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索證索票管理制度是一項(xiàng)旨在確保企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)合法合規(guī)、財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤的重要管理措施。它主要涉及采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，涵蓋了發(fā)票的接收、審核、保管、使用和核銷等一系列流程。
包括哪些方面
1. 發(fā)票接收與審核：規(guī)定企業(yè)在接收供應(yīng)商提供的發(fā)票時(shí)，需進(jìn)行嚴(yán)格的合法性檢查，包括發(fā)票的真實(shí)有效性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性等。
2. 索證程序：詳細(xì)說明在采購過程中，如何向供應(yīng)商索取相關(guān)憑證，如合同、驗(yàn)收單等，確保交易的透明度。
3. 保管制度：設(shè)定發(fā)票及憑證的存儲(chǔ)方式、期限和責(zé)任人，防止遺失或損壞。
4. 使用與核銷：規(guī)定發(fā)票的開具、使用和核銷流程，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
5. 監(jiān)控與審計(jì)：設(shè)立內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制，定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，以檢查索證索票制度的執(zhí)行情況。
重要性
索證索票管理制度對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要：
1. 遵守法律法規(guī)：確保企業(yè)符合稅務(wù)法規(guī)，避免因發(fā)票問題引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
2. 提升財(cái)務(wù)管理：通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)票管理，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。
3. 防止欺詐：有效防止內(nèi)部欺詐行為，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全。
4. 提高審計(jì)效率：完善的索證索票流程有助于外部審計(jì)的順利進(jìn)行，降低審計(jì)成本。
方案
1. 建立嚴(yán)格的發(fā)票審核流程，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，配備專門的審核人員，對(duì)所有發(fā)票進(jìn)行逐一核查。
2. 實(shí)施電子化管理，利用erp系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票和憑證的電子存儲(chǔ)，提高管理效率，減少人為錯(cuò)誤。
3. 定期對(duì)員工進(jìn)行索證索票制度的培訓(xùn)，強(qiáng)化其合規(guī)意識(shí)，明確職責(zé)和操作步驟。
4. 設(shè)立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工報(bào)告任何違反制度的行為，確保制度的有效執(zhí)行。
5. 定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
通過上述方案，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)健全的索證索票管理制度，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制能力，保障企業(yè)的健康發(fā)展。
索證索票管理制度范文
第1篇 幼兒園索證索票進(jìn)貨查驗(yàn)采購記錄管理制度
幼兒園索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)及采購記錄管理制度
為規(guī)范食品采購索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專(兼)職人員負(fù)責(zé)食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和采購記錄。專(兼)職人員應(yīng)當(dāng)掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識(shí)、餐飲服務(wù)食品安全基本知識(shí)以及食品感官鑒別常識(shí)。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)?shù)阶C照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場(chǎng)采購,并應(yīng)當(dāng)索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)者名稱、供應(yīng)日期和產(chǎn)品名稱、數(shù)量、送貨購買日期等內(nèi)容。長期定點(diǎn)采購的,與供應(yīng)商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應(yīng)合同。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時(shí),應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從流通經(jīng)營單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)批量或長期采購時(shí),應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證等復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從流通經(jīng)營單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)少量或臨時(shí)采購時(shí),應(yīng)當(dāng)確認(rèn)其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存市場(chǎng)管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個(gè)體工商戶采購的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)并留存供應(yīng)者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復(fù)印件、購物憑證和每筆供應(yīng)清單。
七、從食品流通經(jīng)營單位(商場(chǎng)、超市、批發(fā)零售市場(chǎng)等)和農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)采購畜禽肉類的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和動(dòng)物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件。
九、實(shí)行統(tǒng)一配送的,由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗(yàn)、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件,建立采購記錄;各門店應(yīng)當(dāng)建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)索證索票、進(jìn)貨查驗(yàn)和采購記錄制度。
十、批量采購進(jìn)口食品、食品添加劑的,應(yīng)當(dāng)索取口岸進(jìn)口食品法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗(yàn)合格證明的復(fù)印件。
