分公司檔案管理制度

有哪些

分公司檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼：依據檔案的性質和內容，建立科學的分類體系，并為各類檔案設定唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、收集標準，以及整理方式，確保檔案的完整性和準確性。

3. 檔案保管：明確檔案的存放條件、期限和安全措施，防止檔案丟失或損壞。

4. 檔案利用：規(guī)定檔案的借閱、復制和使用流程，保證檔案的有效利用。

5. 檔案信息化：推行電子化管理，建立檔案數據庫，提高檔案檢索效率。

6. 檔案鑒定與銷毀：設立檔案鑒定機制，對過期或無保存價值的檔案進行合理銷毀。

7. 檔案安全保密：制定嚴格的保密制度，防止檔案信息泄露。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定分類標準，涵蓋公司運營、項目、財務等各個領域。編碼應清晰易懂，采用字母和數字組合的方式，如a01-001代表一類一級檔案。

2. 檔案收集與整理：各部門需指定專人負責檔案的收集工作，每月進行一次整理，確保檔案及時歸檔。新產生的檔案應在一周內送交檔案室。

3. 檔案保管：檔案應存放在防火、防潮、防盜設施完善的檔案室內，定期進行溫濕度監(jiān)測。重要檔案需雙備份，一份存于檔案室，一份異地保存。

4. 檔案利用：員工借閱檔案需填寫申請表，經部門負責人審批后，由檔案管理人員辦理。借閱期限一般不超過一周，特殊情況可申請延期。

5. 檔案信息化：建立檔案管理系統(tǒng)，實現檔案的電子化存儲和檢索。定期更新系統(tǒng)，確保數據安全。

6. 檔案鑒定與銷毀：每年進行一次檔案鑒定，由檔案管理部門、相關部門負責人共同參與。確定銷毀的檔案需記錄并報備總部。

7. 檔案安全保密：所有接觸檔案的人員需簽訂保密協(xié)議，嚴禁將檔案內容透露給未經授權的第三方。

上墻內容

1. 分公司檔案管理制度概要，強調檔案的重要性和保密性。

2. 檔案分類示意圖，展示各類檔案的編碼規(guī)則。

3. 借閱流程圖，明確借閱檔案的步驟和注意事項。

4. 檔案安全警示語，提醒員工保護檔案安全，遵守保密規(guī)定。

5. 應急處理流程，如火災、水災等突發(fā)事件的應對措施。

以上各項細則旨在確保分公司檔案的有序管理，提升工作效率，同時也保障了公司的信息安全。全體員工需嚴格遵守，共同維護檔案管理制度的實施。

分公司檔案管理制度范文

第1篇 油品調運分公司檔案管理辦法

工貿油品調運分公司檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設服務,根據《中華人民共和國國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據、實物等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。

第二章 組織機構及職責

第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用和日常管理工作,并根據實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。

第六條 檔案管理的主要職責:

(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。

(二)具有公司檔案工作的整體建設、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。

(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。

(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。

(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。

(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。

(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。

(八)負責公司檔案管理網點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓。

(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。

第七條 各部門應執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。

第三章 歸檔范圍

第八條 歸檔文件材料的來源

(一)公司內部形成的文件材料。

(二)各部門移交公司的文件材料。

(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。

(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。

第九條 公司在籌備、成立及生產經營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。

第十條 歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。

第四章 立卷歸檔要求

第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內歸檔。

(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

(二)產品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。

(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內歸檔。

(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年后移交歸檔。

第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:

(一)變更、修改、補充的文件材料。

(二)企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。

(三)企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料。

(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。

第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。

第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經職能部門負責人簽審后歸檔。

第十八條 科研成果鑒定、產品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經費不予結算。

第十九條 立卷歸檔的總體要求:

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質量標準要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:

(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。

(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。

(四)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷內。

(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任

者。

(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據情況分階段歸檔。

(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。

第五章 檔案的移交

第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數量,并經本部門負責人簽字審核。

第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查,符合要求的檔案經檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。

第二十二條 檔案移交時,經交接雙方核實后在移交清冊上簽字。

第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。

第六章 檔案保管期限

第二十四條 按國家有關規(guī)定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。

第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。

第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部門領導、專業(yè)技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。

