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z公司檔案管理制度匯編【16篇】

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):53

z公司檔案管理制度

z公司的檔案管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的信息管理和知識(shí)流動(dòng),確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行,提高工作效率,保障信息安全,并為決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)支持。它如同企業(yè)的記憶庫(kù),記錄著公司的歷史、現(xiàn)狀與未來(lái)規(guī)劃,是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基石。

包括哪些方面

z公司的檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面:

1. 檔案分類(lèi)與編碼:建立統(tǒng)一的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系,便于查找和管理。

2. 檔案收集與整理:規(guī)定各類(lèi)文件的收集時(shí)間、方式及整理流程,確保文件完整無(wú)缺。

3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù):設(shè)定合理的存儲(chǔ)環(huán)境和保護(hù)措施,防止檔案損壞或丟失。

4. 檔案利用與借閱:制定借閱規(guī)則,確保檔案安全使用,同時(shí)方便員工查閱。

5. 檔案銷(xiāo)毀與更新:明確過(guò)期或無(wú)效檔案的處理方式,以及檔案的定期更新機(jī)制。

6. 檔案信息化管理:利用現(xiàn)代信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案電子化,提高管理效率。

重要性

z公司的檔案管理制度至關(guān)重要,它:

1. 維護(hù)企業(yè)利益:確保敏感信息的安全,防止機(jī)密泄露。

2. 提升運(yùn)營(yíng)效率:快速獲取所需信息,支持決策和業(yè)務(wù)執(zhí)行。

3. 保障法律合規(guī):符合相關(guān)法規(guī)要求,避免因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 傳承企業(yè)文化:保存企業(yè)發(fā)展歷程,為新員工提供學(xué)習(xí)資料,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

5. 支持審計(jì)與評(píng)估:為內(nèi)外部審計(jì)、評(píng)估提供準(zhǔn)確依據(jù),提升企業(yè)形象。

方案

為了實(shí)施有效的檔案管理制度,z公司將采取以下措施:

1. 建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén),配備專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

2. 定期培訓(xùn)員工,提高檔案意識(shí),確保每個(gè)人都了解并遵守制度。

3. 引入先進(jìn)的檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化管理。

4. 定期審查和更新制度,適應(yīng)企業(yè)變化和法規(guī)更新。

5. 設(shè)立嚴(yán)格的權(quán)限控制,根據(jù)職務(wù)和工作需要分配檔案訪問(wèn)權(quán)限。

6. 加強(qiáng)檔案安全防護(hù),包括物理防護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),防止非法侵入和破壞。

7. 定期進(jìn)行檔案盤(pán)點(diǎn),確保實(shí)物與記錄一致,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。

通過(guò)上述方案的實(shí)施,z公司將構(gòu)建起一個(gè)高效、安全、規(guī)范的檔案管理體系,為企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

z公司檔案管理制度范文

【第1篇】z公司檔案管理制度

公司檔案管理制度:

一、 文書(shū)檔案歸檔制度

1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1. 各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5. 接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門(mén)立卷制度

1. 凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

2. 各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1. 各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。

6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

5. 對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3. 借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

5. 檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

【第2篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度8

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則

檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。

四、檔案調(diào)、借閱

1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

【第3篇】領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé),各部門(mén)協(xié)助管理。

一、文件檔案的管理

1、各類(lèi)公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;

2、各類(lèi)文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;

3、政府部門(mén)下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;

4、各部門(mén)每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;

5、各部門(mén)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案,部門(mén)應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;

6、各類(lèi)文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

二、工程技術(shù)檔案的管理

1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、檔案管理規(guī)范

為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本規(guī)范。

(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé),檔案管理員保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度,即:資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔;3、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。

(四)檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門(mén)經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù);

2、檔案借閱者必須做到:①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

(五)檔案的銷(xiāo)毀

1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料;

2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;

5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

【第4篇】公司會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫(xiě)

公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

(六)

一、為了加強(qiáng)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。

二、 會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料備份軟盤(pán)等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。

三、 公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)由財(cái)務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊(cè),當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì) 度終了后,可暫由財(cái)務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。

四、 財(cái)務(wù)部指專(zhuān)人以會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

五、 保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)為本單位的財(cái)會(huì)人員提供利用,非財(cái)會(huì)人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時(shí),須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。

