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辦公室職員崗位任職要求3篇

發(fā)布時間:2023-03-21 14:24:05 查看人數(shù):39

辦公室職員崗位任職要求

第1篇 辦公室職員崗位職責內(nèi)容及任職資格

辦公室職員工作職責

定義

其實所謂的文員也就是文職人員,即主管經(jīng)理之助理之類的。但是在不同的公司,文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)(接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等)之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外,有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同,當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的),一些大的公司對語言也有所要求的(普通話,英語之類的),另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)(工作態(tài)度、思想品德、工作能力等)。

文員分類

工行文員分兩類:第一類,文員即普通意義的文員;第二類,“文員”即非普通意義的文員。

主要分:行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務(wù)。

人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。

文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件。

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關(guān)的資料。

銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

職責

辦公室

主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā),具體是:

1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6. 負責傳真件的收發(fā)工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負責。

1. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續(xù)。

13. 社會保險的投保、申領(lǐng)。

14. 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳,留底。

15. 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

16. 接受其他臨時工作。

銷售

(1) 行政隸屬

上級主管:企劃部經(jīng)理

工作對象:各辦事處(區(qū)域)相關(guān)業(yè)務(wù)人員

(2) 主要職責

a. 在企劃部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,負責公司促銷活動方案的設(shè)計、策劃、實施與業(yè)務(wù)管理。

b. 負責編制公司年度促銷活動預(yù)算,提交年度促銷方案,制定與協(xié)調(diào)各區(qū)域促銷活動推進時間與方案選擇。

c. 負責各區(qū)域促銷活動的工作指導(dǎo)與審批管理,協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。

d. 負責制定公司公共關(guān)系計劃與實施方案,策劃與組織實施公關(guān)活動。

e. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案,評估活動效果,提交季度促銷活動分析報告。

f. 完成企劃部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。

檔案

1、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要;

2、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作,做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作,實行集中統(tǒng)一管理;

3、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計;

4、負責檔案的借閱、復(fù)制和利用,根據(jù)需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閱提供方便,認真做好使用記錄;

5、及時收集各類檔案,做好平時的立卷工作,并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作;

6、負責歸檔文件的驗收、鑒定,做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便;

7、負責定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到賬物相符;

8、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄,落實防盜、防火、防塵等安全措施,對損壞或變質(zhì)的檔案,及時進行修補和復(fù)制。

職業(yè)要求

1. 首先要有一個很好文字功底,無論是寫“實心”的東西還是寫“空心”的東西。另外還需善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的

意圖(可能有的時候,他不一定能很好的表達出來他要說的意思,但是你要能設(shè)身處地的替他想到。)。

2.工作效率要高,記憶力要超強,因為要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件,有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做,如果不慎忘記,后果不堪設(shè)想。

3.如果是領(lǐng)導(dǎo)的跟班秘書,還要照顧好領(lǐng)導(dǎo)的飲食起居,替他想到、照顧到,做好這一點是很重要的。

4. 文員的工作是比較繁雜的,有的小公司文員根本就是雜工,平時掃掃地,擦擦桌子,而且有人來的時候要倒倒水,最重要的是文員要會思與想,知道什么事情該做,什么不該做。

5. 對于文員的計算機水平一般只要達到會操作“office”辦公軟件就可以了。

崗位職責內(nèi)容及任職資格

第一條 傳達事務(wù)

1、接待來訪:來訪者不同,事有大小,文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人,應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖,并引其進入會客室或告知各部門接洽人,不論對方要求見面還是預(yù)約。對不宜會見的人,在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由,拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù)。

2、接聽電話:接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”,然后記下對方的姓名、工作單位等,根據(jù)對方情況,不妨礙時可明確回答,但一般不說總經(jīng)理是否在。

3、轉(zhuǎn)達:需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容,并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。

4、文件的收發(fā)及分送:收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的,還是需文員再進行處置和整理的,或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任,主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞,可用電話告知。

第二條 日常運轉(zhuǎn)工作

1、日程的設(shè)計及其安排:對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理,并隨時進行調(diào)查,協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表,必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。

2、準備及安排:有些工作需要特別的準備和安排,這些工作通常都有一定的時間限制,因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>

第三條 用品的整理

文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

1、在辦公室內(nèi):平常經(jīng)常使用的物品及備用品,應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量,為此,應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細表,在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。

2、主任外出時:主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等,每天都應(yīng)該注意事先做好準備好一定數(shù)量,需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

3、文件、資料的準備:首先要弄清楚那些文件是重要的,如果不明白。要詳細詢問,以便將可能會用的文件材料一并準備齊全,然后畫一張文件明細表以方便使用。

第四條 文件整理業(yè)務(wù)

1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂,并且隨時可以提用,需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類,并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi),使用中還要經(jīng)常整理,做到很容易查到文件。

2、整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。

3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件,此外還有機密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

4、經(jīng)過整理后,對文件進行裝訂,并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表,將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。

第五條 整理清掃工作

1、清理桌面:臺歷每天調(diào)整日期,桌子要擦抹干凈,常用品要準備好,并按要求備齊數(shù)量,將前一天取出的圖書、文件放回原處,有破損和污染的物品要清掃更換。

2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方。

第六條 代行業(yè)務(wù)

1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體,同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。

2、轉(zhuǎn)達主任意見或命令:表達主任意見要完整、準確,注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復(fù)向主任匯報。

第七條 會計實務(wù)

該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理,包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表,至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下,要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。

2、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點:

(1)支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量,若有特殊項目,應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證,并在支票上記下用途,由經(jīng)理蓋章。

(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄,詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。

(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳,接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。

3、各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全,并及時入帳,以免遺忘和推遲記賬。

第八條 協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。

1、進行調(diào)查工作時,秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員,并與之保持聯(lián)系,需要時提出調(diào)查課題請他們完成。

2、有些專家事項的調(diào)查,秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見,或在調(diào)查各方面情況后,將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。

第九條 文書工作

文書工作有包括寫作信涵、起草文件,以及卷清和印刷文件三個方面。

1、信涵的完成:對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”,需要時選擇一種,略加增刪便可使用,較為方便。

2、文件的卷清及印刷:主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。

第十條 聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖,聽取對方的答復(fù),并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理。

第十一條 招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待,多指派事務(wù)員或勤雜工來完成??畲ㄏ?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1、為經(jīng)理服務(wù)

(1)經(jīng)理外出時應(yīng)準備好車輛。

(2)回到公司時,要接過脫下的外套、帽子等,然后放到一定的地方,并隨時用刷子清潔衣物。

(3)從外面回到辦公室的時候,夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水,冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

(4)要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。

2、為客人服務(wù):秘書還須對客人進行服務(wù),比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等候時,應(yīng)遞上報紙或畫報等。

企業(yè)對辦公室職員要求

以下內(nèi)容來自制度大全企業(yè)對辦公室職員的職責要求

崗位職責及任職資格a

崗位職責:

1、負責具體落實企業(yè)文化發(fā)展戰(zhàn)略。

2、負責企業(yè)文化制度建設(shè)和執(zhí)行。

3、對外宣傳企業(yè)文化,對內(nèi)部宣傳企業(yè)的價值觀、管理理念、行為準則。

4、負責內(nèi)部宣傳欄4的建立。

5、組織員工學(xué)習(xí)公司的共同價值觀、管理理念、行為準則。

6、公司內(nèi)部活動的策劃、組織和實施。

7、完成上級交給的其它任務(wù)。

任職要求:工商企業(yè)管理或相關(guān)管理類專業(yè),企業(yè)文化發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)等方面的知識;

具企業(yè)文化建設(shè)及推廣實踐經(jīng)驗;熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。

崗位職責及任職資格b

崗位職責:

1.分公司行政工作

2.分公司人事工作

3.分公司財務(wù)工作

4.分公司維修行政工作

崗位要求:

1.大專以上學(xué)歷,文秘、管理類專業(yè)優(yōu)先

2.口齒伶俐,清晰,反應(yīng)能力強

3.個性活潑,有親和力

4.相關(guān)工作經(jīng)驗一年以上

崗位職責及任職資格c

崗位職責:1、及時收集整理項目信息、產(chǎn)業(yè)政策信息,為公司決策提供信息保障。

2、項目數(shù)據(jù)搜集、整理、保管及統(tǒng)計上報。

3、協(xié)助項目進度檢查、審查和竣工驗收工作。

4、高新技術(shù)企業(yè)審查維護等。

第2篇 辦公室職員崗位職責

行政專員 北京宏佳投資管理有限公司 北京宏佳投資管理有限公司,宏佳 崗位職責:

1、辦公用品采購、申領(lǐng)、發(fā)放、花費月報等工作,避免公司資產(chǎn)流失和浪費;

2、會議室管理及各類會議的準備;

3、訪客的接待及安排;

4、快遞、信件收發(fā)及費用核對、結(jié)賬;

5、公司飲用水、綠植的采購及發(fā)放費用結(jié)算;

6、考勤的統(tǒng)計工作及員工指紋錄入工作;

7、新員工入離職手續(xù)的配合及辦理;

任職要求

1、教育水平:大專及其以上學(xué)歷

2、所需專業(yè):行政管理、公共管理、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先

3、工作經(jīng)驗: 1-3年行政工作經(jīng)驗

4. 要求:

熟悉常用的辦公軟件;

善于學(xué)習(xí),遇事快速響應(yīng);

具有正能量,善于團隊合作,具備較好的溝通協(xié)作能力,較強的責任心和工作熱情及較強的抗壓能力;

品質(zhì)善良正直,踏實守信。

第3篇 辦公室職員崗位職責任職要求

辦公室職員崗位職責

職責描述:

1.辦公、勞保用品采購、保管、發(fā)放;

2.辦公類資產(chǎn)(固定資產(chǎn)及低值易耗品)采購、入庫、登記、對賬等賬務(wù)管理;

3.辦公設(shè)備日常維修保養(yǎng)與租賃;

4.車輛年檢、保險、維修保養(yǎng)與日常使用管理

5.員工工服采購發(fā)放,回收,修理;

6.會議室管理及會務(wù)協(xié)助;參觀服、飲用水管理;

7.廠區(qū)、辦公區(qū)保潔監(jiān)督及區(qū)域環(huán)境管理;

8.食堂衛(wèi)生管理、食品安全監(jiān)督等;

9.公司宣傳品、單一大量表格印制;

10.辦公環(huán)境及安全管理,辦公工位布置,工位牌門牌制作;

11.代理報銷,各部門偶發(fā)事件的協(xié)助;

12.公司、工會活動實施;

13.其他行政相關(guān)工作。

任職要求:

1.全日制統(tǒng)招本科及以上學(xué)歷,行政管理等相關(guān)專業(yè);

2.從事過行政及辦公室工作且經(jīng)驗豐富;

3.較好的書寫、語言表達及溝通能力;

4.辦公軟件如ppt/word/e_cel熟練使用;

5.具備組織能力,懂禮儀接待;

6.待人真誠、踏實可靠,有一定的團隊意識;

7.形象氣質(zhì)佳,積極性和主動性強,能吃苦耐勞;

8.駕駛熟練,駕齡3年以上。

_本公司提供公寓暫無班車,請謹慎投遞。_

辦公室職員崗位

辦公室職員崗位任職要求3篇

辦公室職員崗位職責職責描述:1.辦公、勞保用品采購、保管、發(fā)放;2.辦公類資產(chǎn)(固定資產(chǎn)及低值易耗品)采購、入庫、登記、對賬等賬務(wù)管理;3.辦公設(shè)備日常維修保養(yǎng)與租賃;4.車輛年檢、保險、維修保養(yǎng)與日常使用管理5.員工工服采購發(fā)放,回收,修理;6.會議室管理及會務(wù)協(xié)助;參…
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