- 目錄
有哪些
檔案管理管理規(guī)程
一、檔案分類與編碼 1.1 檔案應根據(jù)其性質(zhì)、內(nèi)容和來源進行科學分類，如行政文件、財務記錄、項目資料等。 1.2 每個類別應設定統(tǒng)一的編碼體系，確保檔案的唯一性和檢索便利性。
二、檔案收集與整理 2.1 定期收集各部門產(chǎn)生的檔案，確保完整性。
2. 2 對收集的檔案進行初步整理，剔除無關或重復的資料。
2. 3 檔案應按時間順序排列，并附帶詳細的目錄清單。
三、檔案存儲與保護 3.1 檔案應存放在適宜的環(huán)境中，防止潮濕、火災、蟲蛀等風險。
3. 2 對電子檔案進行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
3. 3 設立權限管理，確保檔案的安全性。
四、檔案檢索與利用 4.1 建立高效的檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需檔案。
4. 2 提供借閱服務，同時確保借閱流程規(guī)范，記錄借閱記錄。
4. 3 對外提供檔案信息，需經(jīng)過審批，遵守保密規(guī)定。
五、檔案鑒定與銷毀 5.1 定期進行檔案鑒定，區(qū)分永久保存與定期銷毀的檔案。
5. 2 符合銷毀條件的檔案，需經(jīng)專門委員會審核后，按照規(guī)定程序銷毀。
5. 3 銷毀過程需有書面記錄，確保可追溯性。
六、檔案管理培訓與監(jiān)督 6.1 定期對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提升管理能力。
6. 2 建立內(nèi)部審計機制，定期檢查檔案管理的合規(guī)性。
6. 3 鼓勵員工提出改進意見，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作。
模板
檔案管理操作流程
1. 制定年度檔案管理計劃。
2. 按類別收集新產(chǎn)生的檔案，進行編碼。
3. 整理檔案，編制目錄，錄入檢索系統(tǒng)。
4. 存放檔案于指定位置，確保環(huán)境安全。
5. 根據(jù)需要，為內(nèi)部員工提供檔案借閱服務。
6. 定期進行檔案鑒定，確定保留或銷毀的檔案。
7. 組織檔案管理培訓，強化員工意識。
8. 定期開展內(nèi)部審計，確保管理規(guī)范。
標準
檔案管理質(zhì)量標準
a. 檔案分類清晰，編碼系統(tǒng)無誤。 b. 檔案收集及時，整理規(guī)范，目錄詳盡。 c. 存儲環(huán)境安全，檔案保護措施到位。 d. 檢索系統(tǒng)便捷，借閱流程順暢，記錄完整。 e. 檔案鑒定公正，銷毀程序合法，記錄可追溯。 f. 培訓效果顯著，員工檔案管理知識扎實。 g. 內(nèi)部審計有效，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
通過以上規(guī)程，我們期望實現(xiàn)檔案管理的高效、安全和合規(guī)，為企業(yè)運營提供有力支持。
檔案管理管理規(guī)程范文
第1篇 某物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程1目的對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2范圍適用于ee物業(yè)服務中心檔案管理工作。
3標準作業(yè)要求3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;
特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3. 2檔案的收集整理
3.2.1 質(zhì)量記錄文件3.2.
1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.
1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.