六、 撤消、合并時(shí),會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

七、 各種會(huì)計(jì)檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點(diǎn),分階段永久,定期二類(lèi)。

八、 會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí),由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。嚴(yán)格審查鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),并報(bào)公司董事會(huì)審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

九、 本辦法自公布之日起執(zhí)行。附會(huì)計(jì)檔案保管期限表:序號(hào)檔案名稱(chēng)保管年限備 注

一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年2銀行余額調(diào)節(jié)表15年

二、 會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)3日記帳15年其中:現(xiàn)金和銀行日記帳4明細(xì)帳25年5總帳15年包括日記總帳6輔助帳簿15年7固定資產(chǎn)卡片15年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年

三、 會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)5年8主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括方字分析9月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年包括方字分析10年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久包括方字分析

四、 其他類(lèi)11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年13

【第5篇】投資公司檔案管理制度格式怎樣的

投資管理公司檔案管理制度

第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復(fù)印件。

第三條 文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。

第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第五條 在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

第六條 歸檔范圍:

(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第七條 歸檔要求:

(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。

第八條 檔案管理人員職責(zé)

(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

第九條 檔案的查閱和借閱

(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。

(二) 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

(五) 必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)等。

(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 檔案的保管

(一) 要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

第十一條 檔案的銷(xiāo)毀公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

第十二條 獎(jiǎng)懲

(一) 公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。

【第6篇】公司檔案管理制度最新

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條 本制度從二o xx年十月一日起執(zhí)行。

【第7篇】公司檔案資料管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度,公司檔案管理制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便,管理制度《公司檔案管理制度》。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類(lèi)與歸檔

1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

【第8篇】x房地產(chǎn)公司檔案管理制度

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

1.目的:為加強(qiáng)檔案的管理工作,維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司各部門(mén)人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料,包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。

3.職責(zé)

檔案工作,設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員,隸屬行政辦公室,對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理,各部門(mén)設(shè)立二級(jí)檔案員,由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào),監(jiān)督和指導(dǎo)。

行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門(mén)做好檔案管理工作,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用,并對(duì)各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。

各部門(mén)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。

人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷(xiāo)售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷(xiāo)管理部設(shè)專(zhuān)人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。

各部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人(檔案員)。檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。

歸檔

各部門(mén)應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續(xù),重要資料應(yīng)隨時(shí)移交,集中管理,任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。

歸檔范圍及管理:

各類(lèi)資質(zhì)文件、各類(lèi)規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門(mén)批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔,并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。

各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖,設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料,會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

工程進(jìn)度計(jì)劃,施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄,工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類(lèi)合同協(xié)議(承包、商務(wù)、銷(xiāo)售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等)的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書(shū)等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類(lèi)證件(營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本;開(kāi)戶(hù)許可證等)及各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。

公司采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門(mén)二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。

歸檔資料必須符合下列要求:

文件材料齊全完整,真實(shí)有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。

根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷;

根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值,進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

借閱

檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫(xiě)檔案借閱登記表。

本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案,查借秘密檔案,需經(jīng)所在單位主管副總簽字,方可借閱。

機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱,由所在單位主管副總簽署意見(jiàn),經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。

本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借,必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn),外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還,所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限,如需繼續(xù)使用,若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí)催還,借閱人不得拒還。

外單位人員借閱非機(jī)要檔案,必須持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)外借,檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。

借閱檔案要注意愛(ài)護(hù)和保管,不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫(huà)、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級(jí)內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案,要注意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當(dāng)事人責(zé)任。

查閱一般檔案材料,經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。

借出或歸還檔案時(shí),檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況,如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。

借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責(zé)任。

職工臨時(shí)離開(kāi)公司(出國(guó)、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等)、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門(mén)要及時(shí)通知檔案部門(mén),經(jīng)檔案部門(mén)簽字確認(rèn)已還清所借檔案后,方能辦理相關(guān)手續(xù)。

本公司保管的人事、財(cái)務(wù)、車(chē)輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱,不對(duì)外交流,外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借,需要查閱者必須經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后,由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人陪同查閱,財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制,財(cái)務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制,必須在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。

檔案保存期限及銷(xiāo)毀

工程項(xiàng)目竣工資料、開(kāi)發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。

行政檔案視可利用價(jià)值定期銷(xiāo)毀。

檔案每三年鑒定一次,對(duì)超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類(lèi)。

由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷(xiāo)毀檔案須填寫(xiě)檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批表。

