檔案管理制度 多篇匯編【16篇】

有哪些

檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼規(guī)則：確保所有文件按照統(tǒng)一標準進行分類和編碼，便于查找和管理。

2. 檔案收集與整理程序：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，包括文件的收集、審查、整理和歸檔。

3. 檔案保管與利用制度：明確檔案的保管期限、存儲條件及如何為內(nèi)部員工和外部用戶提供查閱服務。

4. 檔案安全與保密措施：確保檔案的安全，防止丟失、損壞或未經(jīng)授權的訪問。

5. 檔案信息化管理：利用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化管理，提高效率。

6. 檔案銷毀與遷移規(guī)定：對過期或不再需要的檔案制定銷毀流程，同時規(guī)定檔案在不同存儲介質(zhì)間的遷移規(guī)則。

實施細則

1. 檔案分類與編碼規(guī)則： - 所有文件根據(jù)其性質(zhì)分為行政、財務、項目、人力資源等類別，每類再細分子類。 - 設計一套完整的編碼體系，如部門代碼 年份 序列號，確保每個文件都有唯一標識。 - 定期更新分類和編碼規(guī)則，以適應組織發(fā)展變化。

2. 檔案收集與整理程序： - 文件產(chǎn)生后，由各部門負責人負責收集，并在一周內(nèi)提交給檔案管理部門。 - 檔案管理人員對文件進行審核，確保其完整性和合規(guī)性，然后進行整理歸檔。 - 對于涉及多個部門的文件，需各部門共同確認后方可歸檔。

3. 檔案保管與利用制度： - 根據(jù)檔案的敏感性和重要性設定不同的保管期限，最長不超過20年。 - 建立借閱制度，員工需填寫借閱申請表，經(jīng)審批后方可查閱檔案。 - 定期進行檔案盤點，確保賬實相符。

4. 檔案安全與保密措施： - 存儲設施應設有防火、防盜、防潮等安全設施，電子檔案需加密存儲。 - 員工離職或調(diào)動時，必須歸還所借檔案并解除訪問權限。 - 對敏感檔案實行訪問記錄，追蹤查看人員。

5. 檔案信息化管理： - 建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化上傳、檢索和下載。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。

6. 檔案銷毀與遷移規(guī)定： - 到期檔案經(jīng)過評估后，決定銷毀或延長保管期限。 - 銷毀檔案需由兩人以上監(jiān)督執(zhí)行，并記錄銷毀清單。 - 隨著技術進步，適時將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，存儲在更先進的介質(zhì)中。

上墻內(nèi)容

1. "嚴格執(zhí)行檔案分類與編碼，確保檔案管理有序高效。"

2. "保護檔案安全，防止非法訪問，維護公司利益。"

3. "借閱檔案需履行審批手續(xù)，不得私自復制、傳播。"

4. "定期進行檔案盤點，確保檔案完整性。"

5. "檔案信息化，提升管理效率，支持企業(yè)數(shù)字化轉型。"

6. "遵守檔案銷毀流程，確保敏感信息妥善處理。"

以上各項制度需全體員工共同遵守，以保障檔案管理工作順利進行，為公司的運營和發(fā)展提供有力支持。

檔案管理制度 多篇范文

第1篇 檔案管理制度 多篇

檔案室安全管理制度

1.檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的場所

,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。

2.檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。

3.各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事

檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。

4.檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。

5.室內(nèi)消防器材、報警設備常年完好,性能良好有效。

6.嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。

7.門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,

確保安全。

學校安全檔案管理制度檔案管理制度(2) | 返回目錄

1、學校安全工作建立安全檔案,并設專人管理,由李媛媛老師負責。

2、上級主管部門關于學校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。

3、學校制定的安全管理計劃各種安全管理制度,突發(fā)安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。

4、學校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。

5、對于突發(fā)安全事故,應同步介入收集相關材料歸檔備查。

6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書,學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔管理。

7、學校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。

8、學校安全工作檔案實行借還登記制度,按檔案管理條例進行管理。

9、管理人員隨時搞好安全檔案的保管,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。

10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。

11、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據(jù)和被認可的證明材料。

小學教育科研檔案管理制度檔案管理制度(3) | 返回目錄

威海市碼頭小學教育科研檔案管理制度

為促進教育科研檔案工作規(guī)范化、科學化、制度化,不斷提高學校管理水平,使教育科研檔案更好地為教師服務,為提高教育質(zhì)量服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際,特制訂本制度。