十一、采購集中消毒企業(yè)供應(yīng)的餐飲具的,應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、蓋章的批次出廠檢驗(yàn)報(bào)告(或復(fù)印件)。
十二、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前,餐飲服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)所購產(chǎn)品外包裝、包裝標(biāo)識(shí)是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號(hào)、保質(zhì)期、供應(yīng)單位名稱及聯(lián)系方式、進(jìn)貨日期等。
十三、按產(chǎn)品類別或供應(yīng)商、進(jìn)貨時(shí)間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進(jìn)貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。
十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規(guī)定禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品和《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》第三十三條規(guī)定不得銷售的食用農(nóng)產(chǎn)品。
第2篇 采購食品索證索票管理制度范本
一、采購員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國國食品安全法》和《餐飲服務(wù)食品安全監(jiān)督管理辦法》、《餐飲服務(wù)食品采購索證索票管理規(guī)定》,認(rèn)真落實(shí)采購食品索證索票管理制度。
二、采購食品應(yīng)查驗(yàn)、索取并留存供貨者加蓋公章或蓋章的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品生產(chǎn)批次檢驗(yàn)合格報(bào)告、購物憑證或每筆供應(yīng)清單。
三、采購乳制品、肉制品、水產(chǎn)制品、食用油、調(diào)味品、酒類飲料、冷食制品、食品添加劑及相關(guān)部門規(guī)定必須索證索票的其他食品,要按照國家有關(guān)規(guī)定向供貨方索取食品的檢驗(yàn)合格證明和化驗(yàn)單,并注意檢查核對(duì)合格證明中記載的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)日期、批號(hào)等必須與產(chǎn)品相符,不得涂改、偽造。
四、索取的檢驗(yàn)合格證明由采購部門妥善保存,以備查驗(yàn)。
五、不得采購腐敗變質(zhì)、摻雜摻假、發(fā)霉生蟲、有毒有害、質(zhì)量不新鮮的食品,以及無產(chǎn)地、無廠名、無生產(chǎn)日期、無保質(zhì)期、標(biāo)識(shí)不清及超過保質(zhì)期限的食品。
六、不得采購無許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應(yīng)的食品、不采購不能提供檢驗(yàn)報(bào)告或者檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件的食品。
七、生肉禽類應(yīng)索取畜牧部門的檢疫合格證,不采購沒有檢疫合格證明的肉類以及來自非定點(diǎn)屠宰企業(yè)的生豬肉。
八、建立食品采購臺(tái)賬,在驗(yàn)收食品時(shí),核驗(yàn)所購食品與購物憑證是否相符,并做好臺(tái)帳記錄。
九、采購食品索取的有關(guān)資料和購貨憑證應(yīng)按品種、進(jìn)貨時(shí)間先后次序進(jìn)行整理,妥善保存?zhèn)洳?其保存期限不得少于2年。
十、購物憑證是指能夠進(jìn)行食品溯源所的有效憑證,包括發(fā)票、收據(jù)、供貨清單、信譽(yù)卡等。
第3篇 保健食品安全管理制度 索證索票制度
為了確保本企業(yè)經(jīng)營行為的合法性,把好保健品購進(jìn)質(zhì)量關(guān),根據(jù)《中華人民共和國國食品安全法》及其實(shí)施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規(guī),制定本制度。
1、業(yè)務(wù)部嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)制定的保健食品購進(jìn)程序,確保從合法的企業(yè)購進(jìn)合法和質(zhì)量可靠的保健食品。
2、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)企業(yè)和品種的資料索取工作,建立首營企業(yè)和首營品種初審工作;并加強(qiáng)合同管理,建立合同檔案,簽訂的購貨合同必須注明相應(yīng)的質(zhì)量條款。
3、審批首營企業(yè)和首營品種的必備材料:
3.1、首營企業(yè)的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衛(wèi)生許可證》或《食品流通許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件,以及企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證明;銷售人員需提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權(quán)書,并標(biāo)明委托授權(quán)范圍及有效期限,銷售人員身份證復(fù)印件,并對(duì)銷售人員及其身份證原件進(jìn)行審核;還應(yīng)提供供貨單位發(fā)票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣(復(fù)印件)。
3.2、首營品種必須有《保健食品注冊(cè)批件》(《保健食品批準(zhǔn)證書》)、《產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告書》,保健食品的包裝、標(biāo)簽、說明書,以及該產(chǎn)品所對(duì)應(yīng)生產(chǎn)企業(yè)的《衛(wèi)生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。
3.3、首營企業(yè)和首營品種還同時(shí)必須向國家食品藥品監(jiān)督管理局或省食品藥品監(jiān)督管理部門官方網(wǎng)站上進(jìn)行核查。因網(wǎng)上信息更新不及時(shí)核查不清時(shí)應(yīng)電話查詢。查詢后應(yīng)在首營審批表上作好查詢記錄。
4、保健食品安全管理員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門填報(bào)的表格及資料進(jìn)行審核后,報(bào)安全管理負(fù)責(zé)人審批。
5、首營企業(yè)及首營品種的審核以資料的審核為主,對(duì)首營企業(yè)的審批如依據(jù)所報(bào)送的資料無法做出準(zhǔn)確判斷時(shí),業(yè)務(wù)部應(yīng)會(huì)同保健食品安全管理員對(duì)首營企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。并由保健食品安全管理員根據(jù)考察情況形成書面考察報(bào)告。再上報(bào)審批。
6、首營企業(yè)和首營品種必須經(jīng)審核批準(zhǔn)后,方可開展業(yè)務(wù)往來并購進(jìn)保健品;首營企業(yè)和首營品種的審批要在 2 天內(nèi)完成。
7、保健食品安全管理員負(fù)責(zé)將審核批準(zhǔn)的“首營企業(yè)審批表”、“首次經(jīng)營其他類審批表”及報(bào)批資料等存檔備查,并將審批后的企業(yè)名稱輸入微機(jī)。建立合格供貨方檔案。資料不全或未經(jīng)審批,一律不準(zhǔn)錄入。
8、購進(jìn)保健食品應(yīng)有合法票據(jù),按規(guī)定做好購進(jìn)記錄,做到票、帳、貨相符,購進(jìn)記錄保存期不得少于二年。
第4篇 化妝品索證索票管理制度(范本)
化妝品是大多數(shù)女性最求的對(duì)象,下面qiquha小編整理了化妝品索證索票管理制度,歡迎閱讀!