第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經公司有關領導批準,報上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。

第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第八章 檔案的借閱

第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。

第三十一條 檔案管理人員依據檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。

第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。

(一)凡政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規(guī)定及時提供完整準確的檔案。

(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。

(三)外單位人員調閱檔案,一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信,經有關專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單。

(四)借閱涉密檔案必須經公司主要負責人審批。

第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經公司研究審批后方可借閱。

第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據檔案證明的,要認真核對摘抄內容,進行登記。

第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司綜合辦公室負責人批準。

第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。

第三十九條 企業(yè)負責人和員工調離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續(xù)。

第九章 檔案庫房管理

第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。

第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。

第四十二條 庫房內物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。

第四十三條 庫房內的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。

第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。

第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。

第十章 檔案信息保密與利用

第四十六條 產生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業(yè)秘密。

第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。

第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內)進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。

第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù),保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權益不受損害。

第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。

第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。

第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網絡查詢檔案信息。

第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。

第十一章 獎勵與懲罰

第五十四條 根據《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:

(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。

(二)對保護檔案和檔案現代化管理做出顯著成績的。

(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。

(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現突出的。

第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發(fā)現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導

做出檢查外,必要時進行經濟處罰,并予以通報批評。

第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。

第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。

第五十九條 對違反《檔案法》的有關規(guī)定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。

第十二章 附則

第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿公司規(guī)定執(zhí)行。

第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

附件1:

油品調運分公司檔案分類規(guī)則

為規(guī)范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作,根據國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》,結合本企業(yè)檔案工作實際,制定本規(guī)則。

一、本規(guī)則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;

二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結合檔案形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。

三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業(yè)務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。

四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。

五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規(guī)定。

附件2:

油品調運分公司檔案分類表

一級類目二級類目基本范圍

代 碼名 稱代碼名稱

a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。

02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。

03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。

04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務工作等。

05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。

06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業(yè)工作,人防工作等。

07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。

08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。

09其他

b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調研工作,印信管理等。

02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。

03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監(jiān)察等。

04審計工作各項審計工作,審計規(guī)章制度等。

05人事管理人力資源管理(招聘、調配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。

06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓教育等。

07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。

08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務,職工住房等

09外事工作出訪考察、國際會議等企業(yè)涉外活動。

10公共事務企業(yè)與地方關系、政府協(xié)調、公共關系、資質手續(xù)辦理等

11其他

c經 營 管 理 類01經營決策企業(yè)改革,經營戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標管理等。

02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級,責任制管理,企業(yè)現代化管理等。

03計劃統(tǒng)計綜合計劃,生產經營計劃,統(tǒng)計報表,經營分析項目審批等。

04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。

05物資管理物資采購、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調撥,倉庫管理等。

06合同管理經濟合同管理、審核、備案等。

07知識產權管理企業(yè)標識、商標標識、商標侵權等。

08其他

d生 產 管 理 類01質量管理全面質量管理,產品質量檢測和質量控制,質量認證等。

02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。

03安全環(huán)保安全生產,事故處理,安全教育,環(huán)境保護,勞動保護等。

04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統(tǒng)計報表等。

05標準化工作企業(yè)標準化管理工作。

06科技管理新產品、新技術開發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。

07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數據管理,計算機信息,通訊管理等。

08其它

e 產 品 生 產 類01油氣產品天然氣等。

02化工產品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。

03其它

02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務,住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。

04其它

g設 備 儀 器 類01綜合設備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結、臺賬等

02公務車輛機動車技術參數檔案、產權證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等

03其它

h會 計 業(yè) 務 類01會計憑證各種會計憑證。

02會計賬簿各種財務賬薄。

03會計報表各種財務報表。

04財務報告各種財務報告(決算)。

05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調節(jié)表、對賬單等。

j特

殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。

02獎牌上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎牌。

03獎杯上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎杯。

04證書上級單位頒發(fā)的各類榮譽證書。

05錦旗外部單位授予的各類錦旗。

06題詞上級領導對公司的題詞。

07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。

08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。

09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現場錄音、錄像等制作的磁帶。