一、立卷歸檔學校、區(qū)、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結題二個月后由學校教科室負責人將所有材料(立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文,以及調(diào)查材料等)立為一卷。

二、裝訂成冊檔案按文件內(nèi)容進行分類并裝訂成冊,標題簡明確切,書寫整齊,編好明碼。

三、分類存放按明碼順序分類存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設施。

四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久,區(qū)、市級立項課題保管期限為長期,學校立項課題保管期限為短期。

五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案,應履行借閱登記手續(xù),用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復印,請示有關領導批準后方可復印。

第2篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度怎么寫

1 目的與范圍

本制度規(guī)定了________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。

其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

本制度適用于________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

2 管理職責2.1公司總經(jīng)理負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領導工作。

2. 2設備安全課負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。

2. 3技術部負責指導、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

3. 管理內(nèi)容3.1檔案的分類及編號

a)共設置三個一級類目。

編號用漢語拼音音節(jié)表示。

一級類目分類編號順序如下:

代 號 名 稱

aq 安全類檔案

hb 環(huán)保類檔案

w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案

b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進行編號,編號用阿拉伯數(shù)字表示,凡設及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

3. 2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結資料、教育培訓資料、應急救援預案、應急演練、日常檢測檢驗結果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項檢查)、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關會議紀要、特種設備安全技術檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。

3. 3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計劃及總結資料、“三廢”檢測檢驗結果、環(huán)保設施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環(huán)保評價及驗收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。

3. 4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病防護設施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料等。

3. 5檔案的保存期限

3.5.1 安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設備安全技術檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.2 環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.3 職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護檔案、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料應永久保存,其它檔案保存三年。

3. 6管理要求

3.6.1 歸檔資料必須分類裝訂成冊。

3.6.2 需復印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護檔案時,必須經(jīng)主管領導批準后方可復印。

第3篇 q企業(yè)檔案的管理制度

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的,綜合處保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質(zhì)的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。

4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。

5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第4篇 會銷客戶檔案管理制度范文

會銷客戶檔案管理制度

一、《中老年健康調(diào)查表》表格的使用和管理:

1、此表格用于與顧客初次接觸,為掌握顧客基本信息使用。

2、此表格僅供滿意代表或銷售主管收集顧客資源時使用。

3、滿意代表要求顧客填寫基本信息時,以“愛心之路”普查的的名義切入。

4、此表格的內(nèi)容需引導顧客填寫齊全(或滿意代表代顧客填寫),保證信息真實。

5、此表格的右上角,滿意代表必須簽上名字,代表該顧客檔案為自己收集

6、此表格填寫完畢,滿意代表將表格全部交到銷售經(jīng)理。

7、銷售經(jīng)理根據(jù)表格情況,將顧客檔案合理分配給滿意代表對顧客進行下一步跟蹤拜訪。

8、檔案分配原則:

l誰收集的檔案歸誰(此條優(yōu)先)

l按地域就近分配

l將一部分分配給新員工

l根據(jù)銷售能力、工作量、服務效率等因素分配

l其他分配原則由銷售經(jīng)理把握

9、滿意代表將顧客名單所涉及的顧客信息,用筆記本做好記錄,便于開展工作。

10、銷售經(jīng)理統(tǒng)一將表格交到公司客服部門經(jīng)理保存,作為檔案封存。

11、封存的表格,公司任何人不得隨意索取查閱,必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準同意。

12、此表格由公司統(tǒng)一安排印刷,不經(jīng)公司同意,嚴禁復印。

二、《顧客檔案表》表格的使用和管理:

1、此表格用于參加過公司統(tǒng)一組織的聯(lián)誼會、旅游、餐飲等銷售活動的顧客(包括購買產(chǎn)品顧客和未購買產(chǎn)品顧客),作為公司重要的顧客資源,進行存檔。。

2、滿意代表根據(jù)顧客填寫的《“愛心之路”老人生活狀況大普查》相關內(nèi)容,和活動現(xiàn)場顧客的反饋信息,填寫本表。

3、滿意代表必須于顧客參加活動的當日即完成本表格的填寫。

4、本表格填寫,必須將表格所列的內(nèi)容填寫完整、清晰。

5、表格填寫完畢后,最遲于次日統(tǒng)一交至銷售經(jīng)理。

6、由銷售經(jīng)理匯總《顧客檔案表》,交至顧服主管醫(yī)生保存。

7、《顧客檔案表》的回訪原則:

