，解答客戶疑問。
3. 后續(xù)跟進(jìn)
- 會議紀(jì)要：記錄會談要點，及時發(fā)送給客戶，確認(rèn)共識和下一步行動計劃。
- 持續(xù)溝通：定期更新項目進(jìn)展，解決客戶顧慮，推動合作進(jìn)程。
- 關(guān)系維護(hù)：保持友好聯(lián)系，關(guān)注客戶動態(tài)，尋找新的合作機會。
標(biāo)準(zhǔn)
1. 專業(yè)素養(yǎng)：接待人員需具備良好的商務(wù)禮儀和溝通技巧，熟悉公司業(yè)務(wù)及行業(yè)動態(tài)。
2. 保密原則：尊重客戶隱私，確保商業(yè)信息的安全，不泄露敏感信息。
3. 響應(yīng)速度：對客戶的需求和問題，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予及時、準(zhǔn)確的回應(yīng)。
4. 服務(wù)質(zhì)量：提供高質(zhì)量的接待服務(wù)，確?？蛻粼谡麄€過程中感受到專業(yè)與關(guān)懷。
5. 靈活性：面對不同的客戶和情況，能靈活調(diào)整策略，滿足個性化需求。
6. 反饋機制：定期評估接待效果，收集客戶反饋，持續(xù)優(yōu)化接待流程和服務(wù)。
通過執(zhí)行這些規(guī)程，招商策劃部將能夠構(gòu)建穩(wěn)健的客戶關(guān)系，提升企業(yè)形象，從而推動招商活動的順利進(jìn)行，實現(xiàn)互利共贏的合作目標(biāo)。
招商策劃部客戶接待工作規(guī)程范文
(一)聆聽和記錄過程
1.認(rèn)真聆聽對方的自我介紹和對租賃的具體要求和對租金及其他費用的問價等;
2.在聆聽過程中,將對方所代表公司的名稱及聯(lián)系人姓名、電話等盡可能詳盡地記錄下來。
3.空房的推薦介紹和詢問過程
3.1根據(jù)來電者對租賃面積的具體要求,推薦zz空房,并做簡單介紹。這主要包括如下幾方面的內(nèi)容:
3.2zz的地理位置,周邊交通及公共設(shè)施;
3.3推薦空房的房型、樓層、朝向,周邊客戶群及裝修程度等;
3.4租金報價,管理費和電話的租用及停車位等具體收費情況;
4.詢問過程
4.1通過聆聽客戶對我方空房情況及具體報價的反映,估測出對方的心理價位;
4.2 詢問客戶所代表公司的業(yè)務(wù)范圍或關(guān)系,幫其在zz找到相關(guān)客戶::群,以吸引其來看房;
4.3 若可能,詢問并記錄對方現(xiàn)駐大樓的地址,以便時候營銷人員上門拜訪一次,對該司的情況做更為具體的了解。
5.初步說服過程
5.1 簡單介紹zz大廈的星級管理服務(wù)和入駐的世界知名跨國公司或與其司有業(yè)務(wù)聯(lián)系的公司;
5.2 向?qū)Ψ胶唵谓榻B我方將視租戶的知名度、租期年限及其他具體情況,對于更優(yōu)惠的租價及其他彈性租賃條件均可在對方來訪時詳細(xì)協(xié)商;
5.3 試探性地和來電者預(yù)約在zz會面,力爭其實地看房,為最后與我司簽訂租賃合同開辟成功的第一步。
6.客戶來訪接待過程
6.1需要對來訪客戶的背景和需求加以了解
6.2與客戶交換名片
6.3了解其公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、需要租賃的辦公面積等背景情況;
6.4若我司目前恰好能滿足客戶所需辦公面積,則先報價給客戶,并通過其言行或面部表情了解對方的心理承受能力。
