印章使用與管理制度

印章是企業(yè)運營中的重要標志，代表著企業(yè)的法律效力和信譽。有效的印章使用與管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的基礎，旨在確保印章的安全使用，防止濫用和欺詐行為，維護企業(yè)利益。

包括哪些方面

印章使用與管理制度應涵蓋以下幾個關鍵方面：

1. 印章種類與用途：明確企業(yè)各類印章（如公章、財務專用章、合同專用章等）的用途和權限范圍。

2. 印章制作與備案：規(guī)定印章制作流程，包括申請、審批、制作和公安部門的備案程序。

3. 印章保管：確定印章的保管人員，建立嚴格的保管制度，包括存儲環(huán)境、交接手續(xù)等。

4. 印章使用：設定印章使用的審批流程，明確有權簽字人，規(guī)定印章使用記錄的保存方式。

5. 印章廢止與銷毀：規(guī)定印章廢止的條件和程序，以及銷毀印章的安全措施。

6. 違規(guī)處理：設立違規(guī)使用印章的處罰機制，預防和糾正不當行為。

7. 培訓與教育：定期對員工進行印章使用規(guī)定的培訓，提高風險意識。

重要性

印章使用與管理制度的重要性不容忽視：

1. 法律效力：印章是企業(yè)簽署合同和其他法律文件的法定標識，錯誤使用可能導致法律責任。

2. 企業(yè)形象：規(guī)范的印章管理有助于維護企業(yè)對外的形象和信譽。

3. 資金安全：防止財務印章被濫用，保障企業(yè)資金安全。

4. 防范風險：通過制度化管理，降低內(nèi)部欺詐和外部詐騙的風險。

方案

1. 制定詳細的印章管理規(guī)定：企業(yè)應制定全面的印章使用與管理制度，并定期更新，以適應業(yè)務變化。

2. 建立印章審批流程：所有印章使用需經(jīng)授權人員審批，確保每一使用都有明確的業(yè)務背景。

3. 實施印章保管責任制：指定專人負責印章保管，明確其職責，并定期進行盤點。

4. 強化內(nèi)部監(jiān)督：設立內(nèi)部審計機制，定期檢查印章使用情況，確保合規(guī)。

5. 加強員工培訓：定期舉辦培訓課程，提高員工對印章管理重要性的認識和操作規(guī)范的掌握。

6. 完善應急處理：預先設定丟失或被盜等情況的應急預案，以便快速應對。

印章使用與管理制度的建立和完善，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，它不僅關乎企業(yè)的法律權益，也是保障企業(yè)穩(wěn)定運營的關鍵。每個企業(yè)都應視其為日常管理的一項基礎工作，不斷優(yōu)化和完善，以確保印章的正確、安全使用。

印章使用與管理制度范文

第1篇 房地產(chǎn)公司印章使用與管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司印章使用與管理規(guī)定

一、目的為使印鑒管理制度化,保障印鑒使用的權威性及憑信作用,特制定本規(guī)定。

二、印鑒種類

(一)公司向主管機關登記的公司印章(公章)或指定業(yè)務專用的公司專用印章(主要指財務專用章、合同專用章、辦公室專用章、銷售專用章、工程專用章)。

(二)職章:刻有公司董事長或總經(jīng)理名字的印章―即法人印鑒。

(三)介紹信:印有公司名頭的介紹信。

三、印章使用規(guī)定

(一)凡對公司經(jīng)營管理有重大關聯(lián)或責任關系,涉及政策性問題的文件或以公司名義對外行文,需總經(jīng)理批準簽字后方可蓋印。一般事務往來文件或證明材料需由總辦負責人簽字批準后方可蓋印(主要使用人事行政專用章)。

一般不允許開具空白介紹信,確因工作需要或其它特殊情況需開具時,必須經(jīng)部門分管總監(jiān)或副總審閱后,送總辦負責人簽字批準后方可蓋印,但需在存根上注明去向、事由。

印章使用(最終)核定審批權與流程(見下表)印章種類保管部門及責任人使用事物類別范圍使用審批流程保管使用規(guī)定財務專用章、財務法人印章財務預算部(主管會計、出納員)支票簽發(fā)、票據(jù)現(xiàn)金收支、財務報表、申請人申請財務總監(jiān)審核總經(jīng)理批準會計出納辦理但兩枚印鑒需分開保管使用人事專用章行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)人事工資、證明、內(nèi)部考核申請人申請人事部經(jīng)理核定

3、(必要時)需報總經(jīng)理批準部門內(nèi)部使用也需批準工程(預算)專用章、行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)工程聯(lián)系單、設計變更、小型施工、預決算審核等申請人申請部門經(jīng)理初審工程總監(jiān)核定

4、總經(jīng)理批準

5、工程總監(jiān)實施預算審核還需具備財務預算部意見銷售專用章(含修正章)行政人事部(經(jīng)理或指定保管人)銷售合同、內(nèi)部文件、印刷品確認等申請人申請部門經(jīng)理審核銷售總監(jiān)批準(在授權范圍內(nèi))授權范圍外需報總經(jīng)理批準。公司公章法人印章行政人事部(行政人事經(jīng)理或印章保管人)外事、發(fā)文、任命、合同、協(xié)議、委托書、證件、其他申請人申請部門經(jīng)理初審分管總監(jiān)副總審核總經(jīng)理審批行政人事部辦理按公司有關規(guī)定細則辦理建立用印登記制度。所有印章申請使用者在申請使用印章時必須先填寫“印章使用審批表”(附表_zrs2002-013-1),按上述《印章使用審批權限與流程》內(nèi)容規(guī)定,報有關部門、領導簽字批準后,印章保管人員方可給予蓋印,同時印章保管人員須同時填寫“公司印章使用登記表(附表_zrs2002-013-2)”(申請人需簽字留存,同時“印章使用審批表”留作存檔)。否則,因為印章使用審批過程中如給公司造成損失,將由印鑒保管人負責賠償,損失嚴重者將追究其法律責任。

四、印鑒保管使用審批責任

(一)各類印鑒由總辦及所在部門設印章保管人負責保管。

印鑒啟用前行政人事部統(tǒng)一要建立印鑒保管登記冊,載明印鑒名稱、印模、啟用時間和姓名。

印章保管人應明確責任,保證印章的正確使用和絕對安全,防止印章被濫用或盜用。如有遺失或誤用,由印章保管人全權負責,經(jīng)審核蓋章后出現(xiàn)的意外情況由各級批準人負責。

確因工作需要將印章帶出單位使用,需經(jīng)總辦負責人或印章使用批準人批準,并履行印章借用手續(xù)(載明借用時間段、用途、使用地點部門等);當日使用完畢,必須當日交還印章保管人員,并履行手續(xù)。

五、印鑒停用

(一)由于名稱變更、機構撤消、式樣改變,印章必須停止使用。舊印章停用后,如主管機關不予收回,要由行政人事部登記封存,并在2年后統(tǒng)一銷毀。

(二)介紹信用完后,存根歸檔保存,保存期2年。

六、附則

本規(guī)定由公司總經(jīng)理辦公室負責解釋,自發(fā)布之日起實施。