銷(xiāo)毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行,同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷(xiāo)人,監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。

檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求

為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù),要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次,分析利用率,總結(jié)檔案利用與效果。

保密資料要全部入庫(kù),存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。

公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,若有泄密應(yīng)追究責(zé)任,有嚴(yán)重泄密或竊密行為者,視其情節(jié)進(jìn)行處理,并追究其刑事責(zé)任。

加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

附件13.檔案借閱申請(qǐng)單

附件14.檔案借

閱登記表

附件15.存檔登記表

【第9篇】工貿(mào)公司檔案管理制度

一、目的

安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會(huì)給安全生產(chǎn)管理工作帶來(lái)重大的影響。為加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理,明確責(zé)任部門(mén)/人員、流程、形式、權(quán)限及各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案及保存要求等,確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,以便后續(xù)借鑒;使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

二、 適用范圍

本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。

三、 機(jī)構(gòu)與職責(zé)

3.1公司設(shè)立檔案室,隸屬于辦公室,并設(shè)置檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé),檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé),根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí),公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi),有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽,并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。

3.2 各部門(mén)資料管理:所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員,制定明確的資料管理員崗位職責(zé),規(guī)范部門(mén)檔案管理,實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀,必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

四 、檔案管理程序

4.1安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括:

(1)安全生產(chǎn)管理委員會(huì)人員名單及變動(dòng)記錄,安全標(biāo)準(zhǔn)化體系各類(lèi)文件。

(2)安全機(jī)構(gòu)設(shè)置情況及專(zhuān)職、兼職安全員名單;

(3)特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單;

(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料;

(5)危險(xiǎn)源(點(diǎn))資料及三級(jí)危險(xiǎn)源(點(diǎn))管理清單;

(6)作業(yè)環(huán)境監(jiān)測(cè)資料(地壓監(jiān)測(cè)、巖石移動(dòng)觀測(cè)、粉塵濃度監(jiān)測(cè)、風(fēng)速、風(fēng)量監(jiān)測(cè)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、噪聲測(cè)定等);

(7)職工健康檔案及健康監(jiān)護(hù)資料;

(8)職業(yè)病人檔案及監(jiān)護(hù)資料;

(9)安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況;

(10)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。

(11)職工代表大會(huì)關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實(shí)情況;

(12)安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料;

(13)職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料;

(14)安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程,并匯編成冊(cè);

(15)安全措施費(fèi)用的提取和使用情況;

(16)安全教育培訓(xùn)記錄;

(17)事故應(yīng)急救援預(yù)案,事故應(yīng)急救援演練及實(shí)施記錄;

4.1.1檔案質(zhì)量

4.1.2檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整,清晰,封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。

4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值,便于保管和利用。

4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的,由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

4.1.6檔案盒封面應(yīng)注明立卷人,審核人,立卷時(shí)間。

4.2立檔

4.2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

4.2.2跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),有批復(fù)的在批復(fù)年立卷,無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷;跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷;跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。

4.2.3檔案文件資料按時(shí)間順序排列,收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件,發(fā)文正稿在前,依次為公文處理用紙,發(fā)文底稿。

4.3 歸檔類(lèi)別

4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)立類(lèi)目。安全生產(chǎn)檔案類(lèi)目設(shè)置要層次分明,概念明確,案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類(lèi)體系,便于科學(xué)管理與利用。

企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類(lèi)別:

(一)安全組織

(二)安全規(guī)章制度

(三)監(jiān)督執(zhí)法檢查

(四)安全檢查

(五)教育培訓(xùn)

(六)安全投入

(七)工傷保險(xiǎn)

(八)職業(yè)病防治

(九)勞動(dòng)防護(hù)用品

(十)“三同時(shí)”管理

(十一)安全防護(hù)設(shè)備管理

(十二)安全用電管理

(十三)特種設(shè)備管理

(十四)事故管理

4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán)等)可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目。

4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn),按其載體形式分別保存,并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見(jiàn)號(hào)。

4.4檔案編號(hào)

4.4.1檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后,應(yīng)編制《檔案登記目錄表》,將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。

4.4.2檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。

4.4.3公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”,各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。

4.5歸檔及保存年限

4.5.1歸檔的文件資料,應(yīng)按自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔,在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間,系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