1.3與物業(yè)管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3. 3檔案保存
3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;
一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領導報告。
3.3.2 嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3 檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關人員責任。
3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3. 4檔案借閱
3.4.1 外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件),須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);
使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;
使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應責任。
3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;
不準在檔案上作記號、涂改、污損;
確因工作確需摘抄、復制,須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。
3.4.3 借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;
由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。
3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3. 5檔案移交
3.5.1 如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責任。
3.5.2 員工進行公司間調(diào)動后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當場簽字,以便查詢。
3. 6檔案檢查
3.6.1 檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2 檢查時間:每月自行檢查一次。
3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》
第2篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。
4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書)。
4.1.11其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶服務中心隊管理員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
4.7.3對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶服務中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心隊檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第3篇 _管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫
。
4.1.5檔案編號舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號:※※※-※※-※※※-※※※檔案序號類別編號部門編號物業(yè)管理公司編號b)管理處編號:※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務部 帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務與多種經(jīng)營類計劃總結類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責任部門:a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經(jīng)營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密 為三級:絕密、機密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1 查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權限內(nèi)(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財務類的檔案也應由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;
機密檔案由綜合部負責人審批;
普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號備注檔案目錄文件查閱/借閱/復制登記表序號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務借檔文件名借檔理由是否復制□是 □否借還時間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號文件編號文件標題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業(yè)管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業(yè)管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: _m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經(jīng)營類
計劃總結類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經(jīng)營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權限內(nèi)(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務類的檔案也應由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機密檔案由綜合部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復制登記表
序
號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務
借檔文件名
借檔理由
是否復制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標題頁
數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第6篇 物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財務部編碼為:cw;
(3)客戶服務中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1檔案的分類,按服務性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗房表》;
f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、裝修設計圖紙、原始結構平面圖及裝修施工隊資料;
g、《違章處理通知單》及處理結果資料;
h、業(yè)主的有關證件復印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書);
j、其他應保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權資料(項目開發(fā)批準報告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);
c、施工設計資料(地質(zhì)報告書、全套設計圖紙、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程預決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
d、設備出廠合格證;
e、設備使用說明書(要求中文);
f、設備安裝、調(diào)試報告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應保存的工程資料。
(3)服務檔案,包括:
a、設備臺賬;
b、設備運行記錄;
c、設備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設備更新改造記錄;
e、對外經(jīng)營記錄;
f、各部門運作相關記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務記錄,社區(qū)文化活動記錄,達標創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關運作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄)。
b、管理指導文件:質(zhì)量體系文件。
c、財務文件:固定資產(chǎn)類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財務部報表:※※※―cw―報表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務中心檔案:※※※―kh―運作檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
(1)財務部保管財務檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效
考評檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項目部保管本項目工程技術、業(yè)主、服務、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
