有哪些
記錄和檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保信息的有效管理、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)和遵守法規(guī)要求。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 記錄分類(lèi)與編碼：建立統(tǒng)一的記錄分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如財(cái)務(wù)記錄、人力資源記錄、項(xiàng)目記錄等，并為每類(lèi)記錄分配唯一的編碼。
2. 記錄的創(chuàng)建與審批：明確記錄的創(chuàng)建流程，包括記錄的發(fā)起、審核、批準(zhǔn)和修訂等環(huán)節(jié)，確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
3. 記錄的存儲(chǔ)與保管：規(guī)定記錄的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限和保管方式，確保記錄的安全性和可訪問(wèn)性。
4. 檔案的歸檔與檢索：設(shè)定檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立高效檢索系統(tǒng)，方便查閱和利用。
5. 記錄的更新與廢棄：明確記錄的更新頻率和廢棄條件，防止過(guò)時(shí)信息的誤導(dǎo)。
6. 保密與安全：制定嚴(yán)格的保密制度，防止敏感信息泄露，同時(shí)確保信息安全防護(hù)措施到位。
7. 法規(guī)遵從：確保所有記錄和檔案符合相關(guān)法律法規(guī)要求，如稅務(wù)、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。
實(shí)施細(xì)則
1. 記錄管理：各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的管理工作，確保記錄的完整性。員工在工作中產(chǎn)生的所有重要信息應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)，不得私自銷(xiāo)毀或篡改。
2. 審批流程：記錄需經(jīng)直接上級(jí)審核，重大事項(xiàng)需經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理或指定人員審批。審批過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)記錄內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
3. 存儲(chǔ)方式：電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在防火、防潮的檔案柜中。定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 檢索系統(tǒng)：建立電子化檢索系統(tǒng)，通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、編碼等方式快速定位記錄。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)編制索引，便于查找。
5. 更新廢棄：過(guò)期或不再需要的記錄應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行廢棄，廢棄前需進(jìn)行審查，確保無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。
6. 保密措施：對(duì)涉及商業(yè)秘密的記錄，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，限制無(wú)關(guān)人員接觸。定期進(jìn)行安全檢查，預(yù)防信息泄露。
7. 法規(guī)培訓(xùn)：定期組織員工進(jìn)行法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的合規(guī)意識(shí)，確保所有記錄和檔案管理活動(dòng)符合法規(guī)要求。
上墻內(nèi)容
1. “記錄真實(shí)，信息準(zhǔn)確，責(zé)任到人。”
2. “妥善保管，及時(shí)更新，確保安全?！?
3. “尊重隱私，保守秘密，嚴(yán)守法規(guī)?！?
4. “檔案歸檔有序，檢索便捷，資源共享。”
5. “記錄管理，人人有責(zé)，共建良好企業(yè)環(huán)境?！?/p>
以上各項(xiàng)制度需全體員工共同遵守，通過(guò)規(guī)范化的記錄和檔案管理，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，保障企業(yè)利益。
記錄和檔案管理制度范文
第1篇 充裝記錄和氣瓶、槽車(chē)檔案管理制度
1 充裝記錄有：氣瓶充裝前后檢查記錄，氣瓶充裝記錄，槽車(chē)檢查、充裝記錄，槽車(chē)超裝卸車(chē)等，充裝記錄由充裝站保管。
2 氣瓶、槽車(chē)檔案由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)管理，管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)妥善地保管好氣瓶、槽車(chē)原始資料，合格證等，保管年限為壽命期。
3 氣瓶、槽車(chē)充裝記錄保管年限為五年。
4 氣瓶、槽車(chē)檔案應(yīng)擺放整齊定置管理，便于查閱。
5 各種記錄字跡要清楚，標(biāo)準(zhǔn)化，班組每月對(duì)記錄報(bào)表檔案檢查評(píng)比一次，車(chē)間每年一次，并結(jié)合經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。
6 氣瓶、槽車(chē)登記注冊(cè)建檔要憑合格證進(jìn)行。
7 建立氣瓶檔、槽車(chē)案框，把試壓定檢的日期記上。
8 氣瓶、槽車(chē)檔案只限本公司內(nèi)查閱，特殊情況外借，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第2篇 石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，制定本制度。
2 職責(zé)
安全科：負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門(mén)：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。
3內(nèi)容
3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：
管理評(píng)審報(bào)告；
事故、事件記錄；
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄；
培訓(xùn)記錄；
標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；
事故事件調(diào)查報(bào)告；
檢查記錄；
健康監(jiān)護(hù)記錄；
勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；
安全會(huì)議記錄；
監(jiān)測(cè)檢查記錄；
資質(zhì)證書(shū)和許可文件；
應(yīng)急演練記錄；
糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄；