滿意代表:

l購買顧客須在《顧客檔案表》制成后3日內(nèi)第一次回訪,指導顧客服用產(chǎn)品。

l購買顧客須在《顧客檔案表》制成后30日內(nèi)第二次回訪,詢問顧客意見。

l購買顧客必須在《顧客檔案表》制成后60日內(nèi)第三次回訪,了解服用效果。

l購買顧客的其他回訪計劃,由滿意代表自己安排,或由銷售經(jīng)理安排。

l未購買顧客需在《顧客檔案表》制成后3日內(nèi)第一次回訪,密切與顧客聯(lián)系。

l未購買顧客需在《顧客檔案表》制成后15日內(nèi)第二次回訪,介紹產(chǎn)品服務。

l未購買顧客其他回訪計劃,根據(jù)活動計劃由滿意代表或銷售經(jīng)理安排。

l滿意代表的方式以電話訪問結合上門訪問的方式進行。

顧服主管醫(yī)生:

l購買顧客在《顧客檔案表》制成后15日、30日、60日內(nèi)開展三次回訪,專業(yè)指導顧客服用產(chǎn)品,了解服用效果,排除顧客異議。

l未購買顧客《顧客檔案表》制成后,視滿意代表或銷售經(jīng)理要求,進行回訪。

l顧服主管醫(yī)生的回訪方式以電話訪問為主,必要時需上門訪問。

8、顧服主管醫(yī)生根據(jù)回訪計劃,每日指導、督察滿意代表的回訪情況。

9、滿意代表回訪時,從顧服主管醫(yī)生處調(diào)用《顧客檔案表》,每次回訪結束,必須在〈〈顧客檔案表〉〉上詳細記錄回訪情況,并于當日歸還給顧服主管醫(yī)生。

10、滿意代表和顧服主管醫(yī)生必須妥善保管〈〈顧客檔案表〉〉,凡發(fā)生丟失、破壞、缺少等現(xiàn)象,公司將給予50—500元不等的處罰,且當事人必須立即進行補充?！础搭櫩蜋n案表〉〉嚴禁任何人外傳。除用于回訪之外,任何人需要查閱、調(diào)用,必須由總經(jīng)理簽字確認同意。

11、公司或銷售部門經(jīng)常組織有顧服主管醫(yī)生、銷售經(jīng)理、主管共同參加的顧客服務專題會議,溝通顧客信息,研討顧服事宜。

12、任何崗位的員工離職時,必須把自己掌握的顧客檔案表全部上交顧服主管醫(yī)生或銷售經(jīng)理,全部檔案交齊后,該員工方能離職。

13、本表格禁止向顧客展示,由公司統(tǒng)一安排印刷,不經(jīng)公司同意,嚴禁復印。

本制度自201*年*月*日起執(zhí)行。

第5篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預定書(認購書)原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請;

(4)房型修改申請;

(5)其他合同之補充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;

(4)早晚會會議記錄。

4、內(nèi)部往來文件

(1)發(fā)往各部門間的日常函件;

(2)收到公司各部門的往來文件。

5、公司對外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關信息

(1)房地產(chǎn)相關法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤樓書;

(3)房地產(chǎn)相關信息剪報;

(4)各項目對外宣傳廣告剪報。

7、對外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;

2、檔案資料分類應清晰、全面;

3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;

2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關規(guī)定進行處理,造成重大損失者當追究責任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時要認真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導,經(jīng)部門批示后銷毀。

第6篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務:

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個人簡歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書等。

8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

第十條 公司綜合服務部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)。

第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。

第十七條 檔案管理人員調(diào)動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。

第五章 人事檔案的轉遞

第二十四條 員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動,檔案轉遞要做到檔隨人走,公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》,并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。

第二十七條 轉遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出,不能分批轉出。

第二十八條 對轉進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對違反轉遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

第7篇 商街物業(yè)檔案管理制度

步行街物業(yè)檔案管理制度

1目的

使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2適用范圍

公司所有檔案的管理。

3公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內(nèi)部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應有明確標識,以便查找;財務資料由財務部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。

3.2物業(yè)管理相關政策 、法規(guī):由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。

3.3重要資料:由綜合文員負責收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件,主要包括:

3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。

3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。

3.4.5公司會議紀要:總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責收集、跟蹤處理結果,并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業(yè)務單位往來文、外來商函及復函等,由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

4各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求:

4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應規(guī)范,不得有錯別字。

4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內(nèi)容為小四號宋體字。

4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:

1)人事類:包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

3)通知類:內(nèi)部各類通知。

4)培訓類:培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。

6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。

7)對外文件類:

①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等;

②對客戶發(fā)文等:

③其它類:如電話表、名單、啟示等。

4.2質(zhì)量管理部應保管的資料:

4.2.1發(fā)展商提供的資料:

1)產(chǎn)權資料;

2)技術資料(含圖紙);

3)交接手續(xù)及清單等。

4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應有明確標識,并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

4.3各類文件更改要求:

各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明以此文件為準。

4.4各類文件發(fā)放要求:

4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別,通常應包括以下幾類:

1)部門負責人以上人員閱;

2)主管級以上人員閱;

3)內(nèi)部傳閱;

4)張?zhí)?/p>

4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續(xù)。

4.4.3有關公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理:

4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經(jīng)理批準。

4.5.4與相關單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關人員的責任。

第8篇 職業(yè)衛(wèi)生檔案職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理制度

1、為了保護職工健康和維護公司權益,根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結合本公司的實際,公司建立職業(yè)衛(wèi)生檔案與員工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管,并妥善保存,特制訂本制度。

2、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:

(1)企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;

(2)職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、位重點職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;

(3)工藝流程簡圖(用箭頭表示);

(4)接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;

(5)接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;

(6)職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;

(7)職業(yè)病危害因素檢測結果匯總資料;

(8)職業(yè)病危害因素程度分級管理表;

(9)職業(yè)中毒事故報告與處理記錄表等;

(10)職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件、監(jiān)督文書清單及有關文本;

(11)職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標、方案、程序、指導書、管理制度;

(12)職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;

(13)建設項目職業(yè)病危害管理檔案;

(14)職業(yè)病預防控制措施技術檔案;

(15)職業(yè)病防護設施和防護用品檔案;

(16)職業(yè)衛(wèi)生培訓教育匯總資料;

(17)職業(yè)病事故應急救援預案及演練有關資料。

3、職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括:

(1)勞動者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;

(2)相應工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結果;

(3)職業(yè)健康檢查結果及處理情況;

(4)職業(yè)病診療等健康資料。

4、人力資源科負責為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案,并妥善保管。

5、檔案管理人員必須維護勞動者的職業(yè)健康隱私權、保密權。相關的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動者或其近親屬、勞動者委托代理人有權查閱、復印勞動者的職業(yè)健康監(jiān)護檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護檔案。

6、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。

7、“兩檔”資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠,并管好和用好“兩檔”。

8、隨時、定期地根據(jù)公司人員的變動,及時調(diào)整和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調(diào)整一次。

9、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業(yè)病管理情況隨時過錄,以備分析。

10、職工離開公司時,有權索取個人健康檔案資料,企管部應如實地、無償?shù)靥峁?并在所提供的個人復印件上簽章。

11、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關“兩檔”資料時,企管部應如實地提供。

12、檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要認真進行質(zhì)量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。

13、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調(diào)離時,必須辦好交接手續(xù)。

14、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時要及時修補復制。

15、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應當愛護檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

16、本規(guī)定解釋權歸小河煤礦。每年按公司流程對其合規(guī)性進行評估修訂。

17、本制度自頒布之日起施行。

第9篇 中學檔案庫房管理制度

鄴建中學檔案庫房管理制度

一、非檔案人未許可，不得擅自進入檔案庫房，查閱檔案資料一律在閱檔室進行。

二、檔案庫房必做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染；應保持庫房內(nèi)整齊、清潔、不得存放與檔案無關的物品。

三、檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙，庫房內(nèi)外禁止存放易燃易爆物品。

四、檔案人員應定期檢查庫房溫濕度記錄，對超規(guī)定溫濕度要及時采取有效措施，定期做好溫濕度記錄分析。

五、檔案庫房存放的檔案資料要定期檢查、清點，對案卷每半年抽查一次，并作出詳細記錄，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀霉變及老化情況，及時向領導匯報采取相應措施。

六、對查（借）閱后返回的檔案，應仔細檢查，嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題及時提出或領導匯報。

七、為便于查找和利用，應有檔案資料存放示意圖，設置在庫房明顯地方；檔案柜（櫥）上須有指引卡，標明檔案年度和起止號碼。

八、檔案人員認真編制案卷目錄、全引目錄及卡片、索引、資料等檢索工具，方便查找利用。

九、檔案人員離開庫房前，必須切電源、關好門窗，因失職使檔案遭到丟失或損壞者，按有關規(guī)定追究責任。

十、按照規(guī)定，對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作。

第10篇 公共衛(wèi)生檔案管理制度范文

一、公共場所衛(wèi)生管理檔案有專人負責,專人、專柜保管。

二、公共場所衛(wèi)生管理檔案每年進行一次系統(tǒng)整理。

三、衛(wèi)生監(jiān)督部門的檢查筆錄、意見書等相關材料及本單位日常檢查記錄、獎懲意見等及時歸檔。

四、檔案內(nèi)容包括:經(jīng)營單位申請基礎資料、單位衛(wèi)生組織機構、衛(wèi)生區(qū)域劃分、各項衛(wèi)生制度、各種監(jiān)督檢查記錄、個人健康檢查、禁忌調(diào)離通知書、衛(wèi)生知識培訓、用品消毒自檢記錄、檢驗報告、用品出入庫登記、獎懲登記等。

公共衛(wèi)生檔案管理規(guī)章制度

第11篇 地產(chǎn)公司檔案室管理制度

地產(chǎn)公司檔案室管理制度

一，認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，以及其他有關檔案管理工作的規(guī)定。

二，各種檔案必須科學管理，存放有序，查找方便。

三，嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案安全保密工作。

四，凡已入檔的各類檔案，統(tǒng)一分類登記、科學管理，妥善存放，并制定案卷目錄等索引查詢工具。

五，對收來的檔案要辦理好交接手續(xù)，及時登記、分類、對號入座，檔案資料要經(jīng)常核對，做到賬簿相符。

六，非檔案工作人員未經(jīng)許可，不得擅自進入檔案室。

七，做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確定檔案室的安全，做好無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

八，本單位人員借閱檔案室須經(jīng)領導同意后辦理借閱登記簽字手續(xù)。并注明歸還日期，方可借閱。

九，外單位借閱檔案，須持單位介紹信，注明利用目的，經(jīng)領導同意，才能借閱。

十，檔案管理員每周對管理的檔案進行細致的賬簿核對，及時催促外借檔案的歸檔。

第12篇 某某集團公司檔案管理制度

某集團公司檔案管理制度

第一條 范圍及職責

1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

2、各部門需存檔的資料:

2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;

2.5 商場

2.6 招商部:

2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。

4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

第二條 借閱

1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。

第三條 銷毀

1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。

3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

第四條 其它

1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

2、本制度的解答權歸人事行政部。

第13篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度6

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度6

1.0 主要內(nèi)容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

2.0 檔案的管理機構

2.1 文書結案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關領導批準后可留存影本。

2.3 檔案室主要職責:

2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;

2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3.4 做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;

2.3.5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

3.0 檔案的種類

3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

3.4 總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調(diào)查報告等。

3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

3.11 題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

3.12 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

4.0檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。

5.0 檔案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。

5.2 立卷歸檔的時間

5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

5.3.7 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.0 檔案的借閱

6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領導批準,可查閱無密級檔案。

6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。

6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。

6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。

6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情

況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。

7.0檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。

7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。

7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8.0 超期檔案的銷毀

8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

9.0 檔案的保管

檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。

第14篇 某酒店消防檔案管理制度說明

為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國消防法》《云南省消防管理條例》特制定本管理制度。

一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實,全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時更新。

二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。

三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:

1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。

2、工種施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。

3、消防管理組織機構和各級消防安全責任人姓名等。

4、消防安全制度。

5、消防設施、滅火器材情況。

6、義務消防隊員及其消防裝備配備情況。

7、與消防安全有關的重點工種人員情況。

8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。

9、滅火和應急疏散預案。

10、消防設施操作規(guī)程。

四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:

1、公安消防機構填發(fā)的各種法律文書。

2、消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。

3、火災隱患及其整改情況記錄。

4、防火檢查、巡查記錄。

5、有關電器設備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。

6、消防安全培訓記錄。

7、滅火和應急疏散預案的演練記錄。

8、火災情況記錄。

9、消防獎懲情況記錄。

五、單位工程的基本概況、公安消防機構填發(fā)的各種法律文書,以及與消防工作有關的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。

六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。

第15篇 某公司人力檔案管理制度

f公司人力檔案管理制度

1、檔案管理的目的:

1.1真實記錄員工各方面情況,作好動態(tài)的跟蹤把握,為人事運用提供參考;

1.2保證人事信息,以備查閱;

2、檔案保管:人力部檔案必須專人專管

3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書面原始檔案;

3.1書面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動合同、擔保書、體檢表、證件復印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個人相關的文件要存一份在員工個人的檔案中;

3.2電子版檔案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報如下表單:

表一:人力資源月報,詳見招聘錄用管理制度

表二:崗位圖

表三:培訓時間匯總表(要求三日前報總部)(培訓其他表詳見培訓管理制度)

表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見考勤管理制度

表五:社會保險繳費明細表

表六:勞動合同簽署明細表

表七:工資表,詳見薪資管理制度

表八:員工獎懲記錄

表九:員工異動記錄表

3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:

資料一:公司操作手冊電子版

資料二:個人操作手冊電子版

資料三:各期**文化

資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門、編號歸檔

資料五:總部下發(fā)的會議紀要、培訓資料

資料六:各月員工績效考核分

以上內(nèi)容為包括但不限于

5、檔案的查詢權限:

總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負責人能查詢所有員工的檔案,各分公司負責人和分公司人力部能查詢該分公司員工的檔案,其人員要查詢員工檔案必須經(jīng)人力部批準;

6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門經(jīng)理級以上員工,保存一年以上。

7、員工個人檔案的管理

7.1如員工的工作進行了跨公司的異動,編制發(fā)生了改變,在接到有關通知文件后三個工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動的公司人力部;

7.2公司人力人員收到其它公司寄來的檔案后,必須檢查封條是否完好無損,再存檔;

第16篇 小學檔案管理制度匯編

一、檔案工作制度

(一)學校檔案管理工作有辦公室負責。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據(jù)學校工作的需要，編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為教育、教學工作服務;

(二)凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊;

(三)利用檔案工作結束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查;

(四)歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應及時報告;

(五)檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結經(jīng)驗，做好檔案開發(fā)利用工作。

二、檔案保密制度

(一)檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案的安全;

(二)保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)辦理;

(三)保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領導批準。利用保密檔案，嚴禁復印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應及時追查并報告領導;

(四)保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執(zhí)行保密紀律，對失密、泄密事件要及時報告并認真查處，情節(jié)嚴重者要追究法律責任;

(五)檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。

三、檔案保管制度

(一)檔案室由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進入檔案室;

(二)嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案;

(三)檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞;

(四)檔案閱覽室及檔案室(庫)內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品;

(五)檔案室(庫)要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全;

(六)隨時檢查庫房消防設備、電器電源及門窗等設施設備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領導報告，并采取有效措施及時解決[本文由網(wǎng)站

四、檔案查閱、借閱制度

(一)查閱檔案，必須在檔案室進行;

(二)查閱檔案，如需復印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領導同意。復印材料由檔案管理人員負責辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認真審查核對，不得有誤;

(三)檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，經(jīng)局檔案管理領導批準，履行借閱手續(xù);

(四)借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標記;

(五)歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。

五、檔案鑒定和銷毀制度

(一)學校行政辦公室及有關人員負責對本校保存的檔案進行鑒定;

(二)學校檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的檔案材料進行鑒定，對不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案;

(三)銷毀檔案需逐卷、逐件登記造冊，經(jīng)學校檔案管理領導簽字批準，在指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認真負責，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。

六、檔案統(tǒng)計制度

(一)檔案統(tǒng)計工作由檔案管理員負責;

(二)檔案統(tǒng)計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、系統(tǒng);

(三)統(tǒng)計內(nèi)容主要有：檔案機構人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設備情況以及上級機關和檔案部門要求統(tǒng)計的其他內(nèi)容;

(四)上級機關和檔案部門要求報送的各種統(tǒng)計報表、資料，必須按照要求統(tǒng)計、填寫，經(jīng)領導審批后方可報出;

(五)各種檔案統(tǒng)計報表、資料、情況分析均應存檔。