某物業(yè)部合同管理標準作業(yè)程序怎么寫
一、合同的起草階段
1. 確定合同類型：物業(yè)部門應根據(jù)業(yè)務需要，如物業(yè)服務、設施維修、綠化養(yǎng)護等，確定合適的合同類型。
2. 制定合同條款：條款應清晰明確，包括服務范圍、質(zhì)量標準、價格、付款方式、期限、違約責任等關鍵要素。
3. 法律審核：合同草案應由法務人員或外部法律顧問進行法律審查，確保符合法律法規(guī)要求。
二、合同的談判與審批
4. 談判準備：了解對方需求，設定談判目標，準備相關資料。
5. 談判過程：保持專業(yè)態(tài)度，靈活應對，確保雙方權(quán)益平衡。
6. 合同審批：經(jīng)過談判達成一致后，提交公司管理層審批，確保符合公司策略和財務預算。
三、合同簽訂與備案
7. 簽訂流程：由授權(quán)代表簽署合同，確保簽字人身份合法有效。
8. 合同備案：簽訂后的合同應及時存檔，并向相關部門（如財務、審計）備案，便于后續(xù)執(zhí)行與監(jiān)督。
四、合同履行與監(jiān)控
9. 執(zhí)行計劃：制定詳細的服務執(zhí)行計劃，明確責任部門和人員。
10. 監(jiān)控與評估：定期檢查合同執(zhí)行情況，評估供應商服務質(zhì)量，確保滿足合同約定。
五、合同變更與解除
11. 變更管理：如需修改合同內(nèi)容，應遵循書面形式，經(jīng)雙方同意并簽字確認。
12. 解除條件：當合同無法繼續(xù)履行或出現(xiàn)違約情況時，應按照合同條款或法律規(guī)定解除合同。
六、爭議解決
13. 內(nèi)部協(xié)調(diào)：首先嘗試內(nèi)部溝通，解決分歧。
14. 法律途徑：如協(xié)商無果，可采取仲裁或訴訟解決，同時保留相關證據(jù)。
管理標準規(guī)范
以上步驟構(gòu)成了物業(yè)部合同管理的基本框架，旨在保證合同的合法性、公平性和執(zhí)行效率。
管理標準有哪些
主要包括合同的起草、談判與審批、簽訂與備案、履行與監(jiān)控、變更與解除以及爭議解決。
注意事項
在執(zhí)行過程中，應注意保持溝通的暢通，確保合同條款的明確性，嚴格遵守法律法規(guī)，及時記錄和處理合同相關事宜，以及妥善保管合同文件。
書寫格式
應清晰、整潔，使用標準的商務信函格式，包括標題、段落間距、字體字號、頁眉頁腳等，同時保證語言通順，避免語法錯誤和歧義。
制定和執(zhí)行物業(yè)部合同管理標準作業(yè)程序，旨在提高工作效率，保障公司利益，同時也是對行業(yè)規(guī)范和法律法規(guī)的尊重。作為專業(yè)人士，我們應不斷提升自身能力，掌握合同管理的各個環(huán)節(jié)，確保合同管理工作的順利進行。
某物業(yè)部合同管理標準作業(yè)程序范文
物業(yè)部合同管理標準作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。
三、職責
1、總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
2、行政部負責公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動合同除外)。
3、人事部負責公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。
四、程序要點
1、合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
(1)對外提供服務的合同,包括以下幾類:
①開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
②投標書;
③對外租賃合同;
④公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
⑦其他對外提供服務的合同。
(2)對外委托服務的合同,包括以下幾類:
①采購合同;
②招標合同;
③勞動合同;
④公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
⑤其他須進行對外委托服務的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書面的和非書面的。
(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
(3)規(guī)范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標書。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
①標的;
②數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
③價款或酬金;
④履約期限、地點方式及其他履約條件;
⑤合同終止條件;
⑥違約責任;
⑦專用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項條款。
4、合同的評審
(1)評審權(quán)限:
①標的在10萬元以下的合同,由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進行評審;
②標的在10~50萬元的合同,由總經(jīng)理組織有關人員進行評審;
③標的50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
(2)評審內(nèi)容:
①對外提供服務合同的評審內(nèi)容:
--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
②對外委托服務合同的評審內(nèi)容:
--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽;
--分供方提供服務的售后服務;
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
(2)經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。
(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經(jīng)公證后生效。
(5)公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進行公證的報公證機關一份備案。
6、合同的編號與歸檔
(1)書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。
(4)合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
7、合同的履約
(1)對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(2)對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
8、合同的變更與廢止
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
9、合同的續(xù)約
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經(jīng)理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
10、合同的統(tǒng)計
每年12月31日前,由行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱。總經(jīng)理給出批示意見,由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。
11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保
管。
五、記錄
1、《合同評審記錄》
2、《合同更改通知單》
六、相關支持文件
1、《檔案管理標準作業(yè)程序》
2、《對外委托服務標準作業(yè)程序》
3、《有償便民服務標準作業(yè)程序》
