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社團(tuán)檔案管理制度

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):62

社團(tuán)檔案管理制度

有哪些

社團(tuán)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案數(shù)字化以及檔案的鑒定與銷毀。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼:社團(tuán)活動(dòng)產(chǎn)生的各種文件材料應(yīng)按照活動(dòng)性質(zhì)、時(shí)間、重要程度進(jìn)行科學(xué)分類。每類檔案應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的編碼體系,便于檢索和管理。編碼應(yīng)包括類別代碼、年度代碼、順序代碼,如“sjt2021-001”表示2021年社團(tuán)活動(dòng)的第一份文件。

2. 檔案收集與整理:社團(tuán)成員需定期將活動(dòng)記錄、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件提交給檔案管理員。檔案管理員負(fù)責(zé)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性,按照分類編碼規(guī)則進(jìn)行整理,并及時(shí)錄入電子目錄。

3. 檔案保管與利用:檔案應(yīng)妥善存放在防火、防潮、防蟲(chóng)的環(huán)境中,確保其物理安全。社團(tuán)成員需填寫(xiě)借閱申請(qǐng),經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案,查閱完畢應(yīng)及時(shí)歸還。

4. 檔案安全與保密:對(duì)于涉及社團(tuán)機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案,應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,防止非法獲取。檔案管理員需定期備份電子檔案,以防數(shù)據(jù)丟失。

5. 檔案數(shù)字化:鼓勵(lì)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式,便于快速檢索和長(zhǎng)期保存。數(shù)字化過(guò)程中,應(yīng)保證圖像清晰,文件格式統(tǒng)一。

6. 檔案的鑒定與銷毀:每年進(jìn)行一次檔案鑒定,過(guò)期、無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)按照規(guī)定程序銷毀。銷毀前需填寫(xiě)銷毀清單,由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

上墻內(nèi)容

1. “社團(tuán)檔案管理,關(guān)乎我們的歷史和未來(lái),每一位成員都有責(zé)任參與其中。”

2. “檔案分類清晰,編碼有序,是高效管理的基礎(chǔ)?!?

3. “保密是檔案管理的生命線,保護(hù)社團(tuán)機(jī)密,人人有責(zé)。”

4. “檔案是我們的寶貴財(cái)富,借閱需謹(jǐn)慎,歸還要及時(shí)?!?

5. “檔案數(shù)字化,讓過(guò)去觸手可及,讓未來(lái)更加便捷?!?

6. “定期鑒定,合理銷毀,保持檔案庫(kù)的活力?!?/p>

以上就是社團(tuán)檔案管理制度的基本內(nèi)容和實(shí)施要點(diǎn),旨在規(guī)范社團(tuán)文件管理,保障信息的安全與有效利用,促進(jìn)社團(tuán)工作的順利進(jìn)行。

社團(tuán)檔案管理制度范文

第1篇 學(xué)生社團(tuán)檔案管理制度(范本)

第一條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)歷史延革、工作開(kāi)展情況的真實(shí)記錄,是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)決策、開(kāi)展工作的重要參考。

第二條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案由相應(yīng)部門(mén)管理,實(shí)施檔案登記管理制度,定期進(jìn)行整理、歸檔和編目。

第三條 對(duì)于上級(jí)文件、外校來(lái)函及相關(guān)圖文資料等有保存價(jià)值的材料均作為檔案保存。

第四條 社團(tuán)聯(lián)各部的部門(mén)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)情況及時(shí)以書(shū)面形式上交辦公室,并由辦公室(社團(tuán)資料檔案由秘書(shū)處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會(huì)議記錄,整理后存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)會(huì)議記錄。

第五條 加強(qiáng)與各社團(tuán)及其管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系,并對(duì)他們的工作計(jì)劃、活動(dòng)開(kāi)展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門(mén)檔案。

第六條 加強(qiáng)對(duì)各社團(tuán)的檔案管理,各社團(tuán)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)開(kāi)展情況,以書(shū)面或表格形式及時(shí)上交各分管常任理事,并由各類別社團(tuán)工作委員會(huì)整理后交秘書(shū)處檔案人員存檔。

第七條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部人事、各社團(tuán)人事及社團(tuán)負(fù)責(zé)人推薦表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人任命表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案表,社團(tuán)干部考查表,社團(tuán)干部考查考核表,社團(tuán)干事考核表,社團(tuán)理事會(huì)登記表,社團(tuán)會(huì)員登記表等一并整理,單獨(dú)存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)人事檔案檔。

第八條 社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部、各社團(tuán)每月必須及時(shí)上交每月帳目開(kāi)支表,由經(jīng)費(fèi)審查部核實(shí)并存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案。

第九條 各部門(mén)須認(rèn)真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門(mén)同意,辦理手續(xù)后方可借用。

第十條 其它各部、社團(tuán)及個(gè)人必須妥善保管并及時(shí)歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過(guò)一周。

第十一條 主席團(tuán)有權(quán)對(duì)檔案管理工作不定期進(jìn)行檢查。

第十二條 本制度解釋權(quán)歸___學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì),自通過(guò)之日起生效。

社團(tuán)檔案管理制度

有哪些社團(tuán)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案數(shù)字化以及檔案的鑒定與銷毀。實(shí)施細(xì)則1.檔案分類
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