- 目錄
有哪些
建設工程檔案管理制度是項目管理的核心組成部分，它涉及到設計文件、施工資料、驗收報告等多個環(huán)節(jié)，旨在確保工程信息的完整性和可追溯性。主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：依據國家及行業(yè)標準，對建設工程檔案進行科學分類，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 檔案收集：明確各參與方的責任，規(guī)定在工程各個階段應及時收集、整理相關文件，確保檔案的全面性。
3. 檔案審核：設立專門的檔案審核機制，對收集的檔案進行質量檢查，確保其真實性和有效性。
4. 檔案存儲：規(guī)定檔案的存儲方式、期限和地點，保證檔案的安全性和長久保存。
5. 檔案利用：制定檔案借閱、復制和信息公開的流程，保障檔案的有效利用。
6. 檔案更新與銷毀：明確檔案更新的條件和程序，以及過期、失效檔案的處理辦法。
實施細則
1. 檔案管理人員應接受專業(yè)培訓，掌握檔案管理知識和技能，負責檔案的日常管理工作。
2. 工程設計、施工、監(jiān)理單位應設立專職或兼職檔案員，負責本單位產生的檔案收集和初審工作。
3. 檔案收集應包括但不限于圖紙、合同、檢驗報告、會議紀要等，每份文件需注明編制日期、版本和編制人。
4. 審核過程中發(fā)現的錯誤或遺漏，應及時反饋給文件編制部門，修正后重新提交。
5. 檔案存儲宜采用數字化方式，同時保留紙質備份，存儲環(huán)境應保持適宜的溫度、濕度，防止蟲蛀、霉變。
6. 借閱檔案需填寫申請表，經檔案管理部門批準后方可辦理，借閱期間應妥善保管，不得涂改、損毀。
7. 檔案公開需遵守相關法律法規(guī)，涉及保密內容的檔案應嚴格限制訪問。
8. 檔案更新應根據工程變更情況及時進行，銷毀過期檔案需經專門的鑒定和審批程序。
上墻內容
1. "建設工程檔案管理制度"字樣，醒目提示全體員工重視檔案管理。
2. 檔案分類與編碼示例，便于快速查找。
3. 檔案收集流程圖，清晰展示從產生到歸檔的步驟。
4. 檔案利用規(guī)定，包括借閱、復制和公開的條件與程序。
5. 注意事項，強調檔案安全、真實性的關鍵點，如嚴禁篡改、丟失檔案。
6. 聯系方式，列出檔案管理部門的聯系人和電話，以便于咨詢和求助。
以上制度旨在規(guī)范建設工程檔案管理，提升工作效率，保障工程質量和安全。全體員工應嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理工作秩序。
建設工程檔案管理制度范文
第1篇 地產集團建設工程檔案管理制度
某地產集團建設工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定,結合我司的特點,制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替?！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇Ｎ窗匆缶幠康?每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如:基建類1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
