員工檔案管理制度7篇

有哪些

員工檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案管理責(zé)任、檔案收集與整理、檔案存儲與保密、檔案使用與借閱、檔案更新與銷毀。

實施細(xì)則

1. 檔案管理責(zé)任：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案的管理工作，確保檔案的安全與完整。公司人力資源部作為中央檔案管理部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。

2. 檔案收集與整理：新入職員工的所有資料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明等，應(yīng)在員工入職一周內(nèi)收集齊全并整理歸檔。檔案應(yīng)按員工姓名首字母順序排列，便于檢索。

3. 檔案存儲與保密：員工檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室中。檔案信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得對外泄露。電子檔案應(yīng)加密存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 檔案使用與借閱：員工檔案僅供內(nèi)部使用，如需查閱，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，并簽閱借閱記錄。嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍照或帶走檔案資料。

5. 檔案更新與銷毀：員工變動信息（如晉升、離職、獎懲等）應(yīng)及時更新至檔案中。對于離職員工的檔案，應(yīng)保存至少五年，期滿后按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有記錄。

上墻內(nèi)容

1. "員工檔案，安全第一，保密義務(wù)，人人有責(zé)。"

2. "檔案借閱流程：申請-審批-查閱-歸還，全程記錄，不得私自帶離。"

3. "員工檔案，五年后銷毀，遵守法規(guī)，保護(hù)隱私。"

4. "檔案管理，專人專責(zé)，定期檢查，確保完整。"

本制度旨在規(guī)范員工檔案的管理，保障信息的安全，提高工作效率。各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。

員工檔案管理制度范文

第1篇 員工檔案管理制度范例

公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓(xùn)和工作業(yè)績檔案等方面,對于這些員工檔案進(jìn)行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。

員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓(xùn)檔案。

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:

員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

⑸員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

第2篇 車集煤礦員工:安全檔案管理制度

車集煤礦員工安全檔案管理制度

第一條 為了更準(zhǔn)確、詳細(xì)掌握職工信息、安全狀況,更好地排查出安全管理的重點人員,不斷提升職工綜合素質(zhì),同時為職工評先、職務(wù)晉升及考核提供依據(jù),特制定本制度,建立全礦職工安全檔案,并進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

第二條 經(jīng)管科每月分單位向安檢科提供全礦所有人員的基本信息(人員情況變更的要注明),包括姓名、年齡、性別、民族、身份證號碼、參加工作時間、工種等。

第三條 安檢科統(tǒng)一制定員工安全檔案格式,對全礦員工安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

第四條 安檢科在信息站建立事故、“三違”、隱患、不規(guī)范登記記錄本,各級管理人員將日常查處的“三違”、隱患、不規(guī)范行為等情況在安檢科信息站設(shè)立的記錄本上進(jìn)行詳細(xì)登記,安檢科把登記的問題納入當(dāng)天安全考核。

第五條 安檢科每天在礦早調(diào)度會上通報當(dāng)天員工發(fā)生“三違”、隱患、不規(guī)范及處理情況。

第六條 安檢科信息站根據(jù)在早調(diào)度會通過的處理決定,將員工出現(xiàn)的事故、“三違”、隱患、不規(guī)范等情況在員工個人安全檔案臺賬上分單位進(jìn)行登記。

第七條 各單位、科室及時將專業(yè)檢查、隱患排查及事故追查中有關(guān)員工安全檔案所需相關(guān)資料及時報送到安檢科,以便統(tǒng)計建檔,安檢科及時完善修訂檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。

第八條 員工安全檔案及相關(guān)資料由安檢科指定專人負(fù)責(zé)管理,電子版做好備份。檔案建立必須及時、完整、準(zhǔn)確,不得隨意更改、嚴(yán)禁弄虛作假。

第九條 需要向其他科室或單位提供有關(guān)員工安全檔案資料時,必須經(jīng)安檢科科長同意,特殊情況需請示分管礦領(lǐng)導(dǎo)。

第十條 因員工安全檔案管理不善,對員工利益或者有關(guān)單位造成損失的,根據(jù)影響情況,對責(zé)任人罰款200元~1000元,情節(jié)嚴(yán)重的給予行政或紀(jì)律處分。

第十一條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。車礦字[2022]54號文件同時廢止。

第3篇 會館員工人事檔案管理制度

休閑會館員工人事檔案管理制度

一、人事檔案的內(nèi)容。員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史材料。其內(nèi)容主要包括:

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況

第4篇 工作責(zé)任制度：員工檔案管理

員工檔案管理工作責(zé)任制度

(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。

(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;

(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。

第5篇 員工人事檔案管理制度

員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點進(jìn)行的鑒別和評價,對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料;3.對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規(guī)定。

公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。

第三條員工個人情況變更規(guī)定。

1.員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況,為制定公司人力資源 發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源 的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎(chǔ)。

第6篇 員工職業(yè)健康檔案管理制度

1員工職業(yè)健康檔案由行政部具體負(fù)責(zé)建立并專人統(tǒng)一管理,并定期對檔案的管理進(jìn)行檢查。

2員工職業(yè)健康檔案的內(nèi)容包括：員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康體檢結(jié)果報告和復(fù)查結(jié)果報告、健康體檢綜合分析及處理情況報告、職業(yè)病診療等有關(guān)個人健康資料。

3職業(yè)病觀察對象和職業(yè)禁忌癥處理意見書。

4職業(yè)病診斷檔案的內(nèi)容包括：職業(yè)病診斷證明書、職業(yè)病診斷過程記錄、臨床檢查與實驗室檢驗等結(jié)果報告單、現(xiàn)場調(diào)查筆錄及分析評價報告、用人單位和勞動者提供的診斷用所有資料。

5相應(yīng)作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果。

第7篇 s公司派遣員工檔案管理制度

某公司派遣員工檔案管理制度

為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。

一、基本原則

公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。

二、根本要求

檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。

1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。

2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、派遣員工個人檔案的形成

嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項目:

1.應(yīng)聘登記表;

2.筆試成績表及面試評價表;

3.體測表;

4.體檢表;

5.培訓(xùn)登記表;

6.考核登記表;

7.社會保險個人信息采集表;

8.派遣員工告知書;

9.無犯罪記錄證明(聲明);

10.個人承諾書;

11.勞動合同及補充協(xié)議原件;

12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));

13.個人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;

14.員工離職相關(guān)材料;

15.解除(終止)合同證明;

16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。

四、檔案管理

1.管理部門

派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。

2.歸口管理

2.1.歸檔前,要對歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。

2.2.歸檔時要對材料的真實性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。

2.3.及時將新材料歸入檔案中。

3.檔案的查(借)閱

3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進(jìn)行借閱登記。

3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。

3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。

3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。

4.檔案的保存和銷毀

4.1.檔案管理人員不得對檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。

4.2.檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。

4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。

五、制度生效

1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應(yīng)結(jié)合實際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。

2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。