有哪些
辦公室檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件和資料按照類型、日期、重要性等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式，規(guī)定檔案整理的流程，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲(chǔ)與保管：設(shè)定安全的存儲(chǔ)環(huán)境，包括物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)，制定相應(yīng)的保管措施，防止檔案丟失或損壞。
4. 利用與借閱：規(guī)定檔案的使用權(quán)限，設(shè)定借閱流程，確保檔案的安全和保密。
5. 銷毀與保留：明確檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序，同時(shí)確定哪些檔案需要長期或永久保存。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門需設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)檔案的分類和編碼工作。檔案類別包括行政文件、財(cái)務(wù)記錄、項(xiàng)目文檔等，編碼規(guī)則應(yīng)簡單易懂，便于記憶和查找。
2. 收集與整理：所有文件在產(chǎn)生后一周內(nèi)必須提交至檔案室，由檔案員進(jìn)行初步整理，確保文件的完整性。定期進(jìn)行檔案清理，剔除無用或過期文件。
3. 存儲(chǔ)與保管：紙質(zhì)檔案存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的檔案柜中；電子檔案則需備份在安全服務(wù)器上，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)安全。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不超過一周，特殊情況需提前申請(qǐng)。借閱過程中，檔案不得涂改、損毀，否則將追究責(zé)任。
5. 銷毀與保留：每年進(jìn)行一次檔案審查，不再需要的檔案按保密級(jí)別進(jìn)行銷毀，全程需有兩名以上人員監(jiān)督。重要檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)確定保留年限。
上墻內(nèi)容
1. 辦公室檔案管理規(guī)定：簡明扼要列出檔案管理的基本原則和要求，提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖：以流程圖形式展示借閱檔案的步驟和責(zé)任人。
4. 檔案安全注意事項(xiàng)：強(qiáng)調(diào)檔案的保密性和安全性，提醒員工注意保護(hù)檔案信息。
5. 檔案銷毀程序：列出檔案銷毀的條件和流程，確保合規(guī)操作。
以上制度旨在提升辦公室檔案管理的效率和規(guī)范性，各員工應(yīng)熟悉并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)檔案的安全與完整。
辦公室檔案管理制度范文
第1篇 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室檔案管理員 崗位責(zé)任制
1、在質(zhì)標(biāo)辦主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。
2、要認(rèn)真做好接收、借閱登記、及時(shí)整理和分類排擋,并按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,做好收集、整理、裝訂及歸檔工作。
3、切實(shí)做好檔案的保護(hù)工作,保持室內(nèi)清潔和整潔,確保標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的完整與安全。
4、要加強(qiáng)政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì),提高工作水平。
5、按時(shí)完成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室主任交代的其他工作。
第2篇 辦公室檔案管理規(guī)定辦法
辦公室檔案管理規(guī)定
1.0辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2.0檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.0凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和付閱人員簽字表格一并歸檔。
4.0借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。
5.0凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6.0檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常和被資、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第3篇 辦公室檔案管理制度范文(7)
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對(duì)各類文件、重大活動(dòng)照片都要及時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時(shí)間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報(bào)表;
3、檔案需及時(shí)整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時(shí)必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;
4、定期進(jìn)行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負(fù)責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;
7、認(rèn)真做好檔案的安全存放工作,無關(guān)人員未經(jīng)許可,不準(zhǔn)進(jìn)入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第4篇 某職業(yè)學(xué)院辦公室檔案管理員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作;
2.辦理全院各類檔案、材料的收集、整理、錄入、保管和提供利用工作;
3.做好上級(jí)和學(xué)院機(jī)密文件、資料、學(xué)院會(huì)議內(nèi)容的歸檔及保密工作;
4.辦理各類文件的收發(fā)、送閱、處理工作;
5.辦理以學(xué)院名義印發(fā)的公文進(jìn)行核稿、編號(hào);
6.負(fù)責(zé)全院檔案工作的指導(dǎo)和檢查、協(xié)助各部門做好檔案、資料規(guī)范建設(shè);
7.負(fù)責(zé)保管和使用學(xué)院黨政印章和主要領(lǐng)導(dǎo)印章;
8.辦理出具介紹信;
9.收集校史資料,編撰學(xué)院年鑒、大事記;
10.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第5篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