化妝品索證索票管理
第一章 總則
第一條 為規(guī)范化妝品生產(chǎn)經(jīng)營行為,保證化妝品的質(zhì)量安全,保障消費(fèi)者健康,根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)食品等產(chǎn)品安全監(jiān)督管理的特別規(guī)定》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》及其實(shí)施細(xì)則等有關(guān)法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 在中國境內(nèi)從事化妝品生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定加強(qiáng)和規(guī)范索證索票和臺(tái)賬管理。
第三條 化妝品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立索證索票制度,認(rèn)真查驗(yàn)供應(yīng)商及相關(guān)質(zhì)量安全的有效證明文件,留存相關(guān)票證文件或復(fù)印件備查,加強(qiáng)臺(tái)賬管理,如實(shí)記錄購銷信息。
第四條 化妝品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)索證索票和臺(tái)賬管理工作,相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過培訓(xùn)。
第二章 索證索票管理
第五條 生產(chǎn)企業(yè)索證至少應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
(一)國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照;
(二)原料、包裝材料生產(chǎn)企業(yè)的其他資質(zhì)證明;
(三)原料、包裝材料的檢驗(yàn)合格證明;
(四)涉及商標(biāo)、條形碼印刷的供應(yīng)商印刷許可證和條形碼印刷許可證。
不能提供原件的,可以提供復(fù)印件。但復(fù)印件應(yīng)加蓋國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的公章并存檔備查。
第六條 生產(chǎn)企業(yè)索票應(yīng)當(dāng)索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及相關(guān)憑證,注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號(hào)、保質(zhì)期、單價(jià)、金額、銷貨日期、以及原料、包裝材料供應(yīng)商的住所和聯(lián)系方式等信息。
第七條 經(jīng)營企業(yè)索證至少應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
(一)化妝品生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照;
(二)化妝品生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證;
(三)化妝品行政(衛(wèi)生)許可批件或備案憑證、國產(chǎn)非特殊化妝品備案登記憑證;
(四)化妝品檢驗(yàn)報(bào)告或合格證明;
(五)進(jìn)口化妝品的有效檢驗(yàn)檢疫證明。
不能提供原件的,可以提供復(fù)印件。但復(fù)印件應(yīng)加蓋化妝品生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的公章并存檔備查。
第八條 經(jīng)營企業(yè)索票至少應(yīng)當(dāng)向供貨商索取正式銷售發(fā)票及相關(guān)憑證,注明化妝品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號(hào)、保質(zhì)期、單價(jià)、金額、銷貨日期以及生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的名稱、住所和聯(lián)系方式。
第九條 實(shí)行統(tǒng)一購進(jìn)、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一管理的化妝品連鎖經(jīng)營企業(yè),可由總部統(tǒng)一索取查驗(yàn)相關(guān)證、票并存檔,建立電子化檔案,提供各連鎖經(jīng)營企業(yè)使用,各連鎖經(jīng)營企業(yè)應(yīng)能夠通過電子化手段從經(jīng)營終端進(jìn)行查詢索證索票情況。加盟連鎖的,應(yīng)當(dāng)由總部提供統(tǒng)一的索證索票復(fù)印件并加蓋總部公章。
第十條 索證索票應(yīng)當(dāng)按供應(yīng)商名稱或者化妝品種類建檔備查,相關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存,保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6個(gè)月,鼓勵(lì)有條件的化妝品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)實(shí)行電子化管理。
第三章 臺(tái)賬管理
第十一條 化妝品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行臺(tái)賬管理,建立購貨臺(tái)賬和銷售臺(tái)賬。
第十二條 購貨臺(tái)賬按照每次購入的情況如實(shí)記錄,內(nèi)容包括:名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號(hào)、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、購進(jìn)價(jià)格、購貨日期、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等信息。
第十三條 購貨臺(tái)賬按照供應(yīng)商、供貨品種、供貨時(shí)間順序等分類管理。
第十四條 銷售臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄化妝品的產(chǎn)品流向。內(nèi)容包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號(hào)、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、銷售價(jià)格、銷售日期、庫存等內(nèi)容,或保留載有相關(guān)信息的銷售票據(jù)。
第十五條 購貨臺(tái)賬和銷售臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)妥善保存,保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6個(gè)月。