其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門(mén)的記錄按時(shí)上報(bào)安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類(lèi)匯總后進(jìn)行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫(xiě)《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
③加強(qiáng)檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫(xiě)要求
負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫(xiě)人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，填寫(xiě)及時(shí)，簽署完整，標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰，完整反映相應(yīng)過(guò)程，明確保存期限，并按期限保存，對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。
第3篇 安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，制定本制度。
2 職責(zé)
安全科：負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門(mén)：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。
3內(nèi)容
3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：
a. 管理評(píng)審報(bào)告；
b. 事故、事件記錄；
c. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄；
d. 培訓(xùn)記錄；
e. 標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；
f. 事故事件調(diào)查報(bào)告；
g. 檢查記錄；
h. 健康監(jiān)護(hù)記錄；
i. 勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；
j. 安全會(huì)議記錄；
k. 監(jiān)測(cè)檢查記錄；
l. 資質(zhì)證書(shū)和許可文件；
m. 應(yīng)急演練記錄；
n. 糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄；
o. 其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門(mén)的記錄按時(shí)上報(bào)安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類(lèi)匯總后進(jìn)行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫(xiě)《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
③加強(qiáng)檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫(xiě)要求
負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫(xiě)人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，填寫(xiě)及時(shí)，簽署完整，標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰，完整反映相應(yīng)過(guò)程，明確保存期限，并按期限保存，對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。
第4篇 某石料廠安全記錄和檔案管理制度
1目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)文件資料和有關(guān)記錄的管理,使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,制定本制度。
2 職責(zé)
安全科:負(fù)責(zé)安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關(guān)部門(mén):配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報(bào)。
3內(nèi)容
3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)管理文件、安全技術(shù)和設(shè)計(jì)資料、安全記錄的日常管理由安全專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行,安全生產(chǎn)記錄包括:
管理評(píng)審報(bào)告;
事故、事件記錄;
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)紀(jì)錄;
培訓(xùn)記錄;
標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;
事故事件調(diào)查報(bào)告;
檢查記錄;
健康監(jiān)護(hù)記錄;
勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄;
安全會(huì)議記錄;
監(jiān)測(cè)檢查記錄;
資質(zhì)證書(shū)和許可文件;
應(yīng)急演練記錄;
糾正與預(yù)防行動(dòng)記錄;
其他。
由各采區(qū)和相關(guān)部門(mén)的記錄按時(shí)上報(bào)安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類(lèi)匯總后進(jìn)行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時(shí),必須經(jīng)廠長(zhǎng)同意簽批;
②如需將檔案資料拿走,必須填寫(xiě)《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
③加強(qiáng)檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé),安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫(xiě)要求
負(fù)責(zé)檔案和記錄填寫(xiě)人員需確保記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰,填寫(xiě)及時(shí),簽署完整,標(biāo)識(shí)明確、編號(hào)清晰,完整反映相應(yīng)過(guò)程,明確保存期限,并按期限保存,對(duì)超過(guò)保存期限的及時(shí)按照《記錄控制程序》要求進(jìn)行處理。
第5篇 文件記錄和檔案管理制度
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的經(jīng)營(yíng)管理檔案管理由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。
四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀
