物業(yè)客戶投訴管理制度旨在建立一套有序、高效且公正的處理機制，確?？蛻舻臋嘁娴玫奖Ｕ?，同時也為物業(yè)服務質(zhì)量的持續(xù)改進提供參考依據(jù)。該制度涵蓋了以下幾個核心部分：
1. 投訴接收與記錄
2. 投訴分類與評估
3. 投訴處理流程
4. 責任人分配與跟進
5. 解決方案制定與執(zhí)行
6. 客戶反饋與滿意度調(diào)查
7. 數(shù)據(jù)分析與服務改進
8. 員工培訓與教育
包括哪些方面
1. 客戶投訴渠道的設立，包括電話、電子郵件、現(xiàn)場接待等多種方式。
2. 投訴信息的詳細記錄，包括投訴人的基本信息、投訴內(nèi)容、時間、地點等。
3. 對投訴進行分類，如環(huán)境衛(wèi)生、設施維護、安全問題、服務態(tài)度等。
4. 設立投訴處理時限，確?？焖夙憫蛻粜枨?。
5. 確定責任人，明確處理流程，包括初步調(diào)查、問題定位、責任歸屬、解決方案制定等步驟。
6. 制定并實施解決方案，確保客戶滿意，必要時進行溝通協(xié)調(diào)。
7. 定期收集客戶滿意度反饋，了解投訴處理效果。
8. 通過對投訴數(shù)據(jù)的分析，識別服務短板，提出改進措施，提升物業(yè)管理水平。
重要性
物業(yè)客戶投訴管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 保護了客戶的合法權益，增強客戶對物業(yè)的信任感。
2. 及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，防止小問題演變成大糾紛。
3. 通過客戶反饋，持續(xù)優(yōu)化服務，提升物業(yè)品牌形象。
4. 為員工提供明確的行為指導，提高工作效率和服務質(zhì)量。
5. 有助于企業(yè)規(guī)避風險，減少因投訴引起的法律糾紛。
方案
1. 建立標準化的投訴記錄表格，確保信息完整、準確。
2. 培訓客服人員，提升他們的問題解決能力和溝通技巧。
3. 設立專門的投訴處理小組，負責協(xié)調(diào)各部門資源，快速響應投訴。
4. 對于重大或復雜投訴，由管理層直接介入，確保處理公正。
5. 定期發(fā)布投訴報告，公開透明地展示處理進度和結果。
6. 根據(jù)投訴數(shù)據(jù)分析，制定針對性的服務提升計劃，并跟蹤改進效果。
7. 鼓勵客戶參與服務改進過程，如設立建議箱或定期舉辦客戶交流會。
8. 對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，激勵團隊提升服務質(zhì)量。
通過上述方案，我們期望構建一個以客戶為中心的投訴管理體系，不斷優(yōu)化我們的服務，滿足甚至超越客戶的期待，從而實現(xiàn)物業(yè)與客戶間的共贏。
物業(yè)客戶投訴管理制度范文
第1篇 物業(yè)客戶投訴處理工作管理規(guī)定
目的
1、樹立良好企業(yè)形象,共同維護公司利益和良好聲譽。
2、提高工作效率,優(yōu)化服務質(zhì)量,提高客戶信心,確?？蛻魸M意。
適用范圍
__物業(yè)管理服務有限公司屬下各項目及公司內(nèi)部相關業(yè)務部門。
具體內(nèi)容
1、凡屬__公司之員工,當接到顧客投訴時,必須聆聽,同時將顧客投訴的時間、姓名、住址、聯(lián)系電話號碼及投訴主題詳細記錄,并將相關信息及時反饋客戶中心前臺(一般情況下在24小時內(nèi)反饋)。
2、客戶中心前臺接到投訴信息后,必須做好匯總、核實、分析,根據(jù)各種投訴性質(zhì)和程度及時作出相應的處理辦法,并于12小時內(nèi)向相關部門傳遞,要求限期處理和回復。
3、屬非合理投訴事項的,客戶中心須向顧客耐心解釋,力求給予顧客諒解和寬容,對于難以說服的顧客,則由部門負責人須出面協(xié)調(diào)解決。
4、屬日常投訴合理事項的,相關責任部門接到客戶中心傳遞信息或調(diào)度后,須及時核實,并組織落實相應工作,若遇特殊情況或客觀等原因不能按規(guī)定時間完成工作的,須在接到調(diào)度后的2個小時內(nèi)向客戶中心前臺作出回應,以便向顧客回復。
5、相關部門將問題處理妥善后,須于2小時內(nèi)反饋客戶中心,以便跟進驗證和回訪顧客(回訪時效在2個工作日內(nèi)執(zhí)行)。
6、屬緊急搶險搶修、重要重大或需要開發(fā)商解決等事項,接報人或前臺人員須于3分鐘內(nèi)知會相關部門作應急處理;各管理處負責人遇不能解決之重要重大事項,須于接報后的5分鐘內(nèi)上報物業(yè)公司主管領導,并于24小時內(nèi)提交相關書面報告。
7、物業(yè)公司主管領導遇不能協(xié)調(diào)解決的重要重大事項,須于接報后的10分鐘內(nèi)電話上報董事領導決策處理(并在48小時內(nèi)提交書面報告);處理完畢后,由發(fā)展商客戶服務部會同物業(yè)公司于8小時內(nèi)跟進驗證,并于完成后的2個工作日內(nèi)回訪客戶。
8、首問人(即第一時間與客戶接觸和接報投訴的人),必須負責跟進客戶中心處理進度情況,客戶中心協(xié)調(diào)處理完畢,須于2小時內(nèi)反饋首問責任人。
9、每周每月由客戶中心作統(tǒng)計評估分析報告,并反饋董事辦、總經(jīng)辦和開發(fā)商客戶服務部。
10、不按本規(guī)定及相關工作流程配合工作,而影響整體運作或引起客戶矛盾激化或有損公司利益和聲謄的,視其責任輕重程度,根據(jù)公司制度,分別給予書面警告、記過、記大過、降級或開除處理;對工作表現(xiàn)出色或?qū)居凶吭截暙I的,經(jīng)相關部門和公司董事領導認可,分別給予嘉獎、記小功、記大功或頒發(fā)獎金等鼓勵。
以上規(guī)定,于2004年8月15日正式試行。