7.讓客戶對zz有一個整體印象和了解
7.1根據(jù)客戶的具體要求,將zz宣傳資料,合適辦公單位的報價單及平面圖準(zhǔn)備一份給客戶過目,并做具體介紹;
7.2讓客戶不僅對zz大廈和物業(yè)管理服務(wù)有所了解,而且讓客戶對我司提供的管理服務(wù)(如24小時保安、中央空調(diào)、停車位、出租車安排等)留下深刻印象。
7.3實質(zhì)上這是一個間接的推銷過程。通過介紹我司的優(yōu)質(zhì)服務(wù),能幫助客戶分析zz大廈優(yōu)于其他寫字樓的優(yōu)勢,從而接受我司合理的報價。
8.帶客戶看房過程
8.1根據(jù)與客戶的交談情況,對于比較有意向的客戶,應(yīng)邀其去實地看房。在此過程中,要將這間辦公空房的特點向客戶做逐一介紹,如房間的朝向、面積、得房率,周圍的客戶群等;
8.2若客戶將zz與其他租金較為便宜的大樓做比較時,應(yīng)采取客觀態(tài)度替客戶分析不同競爭樓盤的地理位置、硬件設(shè)施、星級服務(wù),規(guī)范管理等方面的優(yōu)勢;
8.3同時,根據(jù)客戶對室內(nèi)的隔斷裝修或其他硬件設(shè)施所持的不同態(tài)度,靈活地并有所保留地向其介紹我司的一些彈性租賃條件,如為租戶提供標(biāo)準(zhǔn)裝修或給予租戶一定的免租期,商務(wù)中心租戶的特殊服務(wù)性質(zhì)(如前臺電話留言服務(wù),每日清掃衛(wèi)生等)。
9.爭取與客戶直接進(jìn)入實質(zhì)性談判階段
9.1憑借個人銷售技巧和對客戶意向的準(zhǔn)確判斷力,在看房過程結(jié)束后,應(yīng)盡量爭取到直接與客戶進(jìn)行實質(zhì)性談判的階段。這一談判過程比較切入實際,且較為保密,應(yīng)邀客戶在會議室面談,應(yīng)避免在公共區(qū)域如電梯內(nèi)或前臺區(qū)域,以免大樓其他租戶聽到后產(chǎn)生不利的影響。
9.2若客戶主動提出與我部洽談具體租費等實質(zhì)性租賃問題,可見這類客戶已有一定的意向和誠意,則應(yīng)熱情邀請其至?xí)h室面談,臨別時可贈送zz的小禮品來打動對方。
實質(zhì)性談判的具體內(nèi)容:
9.3根據(jù)報價為客戶計算出每月租金和管理費及其他可能產(chǎn)生的費用(包括電話租費,停車費);
9.4根據(jù)客戶所代表公司的知名度,在自己的權(quán)利范圍內(nèi),給客戶一定的租金打折或其他彈性優(yōu)惠租賃條件;
9.5向客戶穿插介紹我司為新入駐租戶提供的入駐歡迎儀式以吸引其入駐zz的興趣。
10.來訪客戶接待完畢后的跟進(jìn)工作
10.1若客戶無明確意向,則不比強推,應(yīng)有禮貌地對其來訪表示謝意,對其司可能入駐zz表示歡迎,并預(yù)祝雙方合作成功。此外,在對方未留名片的情況下,應(yīng)抄下對方的聯(lián)系人姓名,電話及地址,以便進(jìn)一步跟蹤聯(lián)系;
10.2客戶來訪后,不要急于電話聯(lián)系或貿(mào)然上門回訪客戶,使之產(chǎn)生反感情緒。而應(yīng)稍待兩三天后,做一次電話詢問。詢問內(nèi)容不要局限于了解客戶的租賃意向,而應(yīng)多詢問客戶的具體要求和想法。在設(shè)身處地為客戶著想的前提下令其感受到我方的誠意;