(3)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制。
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權限內(nèi)經(jīng)授權(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務類的檔案也應由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關記錄表格
5.1《文件借閱/復制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:
5.4《外來文件臺賬》文件編碼:
5.5《合同臺賬》文件編碼:
第7篇 某購物中心客戶檔案管理規(guī)程
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心客戶檔案管理規(guī)程
1.目的
為確保資料及租戶檔案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地開展工作,特制訂租戶檔案管理規(guī)程。
2.范圍
適用于各項目租戶檔案建立與管理。
3.職責
3.1營運部人員負責收集整理租戶(客戶)存檔資料。
3.2營運部專人管理檔案資料。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1工作日志的存檔工作:工作日志中應包含有當天工作重點、投訴、工程維修跟進情況、突發(fā)事件報告等相關內(nèi)容。
4.2對外的發(fā)函、通知應根據(jù)年度存檔。
4.3租戶檔案資料管理
4.3.1根據(jù)每一個租戶設置不同的檔案資料盒,租戶檔案需遵循保密原則,妥善保管,目錄清晰、易查。
4.3.2租戶檔案資料應包含以下信息:
a、租戶基本情況記錄表;
b、租戶消防驗收單、租戶簽訂的消防責任書;
c、租戶裝修資料、裝修竣工驗收記錄等各項裝修資料;
d、非餐飲店鋪每季度巡場記錄表(餐飲店鋪月度巡場記錄表)及整改通知;
e、餐飲租戶油煙管道、四害消殺合同備案及油煙管道清潔實施記錄;
f、租戶的工作聯(lián)系函;
g、其它。
4.4租戶檔案資料由客戶服務部或相關業(yè)務責任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人應在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。
4.5檔案保存
4.5.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺,一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領導報告。
4.5.2嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
4.5.3檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關人員責任。
4.6檔案借閱
4.6.1租戶檔案資料由客戶服務部及相關責任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人需在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。
4.6.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制。不準在檔案上作記號、涂改、污損。確因工作需摘抄、復制,須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。
4.6.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容。由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。
4.6.4短期使用檔案借閱期不得超過3天,長期使用檔案借閱期不得超過7天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
4.7檔案移交
4.7.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)部門負責人批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責任。
4.7.2員工進行部門間調(diào)動后,由調(diào)入部門文員在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出部門文員取回調(diào)動人員的人事檔案,行政人事部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當場簽字,以便查詢。
4.8檔案檢查
4.8.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
4.8.2檢查時間:每月自行檢查一次。
4.9檔案銷毀需經(jīng)部門負責人批準并做好記錄工作。
5.支持性文件
6.相關記錄
第8篇 檔案管理及人力資源崗位安全操作規(guī)程
操作流程
風險分析
安全注意事項
嚴禁事項
應急措施
作業(yè)前準備
1、打掃工作區(qū)域衛(wèi)生，清理雜物。
2、檢查電腦、打印機、插座、電線等設備是否正常。
1、觸電傷害
2、火災
3、高空墜落
4、機械傷害
5、粉塵傷害
6、噪音傷害
7、其他傷害
1、檢查電器設備等線路是否絕緣老化、漏電。
2、打掃衛(wèi)生防滑、防墜落。
3、定期檢查辦公區(qū)域的安保設施是否正常。
4、保持環(huán)境衛(wèi)生。
1、嚴禁操作絕緣不良、漏電的電器設備。
2、嚴禁冒險行為，如無防護措施的高空作業(yè)等。
3、嚴禁監(jiān)控設備出現(xiàn)故障的情況。
1、觸電事故：先切斷電源，對傷者進行急救，若傷者休克，應采取胸外按壓、人工呼吸等急救措施，同時撥打120急救電話送醫(yī)搶救，并向上級匯報。
2、火災事故：視火災類型選擇滅火方法，油燃燒、電路短路燃燒應切斷油源、電源，同時選擇干粉滅火器滅火，嚴禁用水滅火；若果火情嚴重個人能力不足以撲滅要及時撥打119并向上級匯報，防止延誤而造成的災情擴大，如有傷員要及時帶傷員撤離，采取措施控制傷情后送醫(yī)治療。
3、高處墜落、機械傷害事故：
發(fā)生事故要及時檢查受傷部位，并采取措施包扎、固定、止血等，撥打120急救電話送醫(yī)治療，并向上級匯報。
作業(yè)過程
1、電子檔案、資料備份加密，防止電腦中毒。
2、收集、保管好檔案，防止丟失。
3、檔案室必須處于常鎖狀態(tài)，使用后必須立即上鎖。
4、根據(jù)公司檔案管理制度做好日常檔案及年度檔案按時歸檔，防止丟失。
1、觸電傷害
2、火災
3、高空墜落
4、機械傷害
5、粉塵傷害
6、噪音傷害
7、其他傷害
1、存放重要資料文件柜、抽屜上鎖。
2、公司任何員工和外來人員，不得隨意進入檔案室。
3、根據(jù)檔案借閱制度各部門借、查閱檔案必須登記、簽字，督促及時歸還，保證所有檔案資料安全。
4、參加消防演練，能夠使用操作消防器材。
1、嚴禁無關人員動用人力資源辦公室電腦。
2、嚴禁在檔案室內(nèi)亂接電器電源線路。
3、檔案室內(nèi)嚴禁存放個人財物。
4、嚴禁將鑰匙留給他人使用。
作業(yè)結束
1、清理崗位區(qū)域衛(wèi)生；
2、工器具擺放至指定位置
3、關閉電腦，電源；
4、鎖好門窗。
1、觸電；
2、其他傷害
3、下班途中，存在車輛傷害
1、檢查電源是否有異樣，清理設備衛(wèi)生，設備必須停機斷電；2、下班行走人行道，注意躲避車輛。
1、嚴禁下班離開辦公室前不關電腦、電源、不鎖門窗。
2、嚴禁開機清理設備衛(wèi)生；
3、嚴禁隨意穿越機動車道。
第9篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
1.目的
建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài),便于用戶管理與針對性服務。
2.范圍
適用于賽迪大廈內(nèi)所有用戶的檔案管理。
3.職責
3.1客務主管負責客戶檔案的建立與管理。
4.程序
4.1用戶檔案內(nèi)容
4.1.1入駐資料
a.用戶姓名、單元號及其他有關資料;
b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;
c.用戶其他資料復印件。
4.1.2遷出資料
業(yè)主、搬遷登記單。
4.2客戶檔案管理
4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。
4.2.2客務主管與用戶簽定《管理公約書》。
4.2.3客務主管將各種資料按順序編號登記在《卷內(nèi)文件目錄》。
4.3用戶檔案的保管及查閱
4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。
4.3.2文件柜鑰匙由客務主管保管。
4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。
4.3.4查閱人必須進行登記后方可查閱。
5.監(jiān)督執(zhí)行
由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。
6.支持性和相關性文件
jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》
7.質(zhì)量記錄及表格
jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件目錄》
jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》
jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》
jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》
jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》
jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》
第10篇 物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編號。
4.1.1公司編號為:cshy
4.1.2部門編號:
a)行政部編號為:_z
b)人力資源部編號為:rl
b)財務部編號為:cw;
c)管理部編號為:gl;
d)工程維修部編號為:gc;
e)市場拓展部編號為:sc
f)品質(zhì)督察部編號為:pz;
4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領用登記表》;
--《業(yè)主證領用登記表》;
--《業(yè)主入住驗房表》;
--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;
--《違章處理通知單》及處理結果資料;
--業(yè)主的有關證件復印件;
--業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書);
--其他應保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);
--施工設計資料(地質(zhì)報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
--其他應保存的工程資料。
c)設備檔案,包括:
--設備臺賬;
--設備出廠合格證;
--設備使用說明書(要求中文);
--設備安裝、調(diào)試報告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設備運行記錄;
--設備維修、保養(yǎng)記錄;
--設備更新改造記錄;
--設備管理制度;
d)物業(yè)管理運作檔案,包括:
--公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);
--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關運作記錄)。
e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。
h)財務檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財務部報表:cshy-cw-報表;
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級。
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制。
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權限內(nèi)(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財務類的檔案也應由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關支持文件
6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第11篇 某物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務中心檔案管理規(guī)程
1目的
對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務中心檔案管理工作。
3標準作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領導報告。
3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關人員責任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件),須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應責任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制,須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責任。
3.5.2員工進行公司間調(diào)動后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當場簽字,以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2檢查時間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務中心經(jīng)理批準。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
第12篇 某物業(yè)檔案管理規(guī)程
f物業(yè)檔案管理規(guī)程
1.0目的
確?？蛻舴罩行臉I(yè)主檔案和本部門的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時收集各種辦理完畢的文件(含會議文件),資料按相關類別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進行分類,可把材料按類別分組裝入待辦卷宗,以便要歸檔時,所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類,查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標明并與檔案保存好,對每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。
2.2.2.3立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內(nèi)編號一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料應當進行修補和復制,裝訂線位過窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應當附上抄件,卷宗標題要標明作者,問題或名稱,文字要簡練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,進行系列排列、編號、擬訂案宗標題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關人員的責任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強光等措施。
2.3.3每年年初對上年度檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一定檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時,須經(jīng)部門經(jīng)理批準后,方可執(zhí)行,做更新記錄;
2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動時,及時更新業(yè)主檔案。
2.5調(diào)閱
2.5.1因工作需要調(diào)閱有關文件資料須提出書面申請,經(jīng)部門主管批準后方可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準;
2.5.2本部門檔案資料原則上不外借,如有借出發(fā)生時,須經(jīng)部門主管書面批準;
2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料及時返還;
2.5.4未經(jīng)批準,調(diào)閱人不得對文件資料進行摘抄或復印;
2.6銷毀
2.6.1對于已無作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理,銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須登記,報管理處經(jīng)理批準后銷毀。
3.6.2銷毀檔案材料時,必須指派專人進行,防止失密。
4.0相關記錄:
《檔案調(diào)閱登記表》
檔案調(diào)閱登記表
調(diào)閱時間調(diào)閱人文件名稱負責人歸還時間經(jīng)手人備注
第13篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客戶服務中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉表》。
4.1.4《業(yè)主物品領取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.7其他應保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第14篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（6）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1公共事務部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;
4.1.7《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
第15篇 某寫字樓項目檔案管理規(guī)程
寫字樓項目檔案管理規(guī)程
一、目的:
為了進一步加強部門檔案管理,促進部門規(guī)范化、標準化管理體系建設,特制訂本規(guī)定。
二、規(guī)程主要內(nèi)容:
(一)部門均應明確檔案管理責任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責任人變動時,必須進行清點移交手續(xù))。
(二)明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。
1、一級范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。
2、二級范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。
3、三級范圍:日常各項記錄本;點檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。
(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。
(四)檔案柜應在柜面標明部門科室、編號等分組別類。
(五)各柜內(nèi)應附有檔案目錄,文件夾(盒)等應統(tǒng)一方法標明文件內(nèi)容,與目錄對應。
(六)檔案管理責任人要按照檔案保管一覽表,每年進行二次以上的全面清理、整理。
(七)檔案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲、防腐除銹等防護工作。
(八)檔案的借閱、復印等必須經(jīng)理(或科長)以上及批準方可辦理。
三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實施。