4.5.2歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂,保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。

4.5.2.1 永久

安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié),自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料;

4.5.2.2 30年

安全技術(shù)管理規(guī)劃、計(jì)劃、通報(bào)、會(huì)議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等

4.5.2.3 10年

安全、消防教育、應(yīng)急演練活動(dòng)文件材料

4.5.3 公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

4.5.4 歸檔的文件資料種類(lèi),份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,每份文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù),轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,均不得分開(kāi)。

4.5.5 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后,要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

4.6 檔案日常管理

4.6.1借閱

4.6.1.1借閱手續(xù):

(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí),應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱,經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

(2)檔案員接到借閱條,經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時(shí)催還。

(3)檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案員核查無(wú)異后,檔案即歸入檔夾,填寫(xiě)歸還日期,在記錄上寫(xiě)明“已還”字樣。

4.6.1.2借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

4.6.1.4借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更借閱登記,不得私自授受。

4.6.2銷(xiāo)毀

4.6.2.1每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀?!稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明:銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

4.6.2.2銷(xiāo)前,按照清冊(cè)清點(diǎn);銷(xiāo)后,在清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?!稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

4.6.2.3保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項(xiàng);正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

4.6.3移交

4.6.3.1需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交?!稒n案移交登記表》需注明:

移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

4.6.3.2移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。

4.6.4保密

4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守,遵守紀(jì)律,保守秘密,樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想,主動(dòng),準(zhǔn)確,迅速地為利用者提供檔案資料。

4.6.4.3 愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。

4.7檔案庫(kù)房管理

設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù),對(duì)上述要求檔案管理的資料進(jìn)行管理,檔案庫(kù)要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染等庫(kù)房安全管理要求,配備防盜門(mén)窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲(chóng)藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。應(yīng)關(guān)注電子媒體文件和檔案的管理,確認(rèn)是否有規(guī)定,能否及時(shí)修改等。

4.8附則

在本制度框架下,公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則,但不得與本制度發(fā)生沖突,經(jīng)報(bào)辦公室備案后,與本制度具有同等效力。

【第10篇】某公司人力檔案管理制度

f公司人力檔案管理制度

1、檔案管理的目的:

1.1真實(shí)記錄員工各方面情況,作好動(dòng)態(tài)的跟蹤把握,為人事運(yùn)用提供參考;

1.2保證人事信息,以備查閱;

2、檔案保管:人力部檔案必須專(zhuān)人專(zhuān)管

3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書(shū)面原始檔案;

3.1書(shū)面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動(dòng)合同、擔(dān)保書(shū)、體檢表、證件復(fù)印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個(gè)人相關(guān)的文件要存一份在員工個(gè)人的檔案中;

3.2電子版檔案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報(bào)如下表單:

表一:人力資源月報(bào),詳見(jiàn)招聘錄用管理制度

表二:崗位圖

表三:培訓(xùn)時(shí)間匯總表(要求三日前報(bào)總部)(培訓(xùn)其他表詳見(jiàn)培訓(xùn)管理制度)

表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見(jiàn)考勤管理制度

表五:社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)明細(xì)表

表六:勞動(dòng)合同簽署明細(xì)表

表七:工資表,詳見(jiàn)薪資管理制度

表八:員工獎(jiǎng)懲記錄

表九:員工異動(dòng)記錄表

3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:

資料一:公司操作手冊(cè)電子版

資料二:個(gè)人操作手冊(cè)電子版

資料三:各期**文化

資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門(mén)、編號(hào)歸檔

資料五:總部下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料

資料六:各月員工績(jī)效考核分

以上內(nèi)容為包括但不限于

5、檔案的查詢(xún)權(quán)限:

總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負(fù)責(zé)人能查詢(xún)所有員工的檔案,各分公司負(fù)責(zé)人和分公司人力部能查詢(xún)?cè)摲止締T工的檔案,其人員要查詢(xún)員工檔案必須經(jīng)人力部批準(zhǔn);

6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上員工,保存一年以上。

7、員工個(gè)人檔案的管理

7.1如員工的工作進(jìn)行了跨公司的異動(dòng),編制發(fā)生了改變,在接到有關(guān)通知文件后三個(gè)工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復(fù)印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動(dòng)的公司人力部;

7.2公司人力人員收到其它公司寄來(lái)的檔案后,必須檢查封條是否完好無(wú)損,再存檔;

