物業(yè)采購(gòu)管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的物資和服務(wù)采購(gòu)流程，確保高效、經(jīng)濟(jì)、透明的運(yùn)作。其主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：
1. 采購(gòu)政策與程序：明確采購(gòu)的目標(biāo)、原則和流程，為物業(yè)公司的日常采購(gòu)活動(dòng)提供指導(dǎo)。
2. 供應(yīng)商管理：規(guī)定供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和維護(hù)機(jī)制，以保證供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。
3. 預(yù)算與審批：設(shè)定采購(gòu)預(yù)算，規(guī)定采購(gòu)金額的審批權(quán)限和流程。
4. 合同管理：規(guī)范合同的簽訂、執(zhí)行和終止過(guò)程，保障公司權(quán)益。
5. 庫(kù)存控制：建立庫(kù)存管理制度，防止過(guò)度采購(gòu)和資源浪費(fèi)。
6. 質(zhì)量控制：實(shí)施質(zhì)量監(jiān)控，確保采購(gòu)物品和服務(wù)滿足使用需求。
7. 內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督：定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性。
包括哪些方面
物業(yè)采購(gòu)管理制度應(yīng)涵蓋以下關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
1. 需求分析：明確采購(gòu)需求，分析成本效益，制定采購(gòu)計(jì)劃。
2. 市場(chǎng)調(diào)研：調(diào)查市場(chǎng)，收集供應(yīng)商信息，評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素。
3. 供應(yīng)商選擇：設(shè)定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行供應(yīng)商資格審查，選擇合適的合作伙伴。
4. 采購(gòu)談判：就價(jià)格、付款條件、服務(wù)條款等進(jìn)行談判，達(dá)成共識(shí)。
5. 合同簽訂：制定合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保法律效力。
6. 物資接收與檢驗(yàn)：收貨后進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保符合標(biāo)準(zhǔn)。
7. 庫(kù)存管理：跟蹤庫(kù)存動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，防止積壓或短缺。
8. 財(cái)務(wù)結(jié)算：按照合同規(guī)定進(jìn)行支付，記錄財(cái)務(wù)信息。
9. 后期服務(wù)與評(píng)價(jià)：對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行跟蹤，定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。
重要性
物業(yè)采購(gòu)管理制度對(duì)于物業(yè)公司至關(guān)重要，主要體現(xiàn)在：
1. 提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程能減少無(wú)效工作，提高采購(gòu)工作效率。
2. 控制成本：通過(guò)合理采購(gòu)，降低物料成本，優(yōu)化資源配置。
3. 防范風(fēng)險(xiǎn)：規(guī)范合同管理，防止法律糾紛，保護(hù)公司利益。
4. 保障品質(zhì)：嚴(yán)格的質(zhì)量控制確保提供的服務(wù)和產(chǎn)品滿足業(yè)主需求。
5. 透明度：公開透明的采購(gòu)流程有助于提升公司的公信力，增強(qiáng)與業(yè)主的信任。
方案
制定物業(yè)采購(gòu)管理制度的方案如下：
1. 成立采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)制度的起草、執(zhí)行和修訂。
2. 進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，確保員工理解并遵守制度。
3. 實(shí)施供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期評(píng)估供應(yīng)商表現(xiàn)。
4. 引入電子采購(gòu)平臺(tái)，提高采購(gòu)?fù)该鞫群托省?
5. 定期審計(jì)采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處罰。
6. 根據(jù)市場(chǎng)變化和公司需求，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和制度。
通過(guò)以上措施，物業(yè)公司將能夠構(gòu)建一個(gè)高效、公正、透明的采購(gòu)管理體系，為日常運(yùn)營(yíng)提供有力支撐。
物業(yè)采購(gòu)管理制度范文
第1篇 金地花園物業(yè)采購(gòu)管理程序
城市花園物業(yè)采購(gòu)管理程序
1.目的
控制采購(gòu)過(guò)程,保證所采購(gòu)物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.
2.范圍
適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購(gòu)管理.
3.職責(zé)
3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的實(shí)施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的管理控制.
3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)分供方進(jìn)行評(píng)定和控制.
3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購(gòu)物資分為三類:
a類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.
b類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂(lè)設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.
c類:對(duì)服務(wù)質(zhì)量無(wú)明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購(gòu)資料
4.2.1 物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購(gòu)資料,包括:規(guī)格、名稱、價(jià)格、技術(shù)要求、相關(guān)國(guó)家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.
4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時(shí)收集采購(gòu)資料,不斷按《分供方評(píng)估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購(gòu)資料.
4.3 采購(gòu)計(jì)劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計(jì)劃,填寫《物資申請(qǐng)單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報(bào)總經(jīng)理審批.
4.3.2 《物資申請(qǐng)單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容,必要時(shí)注明分供方名稱.
4.3.3 計(jì)劃審批后后勤主管安排倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存情況制作全公司采購(gòu)計(jì)劃填寫《物資申請(qǐng)單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請(qǐng)單》,并將各部門《物資申請(qǐng)單》于26日前同時(shí)報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購(gòu)員根據(jù)審批后的安排《物資申請(qǐng)單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購(gòu).大批量集中采購(gòu)于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時(shí)將各部門《物資申請(qǐng)單》中未列入全公司采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目反饋到各部門.
4.3.8 應(yīng)急物資的采購(gòu)由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn).
4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購(gòu)需加專項(xiàng)報(bào)告.
4.3.10 各級(jí)管理采購(gòu)物資審批權(quán),按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購(gòu)服務(wù)的部門提出服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理審批.
4.3.12 按《分供方評(píng)估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.
4.3.14 嚴(yán)格履約.
4.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證
4.4.1 物資購(gòu)進(jìn)后,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢員辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù);庫(kù)管員根據(jù)《物資申請(qǐng)單》項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫(kù)登記,填寫《入庫(kù)單》,做好臺(tái)帳記錄.
4.4.2 質(zhì)檢員對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識(shí)破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報(bào)告,填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.3 如果采購(gòu)物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證,認(rèn)真填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.4 如果客戶提出對(duì)我公司分供方驗(yàn)證時(shí),由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn).
4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請(qǐng)部門組織或指定專人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,以確保其質(zhì)量符合要求.
4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé).
4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時(shí),由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請(qǐng)部門經(jīng)理審批,由采購(gòu)員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對(duì)小批量采購(gòu)的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.
4.4.10 采購(gòu)?fù)瓿珊蟛少?gòu)的有關(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對(duì)采購(gòu)服務(wù)不合格項(xiàng)由服務(wù)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉(cāng)庫(kù)管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關(guān)性文件
bvpqs4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單》
bvpqs4.15-01 《倉(cāng)庫(kù)管理程序》
bvpqs4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》
7.質(zhì)量記錄及表格
bvpqs4.6-01-f1-01《物資申請(qǐng)單》
bvpqs4.6-01-f2-01《入庫(kù)單》
bvpqs4.6-01-f3-01《物資驗(yàn)收單》
bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
