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傳真管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的傳真收發(fā)行為，提高工作效率，保障信息安全，防止誤操作和信息泄露。其主要內(nèi)容涵蓋以下幾個方面：
1. 傳真設備的管理和維護
2. 傳真收發(fā)的審批流程
3. 信息保密和安全措施
4. 傳真記錄的保存與歸檔
5. 員工培訓與責任規(guī)定
包括哪些方面
1. 設備管理：明確傳真機的放置位置，指定專人負責設備的日常維護和故障報修，確保設備正常運行。
2. 審批流程：設立明確的傳真發(fā)送和接收審批制度，對于敏感或重要文件，需經(jīng)部門主管或指定人員審批后方可操作。
3. 信息安全：規(guī)定禁止傳輸涉及公司機密或個人隱私的信息，對敏感內(nèi)容進行加密處理，防止信息泄露。
4. 記錄保存：建立傳真收發(fā)記錄，詳細記錄每份傳真的發(fā)送時間、接收方、內(nèi)容摘要等，便于追溯和審計。
5. 員工培訓：定期對員工進行傳真使用規(guī)范的培訓，增強員工的安全意識和操作技能。
6. 責任規(guī)定：明確違反規(guī)定的處罰措施，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
傳真管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的工作流程，提高辦公效率，減少因操作不當導致的時間浪費。另一方面，它能有效保護企業(yè)信息資產(chǎn)，防止重要信息在傳輸過程中被非法獲取或濫用，維護企業(yè)的競爭優(yōu)勢。遵守相關規(guī)定也有助于規(guī)避潛在的法律風險，保護企業(yè)和員工的合法權(quán)益。
方案
1. 設立傳真使用規(guī)定：制定詳細的傳真使用手冊，明確操作步驟和注意事項，供員工參考。
2. 實施權(quán)限管理：對敏感信息的傳真操作實行權(quán)限控制，非授權(quán)人員不得擅自操作。
3. 加強監(jiān)控：通過技術(shù)手段監(jiān)控傳真設備的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)異常行為。
4. 定期審計：定期檢查傳真記錄，核實信息的準確性，評估制度執(zhí)行效果。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工報告任何違反規(guī)定的行為，及時糾正問題。
6. 持續(xù)改進：根據(jù)實際情況和員工反饋，適時調(diào)整和完善管理制度。
通過以上方案的實施，我們期望能構(gòu)建一個高效、安全、有序的傳真管理體系，為企業(yè)的日常運營提供有力保障。
傳真管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)長途電話傳真機管理規(guī)定
房地產(chǎn)企業(yè)長途電話、傳真機管理規(guī)定
長途電話、傳真機是公司與外界各有關單位及部門間傳遞信息的專用設施,為確保設備的安全運轉(zhuǎn)、信息的暢通,根據(jù)公司情況,特制定本規(guī)定。
1、副總經(jīng)理以上人員開通國際、國內(nèi)長途電話業(yè)務。
2、辦公室及財務部各設一部傳真電話,僅供接收、發(fā)送傳真之用。接收、發(fā)送傳真文件要經(jīng)領導批準,重要文件辦公室要有登記記錄,未經(jīng)批準不得使用傳真機打長途電話。
3、因工作需要使用長途電話者,須經(jīng)主管副總批準后方可使用。
4、公司為各部門經(jīng)理配置市內(nèi)直撥電話一部,公司辦公室指派一名電話管理員(兼),按公司部門設置及業(yè)務開展情況給公司各部門分配直線電話。
5、公司內(nèi)部電話由公司電話管理員統(tǒng)一負責安排。
本規(guī)定由公司辦公室制訂并負責解釋。
第2篇 百貨商廈電話傳真管理辦法
百貨商廈電話傳真管理辦法
一、為使公司電話、傳真使用制度有章可循,特制定本管理辦法。
二、公司電話是為工作所須而設立,員工使用電話的原則是長話短說,盡量利用傳真來溝通一些須長時間通話的內(nèi)容。
三、員工因公務使用長途電話或傳真,須事先進行登記,注明聯(lián)絡時間、單位和聯(lián)絡事項。
四、公司財務每月須將電話登記表與電話帳單進行核對,理清電話明細。
五、員工不得長時間因私人事件占用公司電話,員工因私使用長途電話須事先登記,公司每月將按國家電信規(guī)定收取相關的費用。
六、員工使用傳真機時,應將紙張空白處盡量裁去,以節(jié)省傳真時間。
七、上述管理辦法若有遺漏之處將隨時補充。
第3篇 裝飾公司電話及傳真管理制度
裝飾工程公司電話及傳真管理制度
1、原則上不準許撥打長途電話,如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準許后,方可撥打,需登記通話時間,并從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務;
3、接聽電話時,應使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應告知對方,“請問有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對方有事需轉(zhuǎn)告,應做好相關記錄,以便查詢;
4、在接聽內(nèi)部和外部電話時,如當事人不在,應做好電話記錄并及時轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內(nèi)容應妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時,應做好登記工作,并及時把傳真內(nèi)容交由當事人,如當事人不在,應保存好傳真文件。
7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。
第4篇 售樓處傳真機電話管理制度
售樓處傳真機、電話管理制度
一、售樓處所有電話由辦公室統(tǒng)一管理,對可拔長途及特殊功能電話實行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類電話應報副總監(jiān)批準到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進行與業(yè)務無關的聊天或閑談,被發(fā)現(xiàn)者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委托銷售副總監(jiān)管理使用,對外發(fā)送傳真應先到副總監(jiān)處登記發(fā)送時間、接收人及文件大致內(nèi)容,經(jīng)副總監(jiān)簽批后再行發(fā)送。
第5篇 礦山工程公司傳真使用管理辦法
礦山工程有限公司傳真使用管理辦法
(一)、總則:為加強公司傳真使用管理,特制定本辦法。
(二)、使用范圍
1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。
2.使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。
(三)、傳真的接收管理
1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。
2.傳真件接收后,填寫收件登記簿,并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存,業(yè)務部門留復印件。
3.公司傳真機應隨時處地開機接由狀態(tài)。
(四)、傳真的發(fā)送管理
1.各部門和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當事人親自發(fā)送。
2.傳真發(fā)送,須經(jīng)領導批準,填寫發(fā)文登記簿表,并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應及時通知有關當事人迅速另行處理。
3.傳真原件留存行政部。
(五)、附則
傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。
第6篇 公司電話傳真管理制度-5
公司電話、傳真管理制度5
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務的正常開展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責。
第二條部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
第三條部門經(jīng)理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條部門經(jīng)理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審,呈報總經(jīng)理進行批示。
第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責詢價、采購。
第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經(jīng)理承擔。
第十條員工因業(yè)務需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門應在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計算員工應當扣減的話費。
第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責。
第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔責任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經(jīng)理批準即日實施。
第7篇 公司打印機復印機傳真機使用管理規(guī)定
公司打印機、復印機、傳真機使用管理規(guī)定
打印機、復印機、傳真機是公司辦公專用設備,非工作需要不得隨意使用。無關人員操作造成損壞要擔負賠償責任。
2、各部門需要打印復印文件資料,須經(jīng)部門經(jīng)理同意,打印、復印資料者本人在《打印復印登記表》上簽字后方可進行。如急需而本部門又難以在預定時間完成,確需人力資源部協(xié)助的,要經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核同意。
3、必須嚴守公司秘密,打印、復印的資料必須立即取走,并注意銷毀有關公司秘密及公司重要資料的廢稿。
4、與公司工作無關的資料,一律不得打印、復印、傳真。如有發(fā)現(xiàn)打印、復印、傳真與工作無關的資料,每次罰款50元并通報批評,且所打印、復印的按1元
第8篇 _地產(chǎn)公司打字、復印和傳真管理規(guī)定
地產(chǎn)公司打字、復印和傳真管理規(guī)定
為規(guī)范公司打印機、復印機和傳真機的使用,加強對打印、復印和傳真的管理,制定本規(guī)定如下:
第一條 公司各部門人員打字、復印或傳真可自行操作,及時取走所打印、復印或傳真的文件資料。請節(jié)約打印和復印紙張,如發(fā)現(xiàn)打印或復印的文件無人領取,由總經(jīng)理辦公室和人力資源部對無人領取的文件進行核查,并提交人力資源部處理。