10.3與預(yù)期客戶的跟蹤過程短約數(shù)周,長可達(dá)數(shù)月。這期間可采用電話聯(lián)系,書信傳真往來,上門拜訪等銷售手段逐步深入地推銷,從簡單地推銷發(fā)展向與客戶做朋友,直至與預(yù)期客戶正式簽訂租賃合同。即使出于某種原因客戶最終無緣與我司簽約,這份感情投資也會在將來的營銷過程中得到回報,因為這家客戶很可能會將zz介紹給他的客戶群;
10.4若客戶明確表示已與其他大樓簽約,則整個銷售跟蹤暫告一段落。但需向客戶詢問簽約大樓的名稱及其簽約價格和年限,并作為長期的候租客戶名單記錄存檔;
10.5若客戶放棄入駐的障礙主要是租金偏高無力承受,則應(yīng)坦誠詢問其心理價位,并表示愿意為其向我司總經(jīng)理申請,把握好這一最后機會爭取其司入駐的可能。
注:若來訪客戶無名片交換甚至不愿留下聯(lián)系電話,則在報價及其他租賃條件上要有所保留的對待,以防其他大樓探聽行情的可能。同時,需更加禮貌地將此類客戶目送出zz,或通知監(jiān)控室注意其是否在其他樓層走動,以避免公司利益受到不必要的損害。
11.中介公司來訪接待
來訪zz的中介經(jīng)紀(jì)人,有三種類型:
1)與營運招商部常有業(yè)務(wù)聯(lián)系甚至合作成功的中介朋友;
2)初次來訪zz并有一定合作態(tài)度的中介經(jīng)紀(jì)人;
3)意在zz大廈及內(nèi)部客戶租賃情況做市場調(diào)查甚至有推銷其他競爭大樓企圖的中介經(jīng)紀(jì)人。
針對以上三類中介經(jīng)紀(jì)人,營運招商部銷售人員應(yīng)具備敏銳的識別能力,通過在前臺幾句簡單的聞訊即可分清。因此,對以上三類人應(yīng)持不同的接待方式和談話技巧,具體過程說明如下:
對于第一類中介經(jīng)紀(jì)人:
1)在前臺區(qū)域互換名片;
2)在前臺區(qū)域與來訪者簡單交談,了解其此番來訪的主要目的;
3)若來訪中介人員正好有客戶需要辦公房,需了解清楚其客戶所需求的面積、公司的性質(zhì)(跨國公司、獨資、合資、私營或其他)、大概的業(yè)務(wù)范圍(金融業(yè)、運輸業(yè)、通訊業(yè)、貿(mào)易或其他),并根據(jù)中介人員提供的信息,對這家客戶的租金承受能力做初步判斷,給予適當(dāng)?shù)膱髢r,并觀察中介人員的反映;
4)根據(jù)中介人員對報價的態(tài)度,適當(dāng)告知我司的諸多彈性條件和租金優(yōu)惠的可能性;
5)帶中介人員實地看房,并對房型、朝向、面積、得房率、周圍的客戶群等做簡單介紹;
6)看房后,將中介人員感興趣的辦公房的報價資料和平面圖及zz大廈的彩色宣傳資料送交中介人員,讓其轉(zhuǎn)交或傳真給其客戶;
7)若對方無合適的客戶源,則無需帶其看房,只須將空房資料交其備用即可。注意在報價上相對保守些;
8)禮貌地與中介人員告別,并表示希望進(jìn)一步合作聯(lián)系。
對于第二類中介經(jīng)紀(jì)人:
1)互換名片并了解該中介公司主要承接的業(yè)務(wù)范圍和客戶群的性質(zhì);
2)聽中介人員自我介紹來訪的意圖和提供的信息;
3)給中介人員zz大廈宣傳資料以及空房的資料;注意在報價上要有所保留。
4)禮貌地與中介人員告別,必要時通知監(jiān)控室觀察其人是否直接離開zz,以防個別有不良企圖的人在其他樓層干擾租戶。
對于第三類中介經(jīng)紀(jì)人
1)互換名片并通過簡單的交談,察覺出來者的醉翁之意;
2)表示歡迎其介紹客戶來zz看房,但對于對方提到的涉及我司租賃內(nèi)密的話題,可以借口不了解或有禮貌地拒絕回答;
3)僅可以提供一份zz彩色宣傳資料給來訪者;