【第11篇】裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度

裝飾設(shè)計(jì)工程公司檔案管理制度1總則

1.2 本制度所指的檔案,包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔

1.3 公司的各類(lèi)檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

1.4 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。2檔案的收集與管理

2.1 堅(jiān)持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。

2.2 公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。

2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。

2.4 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸檔。

2.5 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能給予報(bào)銷(xiāo)。

2.6 本公司召開(kāi)全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能報(bào)銷(xiāo)相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。

2.7 公司專(zhuān)(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門(mén))的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門(mén))文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門(mén))的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門(mén))承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書(shū)、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍

3.1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。

3.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資

3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。

3.4 本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。

3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。

3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資

3.8 本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。

3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。4平時(shí)歸檔

4.1 各部門(mén)對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

4.2 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類(lèi)目”?!鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。

4.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。

4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類(lèi)目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔

5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。

5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。

5.3 歸檔的文件資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件資料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷??缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

5.8 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。

5.1 0案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂。

5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。

【第12篇】財(cái)富公司檔案管理制度

財(cái)富管理公司檔案管理制度

1.在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

歸檔范圍:

1.重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2.本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3.本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6.本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

歸檔要求:

1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

3.檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

4.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

5.在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

7.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

8.案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。

檔案管理人員職責(zé)

1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

2.按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

檔案的查閱和借閱

1.公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2.檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

3.必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

4.不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5.必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)等。

6.不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

7.用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案的保管:

1.要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

2.為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

3.檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

4.公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

5.公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

6.經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

7.故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

【第13篇】公司檔案管理規(guī)章制度

公司檔案管理規(guī)章制度

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類(lèi)與歸檔

1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

【第14篇】某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

1、目的:

規(guī)范公司各部門(mén)各種文件和資料的歸檔工作。

2、適用范圍:

適用于各部門(mén)各種檔案的管理工作。

3、職責(zé):

3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.2各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1檔案管理的內(nèi)容:

4.1.1公司各部門(mén)均需保存以下檔案:

a)公司各種行政文件;

b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;

c)部門(mén)收發(fā)文記錄;

d)本部門(mén)形成的質(zhì)量記錄;

e)其它本部門(mén)形成的或公司下發(fā)的文件。

4.1.2各部門(mén)除要保存以上檔案外,還需按部門(mén)分別保存以下檔案:

a)辦公室保存公司所有文件(除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。

b)各部門(mén)保管各部門(mén)的資料。

c)辦公室保管人事檔案和各種合同。

4.2檔案的保管目的

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)延長(zhǎng)檔案壽命;

4.3檔案的密級(jí)

檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類(lèi)圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 檔案的保管方式

4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)

各部門(mén)檔案管理員將不同檔案分類(lèi),并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱(chēng),然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

4.4.2編制目錄:

4.2.2.1各部門(mén)檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;

4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.5.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。

4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門(mén)《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2部門(mén)檔案管理員審核其資格:

a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(mén)(財(cái)務(wù)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,部門(mén)檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

4.9檔案的銷(xiāo)毀

4.9.1超過(guò)保管期限的檔案,由部門(mén)檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷(xiāo)毀清單》。

4.9.2該清單報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀,財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀由總經(jīng)理審批。

4.9.3銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有部門(mén)檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場(chǎng),銷(xiāo)毀結(jié)束后,銷(xiāo)毀人員在《文件和資料銷(xiāo)毀清單》上簽字。

5相關(guān)文件

6記錄

6.1《文件歸檔目錄》

6.2《文件和資料銷(xiāo)毀清單》

6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

【第15篇】中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時(shí)間

a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時(shí)歸檔。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)S梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表。

b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

3.確定保管期限原則:

a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6.銷(xiāo)毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。

c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

【第16篇】a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

1文檔管理人員專(zhuān)職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案市府法規(guī)、車(chē)輛檔案、住戶(hù)檔案等)的存檔、收集和保管。

2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目。

5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類(lèi),無(wú)論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類(lèi),其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。

6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料,要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷(xiāo)毀處理。

z公司檔案管理制度匯編【16篇】

z公司的檔案管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的信息管理和知識(shí)流動(dòng),確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行,提高工作效率,保障信息安全,并為決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)支持。它如同企業(yè)的記憶庫(kù),記
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