第二條 愛護打印、復印和傳真設備,打印、復印和傳真設備出現(xiàn)故障時,及時通知總經(jīng)理辦公室。
第三條 私人打印、復印或傳真的資料一律不予辦理。
第四條 外單位人員不得在公司打印、復印和傳真文件,確因工作需要經(jīng)相關領導同意后由該部門人員代為打印、復印和傳真,特殊情況可向總經(jīng)理辦公室或人力資源部說明情況。否則,人力資源部可對相關當事人予以處罰。
第五條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室和人力資源部監(jiān)督執(zhí)行。
第9篇 小區(qū)管理處電話傳真管理辦法
小區(qū)管理處電話、傳真管理辦法
一、公司裝配的辦公電話機和傳真機等通訊工具均屬公務使用,員工不得使用辦公通訊工具進行個人私事活動,否則經(jīng)查實,除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長途電話或發(fā)送傳真,須經(jīng)總經(jīng)理批準、審核、登記后使用。
三、傳真機由專人負責管理,收、發(fā)文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真文件具保密性,無關人員不得查閱。
六、辦公電話實行定額管理,具體定額及管理辦法根據(jù)實際情況制定,超出定額的,扣該話機所在部門、管理處人員的工資。
第10篇 物業(yè)公司電話傳真管理辦法－3
物業(yè)公司電話、傳真管理辦法(3)
一、公司裝配的辦公電話機和傳真機等通訊工具均屬公務使用,員工不得使用辦公通訊工具進行個人私事活動,否則經(jīng)查實,除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長途電話或發(fā)送傳真,須經(jīng)總經(jīng)理批準、審核、登記后使用。
三、傳真機由專人負責管理,收、發(fā)文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真文件具保密性,無關人員不得查閱。
六、辦公電話實行定額管理,具體定額及管理辦法根據(jù)實際情況制定,超出定額的,扣該話機所在部門、管理處人員的工資。
第11篇 物業(yè)公司傳真機復印機計算機電腦管理制度
物業(yè)公司傳真機、復印機、計算機(電腦)管理制度
一、為確保辦公設備的正常運行和使用,必須指定專人保管、操作使用。
二、非操作人員,未經(jīng)許可不得私自操作使用。
三、為節(jié)約紙張和能源,嚴格控制復印和傳真數(shù)量,非必要不予復印和傳真。
四、一般不承接外單位及私人委托的打印、復印、傳真,特殊情況須經(jīng)領導同意,并辦理付款手續(xù)后,方可操作使用。
五、嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝游戲軟件(盤)和使用,以防電腦病毒感染。
六、計算機內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準,任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
七、凡內(nèi)部常用業(yè)務資料、數(shù)據(jù),必須進行備份處理,以免丟失。
八、下班工作結(jié)束后,應做好辦公設備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第12篇 某科技公司復印機和傳真機使用管理規(guī)定
科技公司復印機和傳真機使用管理規(guī)定
1、部門復印資料,須自覺先登記,再復印。一次復印50份以上或100頁以上的文件資料,須由綜合辦經(jīng)理或副經(jīng)理批準。
2、需要復印的文件資料,屬于保密級資料的,須按照規(guī)定程序批準后,由綜合辦主管專人負責復印,任何人不得擅自復印。
3、公司復印機概不對外,不得復印與工作無關的私人資料。
4、為了使復印機更好地發(fā)揮作用,延長使用壽命,每次復印達100張時,須過10分鐘再繼續(xù)復印工作。
5、復印時報廢文件、資料,屬于保密性質(zhì)的,應立即銷毀,不得外傳,非保密性質(zhì)的文檔資料,紙張可以重復使用,以厲節(jié)約。
6、傳真機由綜合辦前臺秘書負責維護、使用。各部門接、發(fā)傳真需要登記,由前臺秘書協(xié)助收、發(fā)。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執(zhí)行,造成文件流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
第13篇 科技公司復印機和傳真機使用管理規(guī)定
z科技公司復印機和傳真機使用管理規(guī)定
1、部門復印資料,須自覺先登記,再復印。一次復印50份以上或100頁以上的文件資料,須由綜合辦經(jīng)理或副經(jīng)理批準。
2、需要復印的文件資料,屬于保密級資料的,須按照規(guī)定程序批準后,由綜合辦主管專人負責復印,任何人不得擅自復印。
3、公司復印機概不對外,不得復印與工作無關的私人資料。
4、為了使復印機更好地發(fā)揮作用,延長使用壽命,每次復印達100張時,須過10分鐘再繼續(xù)復印工作。
5、復印時報廢文件、資料,屬于保密性質(zhì)的,應立即銷毀,不得外傳,非保密性質(zhì)的文檔資料,紙張可以重復使用,以厲節(jié)約。
6、傳真機由綜合辦前臺秘書負責維護、使用。各部門接、發(fā)傳真需要登記,由前臺秘書協(xié)助收、發(fā)。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執(zhí)行,造成文件流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
